Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!



OneNote ist das unbekannteste und am meisten unterschätzte Office-Programm von Microsoft! Gerade wenn unterschiedliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig auf Informationen zugreifen müssen, bietet das Programm eine einfache Lösung, um Aufgaben, Notizen, Ideen, Fotos, Skizzen, Protokolle in einer übersichtlichen Struktur zu speichern. Sollten Sie noch nicht mit OneNote arbeiten, hilft Ihnen das folgende OneNote-Tutorial beim Erstellen Ihrer eigenen Wissensdatenbank.

 

Die Arbeit mit OneNote hat viele Vorteile:

  • Die Dateien werden automatisch synchronisiert. Jeder, der zugreift, ist also auf dem aktuellen Stand.
  • Sie können hier viele Arten von Informationen sammeln: Texte, Bilder, Audioaufnahmen, Videos und anderes mehr.
  • Sie können von unterwegs per Tablet oder Smartphone auf Ihre Notizen zugreifen, diese aktualisieren sowie neue Notizen anlegen.
  • Verschiedene Informationen lassen sich übersichtlich organisieren.

 

OneNote-Tutorial Schritt 1: Sinnvolle Struktur entwickeln

Bevor Sie ein Notizbuch anlegen und mit Inhalten füllen, empfehlen wir Ihnen, über die Struktur der Inhalte nachzudenken. Überlegen Sie sich, in welchen Bereichen Sie OneNote einsetzen möchten.

Auf dem Foto sehen Sie die Mindmap unserer Mitarbeiterin. Sie hat sich im beruflichen Bereich für die folgenden Notizbücher entschieden:

  • Projekte
  • Termine
  • Personal
  • Vertrieb
  • Meetings
  • Wissen
  • Team

Eine Notiz von Ihnen in OneNote – und alle, die am Notizbuch arbeiten sind up to date! Klick um zu Tweeten

 

OneNote-Tutorial Schritt 2: Notizbücher, Abschnitte und Seiten anlegen

Die einzelnen Notizbücher lassen sich nun übersichtlich organisieren:

  • Notizbücher (1): Für die Bereiche „Projekte”, „Termine”, „Personal” usw. legen Sie jeweils unterschiedliche Notizbücher an.
  • Abschnitte (2): Jedes Notizbuch hat mehrere Abschnitte. Alle wichtigen Informationen, auf die Sie per OneNote zugreifen wollen, können Sie beispielsweise in einem Abschnitt „Wichtige Infos” ablegen. Weitere Abschnitte könnten „Checklisten” oder „Ablaufbeschreibungen” heißen.
  • Seiten (3): Innerhalb des Abschnitts fügen Sie dann Seite für Seite die wichtigen Informationen ein, z. B. indem Sie Seiten für die Themen „Zuständigkeiten”, „Kostenstellenplan”, „Telefonliste” etc. anlegen.

 

In einer Schritt-für-Schritt-Anleitung haben wir für Einsteiger hier nochmals zusammengefasst, wie ein neues Notizbuch angelegt wird:

einsteiger-tipp_onenote-anleitung

 

Falls Sie bereits mit OneNote arbeiten, finden Sie hier eine Aufstellung der besten OneNote-Funktionen für die effiziente Nutzung:

fortgeschrittenen-tipp_onenote-funktionen

OneNote-Tutorial Schritt 3: Material sammeln

Nun können Sie loslegen und Ihre Materialien für sich und Ihr Team speichern. Beispiele für Themen, die sich mit OneNote organisieren lassen, sind:

  • Projekte
  • Veranstaltungsvorbereitung
  • Personalgespräche
  • Organigramm
  • Terminpläne
  • Besprechungsprotokolle
  • Urlaubskalender
  • Planung Geschäftsreisen
  • E-Mail-Spielregeln
  • Arbeitsplatzspielregeln
  • Servicestandards
  • Spielregeln Firmenwagen
  • Wichtige Adressen
  • und noch vieles mehr...

Sie suchen weitere Einsatzgebiete für OneNote? Hier finden Sie unser kostenloses eBook "20 OneNote Anwendungsbeispiele für Beruf und Privatbereich".

 

Extra-Tipp

In OneNote lassen sich nicht nur Informationen sammeln. Auch für die Darstellung und Organisation von Arbeitsabläufen ist OneNote optimal geeignet. Ich nutze OneNote beispielsweise für die Erstellung unserer Blogbeiträge.

  • Abschnitt 1 - „In Bearbeitung”: Hier lege ich die Texte ab, an denen ich gerade arbeite. Sind sie fertig bearbeitet, wandern sie in Abschnitt 2.
  • Abschnitt 2 - „Rechtschreibekorrektur”: Hier liegen alle Texte, die vor der Veröffentlichung noch einmal Korrektur gelesen werden sollen. Ist das geschehen, wandert der Artikel in Abschnitt 3.
  • Abschnitt 3 - „Online”: Hier liegen alle Artikel, die bereits online sind.

Und Sie?

Wie setzen Sie OneNote effektiv und wirksam ein? Schreiben Sie uns von Ihren Erfahrungen!

Wie geht es weiter?

Wir hoffen, dass Ihnen unser OneNote-Tutorial bei den ersten Schritten geholfen hat. Weil OneNote ein sehr mächtiges Werkzeug mit tollen Funktionen ist, haben wir noch weitere Blogbeiträge zu diesem Thema geschrieben. Vielleicht ist ja ein Thema dabei, das Sie interessiert:



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14 Kommentare
  • Vielen Dank für den Beitrag. Ich nutze OneNote schon auf meinem Laptop. Wie kann ich das nun auch auf dem Handy anzeigen (habe ein iPhone)? Würde mich über eine Rückmeldung freuen.

    Vielen Grüße

    Stephan

    • Hallo Stephan,

      um OneNote Notizbücher auf dem iPhone zu öffnen brauchst du 2 Dinge:
      (1) Die kostenlose OneNote App auf dem iPhone (gibt es im App Store)
      (2) Einen kostenlosen Microsoft-Account um beide Geräte zu verbinden (das ist einfach eine E-Mail-Adresse und ein Passwort). Bekommst du z.B. unter http://www.outlook.com, falls du noch keinen Microsoft-Account hast. Eine Alternative ist ein Office365-Abo.

      Bei dem kostenlosen Microsoft-Account sind 5GB Speicherplatz für den Cloudspeicher OneDrive enthalten (beim Office 365-Abo ist natürlich noch deutlich mehr Speicher enthalten).

      OneNote-Notizbücher, die du auch auf dem Smartphone öffnen willst, müssen auf OneDrive gespeichert sein. Dazu sowohl bei OneNote auf dem Laptop wie auch auf dem iPhone mit dem Microsoft-Konto anmelden. Dann auf einem Gerät das neue Notizbuch anlegen (Speicherplatz OneDrive). Auf dem anderen kann man es dann ganz einfach ebenfalls öffnen. Alle Inhalte werden nun automatisch auf beiden Geräten synchronisiert.

      Hat dir das geholfen? Melde dich einfach nochmal, falls du noch Fragen hast.

      Herzliche Grüße aus Giengen

      Marcel Miller

  • […] Sie sammeln alle Notizen an einem Platz! Und das Beste: Durch das Programm haben Sie die Informationen so gespeichert, dass Sie vom Handy, Tablet oder von Ihrem PC zuhause darauf zurückgreifen können! Wenn Sie mehr über OneNote erfahren wollen, lesen Sie meinen Blogbeitrag „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr… […]

  • […] Wenn Sie OneNote für Ihre digitale Ablage einsetzen, können Sie die Telefonnotizen auch einfach den verschiedenen Vorgängen und Projekten zuordnen und so für noch mehr digitale Ordnung sorgen. Ziehen Sie dafür die Telefonnotiz mit der linken Maustaste auf OneNote und die entsprechende Seite. Schon haben Sie eine Verlinkung zwischen den Elementen hergestellt. Wenn Sie sich noch nicht mit OneNote beschäftigt haben, finden Sie in meinem Blogbeitrag „OneNote for Business – Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“ 10 Gründe, warum Sie OneNote einsetzen sollten. Eine kurze Einführung in OneNote zum schnellen Start erhalten Sie in meinem Blogbeitrag „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Te…“ […]

  • Vielen Dank für den Beitrag. Das sind ganz wunderbare Vorschläge. Gibt es eine Art Beispiel-Datenbank die man sich irgendwo ansehen kann?

    Wir testen momentan Evernote und OneNote um Beides auszuprobieren und uns dann für eines zu entscheiden. Es fällt uns noch sehr schwer. In Evernote hat man alles so schnell erfasst, die mobile Version ist viiiel besser als die von OneNote und auch sonst hat es einige Vorteile. Dafür hat OneNote diese tolle Strukturfunktion Notizbuch-Bereiche-Seite, da gibt es bei Evernote nur Ordner um Notizen zu sammeln und Tags. OneNote hat wiederum die Anbindung an Outlook und andere OfficeProgramme. Wie sind Ihre Erfahrungen mit beiden Programmen? Sie haben sich ja für OneNote entschieden, aber war Evernote überhaupt eine Option? Warum? Haben Sie andere Kundenbeispiele? Hierüber wäre vielleicht auch mal ein Artikel interessant…

    Danke und viele Grüße

    Daniela

    • Herzlichen Dank für Ihren Kommentar. Im Folgenden einfach ein paar Gedanken, die ich zu Ihrem Kommentar hatte:

      OneNote und Evernote sind beides ausgereifte und gute Programme. Sowohl OneNote als auch Evernote sind für Windows und das Apple-Betriebssystem verfügbar. Auch für alle gängigen Smartphones und Tablets (Android-Geräte, Windows-Phone, iPad, iPhone,…) gibt es von beiden Systemen ausgereifte kostenlose Apps um auf die Informationen zuzugreifen. Bei Apple hat bisher Evernote eher die Nase vorne. Bei Windows ist OneNote die umfangreichere Version, da auch eine enge Integration zum restlichen Office Paket besteht.

      OneNote ist nach dem Kauf des Office-Pakets komplett kostenlos. Bei Evernote ist nur die Grundversion kostenlos. Wenn man mehr Funktionen nutzen will kostet das eine jährliche Gebühr.
      Ein Hauptunterschied aus meiner Sicht liegt am Speicherort. Evernote ist als reiner Online-Dienst nur für die Speicherung in der Cloud ausgelegt. In Unternehmen ist aufgrund von Datenschutzfragen die Speicherung in der Cloud häufig nicht erlaubt. OneNote kann seine Daten zwar auch in der Cloud speichern. Man kann OneNote aber auch komplett auf der lokalen Festplatte oder im Firmennetzwerk (Fileserver oder SharePoint) nutzen ohne die Daten im Internet zu speichern.

      Microsoft OneNote hat aus meiner Sicht im beruflichen Einsatz einige Stärken gegenüber Evernote:
      – OneNote ist auf fast jeden Büro-Rechner über das Office-Paket bereits installiert und erzeugt keine Zusatzkosten
      – OneNote hat das gewohnte „look & feel“ der Office-Programme und ist für die meisten Menschen im Büro intuitiv und leicht bedienbar
      – OneNote ist in die anderen Office-Programme integriert z.B. in Outlook ist die Verknüpfung von Aufgaben mit OneNote sehr hilfreich
      – OneNote hat eine tolle Unterstützung von digitalen Stiften inkl. Umwandlung der Handschrift in Maschinenschrift (z.B. Surface mit Stylus)
      – OneNote hat deutlich mehr kostenloser Speicherplatz in der Cloud als Evernote

      Wenn Sie im Büro mit einem Windows PC arbeiten, dann empfehle ich Ihnen die Software OneNote aufgrund des höheren Funktionsumfangs und der Möglichkeit der Speicherung im Firmennetzwerk.

      Kundenbeispiele oder eine Beispiel-Datenbank sind natürlich über diesen Kommentar nicht so einfach. Wenn Sie sich für OneNote stärker interessieren, wäre möglicherweise das folgende Seminar für Sie interessant (dort können Sie das Programm inkl. Praxisbeispiele super kennen lernen):
      http://www.tempus.de/akademie/oeffentliche-seminare/prozessmanagement/seminar/81.html

      Ich hoffe meine Gedanken helfen Ihnen für Ihre Entscheidung.

      Herzliche Grüße aus Giengen
      Marcel Miller


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