Datensicherung: Liegt Abrahams Schoß in der Cloud?

25. Juni 2020

Wie bringen Sie größere Mengen Bargeld an einem stürmischen Herbsttag zur Bank? Gut verwahrt in einem abgeschlossenen Koffer oder kurven Sie mit einer offenen Schubkarre quer durch die Stadt, aus der die Banknoten bei jedem Windstoß fröhlich durch die Luft flattern?

Was für eine blöde Frage – wenn es um Bargeld geht, ist jeder um höchste Sicherheit besorgt. Unternehmen hortet jedoch ein weit sensibleres Gut, mit dem oft viel zu sorglos umgegangen wird: Es geht um die Datensicherung der persönlichen Informationen von Mitarbeitern, Kunden, internen Projekten, kurzum allem, was sich irgendwie speichern und digital verschicken lässt.

Ihre Daten sind Ihr Kapital, das täglich wächst und Früchte trägt – wenn es gut geschützt wird. In diesem Artikel möchte ich Sie für eine nachhaltige, professionelle und sichere Datensicherung sensibleren. Als perfekte Ergänzung empfehle ich Ihnen den Download der Checkliste digitale Welt aus unserem Downloadcenter.

Speichern Sie Ihre digitalen Daten sicher?

Erstellen Sie einheitliche Grundlagen für die Datensicherung

Datensicherung beginnt nicht bei der Auswahl des geeigneten Anbieters eines (teuren!) Sicherungskonzeptes, sondern auf dem eigenen Schreibtisch und den Schreibtischen Ihrer Mitarbeiter. Wo speichern diese Ihre Daten? Gibt es keine Regeln für alle, landen die Informationen auf dem Desktop oder der Festplatte. Was hier gespeichert wird, müsste auf jedem Arbeitsplatz einzeln gesichert werden – auch ein Systemadministrator mit acht Armen und drei Köpfen käme hier an seine Grenzen.

Erste Pflicht ist es daher, die Speicherung aller Daten im Netzwerk und auf einem oder mehreren Servern zu organisieren. Hier kann jeder auf die Daten zugreifen und der Server wird stark gesichert, indem Datensicherungen täglich oder sogar stündlich erstellt werden können. Der erste Schritt zur wirksamen Datensicherung ist daher der saubere Desktop, der sich hervorragend mit dem von mir bevorzugten aufgeräumten Arbeitsplatz ergänzt.

Download-Tipp: Wenn Sie mit Ihrer digitalen Ablage noch unzufrieden sind, dann empfehle ich Ihnen als Anregung unsere Ablagespielregeln. Sie stehen im Downloadcenter für Sie bereit.

Warum Sie Ihre Daten auch auf Hardwareseite sichern müssen

Sie haben einen zentralen Server, auf dem alle Daten gesichert werden? Das ist gut, aber leider nicht ausreichend. Denn was passiert, wenn eingebrochen wird, ein Feuer ausbricht oder eine Überschwemmung den Serverraum trifft? Die Daten sind weg oder müssen sehr teuer wieder hergestellt werden.

Eine kostenintensive Maßnahme wäre es, den Server in einem Hochsicherheitsraum oder einem Tresor unterzubringen. Das Zauberwort heißt daher: Redundanz. Speichern Sie die Daten nicht nur an einem sondern mehreren Orten. Im Zeitalter des Cloud Computings muss dies nicht auf dem eigenen Betriebsgelände geschehen. Ein zweiter Server, der die Daten in einem anderen Gebäude spiegelt und so die doppelte Datensicherung ermöglicht, kann bereits helfen.

Wie sicher ist die Datensicherung in der Cloud?

Anstatt sich einen zweiten Server aufs Unternehmensgelände zu stellen, können Sie die Daten auch bei einem Anbieter für Cloudspeicher sichern lassen. Diese Art der Datensicherung kostet lediglich Miete, allerdings befinden sich die Daten nicht mehr im eigenen Haus – Seriosität ist daher entscheidend. Denn wo die Daten tatsächlich gespeichert werden, entscheidet der Anbieter der Cloud. Ob die Datensicherung auf einer Festplatte auf Hawaii, in Australien oder China durchgeführt wird, ist im Zeitalter der globalen Datennetze zwar technisch egal – aber keinesfalls aus rechtlicher Sicht. So ist es in manchen Branchen aus juristischen Gründen erforderlich, dass sich der Cloudspeicher auf deutschem oder zumindest europäischem Boden befindet.

Wenden Sie sich für Ihre Datensicherung an einen Anbieter, der ausschließlich Server in Deutschland oder Europa betreibt und diese nach einem transparenten Sicherheitskonzept schützt. Kommt es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung, müssen Sie Ihre Forderung nicht vor einem US-Gericht oder gar einem chinesischen Gericht einklagen. Übrigens haben auch kleinere Anbieter sichere, redundante und vor allem kosteneffizientere Cloudsysteme nach festgelegten, internationalen Sicherheitsstandards.

Die vielfältigen mobilen Einsatzmöglichkeiten schaffen neue Herausforderungen für die Datensicherung.

Extra-Tipp: 

OneDrive for Business ist ein Hybrid-Cloudspeicher, bei dem die Daten sowohl lokal als auch in der Cloud abgespeichert werden. Die lokale Speicherung ermöglicht den Offline-Zugriff (z. B. für mobile Mitarbeiter bei schlechter Internetverbindung unterwegs), der Cloudspeicher den Datenaustausch und die gemeinsame Datenbearbeitung im Team. Für einen funktionierenden Datenaustausch wird der Speicherort auf den lokalen Festplatten und den Cloudspeicher laufend synchronisiert. Das ist viel zu unsicher, um Daten sicher aufzubewahren, denn schnell sind Dateien einfach gelöscht. Diese Informationen sollten Sie ebenfalls sichern. So führen Sie ein klassisches Backup für die Microsoft-Cloud durch.

Datensicherung fängt bei jedem Mitarbeiter an

Sie haben einen feuerfesten Server, Sie haben einen zweiten Server und Sie sichern alle Daten bei einem vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter? Alles richtig gemacht. Nutzt aber nichts, wenn Ihre Mitarbeiter weiter mit privaten USB-Sticks im Büro hantieren, ihre Smartphones an den Arbeitsplatzrechner anschließen und ihre Notebooks am Flughafen liegenlassen. Jedes gute IT-Sicherheitskonzept hat daher auch mit Pädagogik zu tun – Daten müssen bei allen Mitarbeitern als ein besonders schützenswertes Gut verankert werden.

Stellen Sie daher klare Regeln für den Umgang mit Speichermedien und Computern jeder Art auf. Mitgebrachte USB-Sticks, Speicherkarten und CDs sind an Unternehmensrechnern tabu, da sie Viren und andere Schadprogramme von außen in das Unternehmensnetzwerk tragen können. Ähnlich klar muss der Zugriff auf die Rechner geregelt werden: Nur Betriebsangehörige dürfen die Daten einsehen und kopieren. Eingeschränkte Benutzerrechte auf den Computern verhindern die Installation von potentiell schädlichen Programmen sowie Änderungen an den grundlegenden Systemeinstellungen durch Mitarbeiter. Dies hat nichts mit Paranoia oder mangelndem Vertrauen zu tun – es ist, wie das Anlegen des Sicherheitsgurts im Auto, eine Vorsichtsmaßnahme für einen potentiellen Ernstfall der Datensicherung.

Extra-Tipp: 

Die Datensicherung der OneNote-Notizbücher in einem Backup schützt vor versehentlichem Datenverlust und wird darüber hinaus unter Umständen auch von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Geschäftsdaten vorgeschrieben. Bei der Datensicherung werden die OneNote-Dateien regelmäßig in einem neuen Backup dauerhaft gesichert, so dass die jeweilige Version bei Bedarf jederzeit eingesehen oder auch wiederhergestellt werden kann.

Eine programmeigene Backup- und Dateisicherungslösung ist jedoch nur in der Desktopversion OneNote 2016 verfügbar. Diese fehlt jedoch (bislang noch) in der OneNote UWP-App und auch in der Web-Version. Für diese OneNote-Programmversionen wird eine gesonderte Backuplösung benötigt. Lesen Sie meine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Sicherung Ihrer Daten auf OneNote.

Ich bin bekanntermaßen ein Fan von OneNote. Wie auch Sie mit dem digitalen Notizbuch erfolgreich arbeiten, verrate ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Book: Mit OneNote durchstarten. Klicken Sie einfach auf die Grafik und laden Sie sich Ihr Exemplar gleich herunter.

Datensicherung ist Existenzsicherung: Denken Sie noch heute über Ihr Konzept nach

Gehen die Daten verloren, ist ein Unternehmen heutzutage praktisch nicht mehr existent. Wer ein vernünftiges Konzept zur Datensicherung hat, sichert also auch seine Existenz und die Zukunft seiner Mitarbeiter. Hier ist kein Platz für Fehler und Nachlässigkeit – Fangen Sie heute noch mit Ihren Überlegungen an! Diese müssen Sie jedoch nicht allein anstellen: Professionelle Berater können Ihnen schnell helfen, die richtigen Dinge sofort zu tun und Ihre Daten sicherer und produktiver zu verwalten. Ich freue mich über Ihre Kommentare und Erfahrungen – gemeinsam können wir so das Thema Datensicherung in eine gut gesicherte Zukunft führen.

Einen kleinen Einblick zum digitalen Arbeiten in der Zukunft gebe ich Ihnen in diesem Podcast.



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