Nie wieder suchen? Mit der Mindmap in nur 6 Schritten zur perfekten Datei-Ablagestruktur!



Haben Sie auch so ein Durcheinander in Ihrer Datei-Ablagestruktur? Suchen Sie oft nach Dateien? Wissen Sie mit neuen Dokumenten manchmal nicht wohin und legen sie dann auf dem Desktop oder in einem neuen Ordner ab? Würde Ihre Urlaubsvertretung irgendetwas auf Ihrem Rechner finden?

Keine Sorge, ich habe einen kinderleichten Tipp für Sie. So kommen Sie mit einer Mindmap zur perfekten Ablagestruktur. Nie wieder suchen, alles in maximal einer Minute finden? So geht’s!

datei-ablagestruktur-fuer-weniger-suchzeiten
Sieht es so bei Ihnen aus? Dann brauchen Sie dringend eine neue Datei-Ablagestruktur!

So finden Sie die perfekte Datei-Ablagestruktur mit Hilfe einer Mindmap

Eine Mindmap (zu Deutsch: Gedanken-Karte) ist eine Kreativitätstechnik, die sich gar nicht nur für das Brainstorming neuer Ideen eignet. Sie ist auch hervorragend für die Strukturierung von Gedanken (und Dateien!) geeignet. Und so geht’s:

So funktioniert es

Nehmen Sie ein leeres Stück Papier im DIN-A4-Format und legen Sie es im Querformat vor sich hin. Sie können aber auch eine große Pinnwand, ein Flipchart oder ein Whiteboard nutzen, je nachdem, was Ihnen mehr liegt. Perfekt wäre, wenn Sie Geschriebenes abwischen oder Zettel versetzen könnten, wenn Sie Ihre Struktur später noch verändern wollen.

Geben Sie dem Projekt einen Namen

Schreiben Sie Ihren Firmennamen, den Namen Ihrer Abteilung oder Ihre Jobbezeichnung in die Mitte, schreiben Sie ihn etwas dicker als das, was noch kommt, und kreisen Sie diesen Namen ein.

Welche Oberthemen sind bei Ihnen wichtig?

Notieren Sie im Kreis um diesen zentralen Ordner herum all die Oberthemen von Dateien, die bei Ihnen anfallen, z. B. Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner, Personal, Strategie, Technik und Vertrieb wie in diesem Beispiel. Kreisen Sie auch diese Begriffe wieder ein und verbinden Sie sie mit dem zentralen Ordner.
Denken Sie bei diesen Begriffen aber nicht an Ihre bisherige Struktur, sonst landen Sie wieder beim alten Ergebnis.

datei-ablagestruktur-durchdacht-waehlen-lohnt
Die Mindmap für die Datei-Ablagestruktur hat schon ihre ersten Strukturzweige.

Gliedern Sie die Oberthemen

Nun gliedern Sie diese Oberthemen auf, indem Sie um die Themen herum all jene Dateigruppen schreiben, die dazugehören, beim Thema Kunden z. B. Handelskunden und Industriekunden. Diese Begriffe umkreisen Sie wieder und verbinden Sie mit dem dazugehörigen Hauptbegriff (in unserem Beispiel „Kunden“).

Gliedern Sie die Unterthemen

Bleiben wir beim Beispiel Kunden. Gliedern Sie nun die Unterthemen auf, indem Sie z. B. die einzelnen Kundinnen und Kunden aufzählen. Auch diese sollten umkringelt und mit dem jeweilig dazugehörenden Ordner mit einem Strich verbunden werden.

Was fehlt noch?

Gehen Sie nun Ihre alte Ablage-Struktur durch und schauen Sie nach: Was haben Sie noch nicht in Ihre Mindmap eingetragen? Was muss noch untergebracht werden und wo könnte es am besten hin? Schreiben Sie es an den passenden Ort, umkreisen Sie es und verbinden Sie es mit dem passenden übergeordneten Ordner.

Wie sieht die perfekte Ablagestruktur für Dateien aus?

Jedes Unternehmen braucht seine eigene Ablagestruktur, und die, die bei dem einen perfekt funktioniert, kann bei dem anderen schon für Chaos sorgen. Aber ein paar grundlegende Regeln und Tipps verrate ich Ihnen hier.

datei-ablagestruktur-fuer-mehr-effizienz
Mit der sinnvoll strukturierten Datei-Ablage gibt’s auch bei zwei Monitoren kein Chaos mehr.

So nutzen Sie die Mindmap digital

Wenn Ihnen Papier, Whiteboard & Co. nicht so recht liegen, dann können Sie auch die Mindmap digital erstellen. Es gibt mittlerweile zahlreiche sehr gute Programme und Apps, mit denen Sie eine vielschichtige Struktur für Ihre Dateiablage übersichtlich und verständlich festlegen können.
Ein Vorteil hat dies: Sie können Ihre neue Struktur auf digitalem Weg auch mit Kolleginnen und Kollegen in der Firma, in den Dependancen, mit den Freiberuflerinnen und denen auf häufiger Dienstfahrt ganz leicht teilen, gegenseitig Anregungen und Tipps austauschen und Ihre neue Struktur auf diesem Weg optimieren.

Und wie steht’s um Ihre E-Mail-Ablage?

Mehr Tipps rund um Ihren Computer finden Sie in meinem kostenlosen E-Book „eKaizen. Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer“.
Und wenn Sie Ihre E-Mail-Ablage ganz genauso in den Griff bekommen möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade“. Darin gebe ich Ihnen praxiserprobte Tipps, mit denen Sie in Zukunft Ihren digitalen Posteingang gekonnt in den Griff bekommen.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: