Wünsch dir was: Büroservice für alle Fälle



Immer wieder höre ich von meinen Kunden, dass es wirklich viele Ablenkungen vom eigentlichen Geschäft gibt; der „lästige Papierkram“ uns Unterbrechungen durch Anrufe sind nur zwei davon. Wenn auch Sie sich – zumindest zeitweise – Unterstützung beim Reduzieren von Ablenkungen wünschen, dann kann ein Büroservice genau das Richtige für Sie sein.

INHALTSVERZEICHNIS

Von Spitzenzeiten und Engpässen

Ein Auftragshoch hat auch Schattenseiten: Viele Unternehmer beißen die Zähne zusammen, wenn die Termine drücken und die Papiere sich stapeln. Nach Feierabend oder am Wochenende versuchen Sie, den Rückstau aufzuarbeiten. Dabei hoffen sie, dass es insgesamt „bald ruhiger“ wird. An zusätzliche Unterstützung im Büro denken sie nicht einmal, weil sie damit höhere Personal- und Raumkosten verbinden. Und wer weiß, wie lange das Auftragshoch anhält?

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Überstunden für die Organisation oder doch einen Büroservice einschalten? Flexibilität ist Trumpf.

Andere Unternehmer sind viel unterwegs, weil sie zum Beispiel Kunden besuchen – diese Zeit fehlt dann für das Bearbeiten von E-Mails und Anrufen, für die Datenpflege und andere Verwaltungsaufgaben.

Auf solche und ähnliche Situationen haben sich Anbieter von Büroservice spezialisiert.

Wahl ohne Qual

Stellen Sie sich vor: Sie stehen vor einem Büffet, auf dem für jedes Bedürfnis ein Angebot bereitsteht. Aus dieser Palette dürfen Sie auswählen, was immer Sie gerade benötigen. Zum Beispiel:

  • Schreibaufträge: Bestellbestätigungen, Rechnungen
  • Postservice: Annahme, Vorsortieren, Bearbeiten der Post
  • E-Mails: Sichten, Vorsortieren, Beantworten
  • Datenpflege: Daten einstellen und verwalten
  • Telefonservice: Telefonate annehmen, weiterleiten

Für viele Unternehmen – gerade in großen Städten mit hohen Raumkosten – lohnt es sich, über den Büroservice auch Räume für größere Meetings und Seminare zu buchen.

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Anbieter von Büroservice vermieten oft auch Seminarräume.

Ein Vorteil des Büroservices ist in jedem Fall, dass Sie nur die Leistungen zahlen, die Sie aktuell benötigen.

Termine, Telefon und Service

Eine besonders sensible Aufgabe ist die Annahme von Telefonaten. Hier geht es darum, die Anliegen von Kunden, Geschäftspartnern oder Interessenten – zugewandt und vertrauenswürdig zu erfüllen. Sie können zum Beispiel diese Leistungen beauftragen:

  • Annahme von Telefonaten und Erstellung von Gesprächsnotizen
  • Eingabe des Anrufs in eine Datenbank
  • Weiterleitung von Anrufen auf einen Anschluss Ihrer Wahl

Kurz-Telefon-Tipp: Lesen Sie hier, worauf es beim Telefonieren ankommt: Hör mal wer da spricht

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Nachrichten entgegennehmen, Termine vergeben: Der Büroservice beinhaltet auch den Service am Telefon.

Eine weitere Option ist die Vereinbarung von Terminen. Hierfür muss der Mitarbeiter des Büroservices Zugang zu einem Kalender haben, in dem er Ihre freien Termine vorfindet. Diese Funktion können Sie leicht über Outlook realisieren. Geben Sie dafür einfach einen Teil Ihres Kalenders frei. Wie das geht, zeige ich Ihnen in meinem

Kurz-Film-Tipp:

Vorschaubild

Damit der Büroservice Termine vereinbaren kann, erhält er Zugang zu Ihrem Outlook-Kalender.

Egal, ob Sie einen Büroservice beauftragen – Suchzeiten und Fehler in Ihrem eigenen Büro können Sie bis zu 20 Prozent reduzieren. Vielleicht reicht das ja schon aus, um die nötige Verwaltungs-Zeit zu gewinnen.

Ein Büffet für alle Fälle ist der Büroservice. Klick um zu Tweeten

Optimale Ordnung vor Ort

Vielleicht benötigen Sie jedoch gar keinen Büroservice? Vielleicht benötigen Sie einfach Unterstützung dabei, Ihren Büroarbeitsplatz zu optimieren? Das geht, und zwar einfacher und mit weniger Aufwand, als gedacht. Schlüsselsatz ist das Motiv von Büro Kaizen:

„Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.“

Und manches benötigt gar keinen Platz mehr, weil es entsorgt werden kann. Deshalb hier mein

Kurz-Tipps für Aufgeräumte:
1. Werfen Sie alles weg, was nicht mehr gebraucht wird, zum Beispiel:

  • Zeitschriften und Prospekte, die Sie nie mehr lesen werden. Das sind alle, die ganz unten im Lesestapel liegen. Dieses sich selbstbegrenzende System sorgt dafür, dass Ihr Lesematerial überschaubar bleibt. Hier erfahren Sie mehr darüber:

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Gut sortiert, auch mit dem Lesetapel. Das kann den Büroservice überflüssig machen.

  • Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Dafür benötigen Sie zwei Dinge:
  • Eine Liste mit den Aufbewahrungsfristen, die Sie sich aus unserem Downloadcenter herunterladen können.
  • Einen guten Aktenvernichter. Was Sie beim Dokumente entsorgen sonst noch bedenken, lesen Sie in meinem Beitrag Machen wir Konfetti draus.
  • Entsorgen Sie defekte und doppelt vorhandene Bürowerkezeuge und leere Batterien.

2. Oft scheitert das Entsorgen dort, wo man sich nicht sicher ist, ob die Unterlagen oder Gegenstände noch benötigt werden. Hier hat sich das Wegwerfen auf Probe bewährt:

  • Legen Sie alle Unterlagen und Gegenstände in einen Karton, bei denen Sie mit dem Wegwerfen zögern.
  • Fertigen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, das Sie an Ihre Schranktür heften oder zu Ihren Unterlagen legen.
  • Bringen Sie einen Aufkleber an, der eine Nummer und den Namen enthält, sowie das „Verfallsdatum“.
  • Merken Sie sich das Verfallsdatum im Kalender vor. Wurde der Karton bis dahin nicht geöffnet, kann er ohne weitere Überlegung entsorgt werden.

Download-Tipp: Wir haben für Sie ein Karton-Etikett vorbereitet, das Sie direkt herunterladen und ausdrucken können.

3. Falls Sie einen Stapel „Ablagekästen“ Ihr Eigen nennen, können Sie die meisten davon nun aussortieren. Legen Sie stattdessen ein Posteingangskörbchen an. Hier sammeln Sie die Eingangspost und bearbeiten sie am Ende jedes Tages. Dabei nehmen Sie jedes Schriftstück nur einmal in die Hand. In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, dass das tatsächlich funktioniert und eine beträchtliche Zeitersparnis für Sie bedeutet:

Vorschaubild

Auch ohne Büroservice kann der Posteingang übersichtlich sein.

4. Nun heißt es: Ordnen Sie Ihr Büro neu. Dafür haben sich drei einfache Regeln bewährt:

1. Alles, was Sie täglich benötigen, bringen Sie in Schreibtischnähe unter.
2. Alles, was Sie regelmäßig benötigen, bringen Sie in Schränken und Regalen im Büro unter.
3. Alles, was Sie zunächst nicht mehr benötigen, wandert ins Archiv. Dazu gehören zum Beispiel Akten mit alten Projekten und die Rechnungen aus vergangenen Jahren.

Praxis-Tipp für Archiv-Füchse: Unsere 5 W’s für die perfekte Archivierung leisten Ihnen gute Dienste, wenn es darum geht, in ein platz- und kostensparendes Archiv zu führen.

Tipp: Lesen Sie unter „Zum Weiterlesen“, wie Sie Ihre digitale Welt entlasten. Ihr Büroservice – und Ihr Wochenende – werden es Ihnen danken.

Und Sie?

Haben Sie Erfahrungen mit einem Büroservice? Oder haben Sie andere Wege gefunden, die „Papiertiger“ zu bändigen? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Hier teile ich mit Ihnen, wie versprochen, meine drei besten Tipps für digitale Übersicht:

Tipp 1: Papier ist geduldig – doch der Computer noch viel mehr. Deshalb nimmt er es auch nicht übel, wenn er einen digitalen Irrgarten beherbergen muss, der weit von Ordnung und Struktur entfernt ist. Und doch atmet Ihr Computer auf – und auch Sie! – wenn Sie Dateien und Ordner in ein sinnvolles System eingebunden haben und mit einem Klick die benötigten Unterlagen finden. Wie das geht, lesen Sie in meinem Artikel Und Ihr Computer atmet auf.

Tipp 1: Mein Buch „Für immer aufgeräumt, auch digital“ war ein großer Erfolg. Als optimale Arbeitsgrundlage für Sie habe ich alle Downloads aus diesem Buch zusammengestellt; Sie können sie kostenlos aus unserem Downloadcenter herunterladen.

Tipp 2: Die tägliche E-Mail-Flut wird immer mehr zu einer ernst zu nehmenden Herausforderung, denn sie kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Wie Sie diesem E-Mail-Stress endgültig „ade“ sagen, zeige ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Book.



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