Darum ermöglicht Ihnen die Darstellung von Prozessen zu mehr Klarheit



„Darstellung von Prozessen” – klingt das für Sie nach zeitlichem Mehraufwand, den man sich doch bitte sparen kann? Dann überzeuge ich Sie heute vom Gegenteil, denn wenn Prozesse richtig dargestellt werden, sparen Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden viel Zeit und Mühe: Missverständnisse, unnötiges Nachfragen, gar Pannen entfallen und alle können sich auf das gemeinsame Ziel fokussieren. Egal, ob es um Posteingang, Pakettransport oder Reklamationen geht – Prozesse darzustellen ist ein smarter Weg der Kommunikation. Ganze Vorgänge sind so auf einen Blick zu erfassen, und seien Sie noch so komplex. Hier zeige ich Ihnen, wie das gelingt.

Prozesse finden überall statt

Ein Prozess ist, ganz allgemein gesagt, der zeitliche und logische Ablauf von Arbeitsschritten und eingesetzten Mitteln, um ein vorher definiertes Ziel zu erreichen. Es gibt zwei Arten von Prozessen:

  • Kontinuierliche Prozesse, die ohne Unterbrechung verlaufen, zum Beispiel die Erzeugung von Strom.
  • Diskontinuierliche Prozesse, die an bestimmte Stoffmengen gebunden sind, zum Beispiel das Herstellen von Backwaren.

Prozesse finden überall dort statt, wo ein bestimmtes Ergebnis erreicht werden soll. Größere Prozesse werden in Teilprozesse gegliedert.

prozesse-verschiedene-farben-linien
Das hilft Ihnen: Prozesse mit verschiedenen Farben und Linien dargestellt.

In jedem Unternehmen gibt es Abläufe, die als Prozesse zu sehen sind und entsprechend dargestellt werden können:

Bevor Sie einen Prozess darstellen, ist ein wenig Vorarbeit nötig:
Was Sie bei der Darstellung von Prozessen beachten müssen
Hier einige Fragen, die sich bewährt haben, ehe Sie das Grafikprogramm Ihrer Wahl einsetzen:

  • 1.Für wen soll der Prozess dargestellt werden? Hier ein kleines Beispiel:
    Transportunternehmen bieten ihren Kunden ein „Tracking“ ihrer Lieferung an. Das heißt, Absender und Empfänger können im Internet jederzeit sehen, an welcher Stelle des Auslieferungsprozesses sich das Paket befindet. Hier sind nicht die vielen Einzelschritte innerhalb einer Station interessant, sondern nur die großen Schritte des Prozesses.
    Intern sieht es natürlich anders aus. Die Mitarbeiter des Transportunternehmens sehen den Prozess von der Annahme der Sendung bis hin zur Auslieferung in kleinen Schritten vor sich. Je nachdem, ob sie im Verteilzentrum oder zum Beispiel als Auslieferer tätig sind.
  • 2.Welche Bedingungen sind erforderlich, um den Prozess erfolgreich zu absolvieren?
    Zum Beispiel muss die Software reibungslos funktionieren. Der Paketdienstleister braucht außerdem genügend Personal und einsatzfähige Fahrzeuge.
  • 3.Wie fließen die Informationen zwischen den einzelnen Stationen?
    Damit der Prozess funktioniert, müssen Mitteilungen über den Stand des jeweiligen Arbeitsschrittes erfolgen.
  • 4.Welche Ereignisse innerhalb und außerhalb beeinflussen den Prozess?
    Der Paketdienstleister wird zum Beispiel Wetter- und Verkehrsbedingungen mit einbeziehen und auch die Anzahl der verfügbaren Fahrzeuge sowie die Länge der Strecke, die zurückzulegen ist.
  • 5.Welches Ergebnis soll erzielt werden?
    Für den Kunden ist der Prozess erfolgreich beendet, wenn der Empfänger die Lieferung empfangen hat. Für den Paketdienstleister ist der Prozess erst beendet, wenn die Lieferung intern ausgewertet wurde. Es geht also immer darum, je nach Zweck der Darstellung das Wesentliche herauszufiltern.

darstellung-prozesse-komplexe-ablaeufe
Darstellung von Prozessen: Komplexe Abläufe auf einen Blick überschauen.

Die Darstellung von Prozessen: Einfach visualisieren

Um Prozesse darzustellen, gibt es heute praktische und zum Teil sogar kostenlose Software, wie zum Beispiel Inkscape. Sie können jedoch auch einfach Ihr Wordprogramm öffnen und die Funktion „Smart Art“ nutzen: Hier eine Anleitung:

  • 1. Öffnen Sie ein neues Dokument.
  • 2.Gehen Sie auf „Einfügen“.
  • 3.Öffnen Sie „Smart Art“ im Abschnitt „Illustrationen“.
  • 4.Gehen Sie im linken Feld auf den Link „Prozesse“.
  • 5.Beschriften Sie die Felder, indem Sie einen Doppelklick setzen.
  • 6.Um ein neues Feld hinzuzufügen, setzen Sie auf das benachbarte Feld einem Rechtsklick und wählen dann „Form hinzufügen“.

Doch Software ist nicht unbedingt erforderlich. Sie können auch ein Plakat anfertigen, ein Whiteboard nutzen oder eine kleine „Merkhilfe für den Schreibtisch” anfertigen.
Hier sehen Sie ein einfaches Beispiel dafür, wie sich ein Prozess darstellen lässt:

darstellung-prozesse-bsp-posteingang
Darstellung von Prozessen am Beispiel Posteingang.

Prozesse darzustellen, lohnt sich für alle Beteiligten, weil komplexe Abläufe auf einen Blick überschaubar werden. Diese Darstellung trägt wesentlich zu klarer Kommunikation und damit zum Erfolg der Abläufe bei.

Tipp: Es kommt darauf an, das Wesentliche herauszuarbeiten und mit verschiedenen Farben, Formen und Linienarten anschaulich zu machen. Mehr dazu lesen Sie in meinem Beitrag So machen Sie sich ein Bild.

Übrigens: Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Getreu dem Wesen von Kaizen lassen sie sich ständig verbessern.

Wenn Sie herausfinden wollen, wo sich in Ihrem Unternehmen das Potential für verbesserte Prozesse verbirgt, dann empfehle ich Ihnen unseren Einsparungsrechner. Er steht im Downloadcenter kostenlos für Sie bereit.

einsparungsrechner-wie-viel-potenzial

Und Sie?

Visualisieren Sie Prozesse in Ihrem Büro? Wie hat Ihnen die Darstellung von Prozessen geholfen? Schreiben Sie uns!




Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: