Die Büroeinrichtung für das 21. Jahrhundert: Das müssen Sie beachten!



An zwei Orten verbringen Sie den Großteil Ihres Tages: zu Hause und im Büro. Das Zuhause ist ansprechend und ordentlich gestaltet, und das Büro? In der Regel lässt die Büroeinrichtung vieles vermissen. Sie ist farblos und ausschließlich auf Funktionalität ausgerichtet. Und sie trägt häufig zu einer ineffizienten Arbeitsweise bei.

Wie aber können Sie mit Ihrer Büroeinrichtung im 21. Jahrhundert bestehen? Wie können Sie mit ihr sogar zu einer effizienten Arbeitsweise beitragen? Indem Sie sie nach dem Büro-Kaizen® planen!

Büromöbel für das 21. Jahrhundert

Die Art wie viele Büros eingerichtet sind, erinnert an die vorvorige Jahrhundertwende: Tisch, Stuhl, Aktenschrank. Daran ist per se erst einmal nichts falsch. Doch das digitalisierte 21. Jahrhundert stellt ganz andere Anforderungen an die Büroarbeit als das 20. Jahrhundert. Dem müssen Büroeinrichtungen heute natürlich Rechnung tragen. Der Büroalltag ist auch so schon stressig genug – die Büroeinrichtung sollte deshalb dazu beitragen, den Stress zu reduzieren.

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Die Büroeinrichtung sollte übersichtlich sein und Grenzen haben.

Büroeinrichtung braucht Grenzen

Machen Sie das auch so, dass Sie immer neue Regale und Schränke kaufen, wenn die alten voll sind und Sie nicht mehr wissen, wohin mit all den neuen Akten? Dann sollten Sie diese Anschaffungen einmal aussetzen.
Stattdessen sollten Sie zunächst alle Akten, die Sie nicht mehr täglich oder regelmäßig benötigen, aussortieren. Gehen Sie durch, was davon Sie tatsächlich aufheben müssen, und was Sie problemlos entsorgen können. Tragen Sie den Rest ins Archiv.

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Laden Sie sich hier die Aufbewahrungsfristen herunter

Machen Sie Ihr Archiv aber nun nicht auch zum Unterlagen-Friedhof, sondern gestalten Sie es sinnvoll und mit Maß. So haben Sie sowohl im Büro als auch im Archiv nur noch eine begrenzte Menge Akten, die Sie nun auch nicht mehr erdrücken können.
Selbes gilt zum Beispiel auch für Ihre Lesestapel: Aussortieren! Wir neigen dazu, mehr aufzuheben als wir je in der Lage zu lesen sein werden. Da reicht ein Lesestapel meist nicht – es werden zwei, drei, dann vier … bis der neue Kollege auch die aus Versehen mal alle umkippt.
Legen Sie hierfür stattdessen ein nach oben begrenztes Regalfach fest und sortieren Sie bei Erreichen der Obergrenze knallhart aus. Was Sie bis jetzt nicht gelesen haben, was nicht wirklich wichtig ist, kann weg.

Sie werden sehen, dass Sie sich nach einer solchen Begrenzungsaktion wie befreit fühlen werden. Indem Sie das Chaos und die schieren Mengen streng begrenzen, geben Sie der Ordnung und Effizienz mehr Raum, Ihre Arbeit wird wesentlich leichter.

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Das ist Platzverschwendung – ein schmalerer Schrank würde es ebenso tun.

Wählen Sie Klasse statt Masse für die Büroeinrichtung

Die Büroeinrichtung muss gar nicht die teuerste und hipste sein. Aber Sie sollten Sie sinnvoll auswählen. Das beginnt beim Aktenordner und endet noch lange nicht beim Rollcontainer.

Legen Sie am besten vor dem Kauf einer neuen Einrichtung eine geplante Grundstruktur fürs Büro fest. Was genau brauchen die Mitarbeiter direkt am Schreibtisch? In welchem Umfang legen sie Akten ab? Wenn Sie den gewünschten Zustand und entsprechende Ablageregeln vorab festlegen, können Sie bei der Büroeinrichtung und -ausstattung viel Platz und Geld sparen.
Weiter geht’s: Müssen es wirklich die altbackenen graumelierten Standardordner sein, oder tun es vielleicht schlankere Orga-Mappen, wie sie das Wiedervorlagesystem Classei ermöglicht? Wie Sie die richtigen Maße und die geeignete Qualität der benötigten Ordner und Mappen finden, können Sie hier nachlesen.

Büroeinrichtung muss ergonomisch sein

Wussten Sie, dass Vorgesetzte auch die Aufgabe haben, physische und psychische Gefährdungen zu erfassen und zu minimieren? Ein ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz trägt einen großen Teil dazu bei. Weniger Rückenschmerzen dank eines höhenverstellbaren Schreibtischs oder ergonomisch passenden Bürostuhls sind genauso wichtig wie ein geeigneter, moderner Monitor und eine ausgezeichnete Beleuchtung. Achten Sie auch hierbei eher auf Klasse statt Masse – Sie werden zu Beginn etwas höhere Kosten haben, doch die holen Sie schnell wieder herein, wenn Ihr Team nicht dauernd wegen Rücken- und Kopfschmerzen ausfällt oder Konzentrationsschwierigkeiten und erhöhte Suchzeiten wegen unübersichtlicher Ablage unnötig lange Projektlaufzeiten verursachen. Lesen Sie hier mehr zur Ergonomie am Arbeitsplatz.

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Keine Chance den Rückenschmerzen – mit einer ergonomisch sinnvollen Büroeinrichtung.

Die richtige Büroeinrichtung ist der Grundstein für ein effizientes Büro

Vernachlässigen Sie die Büroeinrichtung auf keinen Fall, sondern beziehen Sie sie aktiv in Ihre Umstrukturierung mit ein, die der erste Schritt meiner bewährten Büro-Kaizen®-Methode ist. Mit der richtigen, begrenzt und klug ausgewählten Büroeinrichtung legen Sie den Grundstein für ein organisiertes, effizientes Büro.
Wenn Sie gerne weitere Tipps für ein für immer aufgeräumtes Büro hätten, dann werfen Sie doch einmal einen Blick in meinen Ratgeber „Für immer aufgeräumt“, der im Gabal Verlag erschienen ist. In ihm finden Sie zahlreiche Tipps zur Büroeinrichtung vom richtigen Regal bis zum Lichtschalter.

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