„Welcome to the Jungle!“ Oder wie Sie ohne Machete Ordnung in Ihren Büromaterialschrank bekommen



Es gibt Büromaterialschränke, denen sollte man sich nur mit Schutzhelm nähern, weil einem beim Öffnen die Hälfte des Inhalts auf den Kopf poltert. In anderen bräuchte man eine Schatzkarte und eine Machete, um sich zum Gesuchten durchzuschlagen. In vielen Firmen sind Büromaterialschränke eine Insel der organisatorischen Anarchie. Doch so lustig es klingt: Chaos im Büromaterialschrank ist ineffizient und kostet bares Geld, weil Sie wertvolle Zeit mit Suchen verschwenden.

Das Problem

Während in Fertigungsbereichen oft selbst die Anzahl und Farbe der Schraubenkästen festgelegt ist, wird Büromaterial häufig auf völlig unsystematische Art und Weise bevorratet. Da liegen Papier, Prospektmaterial, Gerätezubehör und Büroartikel wild durcheinander. Oft ist natürlich genau das Gesuchte aufgebraucht. Findet man es doch, ist es möglicherweise unbrauchbar oder kaputt. Den genauen Bestand hat keiner mehr im Blick, den Zustand des Materials schon gar nicht. Richtig peinlich wird es, wenn der Kunde daneben steht und das Chaos live mitbekommt.

Schritt Nr. 1: Plätze festlegen wie im Supermarkt

Der ideale Büromaterialschrank ist so übersichtlich organisiert wie die Regale in einem Supermarkt. Der erste Schritt kann darin bestehen, Regalböden für bestimmte Dinge zu definieren und diese entsprechend zu beschriften. Einzel-Gegenstände wie Stifte, Textmarker und Büroklammern können Sie in kleinen Boxen unterbringen. Das schafft Ordnung, außerdem kann man die Dinge leicht entnehmen. Hervorragend geeignet sind hierfür die sogenannten Schäferkisten, die zur Kleinteile-Lagerung in Werkstätten genutzt werden. Diese gibt es in vielen Farben und sie lassen sich gut beschriften.

Schritt Nr. 2: Visuelle Unterstützung geben

Wahrscheinlich haben Sie in Ihrem Unternehmen schon einige gutgemeinte Aufräumaktionen hinter sich. Trotzdem sieht es in Ihrem Büromaterialschrank heute wieder aus wie im Dschungel. Vielleicht denken Sie, dass sich der ganze Aufwand gar nicht lohnt, irgendwann wird ja doch sowieso wieder alles kreuz und quer liegen. Aber: Meist ist es gar keine böse Absicht, wenn Dinge nicht aufgeräumt werden. Die Mitarbeiter wissen einfach nicht, wo was hin gehört. Machen Sie deshalb ein Foto des Ausgangszustands und kleben Sie dieses an die Innenseite des Schrankes. Wenn neue Artikel eingelagert werden, weiß somit jeder, wo der Platz dafür ist. Für „Heimatlose“ Dinge, deren Zugehörigkeit unklar ist, können Sie eine Box einrichten, die einmal im Monat aussortiert wird (am besten gleich Zuständigkeiten festlegen).

Schritt Nr. 3: Bestandsüberwachung mit dem Kanban-System

Wenn Sie verhindern wollen, dass das Material ausgeht, müssen Sie die Bestände in den Büromaterialschränken überwachen. Dies kann mit dem Kanban-System geschehen. Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem japanischen und bedeutet so viel wie „Karte“ oder „Beleg“. Kanban ist ein sich selbst steuerndes System. Kern der Idee ist, dass ein Mindestbestand festgelegt wird. Wird diese Mindestmenge unterschritten, erkennt dies der Entnehmer anhand eines Signals. Er veranlasst dann die Nachlieferung.

Supermarktregal oder Dschungel – wie sieht Ihr Büromittelschrank aus? Klick um zu Tweeten

Beispiel aus der Praxis

Das Kanban-System am Beispiel von Textmarkern erklärt:

Das Negativ-Szenario ohne Kanban

In einem Unternehmen wird Büromaterial in einem zentralen Schrank aufbewahrt. Verantwortlich für die Nachbestellung von Büromaterial ist der zentrale Einkauf. Die Mitarbeiter entnehmen sich ihr benötigtes Büromaterial eigenverantwortlich aus dem Schrank. Entnimmt ein Mitarbeiter den letzten Textmarker aus dem Schrank freut er sich, dass er noch einen bekommen hat, informiert aber nicht den zentralen Einkauf. Der nächste Mitarbeiter, der einen Textmarker braucht, hat leider Pech gehabt.

Das Positiv-Szenario mit Kanban

Sie lagern Textmarker in einer beschrifteten Box. Über der untersten Lage der Box findet sich eine Kanban-Karte, die das Erreichen des Mindestbestandes signalisiert. Wird der Mindestbestand erreicht, wird die Kanban-Karte an den zentralen Einkauf weitergegeben. Der Einkauf bestellt neue Textmarker. Nach dem Eintreffen wird die Kanban-Karte zusammen mit den gelieferten Textmarkern wieder in die Box gelegt.

Mögliche Variante: Die Mitarbeiter überwachen den Bestand

Alternativ dazu kann der zentrale Einkauf die Kärtchen auch selbst entnehmen. Dies ist dann sinnvoll, wenn der Büromaterialschrank in der Nähe des Einkäufers steht. Doch auch in diesem Fall sind es die Mitarbeiter, die den Materialstand überwachen. Sie werfen nach der Entnahme einen Blick in die Schachtel. Auf der Schachtel ist der Mindestbestand vermerkt. Ist dieser erreicht, stellen sie das Kärtchen hochkant. Der Einkauf sammelt die hochgestellten Kärtchen ein und bestellt die Materialien.

Die Vorteile von Kanban

  • Das nötige Material ist immer vorhanden.
  • Bestände müssen nicht extra überwacht werden, die Überwachung erfolgt automatisch durch die Kanban-Karten.
  • Da immer genug Material vorrätig ist, muss niemand warten. Das Ergebnis sind flüssigere Prozesse.
  • Die Höhe der Bestände richtet sich nach dem tatsächlichen Bedarf und der Verbrauchsgeschwindigkeit. Hohe Bestände mögen im Einkauf zwar billiger sein, aber dadurch wird unnötig Kapital gebunden und die Lagerung verursacht Kosten.

Darauf kommt es an

Berücksichtigen Sie beim Festlegen des Mindestbestands Nachfrageschwankungen. Bis zum Eintreffen des Nachschubs muss genug Material im Bestand sein. Der Mindestbestand kann daher vor allem bei billigen Artikeln etwas höher sein. Ein Stift wird erst dann teuer, wenn er nicht vorhanden ist. Bei Material das altert gilt das First-in-first-out-Prinzip. Das heißt beispielsweise für neue Tonerkartons, dass diese im Materialschrank hinter die dort vorhandenen Kartons gestellt werden, denn das vorhandene Material muss zuerst verbraucht werden. Gleiches gilt für verderbliche Ware wie verzehrbare Give-aways.

Extra-Tipp

Bei entsprechender Unternehmensgröße können Sie die Bestandsüberwachung auch Ihrem lokalen Schreibwarenhändler überlassen. Dieser füllt dann beispielsweise einmal pro Woche den Büromaterialschrank mithilfe der Kanban-Karten auf. Durch die Konzentration des Einkaufs auf einen Händler können bessere Einkaufspreise erzielt werden. Außerdem bleiben die Prozesskosten für die Bestellung niedrig.

Service

Eine Vorlage für Kanban-Karten können Sie kostenlos in unserem Downloadcenter herunterladen.

Best-Practice-Beispiele willkommen

Systeme sind wie Maß-Konfektionskleidung. Für jedes Unternehmen gibt es noch die perfekte Anpassung. Wie sieht Ihr Kanban-System aus? Schicken Sie gerne Fotos an blog@büro-kaizen.de oder erzählen Sie in der Kommentarfunktion von Ihren Erfahrungen. Auch Verbesserungsvorschläge sind uns immer willkommen.



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