My Office is my Castle: wie Büroeinrichtung beeinflusst



Sie kennen sicher auch den Spruch „My Home is my Castle“, oder? Aber was ist eigentlich mit dem Büro? Schließlich verbringen Millionen Deutsche hier den Großteil Ihres Tages. Höchste Zeit, uns dieses Themas anzunehmen. Jetzt nicht nur aus der Sicht der Wohlfühlatmosphäre, sondern vor allem aus der, Ihre Büroeinrichtung effizient zu gestalten. Denn, wenn Sie effizient arbeiten, reduziert das Frust und das besagte Wohlfühlklima kommt von ganz alleine. Sie werden sehen.

Was ist das Problem

Die Büroeinrichtung ist ein wenig das Stiefkind des Arbeitslebens. In die technische Ausstattung wird meistens noch verhältnismäßig viel investiert, in das simple Mobiliar allerdings schon spürbar weniger. Dabei hat die Büroeinrichtung mehr mit Effizienz zu tun, als Sie vielleicht jetzt noch vermuten. Lassen Sie mich Ihnen zwei Beispiele für ganz alltägliche Probleme nennen, die mit einer kaizengerechten Büroeinrichtung so nicht passiert wären.
Erstens: Sie haben beim letzten Meeting eine Mitschrift bekommen, die sich sehr interessant angehört hat. Gerade jetzt wird das Thema aktuell und Sie möchten genauer nachlesen, worum es in dem Skript ging. Nur finden Sie das Papier einfach nicht. Irgendwo zwischen Berg eins auf Ihrem Schreibtisch und Lesestapel 25 im Regal an der Wand vermuten Sie es. Aber bis Sie es finden, hat sich die Sache vermutlich schon wieder erledigt. Nervig!
Zweitens: Die neue Kollegin kennt sich im Büro noch nicht so gut aus und weiß dementsprechend noch nicht die typischen Stolperfallen. Flugs betritt sie Ihr Büro, öffnet dabei die Tür etwas zu schwungvoll und stößt den Stapel mit den Kartons hinter der Tür so sehr an, dass diese samt Inhalt umkippen. Die Folge: Ihr Büro gleicht einem Papiermeer und die Aufgabe für die nächste halbe Stunde steht auch plötzlich fest. Ärgerlich. Und immer hätte eine strukturierte Büroeinrichtung das verhindern können.

So funktioniert es

Verzagen Sie nicht, ich habe einen Plan. Das mit der Büroeinrichtung wird zwar oft vergessen, aber Sie als Leser meines Blogs haben jetzt den entscheidenden Vorteil. Sehen Sie sich meine drei nachfolgenden Tipps an, teilen Sie sie mit Ihren Kollegen und machen Sie Ihre Büroeinrichtung kaizengerecht. Das verringert Stress, lästige Suchzeiten und andere Ärgernisse im Büroalltag.

Tipp 1: Büroeinrichtung braucht Grenzen

Grenzenlose Weiten verleiten zu grenzenlosem Chaos. Ich empfehle meinen Kunden daher immer, die Büroeinrichtung zu begrenzen. Sie sollten also nicht ständig neue Aktenregale zukaufen, um die Aktenberge im Archiv noch unterbringen zu können, sondern die Büroeinrichtung hier klar begrenzen. Ist das Archiv voll, muss es fast nie tatsächlich erweitert, sondern lediglich einmal ausgemistet werden. Sind bestehende Aufbewahrungsfristen überschritten, können die betreffenden Unterlagen weg. Weg, nicht eine Reihe weiterrutschen! Machen Sie Ihr Archiv nicht zum Unterlagen-Friedhof, sondern gestalten Sie es sinnvoll und begrenzt. Dieser Beitrag zur rollierenden Archivierung gibt hierzu ganz praktische Tipps für den Alltag. Auch den Lesestapel aus meinem Eingangsbeispiel können Sie kleiner und wesentlich überschaubarer halten. Legen Sie ein nach oben begrenztes Regalfach hierfür fest und sortieren Sie bei Erreichen der Obergrenze knallhart aus. Was Sie bis jetzt nicht gelesen haben, kann weg. Begrenzung hat am Ende viel mit Befreiung zu tun. Indem Sie das Chaos begrenzen, geben Sie der Ordnung und Effizienz mehr Raum.

Nicht immer müssen neue Regale her. Begrenzen Sie Ihre Büroeinrichtung!
Nicht immer müssen neue Regale her. Begrenzen Sie Ihre Büroeinrichtung!

Tipp 2: Klasse statt Masse

Die Büroeinrichtung muss nicht unbedingt die teuerste sein, das meine ich hier nicht. Aber sie sollte sinnvoll ausgewählt werden. Das beginnt beim einfachen Aktenordner und endet beim Rollcontainer des Schreibtischs. Legen Sie am besten vor dem Kauf der Büroeinrichtung eine geplante Grundstruktur der Unterlagen fest. Was genau brauchen die Mitarbeiter direkt am Schreibtisch? In welchem Umfang werden Akten abgelegt? Wenn Sie hier einen gewünschten Zustand festlegen, können Sie bei der Büroeinrichtung und -ausstattung viel Platz sparen. Müssen es wirklich die altbackenen graumelierten Standardordner sein, oder tun es vielleicht schlankere Orga-Mappen, wie sie das Wiedervorlagesystem Classei ermöglicht? Wie Sie die richtigen Maße, die geeignete Qualität und damit die zu Ihrem Unternehmen passenden Ablagewunder finden, erklärt dieser Beitrag.

Altbewährt, aber nicht immer die klügste Lösung. Büroeinrichtung muss bedarfsgerecht ausgewählt sein.

Tipp 3: Büroeinrichtung sollte ergonomisch sein

Ergonomie ist das Stichwort unserer Zeit. Denn es ist nicht nur ein netter Service am Mitarbeiter, sondern im Grunde unerlässlich. Wussten Sie bereits, dass Sie als Vorgesetzter die Aufgabe haben, physische und psychische Gefährdungen zu erfassen und zu minimieren? Ein ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz kann hier einen großen Teil beitragen. Weniger Rückenschmerzen dank eines höhenverstellbaren Schreibtischs oder die bereits angesprochene Vermeidung der Stolperfallen sind hier wichtig. Mein Lesetipp zu diesem Punkt ist dieser Beitrag zur Ergonomie am Arbeitsplatz, der Ihnen wichtige Impulse zur geeigneten Büroeinrichtung geben kann.

Keine Chance den Rückenschmerzen. Auch Ergonomie zählt bei der richtigen Büroeinrichtung.
Keine Chance den Rückenschmerzen. Auch Ergonomie zählt bei der richtigen Büroeinrichtung.

Darauf kommt es an

Die richtige Büroeinrichtung ist nicht alles, aber ein wichtiger Teil. Vernachlässigen Sie diesen Bereich nicht, sondern beziehen Sie ihn aktiv in Ihre Umstrukturierung mit ein. Es ist der erste Schritt meiner bewährten Büro-Kaizen®-Methode. Und den ersten Schritt auszulassen, macht wirklich wenig Sinn.

Grenzenlose Weiten führen zu grenzenlosem #Chaos, auch bei der #Büroeinrichtung! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Mit der richtigen, begrenzt und klug ausgewählten Büroeinrichtung legen Sie den Grundstein für ein organisiertes Büro. Nur wenn die Basis stimmt, können die Details angegangen werden. Und mit diesen drei Tipps sowie den verlinkten Leseempfehlungen sieht es für Ihre künftige Basis sehr gut aus.

Und Sie?

Sie wollen weitere Tipps zum für immer aufgeräumten Büro? Dann werfen Sie doch gerne auch einen Blick in meinen Ratgeber „Für immer aufgeräumt“, der im Gabal Verlag erschienen ist. Dieser enthält zahlreiche Tipps zur Büroeinrichtung vom richtigen Regal bis zum Lichtschalter. Oder melden Sie sich zum nächsten Workshop für Ihren aufgeräumten Schreibtisch an.

Tolle Tipps zu Büroeinrichtung und Co. gibt es auch im Buch.
Tolle Tipps zu Büroeinrichtung und Co. gibt es auch im Buch.



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