Selbstmanagement – Definition und 3 Tipps zur optimalen Anwendung

27. Mai 2020

Kennen Sie das: Es ist Montagmorgen, eine neue Arbeitswoche beginnt und Sie würden am liebsten jetzt schon vor Erschöpfung ihren Kopf Richtung Tastatur senken lassen? Und das, obwohl doch gerade erst Wochenende war? Selbst der fünfte Kaffee am Morgen kann das Dilemma nicht richten? Dann sind Sie damit nicht alleine, denn so ergeht es tatsächlich vielen Menschen.

Der Grund dafür ist, dass viele Arbeitnehmer während des Wochenendes oder in ihrer freien Zeit nicht abschalten können. Sie denken weiter über die Arbeit nach und über das, was sie alles zu erledigen haben. Meistens liegt es an den viel zu vielen Aufgaben, für die man viel zu wenig Zeit zur Verfügung hat. Klar, dass man dann nicht frisch und hochmotiviert in eine neue Woche starten kann.

Für dieses Phänomen habe ich nun die ultimative Lösung für Sie parat! Entgegen der bisher üblichen Meinung, man könnte diesem Problem mit Hilfe von besserem Zeitmanagement begegnen, geht es nicht darum die Zeit, sondern vielmehr sich selbst zu organisieren. Die Lösung heißt also schlicht und einfach: erfolgreiches Selbstmanagement.

Viele Arbeitnehmer stecken vor Erschöpfung ihren Kopf in die Tastatur. Es gibt eine effektive Methode, um dem entgegenzuwirken: erfolgreiches Selbstmanagement.

Definition Selbstmanagement: Welches Prinzip steckt dahinter?

Wer eine effizientere Arbeitsweise entwickeln wollte, dem wurde lange Zeit die Methode des richtigen Zeitmanagements gepredigt. Vergessen Sie dieses Wort! Viele Experten vertreten inzwischen die Meinung, dass dieser Begriff Humbug sei: Denn Zeit ist, bleibt und vergeht immer gleich – man kann sie in diesem Sinne also nicht managen. Warum Zeitmanagement Quatsch ist, lesen Sie nochmals ausführlicher hier. Es gibt jedoch eine Stellschraube, an der man drehen kann, um seine Arbeitsweise und damit auch Lebensweise zu optimieren: Das ist das eigene Selbst.

Definition: Selbstmanagement ist die Fähigkeit, selbstständig die eigenen Ressourcen sinnvoll für die Gestaltung der beruflichen und persönlichen Entwicklung sowie wichtiger Ziele zu nutzen.

Selbstmanagement wird ganzheitlich verstanden und bezieht sich also nicht nur auf das Arbeitsleben. Eine gute Work-Life-Balance, die sich im Umkehrschluss wiederum positiv auf das Arbeiten auswirken kann, sollte ebenfalls Bestandteil eines erfolgreichen Selbstmanagements sein. Im Großen und Ganzen sind diese vier Kompetenzen entscheidend:

  • Planung: Um ein Ziel zu erreichen, benötigen Sie einen sinnvollen und strategischen Plan. Dazu gehört beispielsweise auch die Planung von Aufgaben mit realistischem Arbeitsaufwand und Abgabetermin. Genauso wie Rom nicht an einem Tag erbaut wurde, werden auch Sie für manche Ziele eine gewisse Zeit einberechnen müssen. Für die Erledigung der Aufgaben hilft Ihnen dann die Organisation.
  • Motivation: Um die eigene Motivation zu behalten, gibt es verschiedene Methoden und Ansätze. Diese sollte man beherrschen. Denn nur mit der richtigen Motivation können schließlich auch die eigenen Ziele erreicht werden.
  • Zielsetzung: Bevor Sie allerdings mit der Planung und Organisation beginnen, sollten Sie eines vorweg machen: Beschäftigen Sie sich mit Ihren Zielen. Setzen Sie sich zusammen mit Vorgesetzten und Kollegen konkrete Ziele, die Sie im Arbeitsalltag erreichen wollen. Dafür gibt es bereits bewährte Methoden, um Ihre Ziele zu formulieren.

Nun wissen Sie also, mit was Sie es zu tun haben, wenn von Selbstmanagement die Rede ist. Doch lassen Sie uns gemeinsam noch einen Schritt weitergehen und uns konkrete Methoden der Umsetzung anschauen. Dafür gebe ich Ihnen drei Werkzeuge an die Hand, die Sie zum erfolgreichen Selbstmanager mutieren lassen und dabei spielerisch Ihren Alltag erleichtern sowie Ihre Produktivität ganz einfach steigern lassen werden. Alle Tipps sind selbstverständlich eigens erprobt.

Selbstmanagement-Tipp 1: Planen Sie sich Ihren Kopf frei

Gehen wir einmal davon aus, dass Sie Ihre Ziele und Aufgaben bereits kennen. Im nächsten Schritt folgt dann die Planung. Dabei gehen wir das Ganze mit einer Wochen- und einer Tagesplanung an.

  • Wochenplanung: Bescheren Sie sich ab sofort Wochenenden, an denen Sie nicht an die Arbeit denken müssen, indem Sie bereits am Ende der Woche die Grobplanung für die kommende Woche gestalten. Das Ganze dauert höchstens läppische zehn Minuten und verschafft Ihnen in der Regel dafür mehr als 48 Stunden einen freien und sorgenlosen Kopf. Das Tolle daran: Dafür müssen Sie nur diese fünf entspannte Schritte gehen, die wir Ihnen bereits zusammengestellt haben. Behalten Sie bei der Planung Ihre Ziele im Hinterkopf und achten Sie immer auf einen freien Zeitpuffer, der sich garantiert mit der einen oder anderen Überraschung des Arbeitsalltags ganz von selbst füllen wird.
  • Tagesplanung: Unter der Woche gehen Sie dann dazu über, am Vorabend eines Arbeitstages innerhalb weniger Minuten die Tagesplanung des nächsten Tages zu verfassen. Diese kann durchaus detaillierter und feiner ausfallen als die Wochenplanung. Entscheiden Sie zum Schluss, welche Aufgabe Sie am Folgetag als erstes erledigen wollen. Dabei hilft Ihnen die Frage: Wenn ich nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das?

Für die gesamte Planung benötigen Sie natürlich einen Überblick über Ihre Aufgaben. Das Organisieren Ihrer Aufgaben ist deshalb eine wichtige Voraussetzung.

Selbstmanagement-Tipp 2: Wie manage ich meine Aufgaben?

Eine der wichtigen Kernkompetenzen eines erfolgreichen Selbstmanagers ist die Organisation. Im Fokus stehen hierbei die einzelnen Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Wollen Sie diese im Überblick behalten, sollten Sie folgende Schritte befolgen:

  • Erfassen Sie Ihre Aufgaben digital. So haben Sie alles an einem Platz und können auch unterwegs darauf zugreifen.
  • Lassen Sie Ihre Aufgabenliste jedoch nicht ausufern. Es könnte sonst schnell passieren, dass Sie den Überblick verlieren.
  • Sind Sie sich immer im Klaren darüber, was als Nächstes ansteht.
  • Delegieren Sie Aufgaben an den zuständigen Mitarbeiter.
  • Ganz wichtig: Priorisieren Sie Ihre eigenen Aufgaben sinnvoll.

Ein hervorragendes Tool, um Ihre Aufgaben zu organisieren, ist Outlook. Sie können damit alles, was in Ihrem Kopf an Ideen, Gedanken und Aufgaben herumschwirrt, zu digitalem „Papier“ bringen und ordnen. Wie Sie sich am besten mit Outlook organisieren, sehen Sie auch in folgendem Video.

Extratipp: Wie bereits erwähnt, sollten Sie bei der Organisation Ihrer Aufgaben immer die eigene Arbeitskapazität im Blick behalten. Ein gutes Indiz für Überforderung kann eine zu lange Aufgabenliste sein. Sollte dies der Fall sein, dann müssen Aufgaben gestrichen werden. Setzen Sie dann außerdem auf die Unterstützung des Vorgesetzten. Möglicherweise können Sie auch eine Verlängerung der Bearbeitungszeit vereinbaren.

Oftmals werden wir von unseren anstehenden Aufgaben durch E-Mails oder eine Flut von Infos abgelenkt. Damit dies in Zukunft nicht mehr passiert, schaffen Sie sich mit diesen Abwehr-Tricks Abhilfe.

Selbstmanagement-Tipp 3: Ablenkung killt Konzentration

Oh, ein E-Mailchen…! Wenn Sie sich öfters dabei ertappen, dass Sie dazu tendieren, sich von eingehenden E-Mails ablenken zu lassen, dann rate ich Ihnen: Damit die E-Mail gar keine Chance hat, Ihre Konzentration zu unterbrechen, schalten Sie das Gezwitscher in Form von Benachrichtigungen konsequent aus. E-Mails müssen nämlich nicht sofort gelesen und bearbeitet werden. In Outlook geht das ganz einfach:

  • Klicken Sie auf den Reiter „Datei“.
  • Wählen Sie links in der Menüleiste den Button „Optionen“ aus.
  • Danach wählen Sie den Menüpunkt „E-Mail“.
  • Entfernen Sie alle vier Haken im Bereich „Nachrichteneingang“

Durch dieses Vorgehen haben Sie schon mal einen wichtigen Schritt getan, um sich vor der Infoflut zu retten. Insgesamt haben wir 22 Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails gesammelt, die Sie sich herunterladen können. Denn Erfolg entsteht nun mal durch Konzentration. Nehmen Sie sich deshalb auch vor zeitfressenden Telefonaten in Acht. Dabei kann Ihnen eine ganze einfach Methode behilflich sein: Stellen Sie neben Ihr Telefon eine Sanduhr, um sichtbar zu machen, wie Ihre kostbare Zeit wie im Fluge vergeht.

Ein effizienter Umgang mit E-Mails hilft beim Selbstmanagement.

Kann das Management des eigenen Selbst am Anfang noch mühsam sein, wird es jedoch bald Früchte tragen und Ihr Arbeits- und Privatleben immens erleichtern. Eine klare Struktur wird Ihnen dann dabei helfen, produktiv zu arbeiten. Dann kann Ihre Freizeit Ihrem Namen auch wirklich gerecht werden und der Montagmorgen in alter Frische angegangen werden.



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