Datenarchivierung 101: So vermeiden Sie Zeitverschwendung und Datenchaos!



Es sind die vielen einzelnen Minuten der Suche nach den passenden, relevanten oder nötigen Informationen jeden einzelnen Tag, die sich am Ende rasant läppern. Wir verbringen im Durchschnitt pro Arbeitstag eine Stunde mit Suchen. Mit einer klug durchdachten Datenarchivierung aber können Sie vorbauen und erheblich Zeit einsparen.

Smarte Datenarchivierung baut Zeitverschwendung vor

Die ewige Suche nach Informationen, Zahlen, Dateien legt in vielen Betrieben ganze Prozesse lahm. Bald kann man Abgabedaten nicht mehr einhalten, und irgendwann leidet der Ruf. Wenn Sie nachrechnen, wie viele Stunden täglich in Ihrem Betrieb aufs Suchen verschwendet werden, kommen Sie auf Kosten, die Ihnen die Haare zu Berge stehen lassen werden.
Eine sinnvolle Datenarchivierung und ihre regelmäßige Aktualisierung braucht zwar ebenfalls Zeit. Doch erstens braucht sie unverhältnismäßig viel weniger Zeit. Zweitens lassen sich Informationen und Daten dann in Windeseile abrufen. Und drittens reduzieren Sie dadurch auch den Stress im Betrieb.
Führen Sie deshalb frühzeitig ein geeignetes System zur Datenarchivierung ein. Haben Sie jetzt noch keins, wird es höchste Zeit.

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Machen Sie die Datenarchivierung zur Teamaufgabe!

Machen Sie die Datenarchivierung zur Teamaufgabe

Legen Sie im ersten Schritt die Ziele der Datenarchivierung für Ihren Betrieb zurecht. Beziehen Sie schon hierbei Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein, um eine Archiv-Struktur zu entwerfen, die für alle verständlich und praktikabel ist. Diese Ziele könnten sein:

  • Arbeitsergebnisse erfolgreich abgeschlossener Projekte können durch die Datenarchivierung leicht eingesehen und weiter genutzt werden.
  • Schichtwechsel und kurzfristige Übergaben z.B. bei Krankheits- oder Urlaubsvertretungen sind kein Problem mehr – weil alle wissen, wo die notwendigen Informationen hinterlegt sind.
  • Der Informationsfluss wird erheblich erleichtert.
  • Unerfahrene Mitarbeiter können sich dank einer funktionierenden Datenarchivierung ausführlich über Prozesse oder Personen informieren, ohne erfahrene Mitarbeiter dauernd wegen Zwischenfragen unterbrechen zu müssen.

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Smarte Planung tut auch der Datenarchivierung ganz schön gut.

Selbstcheck: Wie viel Datenarchivierungsbedarf besteht im Betrieb?

Um im nächsten Schritt herauszuarbeiten, welche Informationen in Ihrem Betrieb sinnvollerweise archiviert werden sollten, helfen Ihnen die folgenden Fragen:

  • Welche Informationen, Kontakte und/oder Abläufe würden fehlen, wenn einzelne Mitarbeiter das Unternehmen plötzlich verlassen würden?
  • Wie sehen Ihre bisherigen Bemühungen um ein funktionierendes Wissensmanagement aus? Was funktioniert daran nicht?
  • Wie werden die benannten Informationen in Ihrem Unternehmen bislang kommuniziert und aufbereitet?
  • In welchen Situationen fehlen den Mitarbeitern häufig Informationen, um Abläufe eigenständig zu bearbeiten?
  • Sollen alle Mitarbeiter unbegrenzten Zugriff auf die Daten haben oder werden verschiedene Nutzungsrechte benötigt?
  • Wie hoch dürfen die Anschaffungskosten sein?

Mit den Antworten darauf können Sie das Grundgerüst Ihrer Datenarchivierung erstellen und es in einen angemessenen Rahmen bringen.

Stellen Sie Regeln für die Datenarchivierung auf

Anhand der Bedarfe, die Sie jetzt erarbeitet haben, können Sie nun Regeln für Ihre Datenarchivierung erarbeiten. Fragen Sie sich dafür unter anderem: Wie viel Zeit können Sie oder die zuständigen Mitarbeiter in die Pflege des Systems investieren? Ziehen Sie dabei alle Möglichkeiten in Betracht – von der systematisch geordneten Serverstruktur bis hin zum individuell programmierten Intranet, einem Archiv auf OneDrive oder einer echten Wissensdatenbank.

Datenarchivierung sollte zum Standard werden

Lassen Sie das Thema nach der anfänglichen Euphorie nicht wieder unter den Tisch fallen. Geben Sie allen im Team Verantwortung für die Archivierung – das kann ein guter Antrieb für alle sein. Auch das aktive Miteinbinden des Datenarchivs in den Unternehmensalltag kann unterstützend wirken. Lassen Sie zum Beispiel jemanden aus dem Team jeden Monat eine Neuigkeit zum Thema Wissensmanagement vorstellen. Das kann von der Erläuterung neuer Strukturen bis hin zur Vorstellung neuer Informationen oder Funktionsweisen des Datenarchivs reichen. Sie könnten diese Hinweise wie auch die Neuzugänge im Datenarchiv nicht nur im internen Newsletter, sondern auch in der Mitarbeiterzeitung veröffentlichen.

Datenarchivierung: Optimal digital

Wissensmanagement und die dazugehörige Datenarchivierung bringen Ihnen erhebliche Zeitersparnisse, weil alle Mitarbeiter schnell und unkompliziert auf relevante Informationen zugreifen können. Mit dem passenden Archivierungssystem bannen Sie die Gefahr, wieder unnötige Suchzeit zu verschwenden oder gar plötzlich ohne dringend benötigte Informationen dazustehen.

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