Mit einer genial organisierten Büroassistenz greift jedes Rädchen ineinander



Nicht jeder, der mit an einen Strang zieht, zieht in die gleiche Richtung. In vielen Unternehmen wird zwar Teamwork groß geschrieben, aber trotzdem funktioniert das Miteinander nicht. Zwar findet ein Austausch unter den Kollegen statt, aber diese Kommunikation reicht oft nicht über die Abteilungen hinaus. Als Folge greifen nicht alle Rädchen reibungslos ineinander und es gibt zahlreiche Missverständnisse oder Spannungen. Bei allen verwaltungstechnischen und organisatorischen Aufgaben im Bereich der Büroassistenz sorgen klare Spielregeln für den reibungslosen Ablauf.

Was ist das Problem

Ein Unternehmen besteht aus vielen sehr unterschiedlichen Abteilungen: Personalabteilung, Buchhaltung, Controlling, Einkauf oder Marketing um nur einige zu nennen. Wenn jeder Mitarbeiter einer jeden Abteilung nach seinen eigenen Vorstellungen arbeitet, bricht Chaos aus. Ist die zuständige Person erkrankt oder im Urlaub, findet sich niemand in der Ablage zurecht. Dieses kleinstrukturierte Denken behindert oft auch den Ablauf im Bereich der Büroassistenz. Da werden Unterlagen in der einen Abteilung abgelegt, obwohl sie in der anderen dringend benötigt werden. Unkoordinierte Abläufe führen zu Wartezeiten, die nicht nur Nerven sondern auch Geld kosten können.

Wenn jeder isoliert für sich arbeitet, knirscht das Getriebe der #Büroassistenz. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Visualisieren Sie die Unternehmensziele

Viele Mitarbeiter wissen gar nicht, welche Ziele das Management gerade verfolgt. Oft sind die Aussagen auch so schwammig formuliert, dass sich niemand konkret etwas darunter vorstellen kann. Die Aussage „Wir wollen unseren Umsatz steigern“ lockt allenfalls ein müdes Schulterzucken hervor. Damit sich jeder wirklich angesprochen fühlt, empfehle ich eine persönliche Zielvereinbarung mit jedem Mitarbeiter. Im Gespräch erklären Sie die Gründe für das Unternehmensziel und überlegen gemeinsam, mit welchem Einsatz der jeweilige Mitarbeiter zum Erfolg beitragen kann. Formulieren Sie Ziele am besten mit der SMART-Methode:

  • S – spezifisch: Formulieren Sie das Ziel konkret, spezifisch und präzise.
  • M – messbar: Sie brauchen ein Kriterium, an dem Sie den Erfolg bzw. die Umsetzung des Ziels erkennen können.
  • A – angemessen und attraktiv: Ein Ziel darf weder über- noch unterfordern. Die Herausforderung sollte den Ehrgeiz des Teams wecken.
  • R – realistisch: Utopische Zielvorgaben demotivieren, die Umsetzung muss machbar sein.
  • T – terminiert: Setzen Sie einen klaren Termin, wann das Ziel erreicht werden soll.

Wenn Sie das Thema interessiert, finden Sie in meinem Blog-Beitrag über SMART-Ziele viele weitere Anregungen.

Extra-Tipp:

Sie verbessern die Büroassistenz und das Miteinander, wenn Sie Zielevorgaben visualisieren. Die persönliche Zielvereinbarung mit den entsprechenden Kennzahlen sollten die Mitarbeiter in der Nähe des Arbeitsplatzes aufhängen. Manchmal ist es auch möglich, Teiletappen zu visualisieren. Wir arbeiten bei tempus zum Beispiel mit Glaszylindern. Immer wenn ein Teilziel umgesetzt wird, steckt der Mitarbeiter einen Ball in den Behälter. So sieht jeder, was schon geschafft wurde bzw. was noch fehlt.

Tipp Nr. 2: Ein gutes Ablagesystem reicht über Abteilungsgrenzen

Es ist eine große Herausforderung im Bereich der Büroassistenz, die Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, Rechnungen und Notizen zu verwalten. Bei tempus haben wir den Anspruch, dass wir alle Informationen innerhalb einer Minute wiederfinden. Sie fragen sich, wie das geht? Ein funktionierendes Ablagesystem verfügt über diese vier Komponenten:

  • 1. Sorgen Sie für einen Eingangsort für alle Unterlagen, die im Lauf des Tages auf Ihren Schreibtisch landen. Dafür eignet sich eine Posteingangsschale. So wissen alle Kollegen, wie sie die entsprechenden Schriftstücke weiterreichen können.
  • 2. Alle Akten oder Informationen, die Sie terminieren können, sammeln Sie in der Wiedervorlage-Mappe. Gängige Wiedervorlagesysteme sind Pultordner, Hängeregister oder das System von Mappei bzw. Classei. Hier haben Sie alle dringenden Aufgaben übersichtlich geordnet.
  • 3. Legen Sie außerdem Aktenordner für Kunden oder Projekte an, die Sie häufig benötigen. Die Ordner stellen Sie in ein Regal oder einen Schrank in Ihrem Büro.
  • 4. Alle Ordnungssysteme mit abgeschlossenen Projekten gehören in das Archiv.

Mit fünf W-Fragen vereinfachen Sie die Ablage Ihrer Akten: Wer legt was wo wie und wie lange ab? Schauen Sie sich auch diesen Blog-Beitrag zum Thema an: Schneller effizient: mit 5 Fragen zur optimalen Dokumentenablage

Extra-Tipp:

Stehen Sie oft suchend vor dem Aktenschrank, weil Sie den gewünschten Ordner nicht finden? Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Mit einer farbigen Zuordnung lösen Sie das Problem. Ordnen Sie einzelnen Bereichen oder Abteilungen eine feste Farbe für die Aktenordner zu. Beispiel: Rote Ordner gehören zur Buchhaltung, blaue Ordner enthalten Personalakten. Genauso wichtig ist eine klare, einheitliche Beschriftung der Ordner. Erstellen Sie mit diesen Tipps eine Vorlage für den Ordnerrücken.

Tipp Nr. 3: Mit Besprechungen zum Teamplayer

Ein Großteil der Missverständnisse, Spannungen und Fehler im Büroalltag passieren, weil die Kollegen nicht ausreichend miteinander kommunizieren. Da ist es leicht passiert, dass eine wichtige Anfrage unbeantwortet bleibt, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt. Regelmäßige Teambesprechungen sorgen dafür, dass alle die gleichen Informationen erhalten. Es werden Neuerungen besprochen oder über veränderte Sachlagen informiert.

Büromitarbeiter empfinden Meetings allerdings oft als Zeitverschwendung. Da ist der Raum nicht vorbereitet, es gibt keine Tagesordnung und immer gibt es einen Kollegen, der einfache Zusammenhänge unglaublich langatmig zerredet. Mit Büro-Kaizen® gehören diese Missstände der Vergangenheit an. Sorgen Sie dafür, dass jemand für die Vorbereitung des Besprechungsraums zuständig ist. Mit einer Sanduhr regulieren Sie geschickt die Redezeit für alle Beteiligten. Und mehr Schwung erhält eine Besprechung, wenn alle Beteiligten stehen. Das ist zugleich eine gesunde Alternative für alle, die lange vor dem Computer sitzen.

Sitzen ist das neue Rauchen, d. h. es ist genauso ungesund! Wenn langes Sitzen bei Ihnen oft zu Schulter- und Rückenschmerzen führt, kann ein Steharbeitsplatz Ihre Muskulatur auflockern. Diese Tipps erklären Ihnen, wie Sie mit einem Steharbeitsplatz gesund und fit bleiben.

Extra-Tipp:

Die Ergebnisse der Teamsitzungen geraten ganz schnell in Vergessenheit, wenn Sie nicht schriftlich festgelegt werden. Führen Sie bei jeder Besprechung ein Sofort-Protokoll. Das ist wesentlich effizienter, denn unklare Punkte können Sie sofort klären. Die Vorlage für ein Sofort-Protokoll können Sie sich mit einem Klick auf das Bild gratis downloaden.

Vorlage Sofort-Protokoll

Tipp Nr. 4: Lernen Sie aus Fehlern

Es gibt kein perfektes Miteinander oder eine reibungslose Büroassistenz. Wo Menschen arbeiten, passieren auch Fehler. Entscheidend ist der Umgang mit Missgeschicken. Sie können sich stundenlang über Fehler aufregen und nach den vermeintlich Schuldigen suchen. Oder Sie nehmen dieses Malheur als Anlass, gezielt nach den Ursachen zu forschen. Suchen Sie gemeinsam mit dem Team nach den Gründen. Wenden Sie dabei das Reagan-Formular an. Diese Vorlage hilft Ihnen dabei, systematisch Probleme zu analysieren, indem es Felder für die Problembeschreibung, mögliche Lösungsvorschläge und den entsprechenden Handlungsbedarf vorgibt. Probieren Sie das Reagan-Formular einfach aus.

Problemlösungsstrategie Reaganformular
Problemlösungsstrategie Reaganformular

Tipp Nr. 5: Erleichtern Sie sich die Büroassistenz mit Vorlagen

Checklisten und Vorlagen sind die heimlichen Stars der effizienten Arbeitsweise. Die standardisierten Vorgaben entlasten das Gehirn und vermindern die Fehlerquote. Ich stelle Ihnen im Download-Center zahlreiche Vorlagen und Checklisten zur Verfügung, die Ihnen das Arbeitsleben enorm erleichtern. Wenn Sie die Vorlagen laminieren und mit einem wasserlöslichen Stift beschriften, können Sie diese immer wieder verwenden. Falls Sie keine passenden Vorlagen finden, erkläre ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag, wie Sie Checklisten ganz leicht selbst entwerfen können.

Extra-Tipp:

Im Berufsalltag ist es inzwischen üblich, schnelle Absprachen untereinander per E-Mail zu treffen. Aber ein falscher Umgang mit dem schnellen Medium sorgt leicht für Ärger oder Verdruss. Kontrollieren Sie stets, ob Sie wirklich die richtigen Ansprechpartner im Verteiler auflisten. Wer nicht zuständig ist, verschwendet wertvolle Zeit bei dem Versuch, aus der Mitteilung schlau zu werden. Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen Spielregeln für den internen E-Mail-Verkehr. Meine besten Tipps zum Thema finden Sie in diesem Blog-Beitrag: Dank E-Mail-Knigge Kunden und Kollegen zu Fans machen.

Darauf kommt es an

Im Bereich der Büroassistenz ist Fingerspitzengefühl gefragt. Entwerfen Sie die Spielregeln im Umgang miteinander gemeinsam in Team. So entstehen erst gar keine Missverständnisse. Wie Sie die Effektivität im Team sogar noch verdoppeln können, erkläre ich Ihnen in meinem Podcast auf YouTube. Lassen Sie sich inspirieren!

Was der Tipp bewirkt

Sind Abläufe klar geregelt, treten weniger Spannungen zwischen Kollegen auf. Ein gutes Betriebsklima wirkt sich positiv auf die Leistung der Mitarbeiter aus, reduziert den Stressfaktor und mindert den Krankenstand.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen!

Das könnte Sie auch interessieren …



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Teamarbeit? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zur effektiven Teamarbeit aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: