Chic statt Muff – Was Ihre Büroeinrichtung über Ihre Arbeitsweise verrät



Stellen Sie sich vor, Sie suchen einen neuen Zahnarzt. Im Internet finden Sie zwei ansprechende Bewertungen. Allerdings haust Arzt A in einem alten Haus, dessen muffige Inneneinrichtung dringend renoviert werden müsste. Arzt B hat eine helle, freundliche Praxis mit einer modernen Einrichtung. Spätestens jetzt erübrigen sich weitere Recherchen. Die meisten Menschen bevorzugten Arzt B, weil sie vermuten, seine Behandlungsmethoden sind genauso modern und zuverlässig. Konzentrieren Sie sich nicht auf die Qualität Ihrer Dienstleistung und Ihrer Angebotspalette sondern auch auf Ihre Büroeinrichtung. Was zunächst wie ein überflüssiger Kontenposten wirkt, amortisiert sich schnell, denn die durchdachten Lösungen helfen, effizienter und zeitsparender zu arbeiten.

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Eine professionelle Büroeinrichtung vermittelt Besuchern einen positiven Gesamteindruck.

Was ist das Problem

Viele Unternehmer scheuen davor zurück, Geld in die Büroeinrichtung zu stecken. Neue Technik, ja, die ist wichtig. Aber wozu die Wände neu streichen oder die alten Schränke und Regale ersetzen, nur weil sich überall Gebrauchsspuren zeigen. Wer immer nur Teile der Einrichtung ersetzt, wenn etwas defekt oder unbrauchbar ist, vergibt die Chance, mit einem harmonischen und frischen Gesamteindruck des Unternehmens zu punkten. Eine moderne Büroeinrichtung begeistert nicht nur die Mitarbeiter sondern überzeugt auch Kunden, Geschäftspartner und Besucher, die wie Multiplikatoren ihren guten Eindruck vom Unternehmen in die Welt tragen. Eine professionelle Büroeinrichtung ist allerdings nicht nur chic sondern fördert auch die Effizienz im Unternehmen. Überlegen Sie einmal, wieviel Zeit Sie und Ihr Team vergeuden, weil Sie in den vollgestopften Schränken nach Unterlagen suchen. Und wie oft haben Sie Büroutensilien doppelt angeschafft, weil die vorhandenen Exemplare nicht fanden?

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Investieren Sie in ein modernes Ambiente

Shabby chic ist im Moment zwar angesagt, aber dieser mehr oder weniger auf alt getrimmte Einrichtungsstil passt nicht zu einem modernen Unternehmen. Ganz davon abgesehen, dass alte, abgenutzte Büromöbeln keinerlei nostalgischem Charme ausstrahlen. Es lohnt sich, regelmäßig die Büroeinrichtung zu modernisieren. Zum einen fühlen sich Ihre Mitarbeiter so wohl, dass sie gerne zur Arbeit gehen. Außerdem beeindruckt ein frisches Erscheinungsbild Ihre Besucher. Sie verbinden die moderne Ausstattung automatisch mit einer professionellen und innovativen Arbeitsweise. Diese fünf Top-Ideen verraten Ihnen, worauf Sie bei der Anschaffung neuer Büromöbel achten sollten.

Extra-Tipp:

Begleiten Sie mich doch auf einen Betriebsrundgang! Das Video auf YouTube ist in einzelne Sequenzen aufgeteilt und zeigt Ihnen, mit welchen Tricks ein Effizienzprofi arbeitet.

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Tipp Nr. 2: Begrenzen Sie Ihren Stellraum

Viele meiner Kunden klagen über ihre überquellenden Schränke und Archivräume, in denen sich niemand zurechtfindet. Und je größer die Räume, desto größer das Chaos. Ich empfehle deshalb, die Büroeinrichtung zu begrenzen. Stellt sich schließlich Platzmangel ein, ist es an der Zeit, endlich gründlich auszusortieren. In der Regel brauchen Sie Unterlagen nicht länger als zehn Jahre aufzubewahren. Gewöhnen Sie sich an, das Entsorgungs-Datum auf Aktenordner und Kartons zu notieren. So brauchen Sie gar nicht mehr umständlich die Unterlagen zu entsorgen sondern sehen auf einen Blick, welche Dokumente nicht mehr benötigt werden.

Drucken Sie sich am besten gleich die praktische Liste mit den Aufbewahrungsfristen aus:

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Von A-Z alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick.

Tipp Nr. 3: Wecken Sie den Leertischler in sich

Wenn sich das Chaos auf Ihrem Schreibtisch austobt, ist der gute Eindruck der modernen Büroeinrichtung ganz schnell verblasst. Im Gegenteil wirken Notizzettel am Monitor und wackelige Aktenstapel auf Tischen und Fensterbänken abschreckend auf Ihre Kunden und Geschäftspartner. Niemand verbindet Unordnung mit professionellem Arbeiten. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist nicht nur optisch ansprechend sondern fördert auch Ihre Konzentration. Leertischler haben den Kopf frei und werden nicht von Dingen abgelenkt. So arbeiten Sie viel konzentrierter. Vereinbaren Sie am besten gleich mit Ihrem Team Standards in Punkto Ordnung. Stellen Sie nur das Nötigste auf den Schreibtisch wie Monitor, Tastatur, Maus und die Posteingangsschale sowie die Unterlagen des aktuellen Projektes, an dem Sie gerade arbeiten. Büroutensilien, die Sie mehrmals die Woche benötigen, packen Sie in Schubladen oder Rollcontainer. Und alle vertikalen Flächen wie Fensterbretter oder der Fußboden bleiben frei von Unterlagen. Die Checkliste für Ihren Arbeitsplatz hilft Ihnen und Ihrem Team, diese Ordnung dauerhaft beizubehalten.

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Beurteilen Sie Ihren eigenen Arbeitsplatz.

Tipp Nr. 4: Setzen Sie bei der Büroeinrichtung auf Qualität

Sparen macht Spaß, aber bei der Büroeinrichtung lohnt es sich nicht immer auf den Cent zu achten. Denn gute Qualität hat ihren Preis. Das billige Regal verbiegt unter der Last der Aktenordner und bei den unglaublich preiswerten Aktenordnern klemmt der Verschlussmechanismus. Das nervt, raubt die Konzentration und kostet viel Zeit. Klären Sie deshalb mit Ihrem Team, welche Unterlagen anfallen und welches Ordnungssystem am besten passt. Statt den traditionellen Aktenordnern haben Hängeregistraturen den Vorteil, dass das lästige Lochen und Abheften entfällt. Wenn die Möbel und das Ordnungssystem aufeinander abgestimmt sind, können Sie viel Platz sparen.

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Mit der Hängeregistratur nutzen Sie optimal den Platz in Ihrem Schreibtisch.

Extra-Tipp:

Denken Sie bei der Büroeinrichtung auch daran, Ihre Erfolge oder Auszeichnungen sowie besondere Produkte möglichst publikumswirksam zu präsentieren. Der Eingangsbereich, der Wartebereich oder das Konferenzzimmer sind besonders gut geeignet für eine firmeneigene „Wall of Fame“. Mit Prospekten oder Imagebroschüren runden Sie den guten Eindruck perfekt ab.

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Auszeichnungen überzeugen Ihre Besucher von Ihrer professionellen Arbeit.

Tipp Nr. 5: Unterstützen Sie mit der Büroeinrichtung die Gesundheit der Mitarbeiter

Sitzen ist das neue Rauchen! Vor allem Büromitarbeiter bewegen sich viel zu wenig. Um die typischen Erkrankungen wie Rückenschmerzen und Nackenverspannungen vorzubeugen, ist eine Büroeinrichtung wie ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein Schreibtischstuhl mit ergonomischen Funktionen unerlässlich. Im Trend ist auch der Steharbeitsplatz. Hier erledigen Sie Besprechungen oder Telefonate im Stehen und lockern ganz nebenbei Ihre verspannte Muskulatur. Wie Sie und Ihr Team trotz der sitzenden Tätigkeit gesund und fit bleiben, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag zur Ergonomie am Arbeitsplatz.

Extra-Tipp:

Denken Sie bei der Büroeinrichtung auch etwas über den Tellerrand. Wird zum Beispiel in einem Großraumbüro viel telefoniert, wirkt die Geräuschkulisse unvorteilhaft auf die Mitarbeiter und Besucher. Die elegante Lösung ist ein separates Telefonzimmer. Es wird nach Bedarf von allen Mitarbeitern genutzt und sorgt für mehr Ruhe bei den Telefonaten. Zur Büroeinrichtung eines Telefonzimmers gehören neben einem Arbeitsplatz auch Schreibmaterialien. Lesen Sie auch meine Tipps zum Einrichten eines Telefonzimmers.

Darauf kommt es an

Oft sind wir betriebsblind, weil wir uns an den Anblick überquellende Regale oder defekter Schranktüren gewöhnt haben. Bitten Sie deshalb Außenstehende, sich einmal in dem Unternehmen umzusehen. So ermitteln Sie Ihren ersten Handlungsbedarf.

Was der Tipp bewirkt

Nostalgie ist schön, aber die meisten Menschen fühlen sich in hellen Räumen mit modernen Möbeln wohler als in einem Raum mit schäbigen Möbeln. Diese Stimmung wirkt sich positiv auf Ihre Mitarbeiter aus und beeindruckt auch Ihre Besucher. So gewinnen Sie und Ihr Unternehmen ganz nebenbei Pluspunkte.

Und Sie?

Sie haben Feuer gefangen und wünschen sich weitere Tipps für eine moderne und effiziente Bürogestaltung? Werfen Sie einen Blick in meinen Ratgeber „Für immer aufgeräumt“. Er enthält zahlreiche Tipps zur Büroeinrichtung vom richtigen Regal bis zum Lichtschalter. Klicken Sie auf die Grafik und laden Sie sich das Buch gratis herunter.

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Alle Downloads aus dem Buch "Für immer aufgeräumt"





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