Büroeinrichtung – 5 Tipps, wie Sie mit dem richtigen Mobiliar eine tolle Atmosphäre schaffen

7. April 2020

Bei einer Firma sind Meeting- und Büroräume wie ein Aushängeschild für die Qualität und Sorgfalt der gesamten Arbeitsprozesse. Altmodische Möbel mit Spuren der Abnutzung weisen den Betrieb als nachlässig und zu sparsam aus. Aber auch zu teures und aufwendiges Mobiliar ist zu vermeiden, denn das wirkt großspurig. Unordnung sollte gar nicht sein – herumliegendes Altpapier oder Aktenberge sind ein Zeichen für unstrukturierte Abläufe. Machen Sie sich bewußt: Wenn Kunden und Geschäftspartner einen guten Eindruck gleich am Empfangstresen gewinnen, ist die Entscheidung zugunsten Ihres Unternehmens schon halb gefallen. Ein zweiter wichtiger Punkt: Ihre Mitarbeiter arbeiten effizienter, wenn sie sich wohl an ihrem Arbeitsplatz fühlen.

Was ist das Problem

Viele Unternehmer scheuen davor zurück, Geld in die Büroeinrichtung zu stecken. Neue Technik, ja, die ist wichtig. Aber wozu die Wände neu streichen oder die alten Schränke und Regale ersetzen, nur weil sie sich im Stil überlebt haben? Merke: wer immer nur Teile der Einrichtung ersetzt, wenn etwas defekt oder unbrauchbar ist, vergibt die Chance, mit einem harmonischen und frischen Gesamteindruck des Unternehmens zu punkten.

Mein Rat: Vernachlässigen Sie die Büroeinrichtung auf keinen Fall, sondern beziehen Sie sie aktiv in Ihre Umstrukturierung mit ein, die der erste Schritt meiner bewährten Büro-Kaizen®-Methode ist. Ob Sie ganz neue Büroräume beziehen oder Ihr bisheriges Office renovieren und mit zeitgemäßer Büroausstattung modernisieren: Wählen Sie für Ihr Office ein modernes, solides und für Ihre Zwecke passendes Mobiliar. Ich sage Ihnen, worauf es dabei ankommt – mit 5 einleuchtenden Tipps.

Eine helle und freundliche Büroeinrichtung wirkt sich schon bei der Begrüßung positiv auf die Stimmung aus

Tipp 1: Planen Sie Ihr neues Büro strategisch

Legen Sie am besten vor dem Kauf einer neuen Einrichtung eine geplante Grundstruktur fürs Büro fest. Fertigen Sie eventuell eine Skizze an, was wohin kommt. Welche zusätzlichen Fächer und Regale brauchen die Mitarbeiter direkt am Schreibtisch – und worauf kann verzichtet werden? In welchem Umfang legen sie Akten ab? Wenn Sie den gewünschten Zustand und entsprechende Ablageregeln vorab festlegen, können Sie bei der Büroeinrichtung und -ausstattung viel Platz und Geld sparen. Diese fünf Top-Ideen verraten Ihnen, was Sie noch berücksichtigen sollten.

Tipp 2: Sparen Sie nicht, sonst zahlen sie drauf

Sparen macht Spaß, aber gute Qualität hat nun mal ihren Preis. Das billige Regal verbiegt bald unter der Last von gebündelten Dokumenten und bei den unglaublich preiswerten Aktenordnern klemmt der Verschlussmechanismus. Das nervt, lenkt vom Eigentlichen ab und letztlich kostet Sie die Neuanschaffung das Doppelte. Bedenken Sie dies vor allem bei der Auswahl Ihres Schreibtisches – er ist das Herzstück Ihres Büros. Vielleicht sollte der Arbeitstisch die erste Anschaffung sein und alle weiteren Möbel im Raum werden auf ihn abgestimmt. Achten Sie dabei darauf, dass Möbel und Ordnungssystem einander ergänzen, denn so können Sie viel Platz sparen.

Erfahrungsgemäß ist eine Schreibtischplatte von mittlerer Größe am besten – sie bietet ausreichend Platz für Telefon, Tastatur, Monitor und Posteingangsschale, aber sie ist nicht groß genug, damit noch andere Dinge auf ihr landen.

Büro-Kaizen®-Extratipp:

Wichtig ist, dass Ihr Schreibtisch nicht nur frei ankommt, sondern auch frei bleibt, wenn der Alltag einkehrt. Dafür ist das Büro einrichten der perfekte Zeitpunkt. Was Sie überhaupt mit ins neue Büro nehmen sollten und wie Sie zum effizienten Minimalisten werden, habe ich Ihnen ergänzend hier aufgeschrieben.

Tipp 3: Sorgen Sie für Ordnung – per Checkliste

Apropos Ordnung – vereinbaren Sie gleich bei Bezug des neuen Büros mit Ihrem Team Standards, damit es immer schön aufgeräumt bleibt. Büroutensilien, die Sie mehrmals die Woche benötigen, packen Sie in Schubladen oder Rollcontainer. Und alle vertikalen Flächen wie Fensterbretter oder der Fußboden bleiben frei von Unterlagen. Die Checkliste für Ihren Arbeitsplatz hilft Ihnen und Ihrem Team, diese Ordnung dauerhaft beizubehalten.

Tipp 4: Gesundes Arbeiten = effektives Arbeiten

Sitzen ist das neue Rauchen! Vor allem Büromitarbeiter bewegen sich viel zu wenig. Die Folge: Viele klagen über Rücken- und Kopfschmerzen und sind nicht leistungsfähig. Investieren Sie in einen ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch und einen ergonomisch passenden Bürostuhl. Das ist genauso wichtig wie ein moderner Monitor und eine ausgezeichnete Beleuchtung. Hier gilt ebenfalls Klasse statt Masse – zu Beginn werden die Kosten etwas höher sein, doch die holen Sie schnell wieder herein, wenn Ihr Team nicht dauernd wegen Krankheit ausfällt.

Ein höhenverstellbarer Schreibtisch lässt sich der Körpergröße individuell anpassen und ist komfortabel. Er ermöglicht auch das Arbeiten im Stehen, was den Rücken entlastet und den Kopf freimacht. Wie Sie und Ihr Team trotz der sitzenden Tätigkeit gesund und fit bleiben, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag zur Ergonomie am Arbeitsplatz.

Zur Büroeinrichtung gehört auch ein richtiges Ordnungssystem mit dem Hinweis, was wann weg kann

Tipp 5: Geben Sie Dokumenten ein Verfallsdatum

Ich empfehle immer die Büroeinrichtung zu begrenzen. Stellt sich schließlich Platzmangel ein, ist dies ein Signal, endlich gründlich auszusortieren. In der Regel brauchen Sie Unterlagen nicht länger als zehn Jahre aufzubewahren. Gewöhnen Sie sich an, das Entsorgungs-Datum auf Aktenordner und Kartons zu notieren. So sehen auf einen Blick, welche Dokumente nicht mehr benötigt werden.

Was die Tipps bewirken

Geschäftspartner wie Mitarbeiter fühlen sich in hellen, aufgeräumten Räumlichkeiten mit geschmackvollen Möbeln wohler als in engen, zugestellten Büroräumen. Diese Stimmung wirkt sich positiv auf Ihr ganzes Team aus und beeindruckt auch Ihre Besucher. So gewinnen Sie und Ihr Unternehmen ganz nebenbei Pluspunkte.

Und Sie?

Werden Sie beim nächsten Relaunch Ihres Büros vornehmlich auf die Kosten achten oder lieber großzügig in Qualität investieren? Wenn Sie mehr Infos zu einem immer aufgeräumten Büro wünschen, dann werfen Sie doch einmal einen Blick in meinen Ratgeber „Für immer aufgeräumt“. Dort finden Sie zahlreiche Tipps zur Büroeinrichtung vom richtigen Regal bis zum Lichtschalter.

Wertvolle Tipps zum Thema Büroeinrichtung gibt’s in diesem Buch


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