Mein Büro, mein Schreibtisch, mein Chaos: Mit Classei Ordnung schaffen



Jeder hat ja so sein ganz eigenes System. Und das Genie beherrscht schließlich das Chaos, nicht wahr? Nur sucht es dabei viel zu lange, bis es endlich das gefunden hat, was es braucht. Wirklich schlau ist das nicht, denn Suchzeiten sind die größten Zeitfresser überhaupt und Unordnung das kuschelige Nest für chaotische Zustände. Ihr eigenes System dürfen Sie natürlich trotzdem pflegen, aber darf ich Ihnen vielleicht einen Tipp für ein besonders übersichtliches geben? Darf ich vorstellen: Classei.

Was ist das Problem

Die meisten Menschen haben ihr eigenes System so verinnerlicht, dass sie nur ungern davon abrü-cken möchten. Dabei fällt oftmals gar nicht auf, dass das System überhaupt keinen Mehrwert lie-fert, sondern lediglich Nährboden für neues Chaos. Wir suchen zu lange und finden erst nach lästi-ger und manchmal nervenaufreibender Suche, wonach wir suchen. Das betrifft nicht nur die Ordnung im Archiv, sondern auch die an unserem Schreibtisch. Dabei sollte vor allem unser direkter Arbeitsplatz or-dentlich sein.

Je besser das Ordnungssystem, umso kürzer die Suchzeit. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Dass Leertischler effizienter arbeiten als Voll-tischler, hatte ich in einem vergangenen Beitrag schon erwähnt. Wer dann noch dafür sorgt, dass auf dem Schreibtisch nur die wichtigsten Unterlagen und Utensilien zu finden sind, schlägt sich voll auf die Gewinnerseite. Ein gutes Wiedervorlagesystem wie Mappei oder Classei sind solche unverzichtbaren Ordnungshelferlein. Letzteres möchte ich Ihnen im Folgenden gerne etwas genauer erläutern.

Mit Classei das Chaos beseitigt
So sieht es mit Classei & Co. nicht mehr aus.

Schritt 1: Kampf der Zettelflut

Einer der größten Stifter von Unordnung am Arbeitsplatz sind eingehende Dokumente. Kennen Sie, oder? Kollege Maier legt die Auftragsbestätigung auf Ihre Tastatur, während die Dame von der Pforte eine Telefonnotiz direkt daneben ablegt. Und dann landet fast unbemerkt auch noch die Mitschrift des letzten Meetings auf Ihrem Tisch. Was entstanden ist, ist bereits jetzt ein kleiner Papierberg. Und wenn Sie nicht aufpassen, nimmt dieser blitzschnell unschöne Ausmaße an. Der erste Schritt wäre es hier, die eingehenden Unterlagen zunächst an einem Platz zu bündeln. Hierfür eignen sich Posteingangsschalen sehr gut, die die Zettel zumindest etwas im Zaum halten. Von hier aus können Sie dann in aller Ruhe weitersortieren, was in die Ablage gehört, was Angele-genheit der Wiedervorlage ist usw. Dinge, die Sie noch bearbeiten müssen, können Sie mit einem Wiedervorlagesystem wie Classei organisieren. Das System besitzt sogenannte Orga-Mappen, in der alle Schriftstücke landen, die in nächster Zeit von Ihnen bearbeitet werden sollten. Diese sind mit übersichtlichen Registern versehen, um eine gute Übersichtlichkeit zu bieten. Der erste Schritt ist damit bereits getan und das Chaos in geordnete Bahnen gelenkt.

Schritt 2: Wichtiges schnell im Blick haben

Warum suchen wir in der Regel so lang? Weil wir meist zwar ungefähr, aber nicht genau wissen, wo wir etwas abgelegt haben. Wenn der Unterlagenstapel zu groß wird, erhöht sich auch die Suchzeit. Classei setzt hier im Grunde genau dort an, wie mein Büro-Kaizen®-Prinzip es tut. Sie kennen vielleicht bereits meinen Tipp zur Begrenzung von Lesestapeln. Der ist im Prinzip ganz ähnlich wie das System von Classei. Die einzelnen Orga-Mappen sind hier dünn und schlank und bieten Platz für die wichtigsten Unterlagen.

Aber auch die Chance, für mehrere Vorgänge mehrere Mappen anzulegen. Nehmen wir als Beispiel die Personalabteilung, ist es sinnvoller, für jeden Mitarbeiter eine eigene Mappe anzulegen, als für alle, deren Nachname mit dem Buchstaben „M“ beginnt einen gemeinsamen Ordner. Zumindest dann, wenn die Organisation nicht komplett digital erfolgt, ist Classei eine gute Möglichkeit, hier Ordnung zu schaffen. Sie wählen für jeden Mitarbeiter eine dünne Orga-Mappe aus Papier aus und stellen sie in Ihre Orga-Box. Diese Box kommt direkt auf den Schreibtisch oder kann in einen Rollcontainer eingehängt werden und gibt gleichzeitig die nötige Begrenzung vor. So behalten Sie immer alle wesentlichen Informationen im Blick, riskieren gleichzeitig keine monströse Ablage am Arbeitsplatz und finden Dinge schneller.

Mit Classei Blick für Wesentliches.
Ordnungssysteme wie Classei helfen dabei, den Blick fürs Wesentliche zu behalten.

Tipp 3: Aufgaben besser terminieren

Wer viele Aufgaben hat, kommt nicht umhin, diese zu organisieren. Zunächst sollten Sie priorisie-ren, welche Aufgabe wie wichtig ist. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie eine Priorisierung von Aufgaben gelingt. Classei kann nun dabei helfen, diese Priorisierung optisch zu verbessern. Die Orga-Mappen des Systems können durch Terminregister ergänzt werden. Laufen wir die Schritte noch einmal kom-plett durch, kommt die Auftragsbestätigung eines Kunden zunächst in der Posteingangsschale an, wird dann von Ihnen einem bestimmten Kunden zugeordnet und in dessen Orga-Mappe abgelegt. Nun terminieren Sie noch, wann Sie den Auftrag bearbeiten wollen, beispielsweise morgen, und legen die Kundenmappe in der Classei Box hinter der entsprechenden Terminregisterkarte ab. Morgen stehen Ihnen alle Unterlagen sofort zur Verfügung und Sie können die Aufgabe erledigen.

Darauf kommt es an

Ob Sie nun Classei, Mappei oder klassische Pultordner wählen, möchte ich Ihnen nicht vorgeben. Wichtig ist, dass Sie Ihr eigenes System schaffen und verinnerlichen. Es lohnt sich auch immer, gemeinsame Lösungen fürs ganze Team zu finden. Das beschleunigt die Einarbeitungszeit im Vertretungsfall enorm. Natürlich sollten Sie Teamlösungen auch gemeinsam im Team finden, damit sie für alle prakti-kabel sind.

Classei als Methode fürs Team.
Classei eignet sich auch als Teamlösung gut.

Was der Tipp bewirkt

Ihr System funktioniert, weil es von der Ankunft der Dokumente bis zur vollständigen Bearbeitung durchgeplant ist. Sie haben weniger Zettelflut, weniger Terminchaos und vor allem wesentlich kürzere Suchzeiten.

Und Sie?

Nutzen Sie Classei bereits? Oder wünschen Sie sich weitere Tipps für eine verbesserte Ordnung am Arbeitsplatz? Natürlich kann ein Ablagesystem nur einen Teil des Arbeitsplatzes abdecken und Sie sollten immer den ganzen Workflow im Blick behalten. Schauen Sie doch gerne ergänzend in meine Ratgeber „Für immer aufgeräumt“ oder die Variante fürs digitale Zeitalter „Für immer aufgeräumt, auch digital“ und profitieren Sie von zahlreichen praxiserprobten Tipps. Vielleicht auch ein passendes Geschenk zum Einstand des neuen Kollegen?

Wichtige Tipps zu Ordnung, von Classei bis Zeitplanung stehen in diesen Büchern:

Tipps wie Classei in Büchern



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: