Vorsicht ist besser als Nachsicht – Ein Datenschutzbeauftragter sorgt für mehr Sicherheit


Verletzungen gegen das Datenschutzgesetz begegnen uns jeden Tag: Da liegt eine Akte offen auf dem Schreibtisch, Aktenvermerke mit internen Informationen pinnen an der Whiteboard oder der Computer-Monitor ist so ausgerichtet, dass wirklich jeder ob er möchte oder nicht mitlesen kann. Verstöße gegen den Datenschutz kosten Geld, aber noch schlimmer ist der Vertrauensverlust auf Seiten der Kunden und Geschäftspartner. Ihr Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen vor peinlichen Datenpannen sicher geschützt ist.

Vorsicht ist besser als Nachsicht
Ihr Datenschutzbeauftragter weiß, welche Informationen nicht auf das Whiteboard gehören.

Was ist das Problem

Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Zwar ändert sich für die meisten Unternehmen gar nicht so viel, aber für Verstöße gegen den Datenschutz werden viel höhere Sanktionen als bisher erhoben. Nehmen Sie die Sicherheit in Ihrer Firma deshalb nicht auf die leichte Schulter sondern sensibilisieren Sie Ihr Team für den Schutz der Daten. Da die Mitarbeiter in der Regel vor der komplexen Materie zurückschrecken, ist ein Datenschutzbeauftragter die beste Lösung, selbst wenn diese Funktion nicht zwingend vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Innovative Unternehmen ernennen einen Datenschutzbeauftragten

Laut der neuen Datenschutzgrundverordnung brauchen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, wenn hier mehr als zehn Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Aber auch in kleinen Betrieben lohnt es sich dieses Themas anzunehmen. Wie oft verlässt ein Mitarbeiter sein Büro ohne den Computer zu sperren oder Akten mit sensiblen Daten sicher zu verwahren. Auch ein laxer Umgang mit externen Datenträgern führt schnell zu einem Virusbefall, der dem Unternehmen viel Zeit und Geld kostet. Datenpannen verärgern aber auch die Kunden und Geschäftspartner und führen zu einem Vertrauensverlust. Ein Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass das Thema Datenschutz bei den Mitarbeitern präsent bleibt.

Extra-Tipp:

Ein in der Praxis ebenfalls oft unterschätztes Thema ist die Sicherheit im Unternehmen. Die Gefährdungsbeurteilung ist ein sinnvolles Instrument, um für das Wohl und die Sicherheit der Mitarbeiter zu sorgen. Wie Sie diese Maßnahme effizient durchführen, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag: Wer braucht denn die? Gefährdungsbeurteilung.

Tipp Nr. 2: Wer kann Datenschutzbeauftragter werden

Es steht dem Unternehmen frei, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Manchmal ist ein Fachmann von außerhalb die bessere Wahl. Er hat Distanz zu den Mitarbeitern und schätzt Situationen deshalb objektiver ein. Ein externer Beauftragter muss sich allerdings erst einarbeiten, während der interne Kollege den laufenden Betrieb und damit auch die Problemstellen schon gut kennt. Bei kleineren Unternehmen übernimmt in der Regel jemand aus der IT-Abteilung zusätzlich diese Aufgaben. Es sollte dabei aber kein Interessenkonflikt entstehen. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Datenschutzbeauftragten unbedingt darauf, dass diese Person nicht mit fachspezifischen Floskeln um sich wirft sondern seinen Standpunkt auch Mitarbeitern erklären kann, die keine Technikfans sind. Laut der Datenschutzgrundverordnung müssen die Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten der Landesdatenschutzbehörde mitgeteilt werden. Auch die Mitarbeiter sowie Kunden, deren Daten verarbeitet werden, sollten die Kontaktdaten erhalten.

Vorsicht ist besser als Nachsicht
Ein Datenschutzbeauftragter sollte die Materie verstehen und gut erklären können.

 

Extra-Tipp:

Die Datenschutzgrundverordnung sowie die Umsetzung des Datenschutzes ist ein komplizierter Aufgabenbereich. Damit Ihr Mitarbeiter diese Aufgabe kompetent erfüllen kann, braucht er Fachwissen. Entsprechende Seminare von Fachverbänden oder der Industrie- und Handelskammer sind ein sicherer Weg, um Ihren Datenschutzbeauftragten zu stärken. Vielleicht bieten sich auch entsprechende Schulungen für mehrere Mitarbeiter an. Mit meiner praktischen Checkliste finden Sie schnell und unkompliziert den Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeiter heraus. Laden Sie sich die Liste gratis herunter:

 

 

Tipp Nr. 3: Die Aufgabenbereiche des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte arbeitet zusammen mit dem Vorgesetzten und sensibilisiert die Mitarbeiter des Unternehmens. Optimal sind regelmäßige Besprechungen mit ständig wechselnden Schwerpunkten. So kann das sichere Passwort thematisiert werden. Wichtig sind auch Informationen zu den aktuellen Virenbelastungen. Außerdem ist der Datenschutzbeauftragte die erste Anlaufstelle, wenn Kunden oder Mitarbeiter sich über Datenpannen beschweren. Ein bisschen diplomatisches Geschick ist hierbei von Vorteil.

Extra-Tipp:

Für Besprechungen habe ich keine Zeit, wird sich der Datenschutzbeauftragte denken. Aber mit den richtigen Schritten ist ein Meeting schnell und kompetent organisiert. Wie Sie für Besprechungen über den Datenschutz einladen, den Raum vorbereiten und die Veranstaltung durchführen, erkläre ich Ihnen ausführlich in diesem Blog-Beitrag: Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Super-Besprechungen.

Für alle, die eine schnelle Info wünschen: Eine Zusammenfassung zum Thema effiziente Besprechungen finden Sie in meinem Podcast auf YouTube. Schauen Sie sich den kurze Beitrag an.

Vorsicht ist besser als Nachsicht
Ist die Besprechung zum Thema Datenschutz gut vorbereitet, hören alle Mitarbeiter interessiert zu.

 

Darauf kommt es an

Nur weil in Ihrem Unternehmen noch nichts passiert ist, heißt es noch lange nicht, der Datenschutz würde perfekt laufen. Verbesserungen sind immer möglich und in diesem Fall ist Vorsicht besser als Nachsicht! Machen Sie deshalb das Thema Datenschutz zu einer wichtigen Priorität.

Was der Tipp bewirkt

Mit einem Datenschutzbeauftragten und entsprechend geschulten Mitarbeitern präsentieren Sie sich als modernes Unternehmen. Und Ihre Kunden und Geschäftspartner aber auch die Mitarbeiter wissen, dass Ihnen der Schutz der persönlichen Daten wichtig ist. Das führt zu langfristigen und erfolgreichen Geschäftsbeziehungen.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen! Weitere Tipps zum Datenschutz finden Sie auch in meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“. Schauen Sie doch einmal rein!

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