Finden lernen leicht gemacht: 4 Tipps für Ihre Büroorganisation



„Als ich des Suchens müde war, erlernte ich das Finden.“ Dieser Satz könnte vom Erfinder des Navigationssystems stammen. Tatsächlich hat ihn der deutsche Philosoph Friedrich Nietzsche (1844–1900) geschrieben. Ich mag den Satz, weil er auch meine Erfahrung beschreibt. Seit ich vom „Suchen“ zum „Finden“ gekommen bin, arbeite ich effizienter und mit mehr Erfolg. Diese Tipps zur Büroorganisation haben bei mir am besten gewirkt:

Finden lernen leicht gemacht: 5 Tipps für Ihre Büroorganisation

1. Aller Anfang ist leicht

Seit mein Schreibtisch keine Stapel von Ablageschalen mehr tragen muss, geht es uns beiden besser. Komme ich morgens ins Büro, erwarten mich nur zwei Dinge: Ein Posteingangskörbchen und eine freie Schreibtischplatte. Kein einziges Poststück vom Vortag nimmt mir die Konzentration auf meine Aufgaben – und das geht so:

Die Post des Tages sammle ich in einer Posteingangsschale. Sie ist die Schnittstelle für schriftliche Nachrichte aller Art, zum Beispiel Briefpost der verschiedenen Postdienste und Notizen meiner Assistentin. Einmal täglich leere ich die Posteingangsschale, und zwar nach folgendem Prinzip:

  • Was ich in fünf Minuten erledigen kann, tue ich sofort.
  • Unwichtiges wandert in den Papierkorb.
  • Betrifft das Schriftstück einen Mitarbeiter, leite ich es sofort weiter.
  • Gehört ein Schriftstück in die Ablage, lege ich es sofort ab.
  • Alle anderen Vorgänge erhalten einen Termin und erhalten bis dahin ihren Platz in der Wiedervorlage.

Lese-Tipp für Gründliche:
Warum eine Wiedervorlage so nützlich ist und wie man sie am besten einrichtet, beschreibe ich in meinem Artikel Laufende Projekte organisieren

Die Posteingangsschale ist mit einem Namensschild versehen, so wissen alle Mitarbeiter, wo genau sie die Post ablegen sollen. Wenn Sie schnell und unkompliziert ebenfalls Ihre Posteingangsschale beschriften wollen, dann habe ich etwas für Sie:

Download-Tipp für Praktische:
Im Downloadcenter steht für Sie die Vorlage für ein Posteingangsschild bereit, die Sie für Ihr Posteingangskörbchen nutzen können.

Für eine effiziente Büroorganisation reicht eine einzige Posteingangsschale aus.
Für eine effiziente Büroorganisation reicht eine einzige Posteingangsschale aus.

Die Posteingangsschale dient mir auch als Indikator für die Arbeitsbelastung. Wenn ich es nämlich oft nicht schaffe, die Schale täglich zu leeren, untersuche ich meine Büroorganisation auf Potenzial zur Verbesserung.

2. Der schönste Platz ist der gewohnte

Ich spare tatsächlich über sechs Prozent meiner Zeit ein, seit ich nicht mehr nach Materialien und Werkzeugen im Büro suchen muss. Sechs Prozent klingt nicht viel, meinen Sie? Das sind pro Woche immerhin mehr als zwei Stunden. Zwei Stunden, in denen ich mich produktiven Tätigkeiten widmen kann.

Der „Trick“: Was ich täglich benutze, bewahre ich direkt in oder an meinem Schreibtisch auf. Was ich seltener benötige, findet seinen Platz entsprechend weiter entfernt.

Wichtig:
Ich lege die Gegenstände nach dem Benutzen auf jeden Fall wieder auf ihren Platz zurück. Klingt einfach, hilft jedoch enorm, die Büroorganisation effizienter zu gestalten. Hier meine zwei besten Tipps:

2.1. Schubladendenken leicht gemacht

Jedem Bürowerkzeug gebe ich in der „Schublade meines Vertrauens“ einen festen Platz. Dabei denke ich an die Besteckschublade, wo ich ja auch Löffel, Gabeln und Messer voneinander trenne.

Büroorganisation funktioniert wie die bewährte Besteckschublade – alles hat seinen Platz.
Büroorganisation funktioniert wie die bewährte Besteckschublade – alles hat seinen Platz.

Lese-Tipp für Ordnungs-Fans:
Welche Tricks ich noch entdeckt habe, um meine Schubladen aufgeräumt zu halten, habe ich hier für Sie zusammengestellt: Schubladendenken? Na klar!

2.2. Stapel ohne Grenzen

Prospekte, Kataloge, Zeitschriften und Ankündigungen von Veranstaltungen – täglich wuchs der Stapel meiner Lesematerialien. Ich wusste wirklich kaum noch, wie ich ihn bändigen sollte. Also wendete ich das Prinzip der sich selbst begrenzenden Systeme auf meinen Lesestapel an:

  • 1. Ich richtete ein Regalfach ein, das nach oben hin eine Begrenzung hat.
  • 2. Hier staple ich meine ungelesenen Materialien, bis die obere Begrenzung erreicht ist.
  • 3. Nun ziehe ich die unten liegenden Lesematerialien heraus und entsorge sie. Denn sie sind entweder inzwischen nicht mehr aktuell oder nicht interessant genug, um ihnen meine Zeit zu widmen. Sonst hätte ich es ja schon getan.

Download-Tipp für Stapel-Fans:
Hier finde Sie die ausführliche Anleitung zur Struktur Ihrer Lesematerialien: Informationsflut mit dem Lesestapel bändigen.

3. Bunte Farben im Büro

Klingt simpel – ist es auch: Farben erleichtern das Auffinden von Aktenordnern. Wenn Ordner eines bestimmten Bereichs eine festgelegte Farbe haben, brauche ich wirklich nur einen Blick, um den benötigten zu finden. Hier ein Beispiel für eine mögliche Farbgestaltung:

  • Alle Ordner der Buchhaltung in Rot.
  • Alle Personal-Ordner in Gelb.
  • Alle Ordner zur Strategie und Planung in Grün.
  • Alle Ordner mit Kunden-Schriftverkehr in Weiß.

Optimal ist es, wenn sich die festgelegte Farbgestaltung auch durch die Hängeregistratur zieht:

Farbige Markierungen verkürzen Suchzeiten verbessern die Büroorganisation, weil sie Suchzeiten verkürzen.
Farbige Markierungen verkürzen Suchzeiten verbessern die Büroorganisation, weil sie Suchzeiten verkürzen.

Farbige Ordner sind der eine, clever beschriftete Ordner-Rücken der andere Beitrag, um die Büroorganisation entscheidend zu verbessern. Deshalb habe ich hier einen

Download-Tipp für Ableger:
In diesem kostenlosen E-Book lesen Sie, wie Sie Ihre clever bedruckten Ordner optimal unterbringen. E-Book: Anregung zur Organisation eines Ablagesystems.

4. Nie mehr ohne

Druckpapier, Stifte, Kaffeepulver, Hygieneartikel gehören zu den selbstverständlichen Dingen – außer, wenn sie nicht vorhanden sind. Eine Zeit lang schien es mir, als sei ich stets der Einzige, der für Nachschub an Druckerpapier sorgte. Ich überlegte mir eine Lösung: Das Prinzip Kanban. Es wird längst mit Erfolg in der Produktion angewendet, um Materialengpässe zu vermeiden. Und es lässt sich perfekt für die Büroorganisation nutzen: Es kostet fast nichts, ist einfach umzusetzen und sichert für jedwedes Material den rechtzeitigen Nachschub.

Kanban ist ein japanisches Wort und bedeutet „Signal“. Wir arbeiten hier mit Signalkarten, die den Materialbeständen beigefügt werden. Und zwar genau dort, wo der Mindestbestand erreicht ist.

Den Mindestbestand zu bestimmen ist sehr wichtig. Er richtet sich nach der Antwort auf zwei Fragen:

  • 1. Wie lange dauert es, neues Material zu beschaffen?
  • 2. Wie viel Material wird in dieser Zeit voraussichtlich benötigt?

Entsprechend wird die Kanban-Karte in dem Stapel mit Kopierpapier platziert, zum Beispiel oberhalb der letzten fünf Pakete.

Derjenige, der den nächsten Artikel – in unserem Beispiel ein Paket Kopierpapier – aus dem Vorrat entnimmt, stößt automatisch auf die Kanban-Karte. Hier findet er die genaue Anweisung dafür, was er tun soll. Bei uns im Hause tempus sehen die Kanban-Karten so aus:

Muster einer Kanbankarte bei der tempus GmbH
Muster einer Kanbankarte bei der tempus GmbH

Sie haben Lust herauszufinden, was alles mit der Kanban-Methode möglich ist? Dann habe ich etwas sehr Interessantes für Sie:

Download-Tipp für perfekte Material-Verwaltung:
In diesem E-Book erfahren Sie Schritt für Schritt, wie sich der Material-Nachschub von allein steuert. Das Ergebnis: Nie mehr Engpässe, nie mehr aufgebrauchte Vorräte.

Alles zum Kanban-Prinzip: Booster für die Büroorganisation.
Alles zum Kanban-Prinzip: Booster für die Büroorganisation.

Und Sie?

Welches sind Ihre besten Tipps für eine effiziente Büroorganisation? Was hat sich besonders bewährt? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Mehr Tipps zur Büroorganisation

Für eine effiziente Büroorganisation habe ich noch viele Methoden mehr entwickelt. Sie sind zusammengefasst in dem Begriff Büro Kaizen®. Diese Methoden gebe ich in Schulungen an meine Kunden weiter. In dem folgenden Video sind Sie direkt dabei und können sich so manchen Tipp ablauschen:

Die Methoden von Kaizen tragen zur Verbesserung der Büroorganisation bei.
Die Methoden von Kaizen tragen zur Verbesserung der Büroorganisation bei.

Zum Posteingang gehört auch die tägliche Fülle an E-Mails. Wie Sie Ihr „digitales Posteingangskörbchen“ stressfrei und effizient bearbeiten, beschreibe ich Ihnen in meinem E-Book. Laden sie sich E-Mail-Stress ade jetzt kostenlos herunter und profitieren Sie von meinen praxiserprobten, einfach erklärten Tipps zum Bändigen der täglichen E-Mail-Flut.

Dem E-Mail-Stress ade sagen und die Büroorganisation entstressen.
Dem E-Mail-Stress ade sagen und die Büroorganisation entstressen.



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