Macht endlich reinen Tisch – Warum Chaos im Büro nicht egal ist!



Regelmäßig erlebe ich in Firmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sagen, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz doch gut zurechtfinden. Oft werde ich dann aufgefordert: Suchen Sie sich ein Thema aus und ich beweise Ihnen, dass ich alles in kürzester Zeit finde. Gerne berufen sich die Menschen auf die Aussage von Albert Einstein „Das Genie beherrscht das Chaos”. Lesen Sie, warum Ich glaube, das Genie beherrscht nicht das Chaos, sondern es beherrscht sein Chaos!

Das Genie beherrscht sein Chaos
Das Genie beherrscht nicht das Chaos sondern sein Chaos.

Was ist das Problem 

Das Problem von Chaos Nr. 1: Die Konsequenzen für die Firma

Eine Firma ist eine Organisation. Eine Organisation ist nach der Definition eine Verbindung von mehreren Menschen, die gemeinsam daran arbeiten, ein Ziel zu erreichen. Die Arbeit eines Einzelnen reicht nicht um das Ziel zu erreichen. Deshalb ist die Zusammenarbeit notwendig. Weil wir nicht allein sind, ist es auch nicht egal, ob Chaos herrscht oder nicht. Denn die Konsequenz des Chaos auf einigen „Geniearbeitsplätzen” ist, dass es Suchzeiten, Wartezeiten und auch verpasste Chancen gibt. Das gilt insbesondere im Vertretungsfall oder spätestens dann, wenn eine Person das Unternehmen wechselt.

Konsequenz des Chaos
Spätestens im Vertretungsfall ergibt sich die Konsequenz des Chaos.

Das Problem von Chaos Nr. 2: Ablenkungen

Wir alle kennen die Situation, dass wir konzentriert an einer Aufgabe arbeiten und jetzt nur ein paar Blätter zusammentackern oder lochen müssen. Plötzlich ist der Tacker oder der Locher nicht da. Das hat zur Konsequenz, dass wir unsere Arbeit unterbrechen und die Utensilien suchen müssen. Das nervt und kostet Zeit. Das Gleiche gilt, wenn wir konzentriert an einer Sache arbeiten wollen, aber E-Mails aufblinken, Kollegen mit Fragen ins Büro kommen oder auf dem Schreibtisch totales Chaos herrscht.

Keine Konzentration durch Chaos
Bei Ablenkungen verhindert Chaos die Konzentration.

Das Problem von Chaos Nr. 3: Verschwendungen

Während in der Fertigung der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, wurden die Büros in vielen Unternehmen hinsichtlich einer Prozessoptimierung lange Zeit verschont.

Verschwendund durch Chaos
Die Optimierung der Prozesse hilft das Chaos zu beseitigen.

Fehler, die am leichtesten begangen werden, am schwierigsten zu finden sind, die teuersten Auswirkungen haben und am kompliziertesten zu beseitigen sind, werden aber häufig außerhalb  der Produktion begangen. Obwohl das so ist, wird meist trotzdem nur in der Fertigung optimiert aber kaum in der Verwaltung. In den Büros herrscht manchmal Chaos, während in den Werkhallen schon große Fortschritte erzielt wurden.

Kein Fortschritt durch Chaos
Chaos in den Büros verhindert den Fortschritt.

So geraten viele Unternehmen durch Verschwendung und Ineffizienz in den Büros unter Druck, auch wenn sie gute Produkte haben. Die Mitarbeiter müssen die immer weiter zunehmende Arbeitslast bewältigen, was oftmals zu Unzufriedenheit, Stress und Überlastung führt. Nicht selten schütteln Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Fertigung zu Recht über das Chaos in der Verwaltung den Kopf, wenn bei ihnen Kennzahlen für einzelne Handbewegungen ermittelt werden, während im Büro für einen Tag die Arbeit still steht, weil erst Toner für den Kopierer nachbestellt werden muss!

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Das Problem von Chaos Nr. 4: Sie kommunizieren auch durch Ihre Räume

Wir kommunizieren durch Sprache, durch Flyer und Pressemittelungen oder durch Informationsabende und Messen. Wir kommunizieren auch durch unsere Räume. Stellen Sie sich einen Operationssaal vor, in dem Skalpell und Spritzen auf dem Tisch verteilt herum liegen, der Mülleimer überquillt und von fünf Lampen vier kaputt sind. Hätten Sie jetzt noch Vertrauen in den Arzt oder die Ärztin? Ich nicht! Genauso unheimlich ist mir aber das Büro einer Versicherung, einer Chefetage oder eines Ministeriums, in dem Chaos herrscht und alte, vergilbte Aushänge über Termine des letzten Jahres informieren.

Chaos durch veraltete Aushänge
Wir kommunizieren durch unsere Räume. Chaos erzeugt kein Vertrauen.

Sie kommunizieren auch durch Ihre Räume. Bevor Sie selber das erste Wort im Kundengespräch geäußert haben, hat der Kunde sich schon ein Bild davon gemacht, wer Sie sind und was er von Ihnen erwarten kann!

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 gegen das Chaos: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz

Diesen Satz sollten Sie unbedingt zu Ihrem Slogan machen! Geben Sie den Dingen eine Heimat. Dinge, die Sie täglich nutzen, lagern Sie in Schreibtischnähe. Alles, was Sie regelmäßig brauchen, braucht einen Ort in Ihrem Büro. Alles, was Sie unregelmäßig benötigen, gehört in Räume, die Sie gemeinschaftlich nutzen.

Feste Plätze verhindern Chaos
Chaos hat keine Chance, wenn alle Dinge eine Heimat haben.

Auch digitale Dinge wie Dokumente, E-Mails, Bilder brauchen eine Heimat. Auch hier gilt: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Beenden Sie das Chaos auf Ihrer Festplatte, in dem Sie z.B. Doppelablagen vermeiden! Weitere Informationen erhalten Sie in diesen Blogbeiträgen:

Aufräumen mit System: 10 Spielregeln für Sieger
Schluss mit dem Suchen nach doppelten Dateien: Geben Sie Ihren Dingen eine Heimat!

Tipp Nr. 2 gegen das Chaos: Groß denken – klein anfangen

Beginnen Sie mit dem Aufräumen an Ihrem Schreibtisch. Fangen Sie einfach in der linken oberen Ecke an und arbeiten Sie sich nach rechts unten durch das Chaos durch. Legen Sie sich am besten einen Zettel daneben, auf dem Sie Merkposten notieren können. Vielleicht merken Sie beim Aufräumen, dass es z.B. keine einheitliche Regel für all die Ladekabel, Akkus oder USB-Sticks gibt, die in Ihrer Schublade lagern. Notieren Sie diese Dinge auf der Merkpostenliste. Im nächsten Schritt widmen Sie sich der Ordnung und den Abläufen in Ihrer Abteilung: Wie werden Muster abgeheftet? Gibt es einen EDV-Raum? Wie wird der Nachschub für das Büromaterial organisiert? Gibt es eine einheitliche Beschriftung von Ordnern? Sind Zuständigkeiten geregelt oder herrscht im Vertretungsfall Chaos?

Am eigenen Schreibtisch Chaos beseitigen
Beginnen Sie am eigenen Schreibtisch und arbeiten Sie sich von links nach rechts durch das Chaos.

Folgende Checklisten werden Ihnen helfen:
Checkliste Büro-Kaizen®: Abteilung
Checkliste Büro-Kaizen®: Gesamtunternehmen

Tipp Nr. 3 gegen das Chaos: Ständige Verbesserungen

Der Kampf gegen das Chaos ist nicht nach einmal Aufräumen abgeschlossen. Es geht darum, nach ständigen Verbesserungen zu suchen. Ein Prozess ist erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern. Mit anderen Worten: Das Geniale ist einfach. Wir bringen es in unserem Hause gern auf den Punkt, indem wir sagen: bdquo;Entweder es geht einfach, oder es geht einfach nicht.”

Ständige Verbesserung verhindert Chaos
Mit ständiger Verbesserung der Prozesse gegen das Chaos.

Darauf kommt es an

Fangen Sie bei sich an und suchen Sie nach Lösungen gegen das Chaos in den Bereichen, auf die Sie Einfluss haben. Man wird auf Sie aufmerksam werden, denn Ordnung wirkt ansteckend. Lassen Sie sich nicht von dummen Kommentaren irritieren. Ich bin überzeugt, dass sich durch kontinuierliche Verbesserungen der Büroorganisation bis zu 20% der Arbeitszeit effektiver nutzen lässt.

Was der Tipp bewirkt

So wie sich Chaos an Einzelarbeitsplätzen auf die gesamte Firma auswirkt, so wirken sich Ordnung, die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, die Optimierung bei der Organisation von Beständen positiv auf die gesamte Firma aus. Sie kommunizieren Professionalität und Leidenschaft für Details und verschaffen sich wichtige Vorteile gegenüber Mitbewerberinnen und Mitbewerbern.

Und Sie?

Konnte ich Sie davon überzeugen, dass das Genie nicht das Chaos sondern zu allererst sein Chaos beherrschen muss? Widersprechen Sie mir! Ich tausche mich gerne mit Ihnen aus!



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