Deadlines: Keine Angst vor dem Countdown



„Deadline” – ein Wort wie aus einem Groschenroman, aber in unserem Arbeitsalltag voll etabliert. Hinter der „Linie des Todes” liegt die totale Vernichtung – und wenn es nur das Design der neuen Fußmatte im Eingangsbereich der Filiale in Oer-Erkenschwick ist. Ok, gut – ganz so dramatisch ist es dann doch nicht. Schließlich helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Deadlines dabei, Arbeitsprozesse wie geplant einzuhalten und zu überwachen. Der durch die Deadlines entstehende Druck kann durchaus motivierend sein – wenn man ihn richtig dosiert.

Dabei gilt am Ende immer: Druck durch Deadlines muss in belastbaren Strukturen aufgefangen werden können. So ist gezielter (Luft)Druck beispielsweise in einem Reifen äußerst sinnvoll – pumpt man den Reifen unkontrolliert zu voll, wird er platzen. Ich möchte Ihnen daher im Folgenden zeigen, wie Sie pannenfrei über Ihre Deadlines kommen – und wie Sie sie sich zu Nutze machen können.

Zum Einhalten von Deadlines braucht man Struktur

Sie haben den Auftrag – dann kann es ja losgehen. Jedes Unternehmen hat ab diesem Zeitpunkt einen Plan, wie es weitergeht. Nennen wir es einen Prozess, eine Struktur, eine Strategie oder einen Produktionsablauf. In den meisten Fällen sind diese Methoden erprobt und reichen zum Einhalten der Deadline aus – sie sind wichtig um einen stressfreien Arbeitsablauf zu garantieren – aber sind sie auch skalierbar? Flexibel? Wie reagieren Ihre Prozesse auf Ausfälle, Materialmangel, Großaufträge oder schlicht einen Sonderwunsch des Kunden?

Zielorientiertes Projektmanagement haelt Deadlines ein
Geplant, geordnet, gemacht: So funktioniert zielrientiertes Projektmanagement und alle Deadlines werden eingehalten.

Mit diesen Fragen muss man seinen eigenen Prozess und damit auch seine Mitarbeiter ständig konfrontieren um keinen Stress in Form gerissener Deadlines zu bekommen. Die Durchlaufzeiten müssen stimmen, anderenfalls muss die Produktivität erhöht werden. Dies bedeutet nicht zwangsweise Aushilfen einzustellen – es reicht oft, wenn man die unmittelbare Umgebung der Mitarbeiter etwas genauer in den Blick nimmt.

Aufgeräumte Arbeitsplätze retten die Deadline

Wenn die Hälfte der Durchlaufzeit eines Projekts aus dem Suchen nach Arbeitsmaterialien und Unterlagen besteht, kann das Projekt nicht rechtzeitig fertig werden. Zum Einhalten von Deadlines hat daher Ordnung am Arbeitsplatz höchste Priorität. Alle wichtigen Dinge sollten griffbereit sein, häufig benötigte Unterlagen, Telefonnummern und Daten sollten in einem Sichtbuch zusammengefasst werden. Natürlich findet auch die Dateiablage nicht auf jeder Festplatte einzeln, sondern auf einem zentralen Server statt.

Bevor Besprechungen angesetzt werden, sollte erst überlegt werden, ob diese zum jeweiligen Stand des Projekts sinnvoll sind. Besprechungen kosten sehr viel Zeit und halten die Beteiligten von der Erfüllung ihrer Aufgaben ab. Wird eine Besprechung dennoch nötig, sollte eine genaue Tagesordnung mit den zu klärenden Punkten festgelegt werden. So stellen Sie sicher, dass nichts ausufert und keine Deadlines gesprengt werden.

Prioritätsmanagement hilft, Deadlines einzuhalten

Jedes größere Projekt, an dem mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, hat nicht eine, sondern mehrere kleine Deadlines zu denen bestimmte Arbeitsschritte erledigt sein müssen. Greifen die einzelnen Teile hier nicht sauber ineinander, sind Wartezeiten vorprogrammiert – während die Uhr unerbittlich weiterläuft.

Machen Sie daher vor Projektbeginn einen genauen Ablaufplan mit einzelnen Deadlines für jeden Mitarbeiter. Beispiel Unternehmensbroschüre: Wann muss die Grafik stehen? Wann der Text? Wann das Layout? Wann wird lektoriert? Wann geht die Broschüre in den Druck? Wann wird ausgeliefert? All diese Daten sollten im Vorfeld schon feststehen, natürlich mit der notwendigen Toleranz, falls dann doch etwas schiefgeht.

Übersichtsformular hilft bei Durchlaufzeiten Deadlines
Mit diesem Übersichtsformular wissen Sie, wie lange etwas dauert und verpassen keine Deadlines mehr.

Der Plan B: Rettung vieler Deadlines

Ebenso wichtig wie der gute Plan A ist auch der wasserdichte Plan B: Wer kann einspringen, falls ein bestimmter Teil der Prozesskette ausfällt – sei es wegen Krankheit, Überlastung oder Materialmangel? Wer kann die anstehenden Aufgaben zu Ende führen? Wie viel zusätzliche Zeit wird dieser Transfer in Anspruch nehmen? Und was passiert wirklich, wenn wir die Deadlines nicht einhalten können? Werden Strafzahlungen fällig oder Teile der Rechnung einbehalten? Wann sollte der Auftraggeber informiert werden, wer ist der (beste oder verständnisvollste) Ansprechpartner in solchen Fällen?

Solche Überlegungen müssen nicht in der Projektplanung stehen – als Projektverantwortlicher sollte man sie aber in der Hinterhand haben. Denn unverhofft kommt oft – besonders, wenn es um terminlich und zeitlich kritische Aufträge geht. Eine oder mehrere Checklisten für Notfälle können dafür sorgen, dass im Ernstfall nichts anbrennt.

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Ziel verfehlt? Lernen Sie draus!

Nun ist es tatsächlich passiert: Mitarbeiter A hat die Deadline verpasst. Mitarbeiter B kann nicht weiterarbeiten, Sie geraten in Verzug und das Projekt in die Schwebe. Plan B? Fehlanzeige. Ein Horrorszenario? Das muss es nicht sein. Das Schöne an Fehlern ist, dass man aus ihnen immer etwas lernen kann: Woran hat es gelegen? Sollte ich die Prozessstruktur in meinem Unternehmen noch einmal kritisch betrachten und gegebenenfalls überarbeiten? Habe ich mir zu viel vorgenommen oder meinen Mitarbeitern zu viel zugemutet? Habe ich ausreichend Pufferzeit eingeplant und ausreichend in Erwägung gezogen, dass auch ich von der Zeitplanung anderer abhängig bin? Greifen Sie die Gelegenheit beim Schopfe, ihr Deadline-Management zu verbessern.

Ihre Erfahrung mit Deadlines – dead or alive?

Wie immer interessieren mich an dieser Stelle Ihre ganz persönlichen Erfahrungen mit dem Thema Deadlines: Arbeiten Sie besser unter Druck oder brauchen Sie Freiraum? Wie sieht Ihr Plan B aus, wenn der Plan A nicht funktioniert? Was ist Ihr Rezept für Struktur im Deadline-Chaos? Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar oder eine E-Mail – ich freue mich auf Ihre Anregungen.

Zusätzlich möchte ich Sie auf meinen E-Mail-Leitfaden „Endlich frei!” hinweisen, der Ihnen zwölf Strategien für erfolgreiche Unternehmensführung zeigt. Die Zukunft beginnt heute – lassen Sie uns gemeinsam nach den Potentialen von morgen suchen.



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