Definition von Organisation: 7 Tipps für einen besseren Organisationsablauf

1. April 2020

Sind Sie Volleyballspieler? Wenn nicht, dann stellen Sie es sich jetzt einmal vor: Sie stehen in Ihrem Volleyball-Trikot mit Ihrer Mannschaft zusammen auf dem Volleyball-Platz. Der Sand unter Ihnen fühlt sich weich und warm an. Sie können es kaum erwarten, endlich zu spielen. Denn das gemeinsame Ziel von Ihnen und Ihren Teamkollegen ist es, zu gewinnen. Es verbindet sie. Wie bei allen Sportarten, gelten natürlich auch beim Volleyball für alle festgelegte Spielregeln. Sie wissen, wie ein Aufschlag gespielt wird, wann der Ball im Aus ist, wann Ihr Team einen Punkt erzielt hat und vor allem was Ihre Aufgabe ist. All das ist festgelegt. Nun geht es los: Ihr Teamkollege hinten rechts holt zum fulminanten Aufschlag aus. Alle warten gespannt, welche Flugbahn der Ball – Ihr Gewinnerball – wohl einnehmen wird. Doch dann tanzt Ihr Kollege aus der Volleyball-Reihe und schießt den Ball statt übers Netz einfach rechts aus dem Spielfeld. Das Spiel versinkt im Chaos und Ihr Ziel gelangt außer Reichweite.

Abgesprochene Abläufe in einer Organisation machen also durchaus Sinn. Sie erleichtern die Zusammenarbeit und das Weiterkommen. Deshalb ist die Organisation von Abläufen au(f)schlaggebend.

Kleine Definition: Wer ist eine Organisation und wenn ja wieviele?

Gemeinsam voran – in einer Organisation kommt es auf das Zusammenspiel von mehreren Einzelnen an

Genauso wie in einem Volleyball-Team auf das Spiel aller Verlass sein muss, so kann auch eine Organisation ihr Ziel nicht nur durch einen Mitarbeiter erreichen. Denn per Definition ist eine Organisation laut Wirtschaftslexikon ein Regelwerk. Mehrere Personen teilen sich Arbeiten und Aufgaben auf, um in einem Prozess ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Wichtig ist dabei, die Arbeiten aufeinander abzustimmen und auf das Ziel auszurichten – wie in einem Volleyball-Team eben auch.

Was genau ist unter Ablauforganisation zu verstehen?

In der oben beschriebenen Bedeutung wird die Organisation als ein Rahmen verstanden. Als Struktur beinhaltet sie bestimmte Abläufe, die geordnet werden müssen. Hierbei hilft die sogenannte Ablauforganisation – das Organisieren der Abläufe. Zur Ablauforganisation zählt zum Beispiel auch die Aufgabenverteilung. Wissen Sie als Mitarbeiter welche Aufgaben Ihnen zugeteilt sind, ist das schon mal der erste Schritt. Für Sie persönlich spielt dann eine entscheidende Rolle, wie Sie Ihre Aufgaben managen.

Tipp 1: Digital ist das neue Schwarz – Organisieren Sie Ihre Aufgaben digital

Das digitale Aufgabenmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben samt festgesetztem Erledigungstermin zu verwalten. So rutscht Ihnen keine Aufgabe und keine Abgabe mehr durch:

  • Erfassen Sie Ihre Aufgaben digital.
  • Ihre digitale Aufgabenliste sollten Sie dabei nicht ausufern lassen.
  • Behalten Sie den Überblick darüber, was als Nächstes ansteht.
  • Zögern Sie nicht und delegieren Sie auch mal passende Aufgaben an die richtige Person.
  • Priorisieren Sie das Erledigen Ihrer Aufgaben.

Mit dem Management Ihrer Aufgaben verhindern Sie, dass Sie sich nicht verzetteln und lernen dabei auch mal „Nein“ zu sagen. Gleichzeitig tun Sie dann sogar noch etwas für Ihre Work-Life-Balance.

Tipp 2: Herr der Zettel – Meistern Sie Ihre digitale Zettelwirtschaft souverän

„Wo habe ich mir nochmals das Passwort notiert? Wo steht der Termin für die Abgabe drin? Wo finde ich unser Organigramm?“ Sicherlich beschäftigen Sie sich mehrmals täglich mit der Suche nach den „Ablageorten“ von Informationen, die Sie benötigen. Damit die mühsame Suche ein Ende hat, gilt auch für das digitale Aufgabenmanagement:

  • Nehmen Sie sich das Kaizen-Prinzip zu Herzen: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.
  • Kategorisieren Sie Ihre Notizen zum Beispiel in Onenote.
  • Verwenden Sie nur ein System und tragen Sie dort konsequent alle Termine und Aufgaben ein. Damit entlasten Sie Ihr Gedächtnis und machen sich frei für andere Dinge, wie zum Beispiel das Aufräumen Ihres Büros.

Extratipp: Bevor Sie Herr über Ihre digitale Zettelwirtschaft werden, sollten Sie sich auch unbedingt nochmals in Ihrem Büro umschauen. Herrscht hier das Chaos oder beherrschen Sie es, indem Sie – und nein, das ist alles andere als spießig – Sauberkeit und Ordnung schaffen?

Tipp 3: Verloren in der Icon-Wüste? – Nicht mit dieser sinnvollen Desktop-Ordnung!

Das Kaizen-Prinzip „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ wenden Sie am besten auch für Ihren Desktop an. Bevor Sie wilde Icon-Wüsten erstellen, legen Sie Ihre Dateien dort ab, wo sie hingehören. Halten Sie den Desktop frei oder legen Sie dort nur Verknüpfungen ab.

  • Sie erhalten eine Datei, die Sie downloaden wollen? Dann speichern Sie sie sofort an der richtigen Stelle ab.
  • Legen Sie ausschließlich Verknüpfungen auf dem Desktop an, wenn Sie auf eine Datei einen Schnellzugriff benötigen.

Was sind die Ziele der Ablauforganisation?

Mit Hilfe der Ablauforganisation werden die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter optimal aufeinander abgestimmt. Damit in entsprechender Zeit und mit angemessenen Ressourcen auf die Zielgerade zugesteuert werden kann. Da dies nicht alleine, sondern in einer Organisation nur gemeinsam erreicht werden kann, ist es wichtig, dass Ihre Kollegen auch während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben übernehmen können – und dass jeder Mitarbeiter über die Abläufe Bescheid weiß. Bei der Organisation Ihrer Aufgaben könnten Sie also folgendermaßen vorgehen:

Tipp 4: Weniger ist mehr – Notieren Sie Ihre Aufgaben nur in einer Liste

Um der Zettelwirtschaft vorzubeugen, ist es sinnvoll, sich Aufgaben in nur einer Liste zu notieren – und zwar in Outlook. Alle Aufgaben, die Sie sich zum Beispiel während eines Meetings auf einen Zettel oder in einem Notizbuch handschriftlich notiert haben, übertragen Sie auf Ihre Outlook-Aufgabenliste:

  • Gehen Sie in den Bereich Aufgaben und klicken Sie oben links in der Menüleisten auf „Neue Aufgabe“.
  • Ein Fenster öffnet sich: Im Betreff tragen Sie den Namen der Aufgabe ein. Oben links klicken Sie dann auf „Speichern und Schließen“. Schon haben Sie die Aufgabe erfasst.

Tipp 5: Notizen zu Aufgaben erstellen: Weg vom Notizbuch, hin zu Outlook

Wahrscheinlich wird das jetzt ein schwieriger Schritt für Sie werden, aber ich verspreche Ihnen auch dadurch mehr Effizienz und besseren Überblick: Vergessen Sie Ihr Notizbuch, in dem Sie sich bisher Informationen zu Ihren Aufgaben erstellt haben. Machen Sie es sich leichter und notieren Sie sich diese direkt in Outlook zu Ihrer Aufgabe.

  • Nutzen Sie hierfür einfach das Notizfeld der Aufgaben in Outlook.
  • Die Notizen zu Ihren Aufgaben könnten zum Beispiel Hinweise zu einzelnen Schritten der Aufgabe beinhalten oder Gedanken, die Ihnen bei der Fahrt ins Büro kommen.

Tipp 6: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben? Schieben Sie größere Aufgaben nicht länger vor sich her

Sie sehen eine Aufgabe als Zugspitze unter den Aufgaben? Sie zu erledigen erfordert mehr Aufwand und sie ist weitaus größer als die anderen, was Ihnen einen gewissen Respekt davor einjagt? Dann tun Sie sich selbst einen Gefallen und schieben diesen Berg nicht länger vor sich her, sondern gehen Sie ihn an.

  • Zerlege Sie den Aufgabenberg in mehrere kleine Teilaufgaben. Dann ist der Aufwand für jede Teilaufgabe geringer und Sie können sich leichter überwinden, mit dem nächsten Schritt zu beginnen.
  • Legen Sie hierfür eine Tabelle an, in der Sie die einzelnen Teilschritte untereinander notieren.
  • Schreiben Sie in einer zweiten Spalte hinter jedem Teilschritt das Datum, an dem der Schritt erledigt sein soll.

Tipp 7: Und täglich grüßt die Aufgabe – Organisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Manche Aufgaben wie z.B der Monatsabschluss oder das Blumengießen vor dem Wochenende müssen in einem bestimmten Turnus erledigt werden. An diese Aufgaben können Sie sich von Outlook erinnern lassen:

  • Öffnen Sie eine normale neue Aufgabe und geben Ihr einen Namen sowie ein Fälligkeitsdatum, an dem die Aufgabe das erste Mal erledigt werden muss.
  • Klicken Sie dann oben in der Menüsleiste auf „Serientyp“.
  • Stellen Sie jetzt ein, wann und wie oft sich die Aufgaben wiederholen soll: z.B. täglich, alle zwei Tage, an jedem Montag, Mittwoch und Freitag oder jeden dritten Monat im Monat.
  • Definieren Sie das Ende der Aufgabenserie.

Das digitale Arbeiten wird immer wichtiger. Falls Sie noch nicht umgestiegen sind, ist jetzt die beste Zeit dazu. Ich stehe Ihnen dabei gerne zur Seite. Erste Schritte in die „richtige“ Richtung finden Sie in unserem kostenlosen Ebook „Sind Sie und Ihr Team bereit für das Büro von morgen?“.



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