Büromanagement: Mach es leer – das bringt es voll!



Massen von Papier, nicht mehr genutzte Regal- und Schrankinhalte und unzählige Kugelschreiber, die niemand je wird leerschreiben können ... Viele Büros quellen über, die Mitarbeiter pflegen Ihre private Lagerhaltung wie kleine Hamster. Befreien Sie Ihr Büro von unnötigem Ballast. Die folgenden fünf Tipps helfen Ihnen, Ihr Büromanagement zu überdenken.

Ein gutes Büromanagement ist die Voraussetzung für kreative und qualitativ hochwertige Leistungen. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Durch die parallele Lagerung von Materialien entstehen unnötige Ausgaben. Aber auch Wartezeiten oder lange Wege und die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner verursachen Kosten. Sie binden Mitarbeiterressourcen und das erzeugt Frust und führt zu Krankheit und Fehlzeiten. Mit einem wirksamen Büromanagement wird die Arbeit leichter, effizienter und macht mehr Spaß.

Gemeinsam fuer gutes Bueromanagement
Gemeinsam zu einem guten Büromanagement.

So funktioniert es

Büromanagement Tipp Nr. 1: Platzieren Sie täglich genutzte Büroutensilien und Materialien an den Schreibtischen!

Achten Sie darauf, dass am Schreibtisch selber - also im Rollcontainer oder in Reichweite im Sideboard neben Ihnen - nur die Dinge gelagert werden, die Sie auch täglich brauchen. In meinem Blogbeitrag "Schluss mit dem ewigen Suchen: Wie Sie Büroutensilien immer auffindbar halten" habe ich beschrieben, wie Sie am besten vorgehen.

Bueroutensielien bei Bueromanagement beachten
Büroutensilien müssen bei gutem Büromanagement ebenfalls beachtet werden.

Schaffen Sie sich Raum, in dem Sie alle anderen Dinge aussortieren. Doch Vorsicht! Im Umkehrschluss heißt das: achten Sie für ein funktionierendes Büromanagement auch darauf, dass unnötige Wege vermieden werden, weil Utensilien, die Sie täglich brauchen, nicht in ausreichender Form vorhanden sind. Wie Sie am besten beim Aussortieren vorgehen, erfahren Sie hier.

Streit mit Bueromanagement vermeiden
Schlechtes Büromanagement kann durchaus auch Streit verursachen.

Hier heißt es: Nur kein falscher Geiz! An jedem Schreibtisch sollte genau das gelagert werden, was die Person täglich nutzt. Wenn mehrere Personen im Büro ein Laminiergerät oder einen Spezialtacker täglich nutzen, so müssen diese auch für jeden Arbeitsplatz angeschafft werden. Die Personalkosten, die durch all die Störungen und die langen Wege entstehen, rechtfertigen die Anschaffung sämtlicher Geräte - egal wie teuer sie sind.

Büromanagement Tipp Nr. 2: Lagern Sie regelmäßig aber nicht tägliche genutzte Dinge in den Büros!

Regelmäßig aber nicht täglich genutzte Werkzeuge, Utensilien und Gegenstände müssen innerhalb einiger Schritte im jeweiligen Büro erreichbar sein.

Effektives Bueromanagement Bueromaterialschrank
Effektives Büromanagement: Der gemeinsam genutzte Schrank mit Verbrauchsmaterialien.

Dazu könnten Briefumschläge in verschiedenen Formaten gehören oder auch Etiketten und leere Hängeregister. Gewährleisten Sie, dass die Ordnung innerhalb des Schrankes dauerhaft erhalten bleibt, in dem Sie an der Tür ein Bild mit dem aufgeräumten Zustand des Schrankes anbringen. Das Bild dient den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Erinnerung, dass sie Verantwortung dafür tragen, dass der Schrank genauso hinterlassen wird, wie er vorgefunden wurde und dass das Büromanagement gelingt. Die 5S-Methode hilft Ihnen zur dauerhaften Ordnung. Wie das geht erfahren Sie in meinem Beitrag "Fünf ist Trümpf - mit der 5S-Methode zu dauerhafter Ordnung".

Büromanagement Tipp Nr. 3: Schaffen Sie ein zentrales Bürolager für unregelmäßig genutzte Dinge!

Nun gibt es eine Vielzahl Gegenstände und Verbrauchsmaterialien, die unregelmäßig genutzt werden, die aber, wenn sie gebraucht werden, verfügbar und schnell erreichbar sein müssen. Dazu gehören Akkus, der Klicker für die PowerPoint Präsentation, Ersatzkabel für das Netzwerk usw. Für diese Dinge eignet sich die Einrichtung eines gemeinsam genutzten Raumes, auf den alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugreifen können.

EDV Schrank fuer Bueromanagement
Ein aufgeräumter EDV-Schrank ist wichtig für ein geordnetes Büromanagement.

< h3>Büromanagement Tipp Nr. 4: Führen Sie für die Materialbeschaffung das Kanban-Prinzip ein!

Um zu gewährleisten, dass Verbrauchsmaterialien wie das Druckerpapier oder die Tintenpatronen nie ausgehen, sollten Sie die Einführung eines Kanbansystems für Ihr Büromanagement bedenken. „Kanban” bedeutet nichts anderes, als dass Sie Signalkarten einführen, die rechtzeitig anzeigen, dass für Nachschub zu sorgen ist. Außerdem wird markiert, woher Sie diesen Nachschub bekommen, bzw. wer für die Bestellung zuständig ist.

Bueromanagement mit Kanbankarte
Mit der blauen Kanbankarte ist beim Büromanagement stets für Nachschub gesorgt.

Wenn die Kanbankarte, wie im Bild markiert z.B. vor dem letzten Stapel Papier platzieren, weiß der Mitarbeiter, der den vorletzten Stapel anbricht, er muss für Nachschub sorgen. Da noch ein Stapel vorhanden ist, muss der Kopierer nicht stillstehen. Es ist immer ausreichend Papier vorhanden. Ich erkläre das Kanbansystem in meinem E-Book mit dem Titel „Das Kanban-Prinzip – auch im Büro”. Laden Sie es sich herunter und erfahren Sie mehr über dieses Werkzeug für ein funktionierendes Büromanagement!

Büromanagement Tipp Nr. 5: Definieren Sie Zuständigkeiten und Vertretungen!

Es kann immer Situationen geben, in denen der Mitarbeiter nicht weiterkommt und jemanden braucht, den er fragen kann. Definieren Sie darum klare Zuständigkeiten, z.B. für den Kopierraum, die Teeküche oder den EDV-Schrank. Gewährleisten Sie ein funktionierendes Büromanagement, in dem Sie die Liste mit den Namen des zuständigen Mitarbeiters, dessen Vertreter oder Vertreterin und deren Telefonnummern in der Nähe der jeweiligen Geräte oder im Eingangsbereich des jeweiligen Raumes aufhängen. So ersparen Sie dem betroffenen Mitarbeiter Lauferei und die unnötige Suche nach jemanden, der auch wirklich helfen kann.

Klare Zustaendigkeiten helfen Bueromanagement
Klare Zuständigkeiten und Kompetenzen vereinfach das Büromanagement und die Zusammenarbeit.

Weitere Informationen zum Thema Zuständigkeiten erhalten Sie in meinem Artikel Da werden Sie geholfen: Mit geklärten Zuständigkeiten zu mehr Effizienz!

Darauf kommt es an

Ein gutes Büromanagement ist die Voraussetzung für kreative und qualitativ hochwertige Leistungen. Ersparen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Frust und Zeitverluste, in dem Sie klare Plätze für die Dinge und Unterlagen definieren! Achten Sie dabei auf das Büro-Kaizen® Motto: Alles hat einen Platz - alles hat seinen Platz!

Was der Tipp bewirkt

Ein durchdachtes Büromanagement bedeutet einen enormen Zeitgewinn für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie vermeiden, dass Zeit auf unnötige Art und Weise mit Suchen, Fragen und Warten verschwendet wird.

Und Sie?

Was hat Ihr Büromanagement nach vorne gebracht und revolutioniert? Teilen Sie Ihr Wissen mit uns und schreiben Sie mir!



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1 Kommentar
  • Schön wenn es überall so wäre. Leider dürfte das in den wenigsten Büros der Fall sein. Wohl eher wird der Transportwagen umfunktioniert, als Ablage für alles und jeden. Aber man kann ja auch von der Hoffnung leben


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