Hör mal, wer da spricht – Acht Tipps, mit denen Sie clever telefonieren



Unterwegs mit dem Handy, zuhause oder im Büro – wir befinden uns den ganzen Tag in der Nähe eines Telefons. Also: Telefonieren – nichts leichter als das! Das könnte man meinen, doch in der letzten Zeit scheint das Telefon zugunsten von WhatsApp, SMS und E-Mail seltener genutzt zu werden. Dabei ist es immer noch ein tolles Kommunikationsmittel. Lesen Sie meine acht Tipps und erfahren Sie, wie Sie clever telefonieren!

Was ist das Problem

Anrufe werden oft als Störfaktor empfunden. Während ich bei einer E-Mail entscheiden kann, wann ich wie reagiere, geschieht der Anruf in Echtzeit: Unterlagen müssen schnell gefunden werden, es muss sich etwas notiert werden und manchmal werden Telefonate zu echten Zeitfressern. Dennoch bleibt das Telefon ein entscheidender Weg zu kommunizieren, den es clever zu nutzen gilt.

Einfach clever telefonieren
Allen cleveren Möglichkeiten zum Trotz: Das Telefon bleibt ein wichtiger Kommunikationskanal.

So funktioniert es

Clever telefonieren Tipp Nr. 1: Bitte lächeln!

Empfinden Sie einen eingehenden Anruf als Störung, spürt der Anrufer das und fühlt sich mit seinem Anruf möglicherweise nicht ernstgenommen! Kleben Sie sich darum eine kleine Erinnerung auf Ihr Telefon: Bitte lächeln! Manchmal kann es sogar clever sein, einen kleinen Spiegel über den Telefon anzubringen.

Ein Spiegel ist clever
Seien Sie clever – ein Spiegel über dem Telefon erinnert daran zu lächeln.

Auch wenn der Gesprächspartner Sie am Telefon nicht sieht, er kann Ihr Lächeln hören!

Clever telefonieren Tipp Nr. 2: Nutzen Sie ein Headset!

Halten Sie die Hände frei, damit Sie sich etwas notieren oder etwas suchen können, ohne umständlich den Hörer zwischen Schulter und Ohr klemmen zu müssen.

Clever telefonieren mit Headset
Arbeiten Sie clever mit einem Headset.

So ist es möglich, im Raum nach der gesuchten Unterlage zu greifen oder eine Faxnummer einzugeben .

Clever telefonieren Tipp Nr. 3: Verwenden Sie eine Sanduhr!

Manche Telefonate sind wahre Zeitfresser, darum kann es clever sein, eine kleine Sanduhr neben das Telefon zu stellen. So wird sichtbar, wie die Zeit vergeht.

Eine Sanduhr ist clever
Eine Sanduhr als clevere Erinnerung, sich nicht zu verzetteln.

Clever telefonieren Tipp Nr. 4: Arbeiten Sie mit Telefonnotizen!

Schreiben Sie Rückrufnummern und Gesprächsinhalte nicht auf die Schreibunterlage, nutzen Sie lieber einen A4 Schreibblock für Ihre Telefonnotizen. Notieren Sie sich auch den nächsten Handlungsschritt, wie z.B. den Rückruftermin. Die Notizen können Sie nun zum zugehörigen Vorgang ablegen – bei Schreibunterlagen oder Post-It's geht das nicht.

Telefonnotizen schreiben ist clever
Seien Sie clever: Machen Sie Telefonnotizen auf einen Block statt auf einer Schreibtischunterlage.

Clever telefonieren Tipp Nr. 5: Klären Sie den Vertretungsfall!

Ist der gewünschte Gesprächspartner nicht erreichbar, legt der Mitarbeiter, der das Gespräch entgegennimmt, eine Telefonnotiz an. Auch hier sollte es einen Hinweis geben: „Rückruf bis spätestens …” die Absprache sollte sein: auch wenn die Antwort noch nicht parat ist, so muss man spätestens zu diesem Zeitpunkt einen Zwischenbescheid geben.

Clever telefonieren Tipp Nr. 6: Telefonnummern im Sichtbuch

Die wichtigsten Nummern, z.B. der internen oder externen Zulieferer gehören in ein Sichtbuch. Sie vermeiden so die beliebten Zettel mit Rückrufnummern auf dem Bildschirm oder der Schreibunterlage.

Sichtbuch nutzen ist clever
In einem Sichtbuch werden die wichtigsten Rufnummern clever abgeheftet.

Clever telefonieren Tipp Nr. 7: Leiten Sie den Anrufbeantworter auf Ihr E-Mails Postfach um!

Viele Router sind so clever programmiert, dass sich der Anrufbeantworter so einrichten lässt, dass die Sprachnachricht auf das E-Mailpostfach weitergeleitet werden kann. Wenn Sie viel unterwegs sind, erfahren Sie von neuen Nachrichten nicht erst, wenn Sie wieder ins Büro kommen, sondern auch unterwegs. Wie genau das geht, erfahren Sie hier:
Die lange Leitung: Wie sich die Arbeit mit Fax und AB vereinfachen lässt

Router clever nutzen
Sie können den Router clever nutzen, um AB-Nachrichten weiterzuleiten.

Clever telefonieren Tipp Nr. 8: Motivieren Sie sich!

Auf den Schreibtischen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für telefonische Verkaufsgespräche zuständig sind, steht ein kleines Kärtchen und ein Zylinder mit Perlen. Nach jedem Telefonat wird ein „Telefonbällchen” in den Glaszylinder geworfen. Eine rote Perle wird eingeworfen bei einem Gespräch ohne inhaltliche Substanz. Eine gelbe Perle kommt in den Zylinder, wenn mit einem Kunden persönlich über das Thema – z.B. ein Seminar oder eine Beratungsanfrage – gesprochen werden konnte. Eine grüne Perle darf in den Glaszylinder geworfen werden, wenn ein Kauf zustande kam. Clever für die eigene Motivation, oder?

Clevere Spielregeln beim Telefonieren
Motivation für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Clevere Spielregeln für das Telefonieren.

So sehen die Kärtchen bei tempus aus inkl. Erklärungen:

Telefonieren und sich clever motivieren
Clever die eigenen Motivation steigern – hier helfen z.B. die farbigen Bällchen.

Was der Tipp bewirkt

Das Telefon ist ein viel direkteres Kommunikationsmittel als die E-Mail. Clever genutzt, schafft es Kundenbindung und ist ein effektives Tool für den Arbeitsalltag. In vielen Fällen – so z.B. bei kritischen Fragen – ist es sogar besser zu telefonieren. Allein schon der Klang der Stimme lässt weniger Spielraum, zwischen den Zeilen zu lesen, als z.B. im Fall einer E-Mail. Außerdem lassen sich Vorgänge schneller klären und abschließen und landen nicht wie im Fall der E-Mail drei, vier oder mehr Mal in der Wiedervorlage bzw. im Posteingang.

Hör mal, wer da spricht – lass uns mal wieder telefonieren, aber richtig! Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Telefonieren Sie im Stehen. Das ist gut für den Rücken und schafft ein wenig Bewegung in dem doch sehr durch Sitzen geprägten Büroalltag!

Und Sie?

Welche Clever-Tipps unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit mit dem Telefon?



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