Wenn nichts mehr geht – 5 Tipps schaffen dauerhafte Entlastung am Arbeitsplatz



Wünschen Sie sich auch manchmal, dass freundliche Heinzelmännchen nachts heimlich Ihre liegengebliebene Arbeit erledigen? Da es die fleißigen Hausgeister nicht gibt, brauchen Sie realistische und in der Praxis leicht umsetzbare Methoden, um für eine dauerhafte Entlastung zu sorgen. In diesem Beitrag entschärfe ich fünf fiese Zeiträuber mit einfachen aber wirkungsvollen Büro-Kaizen-Lösungen. Haben Sie dieses Prinzip verinnerlicht, können Sie diese Tipps auch in vielen anderen Bereichen erfolgreich anwenden. In Zukunft hetzen Sie nicht mehr hektisch durch den Arbeitstag sondern Sie erledigen Ihre Aufgaben souverän und bleiben entspannt.

Unordnung ist kontraproduktiv für Entlastung
Unordnung ist kontraproduktiv, weil Sie den Überblick verlieren und kostbare Zeit mit Suchen vergeuden.

1. Auf die Plätze, fertig, Ordnung! – Alles hat seinen Platz

Ich kann es gar nicht oft genug erwähnen, wie sehr uns das Chaos am Arbeitsplatz ausbremst. Wenn Sie sich immer wieder durch Unterlagenstapel wühlen, verschwenden Sie nicht nur Zeit sondern auch Energie. Dauerhafte Entlastung beginnt mit einem aufgeräumten Schreibtisch. Räumen Sie ihn gleich jetzt frei und säubern Sie die Oberfläche. Und dann stellen Sie nur die Dinge auf, die Sie täglich benötigen: Monitor, Tastatur, Maus und eine Posteingangsschale. Legen Sie nur die Unterlagen auf den Tisch, an denen Sie tatsächlich gerade arbeiten. So lenkt Sie nichts ab und Sie können konzentriert die Aufgabe erledigen.

Lesen Sie auch meine besten Tipps, wie Sie dauerhaft Ihren Schreibtisch aufräumen.

Extra-Tipp:
Bürowerkzeuge wie Locher, Tacker oder Stifte verstauen Sie in die Schreibtischschublade oder den Rollcontainer. Damit nichts verrutscht, bringen Sie in der Schublade Trennelemente an. Beschriftungen sorgen außerdem dafür, dass es Ihnen leicht fällt, Dinge an den richtigen Ort zurückzuräumen.

Beschriftungen sorgen dafür, dass Sie die Ordnung beibehalten.
Dank Beschriftung landet alles an seinem Platz.

2. Blitzgescheite Suche

Eine dauerhafte Entlastung Ihres Zeitbudgets erreichen Sie durch reduzierte Suchzeiten. Bei tempus haben wir das Ziel, alle Unterlagen innerhalb einer Minute zu finden. Dafür brauchen Sie klare Ablagestrukturen. Besonders effektiv ist ein Abteilungshandbuch, in dem alle wichtigen Telefonnummer, Adressen, Vertretungen und Prozessabläufe übersichtlich abgelegt werden. Ich verwende dafür gerne ein Foliensichtbuch. Es gibt sie in Buchform oder als Tischständer. Natürlich können Sie auch mehrere Klarsichthüllen mit einem Heftstreifen zusammenhalten. Ein Inhaltsverzeichnis sorgt dafür, dass Sie auf den ersten Blick alle Informationen finden.

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Das Foliensichtbuch mit allen wichtigen Daten sorgt für dauerhafte Entlastung.

Extra-Tipp:
Büroangestellte sind oft überlastet, weil die Zuständigkeiten nicht geklärt sind. Da landet eine Aufgabe bei Kollege Meier, der sich mühsam in die Materie einarbeiten muss. Dabei kennt sich Kollegin Müller perfekt damit aus. Wenn jeder im Team weiß, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, arbeiten alle effizienter. Legen Sie die Zuständigkeiten unbedingt schriftlich fest. Eine entsprechende Vorlage biete ich Ihnen als Download an:

Must-have für jede Telefonzentrale: klare Zuständigkeitsregelungen

Wie Sie die Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen klären, verdeutliche ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag: Da werden Sie geholfen - Mit geklärten Zuständigkeiten zu mehr Effizienz.

3. Nie mehr Stress mit dem E-Mail-Postfach

Wenn Sie ständig überlastet sind, sind oft typische Zeiträuber im Spiel. Ein tägliches Ärgernis ist für viele Bürobeschäftigte das elektronische Postfach. Verschwenden Sie keine Zeit, indem Sie Ihre E-Mails immer sofort beantworten. Es ist effizienter, E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag gebündelt zu bearbeiten. Stellen Sie deshalb das visuelle oder akustische Eingangssignal aus. So werden Sie nie wieder durch neue Nachrichten aus Ihrer Konzentration gerissen. Bearbeiten Sie die E-Mails nach diesem bewährten Prinzip in fünf Schritten:

1. Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
2. Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
3. Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
4. Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
5. Alles, was unnötig ist, wird gelöscht!

In meinem Podcast auf YouTube erkläre ich Ihnen persönlich, wie Sie E-Mails effizient bearbeiten.

Wenn Sie das Thema besonders interessiert, empfehle ich Ihnen mein kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade - So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt!“ Klicken Sie auf die Grafik und laden Sie es sich gleich herunter:

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4. Entdecken Sie das sich selbst begrenzende System

Zeitschriften, Prospekte und Notizen stapeln sich schneller, als gedacht. Doch – Hand aufs Herz – schauen Sie dort wirklich wieder hinein? Das Prinzip der sich selbst begrenzenden Systeme schafft eine dauerhafte Entlastung für Ihre Ablagefläche: Bestimmen Sie ein Regalfach für Zeitschriften. Durch das obere Regalbrett oder die Regalabdeckung ist die Höhe des Fachs nach oben hin begrenzt. Hat der Lesestapel diese Begrenzung erreicht, nehmen Sie von unten einige Zeitschriften aus dem Stapel heraus und entsorgt diese. Wichtig: Damit die Methode als dauerhafte Entlastung wirkt, widerstehen Sie der Versuchung, einen zweiten Stapel anzulegen.

5. Entspannt arbeiten dank genial einfacher Ideen

Bei Büro-Kaizen® geht es darum, Prozesse und Abläufe effizienter zu optimieren. Klare Ordnungsstrukturen und clevere Ideen sind die Ausgangsbasis für Ihre dauerhafte Entlastung. Dabei gilt: Je einfacher, umso wirkungsvoller. Genial sind zum Beispiel Checklisten, denn Sie helfen Ihnen, verbindliche Standards einzuführen. Ist die Liste erst einmal erstellt, brauchen Sie nur noch den Schritten zu folgen. Was für eine Entlastung! Zahlreiche praxiserprobte Checklisten stelle ich Ihnen deshalb im Download-Center zur Verfügung. Gestalten Sie sich doch Ihr Arbeitsleben einfach effizienter!

Extra-Tipp:

Unter Zeitdruck schlägt regelmäßig Murphys Gesetz zu: Was schiefgehen kann, geht schief. Da funktioniert der Drucker nicht und es blinkt eine ominöse Fehlermeldung. Mit One-Minute-Lessons bleiben Sie jedoch gelassen. Die Kurzanleitung mit Foto erklärt kurz und anschaulich die Funktionen eines Gerätes. Lesen Sie, wie Sie diese kleinen hilfreichen Betriebsanleitungen verfassen.

Darauf kommt es an

Es geht bei Büro Kaizen nicht darum, Änderungen detailgenau zu übernehmen. Vielmehr möchte ich Sie dazu anregen, eigene Wege zu einer dauerhaften Entlastung am Arbeitsplatz zu finden.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie proaktiv Ihr Arbeitsumfeld und Ihre Arbeitsweise organisieren, arbeiten Sie effizienter. Hektik ist Ihnen fremd und Sie bleiben auch in stressigen Situationen entspannt und gelassen.

Und Sie?

Haben Sie einen Erfolgstipp für Ihre dauerhafte Entlastung am Arbeitsplatz? Berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen, ich freue mich darauf!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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