Der hat ja nicht alle Tassen im Schrank! Mit System zu mehr Ordnung im Büroschrank!



Gerade in Büros, in denen Büroschränke von vielen verschiedenen Menschen genutzt werden, entsteht schnell Unordnung. Selbst wenn einmal im Jahr aufgeräumt wird, dauert es oft nicht lange und es herrscht wieder Chaos. Lesen Sie, wie im Büroschrank nachhaltig und langfristig Ordnung gehalten und Frust und Ärger vermieden werden können.

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Was ist das Problem

In den wenigsten Fällen ist es böser Wille, wenn Unordnung entsteht. Oft sind es kleine Nachlässigkeiten oder aber auch Fehlinformationen, die dazu führen, dass Chaos sich ausbreitet. Die folgenden Absprachen und Regeln helfen, für langfristige Ordnung im Büroschrank zu sorgen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Der richtige Büroschrank für die richtigen Dinge

Alles, was Sie täglich nutzen, sollten Sie in der Nähe Ihres Schreibtisches aufbewahren. Dazu gehören Hängeordner mit den laufen Projekten...

Laufende Projekte im Bueroschrank zugaenglich
Laufende Projekte müssen mit einem Handgriff im Büroschrank zugänglich sein.

... und Büroutensilien wie der Tacker, der Locher oder der Klebestift.

Bueroutensilien im Bueroschrank nahe Arbeitsplatz
Büroutensilien werden in Schreibtischenähe aufbewahrt. Nicht unbedingt im Büroschrank.

Für Dinge, die Sie regelmäßig aber nicht täglich brauchen, eignet sich der Büroschrank in Ihrer Nähe.

Referenzmaterialien im Bueroschrank in Stehordnern
Für Referenzmaterialien eignen sich Stehordner. Die sind im Büroschrank schnell und übersichtlich verstaut.

Dort werden lebendige Akten und Referenzmaterialien (z.B. Der Mitarbeiterordner oder ein Ordner für die Finanzen) abgestellt.

Für Unterlagen, Hilfsmittel und Büroutensilien, die Sie unregelmäßig benötigen, eignet sich ein Büroschrank in einem gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen genutzten Raum. Wir haben z.B. einen EDV-Schrank eingerichtet.

Bueroschrank fuer alle zugaenglich
Ein EDV-Schrank ist ein Büroschrank der für alle schnell auffindbar und zugänglich sein sollte.

Hier finden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ersatzkabel, Akkus oder aber auch Reinigungsmittel für den Bildschirm. Weitere Informationen zum EDV-Schrank erhalten Sie hier: Dies ist ein Selbstbedienungsladen! – Wie Sie Ihre IT-Abteilung mit dem „Prinzip Selbstbedienung” entlasten!

Für die Lagerung von Prospekten haben wir uns irgendwann einen Prospekteschrank angeschafft, den man aus Reisebüros kennt.

Prospektschrank als Bueroschrank genutzt
Auch der Prospektschrank ist ein Büroschrank und ein perfektes Aufbewahrungssystem.

In diesem Büroschrank lagern wir sämtliche Flyer, Infomaterialien für Seminare oder Kataloge.

Tipp Nr. 2: Mit Beschriftungen den Büroschrank übersichtlich halten

Damit die Vielzahl der unterschiedlichen Unterlagen und Hilfsmittel im Büroschrank niemanden erschlägt, sollten Sie Ihrem Auge etwas helfen und die Dinge beschriften.

Führen Sie eine einheitliche Beschriftung Ihrer Ordner ein und arbeiten Sie am besten mit zusätzlichen Visualisierungen wie Farben und Logos.

Einheitliche Beschriftung im Bueroschrank
Beschriftungen im Büroschrank sollten einheitlich sein.

Markieren Sie die Ablage der jeweiligen Fächer mit kleinen Aufklebern, die eine eindeutige Zuordnung im Büroschrank ermöglichen.

Beschriftung sinnvoll fuer Ordnung Bueroschrank
Auch wenn ein Büroschrank seltener genutzt wird ist die Beschriftung wichtig.

Tipp Nr. 3: Den Soll-Zustand Ihres Büroschrankes fotografieren!

Damit auch neue Mitarbeiterinnen und Praktikanten schnell das Ordnungssystem im Büroschrank erfassen können, sollten Sie ein Foto vom Soll-Zustand machen und es an der Tür des Schrankes anbringen.

Foto hilft fuer Ordnung Bueroschrank
Ein Foto zeigt den Soll-Zustand im Büroschrank und sichert langfristige Ordnung.

Mit einer Nummerierung schaffen Sie gerade in Großraumbüros oder bei vielen Büroschränken eine zusätzliche Orientierung.

Bilder an jedem Bueroschrank
Die Fotos sollten gut sichtbar an jedem Büroschrank angebracht werden.

Darauf kommt es an

Ein wichtiges Prinzip im Büro-Kaizen® heißt: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Geben Sie den Dingen eine eindeutige Heimat. Vermeiden Sie Doppelablagen und überprüfen Sie regelmäßig, ob das System noch passt oder etwas verändert werden muss.

Was der Tipp bewirkt

Mit den oben genannten Tipps für den Büroschrank vermeiden Sie Such- und Wartezeiten und verhindern das Frust entsteht, weil ständig nachgefragt und den Dingen hinterhergerannt werden muss.

Oft sind es kleine Nachlässigkeiten und Fehlinformationen, die dazu führen, dass Chaos entsteht. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Weitere Anregungen für die Einrichtung eines funktionierenden Ablagesystem erhalten Sie in unseren Downloads. Schauen Sie einmal rein!

Und Sie?

Durch welche Ordnungssysteme sorgen Sie für nachhaltige Ordnung im Büroschrank? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Anregungen und Ideen!





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