Datenarchivierung – In 5 Schritten zum nachhaltigen Wissensmanagement



Manches weiß man erst zu schätzen, nachdem man es verloren hat: Dazu gehört leider auch allzu häufig das Know-How, das sich mit der Zeit in Unternehmen aufbaut. Wenn mit einzelnen Mitarbeitern auch wichtige Kontakte und sensible Informationen ein Unternehmen verlassen, können gesamte Prozesse lahmgelegt werden.

So sind wir: Immer über den Payback-Punktestand informiert – aber das Unternehmens-Know-How wird dem Schicksal… Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Um ein solches Horrorszenario vermeiden, rate ich jedem, frühzeitig ein geeignetes System zur Datenarchivierung einzuführen. Dabei kann es sich bei kleineren Unternehmen bereits um eine übersichtliche Ordnerstruktur handeln, die von einem zuständigen Mitarbeiter zuverlässig gepflegt wird.
Welche Maßnahme zur Datenarchivierung Sie noch heute ergreifen können – und wie es danach weitergeht, möchte ich Ihnen heute verraten.

Datenarchivierung für alle Mitarbeiter
Mit den richtigen Argumenten holen Sie für die Datenarchivierung alle Mitarbeiter ins Boot.

Schritt 1: Bereiten Sie die Kommunikation vor

„Wissensmanagement“: Was sich in Ihren Augen nach einer wunderbar effizienzfördernden Maßnahme anhören mag, weckt in Ihren Mitarbeitern vielleicht Ängste: Die Archivierung von speziellem Wissen und Know-how kann als Vorstufe einer Rationalisierungsmaßnahme aufgefasst werden. Nach dem Motto „Wenn jeder andere weiß, was ich weiß, dann bin ich auch ersetzbar“.

Legen Sie sich deshalb zuallererst Ziele und Vorteile des Wissensmanagements und der Datenarchivierung für Ihren Betrieb zurecht. Diese können und sollten Sie von Beginn an gegenüber Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Beispiele dafür sind :

  • Arbeitsergebnisse erfolgreich abgeschlossener Projekte können durch die Datenarchivierung leicht eingesehen und weiter genutzt werden.
  • Schichtwechsel und kurzfristige Übergaben z.B. bei Krankheits- oder Urlaubsvertretungen sind kein Problem mehr – weil jeder weiß, wo die notwendigen Informationen hinterlegt sind.
  • Der Informationsfluss wird erheblich erleichtert.

Beispiel: Unerfahrene Mitarbeiter können sich dank einer funktionierenden Datenarchivierung ausführlich über Prozesse oder Personen informieren, ohne erfahrene Mitarbeiter ständig wegen Zwischenfragen unterbrechen zu müssen.

Schritt 2: Selbstcheck – erkennen Sie Ihren Bedarf

Um zu erkennen, welche Informationen in Ihrem Betrieb durch die Datenarchivierung geschützt werden, helfen Ihnen die folgenden Fragen:

  • Welche Informationen, Kontakte und/oder Abläufe würden fehlen, wenn einzelne Mitarbeiter das Unternehmen plötzlich verlassen würden?
  • Wie sehen Ihre bisherigen Bemühungen um ein funktionierendes Wissensmanagement aus? Was funktioniert daran nicht?
  • Wie werden die benannten Informationen in Ihrem Unternehmen bislang kommuniziert und aufbereitet?
  • In welchen Situationen fehlen den Mitarbeitern häufig Informationen, um Abläufe eigenständig zu bearbeiten?

Mit den dadurch gesammelten Antworten erhalten Sie wichtige Informationen, die Sie zur Planung des Grundgerüsts Ihrer Datenarchivierung erstellen können.

Schritt 3: Formulieren Sie konkrete Ziele und entsprechende Umsetzungsmöglichkeiten für die Datenarchivierung

Aus den Bedarfen, die Sie aufgestellt haben, lassen sich nun die Grundzüge Ihres Wissensmanagements erarbeiten.

Für die konkrete Ausgestaltung der Datenarchivierung stellen Sie sich am besten folgende Fragen:

  • Soll jeder Mitarbeiter unbegrenzten Zugriff auf die Daten haben oder werden verschiedene Nutzungsrechte benötigt?
  • Wie hoch dürfen die Anschaffungskosten sein?
  • Wie viel Zeit können Sie oder Ihr zuständiger Mitarbeiter in die Pflege des Systems investieren?

Ziehen Sie dabei alle Möglichkeiten in Betracht – von der systematisch geordneten Serverstruktur bis hin zum individuell programmierten Intranet – verwerfen können Sie die Ideen im Nachhinein immer noch.

Extra-Tipp:

Lassen Sie das Thema nach der anfänglichen Euphorie nicht wieder unter den Tisch fallen. Verantwortung kann in diesem Fall ein guter Antrieb sein. Zuständigkeiten können hier für Antrieb sorgen: Beispielsweise kann der Kollege, der das Datenarchiv betreut, jeden Monat eine Neuigkeit zum Thema Wissensmanagement vorstellen. Das kann von der Erläuterung neuer Strukturen bis hin zur Vorstellung neuer Informationen oder Funktionsweisen des Datenarchivs reichen.

Das bringt der Tipp:

Wissensmanagement und die dazugehörige Datenarchivierung bringen Ihnen Zeitersparnisse, weil jeder Mitarbeiter auf relevante Informationen zugreifen kann. Mit einem passenden Archivierungssystem bannen Sie die Gefahr, eines Tages plötzlich ohne wichtige Informationen dazustehen.

Und Sie?

Wie sichern Sie das Wissen in Ihrem Unternehmen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns in den Kommentaren



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