Strukturiert statt unsortiert – so organisieren Sie Ihre Bürogemeinschaft



Das Genie beherrscht das Chaos! Doch spätestens, wenn das Genie krank ist, beginnt die große Sucherei. Darum sage ich: das Genie beherrscht sein Chaos! Gerade wenn Sie in einer Bürogemeinschaft arbeiten, sind ein paar Absprachen hilfreich und notwendig. Lesen Sie fünf Tipps, durch die sich die Zusammenarbeit in einer Bürogemeinschaft einfacher organisieren lässt!

Absprachen helfen einer Bürogemeinschaft, Frust und Konflikte zu vermeiden. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Eine Bürogemeinschaft lebt davon, dass Dinge gemeinsam angeschafft und genutzt werden. Während an den Einzelarbeitsplätzen eine gewisse Freiheit möglich ist, führt genau diese Freiheit in der Zusammenarbeit häufig zu Stress und Ärger. Absprachen reduzieren Zeitverschwendungen und helfen einer Bürogemeinschaft, Frust und Konflikte zu vermeiden.

Frust vermeiden durch Absprachen Buerogemeinschaft
Durch Absprachen vermeiden Sie Frust in der Bürogemeinschaft.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für die Bürogemeinschaft: Klären Sie, was gemeinsam genutzt wird und was zur Grundausstattung des Einzelarbeitsplatzes gehört!

Damit ist in der Bürogemeinschaft nicht zu unnötigem Stress kommt, sollten Sie klären, welche Dinge gemeinschaftlich genutzt werden und welche Dinge zu dem jeweiligen Einzelarbeitsplatz gehören. Dabei gilt die Regel, alles, was täglich genutzt wird, muss auch in ausreichender Anzahl angeschafft und am Einzelarbeitsplatz abgelegt werden. Alles, was regelmäßig aber nicht täglich genutzt wird, kann gemeinsam genutzt werden, sollte aber innerhalb der Bürogemeinschaft mit wenigen Schritten erreichbar sein. Alles, was unregelmäßig genutzt wird, kann außerhalb des Büros in einem separaten Raum abgelegt werden.

Tipp Nr. 2 für die Bürogemeinschaft: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!

Für die von der Bürogemeinschaft gemeinsam genutzten Büroutensilien ist es notwendig, den genauen Standort festzulegen. Dabei kann es eine Hilfe sein, diesen zu markieren. In einem Fall gab es bei einem Kunden z.B. einen Speziallocher, der von vielen verschiedenen Personen genutzt wurde. Ständig landete dieser Locher in einer anderen Ecke der Bürogemeinschaft und die Mitarbeiterin wurde gefragt, wo der Locher sei. Also markierte sie den Standort und es war der Bürogemeinschaft klar, entweder der Locher ist gerade verliehen oder aber er steht an seinem Standort.

Markierung gemeinsame Utensilien Buerogemeinschaft
Eine Markierung für die genutzen Utensilien hilft der ganzen Bürogemeinschaft.

Es ist auch hilfreich, das Ordnungssystem eines Schrankes bildlich darzustellen. So hängen an die Türen unserer Materialschränke Fotos, die deutlich machen, was genau wohin gehört. So gewährleisten wir, dass der Schrank ordentlich bleibt und nicht nach und nach das Chaos wieder Einzug hält.

Darstellung Optimalzustand hilft Buerogemeinschaft
Bilder mit der Visualisierung des Optimalzustandes helfen der Bürogemeinschaft beim Nutzen der Schränke.

Tipp Nr. 3 für die Bürogemeinschaft: Der richtige Schrank für die verschiedenen Anforderungen

Es kann sein, dass sich neben den normalen Schränken für Ordner, Briefumschläge oder andere Materialien die Anschaffung bzw. Einrichtung folgender spezieller Schränke für Ihre Bürogemeinschaft lohnt.

Für sämtliche Ersatzteile aus dem EDV Bereich nutzen wir bei Büro-Kaizen® einen EDV-Schrank.

EDV-Schrank beschleunigt Finden Buerogemeinschaft
Ein EDV Schrank ermöglicht das schnelle Auffinden von Ersatzteilen.

Hier finden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ersatzkabel, Akkus oder aber auch Reinigungsmittel für den Bildschirm. Weitere Informationen zum EDV-Schrank erhalten Sie hier: Dies ist ein Selbstbedienungsladen! – Wie Sie Ihre IT-Abteilung mit dem „Prinzip Selbstbedienung” entlasten!

Für die Lagerung von Prospekten haben wir uns irgendwann einen Prospekteschrank angeschafft, den man aus Reisebüros kennt.

Prospektschrank fuer ganze Buerogemeinschaft
Der Prospektschrank ist perfekt für Infomaterialien und wird von der ganzen Bürogemeinschaft genutzt.

In diesem Büroschrank lagern wir sämtliche Flyer und Infomaterialien für Seminare oder Kataloge.

Tipp Nr. 4 für die Bürogemeinschaft: Arbeiten Sie mit weiteren Visualisierungen!

Sie kennen das: Unter dem Schreibtisch verknoten sich Kabel, nie weiß man, mit welchem Lichtschalter die Leinwand im Sitzungsraum heruntergefahren wird und bei der Kaffeemaschine blicken irgendwelche Lichter, von denen man keines seiner Bestimmung zuordnen kann.

Lichtschalter beschriften fuer Buerogemeinschaft
Beschriftungen an den Lichtschalter helfen der Bürogemeinschaft, schnell den richtigen Schalter zu finden.

Eine Markierung am Kabel unterstützt die Bürogemeinschaft bei der Zuordnung zum richtigen Gerät. Wenn ein Gerät ausgetauscht wird, wissen Sie sofort, welches das richtige Kabel ist, das entfernt werden muss.

Beschriftete Kabel Klarheit in Buerogemeinschaft
Beschriftete Kabel vereinfachen die Arbeit für die ganze Bürogemeinschaft.

Die One-Minute-Lessons unterstützen Sie die Bürogemeinschaft bei der Bedienung technischer Geräte!

One Minute Lesson Kaffee Buerogemeinschaft
One-Minute-Lessons entlasten die Bürogemeinschaft bei Wartungsaufgaben.

Zu den One-Minute-Lessons habe ich diesen Artikel geschrieben:
1, 2 oder 3 … Du musst Dich entscheiden, 3 Tasten sind frei – Wie Sie mit der One-Minute-Lesson technischen Problemen vorbeugen!

Tipp Nr. 5 für die Bürogemeinschaft: Klären Sie die Zuständigkeiten!

Klare Zuständigkeiten für die Teeküche, den Drucker, den EDV-Schrank gewährleisten, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, gerade wenn sie neu in der Bürogemeinschaft sind, nicht unnötig Zeit verlieren und mit ihren Fragen andere Menschen von der Arbeit abhalten. Ein Zettel mit dem Hinweis: Bei Fragen zum Drucker wenden Sie sich an... verkürzt die Wege und hilft, Zeit zu sparen. Erstellen Sie eine Tabelle, auf der die Zuständigkeiten sowie die Vertretungen für Ihre Bürogemeinschaft aufgelistet sind.

Zustaendigkeiten schaffen Klarheit in Buerogemeinschaft
Klar geregelte Zuständigkeiten innerhalb der Bürogemeinschaft schaffen Klarheit.

Stellen Sie die Informationen über die Zuständigkeiten an geeigneten Orten etwa am Kopierer oder am EDV-Schrank Ihrer Bürogemeinschaft zur Verfügung. Es hat sich bewährt, die Zuständigkeiten in einer Bürogemeinschaft rotieren zu lassen. So wächst das Verständnis für Ordnung und Sauberkeit in allen Bereichen sowie der Respekt vor der Mühe der anderen.

Darauf kommt es an

Am besten ist es, Spielregeln und Absprachen für eine Bürogemeinschaft nicht einsam am Schreibtisch sondern gemeinsam mit den Betroffenen festzulegen. Das erhöht die Akzeptanz und führt letzten Endes dazu, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch wirklich an der Umsetzung beteiligen.

Was der Tipp bewirkt

Klare Absprachen helfen dabei, Frust in der Bürogemeinschaft zu vermeiden und unnötig Zeit mit Suchen und Fragen zu verschwenden.

Und Sie?

Wie organisieren Sie Ihre Bürogemeinschaft? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf neue Ideen und Anregungen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: