Damit die Statik nicht wackelt: Der effiziente Umgang mit der Ablageschale



Als Kind war Türme bauen mit Bauklötzen ein Riesenspaß. Auch als Erwachsene spielen wir das Spiel noch gerne – nur nehmen wir statt Holzklötzen Ablageschalen. Das Ergebnis ist ungefähr dasselbe: Am Anfang macht es Freude, bis sich ein mulmiges Gefühl einschleicht. Nämlich dann, wenn die Statik wackelig wird. Bei den Ablageschalen ist das spätestens der Fall, wenn man realisiert, dass man Konstruktion und Inhalt nicht mehr überblickt. Doch eine klare Struktur hilft.

Tipp Nr. 1: Die Ablageschale ist keine Schale für die Ablage

Zugegeben: Der Name Ablageschale ist irreführend. Denn Ablageschalen machen nur Sinn, wenn sie Teil eines laufenden Prozesses sind. Für die Dokumentablage sind sie denkbar ungeeignet. Ablageschalen gehören auch nicht auf den Schreibtisch, sondern in den Schrank. Auf dem Schreibtisch liegt nur das Projekt an dem Sie gerade arbeiten. In der Ablageschale sammeln Sie dagegen die Unterlagen, die Ihnen für den laufenden Prozess zugehen, um sie anschließend am richtigen Ort abzulegen – daher der Name Ablageschale. Sie ist die Schnittstelle für alles, was Ihnen jemand geben möchte.

Ablageschale ist keine Schale zur Ablage
Die Ablageschale ist die Schnittstelle für alles, was Ihnen jemand geben möchte.

Tipp Nr. 2: Begrenzen Sie die Menge

Damit die Ablageschale nicht zum Aktenfriedhof wird, sollten Sie die Menge begrenzen. Sonst werden aus einer Ablageschale schnell acht oder zehn. Wie viele Ablageschalen Sinn machen, ist abhängig vom Prozess. Eine Ablageschale kann als Posteingangsschale genutzt werden oder als Teil eines größeren Informationssystems.

Tipp Nr. 3: Die Ablageschale als Posteingang

Als Posteingang hat die Ablageschale dieselbe Funktion wie Ihr Briefkasten zu Hause. Sie ist die definierte Schnittstelle zwischen Ihnen und Ihren Kollegen. In der Posteingangsschale werden nicht nur Briefe sondern alles gesammelt, was Ihnen jemand geben möchte.

Lassen Sie die Ablageschale nicht zum Aktenfriedhof werden! Klick um zu Tweeten

So gehen Sie vor:

  • Arbeiten Sie nur mit einer Schale
  • Beschriften Sie die Schale mit Ihrem Namen und Ihrer Abteilung. Dies erleichtert Ihren Kollegen die Orientierung
  • Sichten Sie den Posteingang mindestens einmal am Tag
  • Was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie sofort. Die anderen Unterlagen legen Sie am richtigen Ort ab: Papierkorb, Lesestapel, Wiedervorlage oder Zwischenablage.

Vereinbaren Sie Regeln:

  • Wenn jemand ein Dokument für Sie hat, wird es in die Posteingangsschale gelegt und nicht daneben oder auf den Stuhl
  • Als Spielregel für die Durchlaufzeit können Sie beispielsweise 48 Stunden vereinbaren. Innerhalb dieser Zeit sollte der Vorgang bearbeitet sein, oder zumindest ein Zwischenbescheid erfolgen.

Eine detaillierte Anleitung für den effizienten Posteingang finden Sie in unserem Blogbeitrag „6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale”.

Tipp Nr. 4: Die Ablageschale als Teil eines Informationssystems

Eine intelligente Ablagestatik kann nicht nur Suchzeiten reduzieren, sondern auch eine Informationsfunktion ausüben. Bei tempus-Consulting gibt es eine zentral geführte Ablage für Angebote, die erstellt wurden. Es stehen fünf Ablagetürmchen nebeneinander. Jedes Türmchen steht für eine Kalenderwoche. Jedes Ablagetürmchen besteht wiederum aus fünf übereinander gestellten Ablageschalen. Jede Schale ist für einen Wochentag reserviert. Wurde zum Beispiel am Dienstag in der KW 37 ein Angebot erstellt, kommt die Hülle mit dem Angebot und den Gesprächsnotizen in die Dienstag-Schale der KW 38, denn an diesem Tag wird nachgefragt, ob der Auftrag zustande kommt.

So vermeiden Sie Verwirrung:

Jeder Kollege nutzt unterschiedlich gefärbte Klarsichthüllen, in die er seine Unterlagen legt: Der Mitarbeiter, der die Beratungsanfragen bearbeitet, hat zum Beispiel grüne Klarsichthüllen. Seine Kollegin, die sich um die Vortragsanfragen kümmert, hat durchsichtige Klarsichthüllen. Jetzt können beide ihre Unterlagen in die gleiche Ablageschale legen, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass etwas durcheinander kommt.

Ablageschale als Teil eines Informationssystems
Markieren Sie Zuordnungen durch verschiedenfarbige Sichthüllen in Ablageschalen.

Tipp Nr. 5: Klare Beschriftung vermeidet Verwirrung

Egal, ob Sie die Ablageschale als Posteingang oder als Teil eines Informationssystems nutzen: Ohne klare Beschriftung keine Orientierung. Verzichten Sie auf vage Formulierungen wie „Wichtig”, „Eilig”, „Sonstiges” oder „Nachhaken”. Geben Sie Ihrer Ablageschale eine klare Funktionszuweisung, zum Beispiel mit Name und Abteilung oder mit Prozess und Vorgang.

Der effiziente Umgang mit der Ablageschale – was der Tipp bewirkt:

  • Sie werden nicht abgelenkt durch Unterlagen, die nicht zu dem Vorgang gehören, den Sie aktuell bearbeiten
  • Ihr Schreibtisch wird dauerhaft leer sein. Sie können konzentriert einen Vorgang nach dem anderen bearbeiten, ohne ständig aufräumen zu müssen.

Tipp zum Umgang mit Ablageschalen
Schaffen Sie mit Ablageschalen dauerhaft einen leeren Schreibtisch.

Extra-Tipp

In unserem Download-Center finden Sie weitere Tipps zu Ablage- und Büro-Organisation. Unter anderem erhalten Sie dort die Vorlage für die Beschriftung einer Posteingangsschale.

Und Sie?

Haben Sie Fragen und Anregungen zum effizienten Umgang mit der Ablageschale? Schreiben Sie mir an blog@büro-kaizen.de! Ich antworte Ihnen gerne.





Schlagwörter:


Das könnte Sie auch interessieren...
1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.