Wer zuletzt kommt, findet keinen Schreibtisch? – Stress und andere Desk-Sharing Nachteile



Platz ist Geld und alle Mitarbeiter sind sowieso nie anwesend. Aus diesen Überlegungen heraus entstand das Desk-Sharing. Hier hat jeder anwesende Mitarbeiter einen Platz – je nachdem, welcher gerade frei ist. Und was, wenn Herr Müller keinen Platz mehr findet, weil alle schon besetzt sind? Dann verzieht er sich mit seinem Laptop frustriert in die Teeküche. Außer diesem gibt es noch andere Desk-Sharing Nachteile. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie diesen begegnen können.

Ein Platz an der Sonne

Den oben beschriebenen Desk-Sharing Nachteil können Sie vermeiden, indem Sie die Belegung der Plätze im Voraus planen. So weiß jeder Mitarbeiter, dass er einen freien Platz bekommt – und welcher das ein wird. Denn der Mensch „ist ein Gewohnheitstier“ und gerät durch unliebsame Überraschungen leicht in Stress.

Auf den Belegungsplan sollte jeder Mitarbeiter mobil zugreifen können. Optimal geeignet dafür ist zum Beispiel ein Kalender OneNote.

Kurz-Tipp für Planer: In meinem Artikel It’s Onetastic! zeige ich Ihnen, wie Sie ein praktisches Kalendertool in OneNote installieren können.

Raum ist in dem kleinsten Kasten

Ein Desk-Sharing-Nachteil besteht darin, dass persönliche Arbeitsmaterialien wie Sichtbuch und Kalender nicht im oder auf dem Schreibtisch verbleiben können. Sie müssen ihren Platz in einem persönlichen Rollcontainer finden. Hier den begrenzten Platz sinnvoll zu nutzen, erfordert etwas Übung und Disziplin. Überflüssiges wird konsequent aussortiert und alle Materialien erhalten einen festen Platz.

Das Hin- und Herschieben des Rollcontainers erfordert ebenfalls etwas Umsicht: Im Optimalfall hat er seinen festen Platz, so dass er vor Arbeitsbeginn leicht wiederzufinden ist.

Auch das ganze Thema Rollcontainer muss man anders aufgreifen. Wir sagen ja, dass Desksharing Nachteile hat. Deshalb müssen wir das dann so klar machen, dass man dann eben nicht die Dinge im passenden Rollcontainer hat bzw. den Rollcontainer immer hin- und herschieben muss.

desk-sharing-nachteile-wie-ordnung
Desk-Sharing-Nachteile durch eine gemeinsame Schreibtischordnung vermeiden.

Gelistet und gecheckt

Dann gibt es noch die gemeinsam genutzten Flächen im Schreibtisch: Locher, Heftmaschinen, Signierstifte und ein Taschenrechner können gemeinsam genutzt werden. Allerdings funktioniert das nur mit einer einheitlichen Ordnung. Steht der Locher mal in der ersten Schublade und mal in der dritten und ist die Heftmaschine nicht griffbereit, hemmt das den Arbeitsfluss. Deshalb ist eine gemeinsam vereinbarte Schreibtischordnung sinnvoll. Als Checkliste kann sie auf jedem Schreibtisch liegen und hilft, den Schreibtisch zum Feierabend in der gewünschten Ordnung zu hinterlassen.

Wie Sie eine gute Ordnung im gemeinsam genutzten Schreibtisch herstellen, erfahren Sie in meinem

Download-Tipp für den Arbeitsplatz: Beurteilen Sie die Arbeitsplätze hinsichtlich der Ordnung, der Organisation und der Abläufe und finden Sie in wenigen Minuten konkretes Verbesserungspotential. Hier geht’s zur Checkliste Büro-Kaizen Arbeitsplatz.

Gut vorgesorgt

Kopierpapier und Kugelschreibermienen, Heft- und Büroklammern – wer sorgt eigentlich dafür, dass all die Materialien immer vorrätig sind? Niemand? Dann sind Ihnen Überraschungen sicher, wenn mal das eine, mal das andere ausgegangen ist.

Soll es nun einen Verantwortlichen für das Auffüllen von Materialien geben? Jemanden, der extra Zeit dafür investiert, alle Bestände zu überwachen? Das wäre möglich, aber nicht sinnvoll. Zumal ich Ihnen hier eine Methode beschreibe, wie sich Bestände quasi selbst überwachen.

Das Kanban-Prinzip

Kanban ist ein japanisches Wort und bedeutet „Signal“. Das Prinzip beruht auf dem Einsatz von Kanban-Karten, die eine Signalfunktion haben. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie wir bei Tempus die Werbemittelbestände mit Kanban organisieren.

desk-sharing-nachteile-kanban-steuerung
Mit Kanban bleiben die Bestände im Blick, auch bei Desk-Sharing.

Und hier eine Kurz-Anleitung am Beispiel Kopierpapier:

  1. Legen Sie eine Kanban-Karte für das Kopierpapier an, die alle wichtigen Informationen enthält:

Was ist das?
Wer kann Was tun, um den Bestand wieder aufzufüllen?

Download-Tipp für Zeitsparer: Lassen Sie sich von unseren Erfahrungen anregen: Ein Beispiel für eine Kanban-Karte steht im Downloadcenter für Sie bereit.

 

desk-sharing-nachteile-kanban-karten
Ein Desk-Sharing-Nachteil ist das häufige Fehlen von Materialien.

 

  1. Schätzen Sie, wie lange es von der Bestellung des Kopierpapiers bis zur Lieferung dauert und wieviel Papier in der Zeit gebraucht wird, das ist der Mindestbestand. Beispiel: Ein Karton.
  2. Platzieren Sie die Kanban über dem Mindestbestand, also in diesem Beispiel über dem letzten Karton.

Download-Tipp: In meinem kostenlosen E-Book Das Kanban-Prinzip zeige ich Ihnen ausführlich, wie Sie die Methode anwenden, um Bestände jeder Art in den Griff zu bekommen.

 

desk-sharing-nachteile-kanban-prinzip
Mit Kanban alle Bestände mühelos verwalten.

Lärm, lass nach

Einer der Desk-Sharing-Nachteile ist die Anordnung der Arbeitsplätze in Großraumbüros. Umfragen ergaben, dass die Mitarbeiter dort am meisten unter der Geräuschkulisse leiden: Klappernde Tastaturen, klirrende Kaffeetassen, Gemurmel am Telefon und die Besprechung eines Projektteams am Nachbartisch stören die Konzentration.

Nun sind nicht alle räumlichen Gegebenheiten veränderbar, doch mit wenigen Mitteln lässt sich schon eine entstressende Wirkung erzielen:

  • Flexible Raumteiler trennen kommunikative Arbeitsbereiche von solchen, in denen Ruhe benötigt wird.
  • Dicke Teppiche schlucken Geräusche.
  • Für längere Telefonate steht ein Telefonzimmer zur Verfügung.
  • Veraltete Büromaschinen werden gegen moderne, leise ausgetauscht.
  • Besucher werden in einem eigenen Besprechungsraum empfangen, so lenken sie im Gemeinschaftsbüro niemanden ab.

Gemeinsamkeit macht stark

Die Desk-Sharing-Nachteile werden gegenwärtig viel diskutiert: Lassen sie sich umgehen, und falls ja, wie? Für wen ist das Prinzip überhaupt geeignet? Wie führen wir es am besten ein?

Egal, wie Sie sich entscheiden, mein Rat lautet: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit ein. Denn eine Veränderung funktioniert nur, wenn sie von allen mitgetragen wird. Hören Sie deshalb das Feedback Ihrer Mitarbeiter an und finden Sie gemeinsame Lösungen. Das kann Zeit kosten, vermeidet jedoch, dass die Desk-Sharing-Nachteile sich demotivierend auf die Mitarbeiter auswirken.

Und Sie?

Wie begegnen Sie den Desk-Sharing-Nachteilen? Oder sind Sie gar kein Freund dieses Bürokonzepts? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Wie Desk-Sharing mit klaren Absprachen ein Gewinn für alle werden kann, zeige ich Ihnen in meinem Artikel Wer saß auf meinem Stühlchen?

Außer Desk-Sharing gibt es noch andere Bürokonzepte. Worin bestehen bei ihnen die Vor- und Nachteile? Wenn Sie sich das auch schon gefragt haben oder sogar vor einer Entscheidung für eines der gängigen Konzepte stehen, dann lassen Sie sich von meinem Artikel Eins ist nicht für alle gut anregen.

Pingpong im Büro? Gar nicht mehr so selten, denn Bewegung bringt Körper und Geist in Bewegung. Beispiele für innovative Bürokonzepte stelle ich Ihnen in diesem Artikel vor: Her mit den Neuheiten.





Schlagwörter:


Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.