Hilfe, Platzangst – Klevere Büroplanung schaft effiziente Freiräume



Wie sieht Ihr Traumbüro aus? Die meisten Menschen begeistern sich für einen lichtdurchfluteten Arbeitsplatz mit Blick über die Skyline der Stadt. Wie auch immer Sie sich Ihr Büro erträumen, in der Regel weicht die Realität meilenweit von dieser Idealvorstellung ab. Denn bei der Einrichtung spielen Kriterien wie Funktionalität und Kosten die größte Rolle. Dabei lohnt es sich, ungemütliche Arbeitsräume mit einer klugen Büroplanung in Wohlfühl-Arbeitsplätze zu verwandeln. Wenn Sie Platz schaffen, können Sie wesentlich konzentrierter und befreiter arbeiten. Außerdem hat eine moderne, freundliche Inneneinrichtung auch eine positive Wirkung auf Ihre Geschäftskunden und Besucher.

Büroplanung modern und angenehm gestalten
Mit moderner Büroplanung sorgen Sie für Wohlfühl-Atmosphäre.

Was ist das Problem

Menschen gewöhnen sich recht schnell an ungünstige Umstände. Vollgestellte Büros, dunkle Ecken oder muffige Aufenthaltsräume nehmen viele hin, auch wenn sie sich ständig darüber ärgern. Ab und zu weist jemand darauf hin, man müsste doch diesen hässlichen Zustand beseitigen. Aber Zeitmangel und ein gesteigertes Arbeitspensum sorgen in der Regel dafür, dass alle Vorsätze schnell im Alltag vergessen werden. Doch wer sich in seinem Arbeitsumfeld nicht wohl fühlt, kann keine Topleistung bringen. Im schlechtesten Fall kann eine unvorteilhafte Büroaufteilung zu Motivationsproblemen, innerem Abstand oder sogar zu gesundheitlichen Problemen führen.

So funktioniert es

Wahrscheinlich sind sich alle Mitarbeiter in Ihrem Büro darüber einig, welche Mängel am meisten stören. Nur leider passiert nichts, weil niemand die Zügel in die Hand nimmt. Setzen Sie die Büroplanung bei der nächsten Besprechung als Tagesordnungspunkt auf die Liste. Damit auch wirklich etwas passiert, gehen Sie in kleinen Teiletappen vor. Setzen Sie sich SMART-Ziele, denn diese sind spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. So gelingt es Ihnen, die Pläne zu realisieren.

1. Schritt zu einer modernen Büroplanung: Gemeinsam sind Sie stark

Bevor Sie mit der eigentlichen Büroplanung beginnen, setzen Sie sich mit der gesamten Belegschaft zusammen. Jeder darf seine Vorstellungen äußern. Wer ist mit seinem Arbeitsplatz unzufrieden? Welche Ecken stören das positive Gesamtbild des Unternehmens? Was fehlt zum Wohlfühl-Arbeitsumfeld? Geben Sie jedem Mitarbeiter Gelegenheit, seine Meinung, Kritik aber auch Verbesserungsvorschläge zu äußern. Wenn alle gemeinsam mitmachen, ist die Wirkung umso größer. Gemeinsam beschlossene Veränderungen werden von allen getragen und auch durchgesetzt. Gleichzeitig stärken gemeinsame Aktionen den Teamgeist sowie die Verbundenheit mit dem Unternehmen.

2. Schritt zu einer modernen Büroplanung: Schaffen Sie gemeinsam Platz

Schauen Sie erst einmal, wie viel Platz Ihnen zur Verfügung steht. Das ist viel mehr Raum, als Sie im ersten Moment denken. Sie müssen sich nur von Dingen trennen, die Sie nicht mehr brauchen! Setzen Sie ein Wochenende mit allen Mitarbeitern an, um gemeinsam aufzuräumen. Entsorgen Sie unnötige Unterlagen, veraltete Akten und defekte Geräten. Am besten vereinbaren Sie einen gemeinsamen Termin für die Aufräumaktion. Stellen Sie ausreichend Kartons für Altpapier, Müllsäcke für Restmüll und Behälter für Elektroschrott bereit. Und dann geht es los! Alles, was Sie nicht mehr brauchen, wird entsorgt. Wenn es Ihnen schwer fällt, sich von Dingen zu trennen, praktizieren Sie das Wegwerfen auf Probe. Packen Sie diese Unterlagen oder Gegenstände in einen Karton und beschriften diesen: „Wenn dieser Karton bis xx.xx.xxxx nicht geöffnet wird, kann der Inhalt entsorgt werden.“ Wie Sie systematisch aufräumen, verraten Ihnen meine 10 Spielregeln für Sieger.

Büroplanung ohne Türme von Kisten
Vollgestellte Ecken gehören ab sofort der Vergangenheit an.

3. Schritt zu einer modernen Büroplanung: Finden Sie neue Lösungen

Neue Gesetzgrundlagen, mehr Technologie und veränderte Arbeitsbereiche sorgen rasch dafür, dass selbst ein Unternehmen mit großzügig bemessenen Büroräumen schnell aus allen Nähten platzt. Wer nicht umziehen möchte, muss sich mit dem begrenzten Raum arrangieren. Das funktioniert wunderbar, wenn Sie neue Lösungen einbeziehen. Eine tolle Alternative gegenüber dem Einzelarbeitsplatz ist ein Großraumbüro. Es ist effizient in der Raumaufteilung und fördert außerdem die Kommunikation der Mitarbeiter. Mit diesen Tipps zähmen Sie das Chaos im Großraumbüro. Eine andere moderne Variante ist Desk Sharing. Bei dieser Organisationsform wählen die Mitarbeiter den Arbeitsplatz entsprechend der Aufgaben. Lesen Sie, wie dieses flexible Konzept effizientes Arbeiten fördert. Und dann können Sie auch prüfen, ob sich in manchen Bereichen ein Homeoffice anbietet.

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4. Schritt zu einer modernen Büroplanung: Denken Sie modern

Ein großer Störfaktor im Büro sind Telefonate, die die Kollegen aus der Konzentration reißen. Umgekehrt ist es schwierig sich auf das Gespräch zu konzentrieren, wenn der Kopierer rattert oder andere Hintergrundgeräusche stören. Ein separates Telefonzimmer löst diese Probleme. Diesen Raum kann jeder entspannt für berufliche Telefongespräche nutzen, ohne die Kollegen zu stressen. Ich habe Ihnen die wichtigsten Tipps zusammengestellt, wie Sie ein Telefonzimmer effizient einrichten.

Büroplanung mit festem Telefonzimmer durchführen
Im Telefonzimmer hört Ihr Gesprächspartner keine unangenehmen Hintergrundgeräusche.

5. Schritt zu einer modernen Büroplanung: Ihr Team braucht Rückzugsräume

Denken Sie nicht nur an die Arbeitsplätze, wenn Sie das Büro neu gestalten. Die Küche und ein Aufenthaltsraum gehören ebenfalls zu einer effizienten Büroplanung. Ein gemütlicher Pausenraum hilft den Mitarbeitern, sich in den Pausen zu entspannen. Die gemeinsamen Mahlzeiten fördern außerdem die Kommunikation und sorgen für ein gutes Betriebsklima. Allerdings können gemeinschaftlich genutzte Räume auch schnell für Unfrieden sorgen, wenn sich niemand für den ordentlichen Zustand verantwortlich fühlt. Achten Sie darauf, dass die Zuständigkeiten auch für diese Räume klar geregelt werden. In unserem Download-Center finden Sie eine praktische Checkliste für den Küchendienst.

Büroplanung mit Checklisten optimal durchführen
Die Checkliste sorgt für Ordnung in der Küche.

6. Schritt zu einer modernen Büroplanung: Organisieren Sie die Müllentsorgung

Um die mit Ihrer Aufräum-Aktion hergestellte Ordnung beibehalten zu können, brauchen Sie ein klares System im Umgang mit Müll. Stellen Sie beschriftete Behälter für Plastikverpackungen, Glas und Restmüll bereit. So weiß jeder gleich wohin mit seinen Abfällen. Zusätzlich stellen Sie eine Papierkiste auf. Diese sollte rechteckig und groß genug sein, damit Sie alle Unterlagen unzerknüllt einwerfen können. Falls Sie doch etwas benötigen, können Sie die weggeworfenen Akten unbeschädigt aus der Kiste nehmen. Es reicht nämlich aus, die Papierkiste einmal in der Woche zu leeren.

Extra-Tipp:

Vergessen Sie bei der Büroplanung nicht Ihr Archiv. Hier verschwinden die Akten und Unterlagen aus den Augen, bis die Regale im wahrsten Sinne des Wortes überquellen. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie ein perfektes Archiv einrichten.

7. Schritt zu einer modernen Büroplanung: Zeigen Sie stolz Ihre Erfolge

Sie leisten tolle Arbeit, produzieren ein innovatives Produkt oder sind in anderen Bereichen erfolgreich! Dann zeigen Sie Ihren Besuchern, worauf Sie stolz sein können. Zu einer modernen Büroplanung gehört ganz einfach auch eine Hall of Fame. Das kann ein Regal im Empfangsbereich oder eine Wand mit Auszeichnungen im Wartebereich sein. Hier legen Sie auch Ihre Prospekte und Flyer aus. Jeder Besucher, ob Geschäftspartner, Briefträger oder der Paketbote nimmt einen positiven Eindruck von dem Unternehmen mit. So einfach machen Sie kostenfrei Werbung für sich.

Bei Büroplanung Auszeichnungen sichtbar machen
Mit Auszeichnungen sorgen für einen guten ersten Eindruck.

In diesem Video-Podcast überzeuge ich Sie davon, dass der ersten Eindruck bleibt.

Darauf kommt es an

Eine effektive Büroplanung ist niemals abgeschlossen. Was heute modern ist, wirkt in fünf Jahren völlig veraltet. Vereinbaren Sie einmal im Jahr mit Ihrem Team einen Termin, an dem Sie konstruktiv schauen, was sich noch optimieren lässt.

Was der Tipp bewirkt

Ihr Arbeitsumfeld beeinflusst Ihr Arbeitsverhalten. Mit einer intelligenten Büroplanung schaffen Sie ein positives Umfeld, in dem alle konzentriert und kreativ arbeiten können. Durchdachte Lösungen führen zu mehr Flächen- und Raumgewinn, den Sie kreativ nutzen.

Und Sie?

Was ist Ihnen bei der Büroplanung wichtig? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Meinung.



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