OneNote ist das unbekannteste und am meisten unterschätzte Office-Programm von Microsoft! Gerade wenn unterschiedliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig auf Informationen zugreifen müssen, bietet das Programm eine einfache Lösung, um Aufgaben, Notizen, Ideen, Fotos, Skizzen, Protokolle in einer übersichtlichen Struktur zu speichern. Sollten Sie noch nicht mit OneNote arbeiten, hilft Ihnen das folgende OneNote-Tutorial beim Erstellen Ihrer eigenen Wissensdatenbank.
Die Arbeit mit OneNote hat viele Vorteile:
- Die Dateien werden automatisch synchronisiert. Jeder, der zugreift, ist also auf dem aktuellen Stand.
- Sie können hier viele Arten von Informationen sammeln: Texte, Bilder, Audioaufnahmen, Videos und anderes mehr.
- Sie können von unterwegs per Tablet oder Smartphone auf Ihre Notizen zugreifen, diese aktualisieren sowie neue Notizen anlegen.
- Verschiedene Informationen lassen sich übersichtlich organisieren.
OneNote-Tutorial Schritt 1: Sinnvolle Struktur entwickeln
Bevor Sie ein Notizbuch anlegen und mit Inhalten füllen, empfehlen wir Ihnen, über die Struktur der Inhalte nachzudenken. Überlegen Sie sich, in welchen Bereichen Sie OneNote einsetzen möchten.
Auf dem Foto sehen Sie die Mindmap unserer Mitarbeiterin. Sie hat sich im beruflichen Bereich für die folgenden Notizbücher entschieden:
- Projekte
- Termine
- Personal
- Vertrieb
- Meetings
- Wissen
- Team
OneNote-Tutorial Schritt 2: Notizbücher, Abschnitte und Seiten anlegen
Die einzelnen Notizbücher lassen sich nun übersichtlich organisieren:
- Notizbücher (1): Für die Bereiche „Projekte”, „Termine”, „Personal” usw. legen Sie jeweils unterschiedliche Notizbücher an.
- Abschnitte (2): Jedes Notizbuch hat mehrere Abschnitte. Alle wichtigen Informationen, auf die Sie per OneNote zugreifen wollen, können Sie beispielsweise in einem Abschnitt „Wichtige Infos” ablegen. Weitere Abschnitte könnten „Checklisten” oder „Ablaufbeschreibungen” heißen.
- Seiten (3): Innerhalb des Abschnitts fügen Sie dann Seite für Seite die wichtigen Informationen ein, z. B. indem Sie Seiten für die Themen „Zuständigkeiten”, „Kostenstellenplan”, „Telefonliste” etc. anlegen.
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass OneNote das unbekannteste Office-Programm von Microsoft ist. Gleichzeitig sind wir überzeugt, dass OneNote jedem Menschen das Leben unendlich erleichtern kann. Um die tollen Möglichkeiten von OneNote bekannter zu machen, haben wir all unser Wissen in ein eBook gepackt.
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OneNote-Tutorial Schritt 3: Material sammeln
Nun können Sie loslegen und Ihre Materialien für sich und Ihr Team speichern. Beispiele für Themen, die sich mit OneNote organisieren lassen, sind:
- Projekte
- Veranstaltungsvorbereitung
- Personalgespräche
- Organigramm
- Terminpläne
- Besprechungsprotokolle
- Urlaubskalender
- Planung Geschäftsreisen
- E-Mail-Spielregeln
- Arbeitsplatzspielregeln
- Servicestandards
- Spielregeln Firmenwagen
- Wichtige Adressen
- und noch vieles mehr…
Extra-Tipp
In OneNote lassen sich nicht nur Informationen sammeln. Auch für die Darstellung und Organisation von Arbeitsabläufen ist OneNote optimal geeignet. Ich nutze OneNote beispielsweise für die Erstellung unserer Blogbeiträge.
- Abschnitt 1 – „In Bearbeitung”: Hier lege ich die Texte ab, an denen ich gerade arbeite. Sind sie fertig bearbeitet, wandern sie in Abschnitt 2.
- Abschnitt 2 – „Rechtschreibekorrektur”: Hier liegen alle Texte, die vor der Veröffentlichung noch einmal Korrektur gelesen werden sollen. Ist das geschehen, wandert der Artikel in Abschnitt 3.
- Abschnitt 3 – „Online”: Hier liegen alle Artikel, die bereits online sind.
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