Holen Sie Ihren Büroalltag mit fairen Spielregeln aus dem Abseits



Büroarbeit ist ein Mannschaftssport: Es ist eine tolle Leistung, wenn Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt haben und sich blind in Ihrer Ablage zurechtfinden. Genauso wie für den Star-Stürmer, dessen Torstatistik ohne die Unterstützung seiner Mannschaftskameraden wesentlich magerer ausfallen dürfte, ist es für unseren Büroalltag hilfreich, wenn unsere Teamkollegen das Regelwerk unserer Arbeitsweise kennen. Besser noch: Wenn sich alle an die gleichen Spielregeln halten.

Spielregeln: Jeder weiß Bescheid!

Im Büroalltag ist es schnell passiert: Ein Mitarbeiter wird krank, muss einen wichtigen Termin wahrnehmen, hat Urlaub oder fällt aus anderen Gründen aus. Irgendwo in seiner Ablage muss sich ein wichtiges Dokument befinden – doch wo? Kaum ein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, dass Projekte liegen bleiben, weil ein Mitarbeiter sich nicht an seinem Platz befindet.

Fassen Sie deshalb die wichtigsten Vorgänge Ihres Büroalltags zu Ihren ganz persönlichen „Büro-Spielregeln“ zusammen. Diese können entweder für eine Abteilung oder auch für das ganze Unternehmen gelten – ganz so, wie es Ihnen und Ihren Mitarbeitern sinnvoll erscheint. Durch die Spielregeln wird die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern vereinfacht; gleichzeitig dienen sie als Instrument, das wirksam die Beibehaltung der neu geschaffenen Ordnung unterstützt.

Besprechungen gehören zum Büroalltag
Spielregeln im Büroalltag sorgen für ein gutes Miteinander im Team.

Regelfindung ist Teamwork mit Vetorecht

Auf keinen Fall sollten die Spielregeln vom Vorgesetzten vorgegeben werden. Die Belegschaft kennt die Abläufe im Büroalltag genau; kann also mit Hilfe ihrer Erfahrung wichtige Impulse geben und obendrein am Entwicklungsprozess des Unternehmens teilhaben. Zudem werden selbst entwickelte Regeln – ganz im Gegensatz zu solchen, die „von oben” kommen – oft wesentlich bereitwilliger und konsequenter befolgt. Neue Mitarbeiter sollten schnell mit den Spielregeln vertraut gemacht werden – natürlich ist auch ihr Input eine wertvolle Bereicherung.

Aus meiner Erfahrung: Einige Regeln, die den Büroalltag für alle erleichtern

Interner Umlauf von Dokumenten

Im Büroalltag tauchen plötzlich die wunderlichsten Dinge auf: Wo kommt dieses Rundschreiben denn her, was ist das für ein Brief, müsste diese Rechnung nicht längst überwiesen sein? Wenn sich Dokumente im internen Umlauf befinden und nicht eindeutig mit Name und Datum gekennzeichnet sind, gibt es schnell große Verwirrung. Insbesondere bei Anfragen und Rechnungen kann es schnell peinlich oder teuer werden, wenn Sender, Empfänger und Eingangsdatum nicht eindeutig festzustellen sind.

Hier hilft eine kleine, aber wirksame Regel weiter: Jedes in den Umlauf gebrachte Dokument wird mit dem deutlich sichtbaren Namen des Absender und dem Eingangsdatum gekennzeichnet. Sollen die Empfänger die Kenntnisnahme des Dokuments nachweisen, ist ein kleines Feld für das Kurzzeichen oder die Unterschrift sinnvoll. Entsprechende Vorlagen lassen sich leicht mit bedruckbaren Etiketten erstellen und auf jedes Dokument aufkleben, das im hausinternen Umlauf nicht verloren gehen soll.

Mehr Durchblick mit dem Sichtbuch

Neben Ihrem Telefon stapelt sich seit langem ein maulwurfshügelähnlicher Haufen Notizzettel. Nur Sie selbst blicken noch leidlich durch, müssen aber auch lange wühlen, bevor Sie eine bestimmte Notiz wieder hervorholen können. Doch was, wenn Sie nicht im Büro sind und ein anderer Mitarbeiter eine dieser Informationen braucht?

Hier hilft ein zentrales Sichtbuch weiter, das alle wichtigen und häufig genutzten Informationen innerhalb der Abteilung oder der Firma nachvollziehbar dokumentiert. Aufgeteilt nach unterschiedlichen Rubriken können so Bestellungseingänge, Gesprächsnotizen und Ideen gesammelt und von allen eingesehen werden. Anstelle einer wahllosen Sammlung von Gekritzel auf Schreibtischunterlagen, Post-its und Kaugummipapieren entsteht so eine echte Hilfe im Büroalltag.

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Ordnung auf dem Schreibtisch: Die Ablageschale

Definieren Sie in Ihrem Unternehmen klar, wie Ablageschalen auf den Schreibtischen auszusehen haben, damit Dokumente im internen Umlauf für alle eindeutig als „zu erledigen” und „erledigt” erkennbar sind. So sollten Sie die Anzahl der Körbchen auf jeweils eine Ablage pro Arbeitsplatz beschränken; diese dient als Ort für den internen und externen Posteingang, der bis zum Abend „leergearbeitet“ wird. Nichts sollte liegen bleiben, so dass der nächste Tag mit leeren Ablagen frisch angegangen werden kann.

Ordnung auf dem Server: Klare Regeln im Dateiendschungel

Nach nur einer halben Stunde werden Sie fündig: Das dringend gesuchte Dokument befindet sich in einem der sieben unbenannten Unterordner im Stammverzeichnis „Neuer Ordner” auf dem dritten möglichen Server. Was hier fehlt, ist ein nachvollziehbares Bezeichnungssystem. So sollten Dateien nach Möglichkeit in übergeordneten Dossiers zusammengefasst werden Diese können beispielsweise einen bestimmten Kunden, eine Auftragsnummer oder ein bestimmtes Produkt zum Gegenstand haben – wichtig ist, dass diese Regel durchgehalten und verbindlich von allen genutzt und beherzigt wird. So lassen sich wichtige Dateien von allen Mitarbeitern im hektischen Büroalltag schnell und sicher finden.

Die Dateien selbst sollten nach einem eindeutigen Schema benannt werden: Bewährt hat sich eine Kennzeichnung mit Datum, der Auftrags-, Kunden- oder Produktnummer und dem jeweiligen Dateityp.
Ein kleines Beispiel: Die Bezeichnung „2015-12-06_Rechnung_Müller.docx“ schafft für jeden Mitarbeiter Klarheit darüber, dass die Rechnung für Herrn Müller am 6. Dezember 2015 erstellt wurde. Dateiname und Pfad werden zudem auf jedem internen Dokument mit ausgedruckt. Dies sind einfache Regeln, die den Büroalltag einfacher und effizienter gestalten und echtes Teamspiel ermöglichen.

Service für Sie:

Laden Sie sich hier unsere Checkliste herunter und lassen Sie sich inspirieren!

Spielregeln für den Büroalltag aushängen
Spielregeln für den Büroalltag können Sie für alle Mitarbeiter sichtbar aushängen.

Extra-Tipp: Büro-Spielregeln müssen sich einprägen

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter die gemeinsam erarbeiteten Spielregeln immer in Sichtweite haben. So können sich die Regeln festigen und Schritt für Schritt aktiv in den Büroalltag übernommen werden. Möglich wäre es zum Beispiel, dass Sie sie ausdrucken und an einigen, prominenten Stellen im Büro an die Wand hängen – beispielsweise über dem Kopierer oder in der Teeküche. Auch die Einrichtung der Regel-Übersicht auf dem Desktop-Hintergrund aller Mitarbeiter ist denkbar. Wie im Fußball gilt auch hier: Entscheidend ist auf dem Platz – Sie wissen selbst am besten, wo Mitarbeiter die Regeln wirklich praktisch wahrnehmen können.

Wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, können Sie den Büroalltag auf die leichte Schulter nehmen. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Hat es bei Ihnen während des Lesens schon im Hinterkopf „gerattert”? Welche Spielregeln würden den Büroalltag in Ihrem Unternehmen einfacher gestalten, den Stresspegel senken und unnötigen Arbeitsaufwand vermeiden? Lassen Sie es mich in einem Kommentar gerne wissen.



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