Dauerhafte Entlastung: Aufräumen ist nur der erste Schritt



Kennen Sie das: Sie haben gerade einen Schrank, die Kommode, den Aktenschrank oder das Archiv aufgeräumt – doch nach kurzer Zeit sieht es aus wie vorher. Schicksal? Nein, denn mit den richtigen Methoden gelingt die dauerhafte Entlastung am Arbeitsplatz und in der Abteilung. Büro-Kaizen-Regeln sind einfach und wirkungsvoll. Sind sie erst einmal verinnerlicht, lassen sie sich auf viele Situationen mit Erfolg anwenden. Hier sind die 5 Regeln. Beginnen Sie mit dem Tipp, der Ihnen am einfachsten erscheint.

Dauerhafte Entlastung im Büro: Es geht nicht um formales Nachahmen, sondern um kreative Ideen. Klick um zu Tweeten

1. Auf die Plätze, fertig, Ordnung! – Alles hat seinen Platz

Täglich benötigte Bürowerkzeuge bewahren Sie direkt an Ihrem Arbeitsplatz auf. Doch auf den Schreibtisch gehört nur, was Sie für das aktuelle Projekt benötigen. Das heißt: Locher, Tacker und andere Hilfsmittel stehen in einer festen Ordnung zum Beispiel auf dem Rollcontainer. Praktisch ist auch eine Schublade, die nur den Bürowerkzeugen vorbehalten ist.

Extra-Tipp 1

Damit nichts verrutscht, bringen Sie in der Schublade Trennelemente an.

2. Blitz-Suche: Eine Minute Zeit

Eine dauerhafte Entlastung Ihres Zeitbudgets erreichen Sie durch reduzierte Suchzeiten. Deshalb ist unser Ziel: Alle Unterlagen sollen innerhalb einer Minute gefunden werden. Sie sind unsicher, ob das realistisch ist? Hier ein Beispiel:

Beispiel Sichthüllen: Thematisch passende Schriftstücke werden gern in Sichthüllen oder Sichtbüchern aufbewahrt. Doch bei mehr als zwei Papieren ist nicht mehr auf einen Blick zu sehen, was genau sich in der Sichthülle befindet. Ein Blatt mit einer Inhaltsangabe schafft Klarheit auf den ersten Blick.

Dauerhafte Entlastung: Das Inhaltsverzeichnis spart Suchzeit.
Dauerhafte Entlastung: Das Inhaltsverzeichnis spart Suchzeit.

Extra-Tipp 2

Unterlagen, die Sie täglich benötigen, bewahren Sie in Sichtbüchern oder in Tischständern auf. Natürlich können Sie auch mehrere Klarsichthüllen mit einem Heftstreifen zusammenhalten. Unterlagen, die Sie mehrmals zur Hand nehmen, können Sie auf einer Fläche ablegen, die mit einem Schwenkarm am Monitor befestigt ist.

3. Blitz-Antwort: Die Fünf-Minuten-Regel

Schnell sammeln sich im E-Mail-Postfach die eingehenden Nachrichten an. Wie viele Arbeitsgänge wenden Sie für die Bearbeitung auf? Einen – nämlich das Durchsehen – können Sie sofort sparen mit unserer Fünf-Minuten-Regel: Alle Mails, die sich innerhalb von fünf Minuten beantworten lassen, werden sofort bearbeitet. Alle anderen Mails werden terminiert.
Sie werden staunen, wie schnell sich eine dauerhafte Entlastung Ihres E-Mail-Postfachs zeigt und wie viel Zeit Sie sparen.

4. Achtung, Grenze! – Dauerhafte Entlastung durch sich selbst begrenzende Systeme

Zeitschriften, Prospekte, Notizen stapeln sich schneller, als gedacht. Doch – Hand aufs Herz – schauen Sie dort wirklich wieder hinein? Das Prinzip der sich selbst begrenzenden Systeme schafft eine dauerhafte Entlastung für Ihre Ablagefläche: Bestimmen Sie ein Regalfach für Zeitschriften. Durch das obere Regalbrett oder die Regalabdeckung ist die Höhe des Fachs nach oben hin begrenzt. Hat der Lesestapel diese Begrenzung erreicht, nehmen Sie von unten einige Zeitschriften aus dem Stapel heraus; diese können sofort entsorgt werden.

Dauerhafte Entlastung Ihrer Ablage
Der sich selbst begrenzende Lesestapel: Dauerhafte Entlastung Ihrer Ablagefläche.

Statt des Regalfachs können Sie natürlich auch ein Fach im Schrank für den Lesestapel auswählen. Wichtig: Damit die Methode als dauerhafte Entlastung wirkt, widerstehen Sie der Versuchung, einen zweiten Stapel anzulegen.

Extra-Tipp 3

Das Prinzip der selbst begrenzenden Systeme können Sie auch für Bastelmaterialien anwenden.

5. Genial einfach – Dauerhafte Entlastung durch kreative Ideen

Diese Regel ist die kreativste von allen. Sie sagt: Es geht bei Büro Kaizen nicht darum, Änderungen detailgenau zu übernehmen. Vielmehr möchte ich Sie dazu anregen, in eigene Lösungen für eine dauerhafte Entlastung Ihrer Arbeitsprozesse zu finden. Dabei gilt: Je einfacher, umso wirkungsvoller.

Und Sie?

Welche Regeln helfen führen bei Ihnen zu einer dauerhaften Entlastung an Ihrem Arbeitsplatz und in Ihrer Abteilung? Berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen, ich freue mich darauf!



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