FAQ

Antworten auf die meist gestellten Fragen

 

Wie ist Ihr Vorgehen bei der Beratung in Unternehmen?

Wie ist Ihr Vorgehen bei der Beratung in Unternehmen?

Wir beginnen bei den einzelnen Arbeitsplätzen. Hier wird sowohl in der Papierwelt als auch im digitalen Bereich die Basis für stabile und effiziente Prozesse und Abläufe geschaffen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern werden dann die Abteilungen und die übergeordneten Themen optimiert.

 

Wie viel Zeit müssen wir einplanen für die Beratung?

Wie viel Zeit müssen wir einplanen für die Beratung?

Die Umsetzungsbegleitung beinhaltet 5 Schulungen pro Mitarbeiter inklusive Umsetzung am Arbeitsplatz bzw. in der Abteilung. Die Zeitabstände zwischen den einzelnen Schulungen sollten immer ca. 4 Wochen betragen. Bedingt durch betriebliche Erfordernisse oder z. B. die Urlaubszeit können die Zeitabstände selbstverständlich angepasst werden.

 

Gibt es eine Geld-zurück-Garantie oder eine Rücktrittsmöglichkeit?

Gibt es eine Geld-zurück-Garantie oder eine Rücktrittsmöglichkeit?

Weil wir von dem hohen Nutzen unserer Schulungen überzeugt sind, geben wir für den ersten Schulungstermin eine Geld-zurück-Garantie. Wenn Sie denken, dass der Nutzen für Sie nicht hoch genug ist, dann können Sie jederzeit die folgenden Termine ohne Kosten absagen.

 

Wie viele Personen pro Gruppe sind sinnvoll?

Wie viele Personen pro Gruppe sind sinnvoll?

Eine Gruppengröße von 10-15 Personen hat sich bewährt. Dann bleibt genügend Zeit für das individuelle Coaching am Arbeitsplatz, das elementarer Bestandteil unseres Büro-Kaizen®-Ansatzes ist.

 

Können Sie garantieren, dass wir nach der Beratung effizienter werden? Wie hoch ist die Effizienzsteigerung durchschnittlich durch die Beratung?

Können Sie garantieren, dass wir nach der Beratung effizienter werden?
Wie hoch ist die Effizienzsteigerung durchschnittlich durch die Beratung?

Nein, das können wir natürlich nicht garantieren. Es ist bisher aber auch noch nie vorgekommen, dass es keine Effizienzsteigerung gab.

Der Durchschnitt lag bisher bei 10-15 % Effizienzsteigerung allein durch die Optimierung der Arbeitsplätze und der Abteilungsthemen.

 

Wie lange dauert es, bis sich die Beratung rechnet (ROI)?

Wie lange dauert es, bis sich die Beratung rechnet (ROI)?

Die Schulungstermine laufen in der Regel im monatlichen Rhythmus. Teil jedes Termins ist die Umsetzung. Deshalb amortisieren sich Büro-Kaizen®-Projekte für die Teilnehmer und das Unternehmen bereits innerhalb der Projektlaufzeit.

 

Wir sind schon sehr gut organisiert. Können Sie uns trotzdem noch helfen?

Wir sind schon sehr gut organisiert. Können Sie uns trotzdem noch helfen?

Ja klar.

Ich würde so weit gehen, dass 20 % Effizienzsteigerung pro Jahr (!) möglich sind. Die Arbeitsplatz- und Abteilungsorganisation ist nur der erste Schritt. Wenn man die Prozesse anschaut, ergibt sich regelmäßig noch größeres Potenzial. Fragen Sie sich beispielsweise, wie viele Angebote Ihr Unternehmen schreiben muss, um einen Auftrag zu bekommen? Solche Dinge zu hinterfragen und zu optimieren ist auch Teil des Büro-Kaizen®-Prozesses.

 

Was sind Büro-Kaizen®-Coaches und warum braucht man Coaches?

Was sind Büro-Kaizen®-Coaches und warum braucht man Coaches?

In jeder Abteilung/Gruppe wird ein Büro-Kaizen®-Coach ausgebildet. Das sind Mitarbeiter aus dem jeweiligen Bereich, die den Vorteil haben, die Abläufe und die handelnden Personen zu kennen. Dadurch wird internes Kaizen-Know-how aufgebaut. Nach Projektende schulen Büro-Kaizen®-Coaches neue Mitarbeiter, moderieren weitere Verbesserungsprojekte und sichern die Ergebnisse dauerhaft.

 

Beraten Sie auch zu digitalen Themen? E-Mails oder Dateiablage-Systemen?

Beraten Sie auch zu digitalen Themen? E-Mails oder Dateiablage-Systemen?

Die „Papierwelt“ und die „digitale Welt“ sind in den Büros nicht mehr zu trennen. Ganz wenige Menschen arbeiten reinrassig mit Papier oder reinrassig digital. Deshalb ist es immer Teil unserer Arbeit, die beiden Themen auch zu kombinieren.

Zusätzlich bieten wir ein Seminar zum Thema „Für immer aufgeräumt – auch digital“ mit den Schwerpunkten Outlook und OneNote an.

 

Wir haben schon oft aufgeräumt. Das hat nie lange gehalten. Wie schaffen Sie es, dass die Beratung nachhaltig ist?

Wir haben schon oft aufgeräumt. Das hat nie lange gehalten. Wie schaffen Sie es, dass die Beratung nachhaltig ist?

Bei Büro-Kaizen® gibt es keine vorgefertigten Lösungen. Es gibt auch nicht „die“ Lösung. Alle Ansätze werden mit den Mitarbeitern gemeinsam erarbeitet. In der Gruppe werden dann auch Spielregeln gemeinsam vereinbart unter Beachtung eines Vetorechts für jeden Teilnehmer. Zur Sicherstellung erfolgt eine umfassende Dokumentation durch Abteilungshandbücher, Checklisten, E-Mail-Spielregeln, Besprechungs-Spielregeln usw.

 

Kann man bei Ihnen die aufgeräumten Büros besichtigen?

Kann man bei Ihnen die aufgeräumten Büros besichtigen?

Fester Bestandteil des Intensivseminars „Für immer aufgeräumt – 20 % mehr Effizienz mit Büro-Kaizen®“ in Giengen ist der Betriebsrundgang bei tempus. Dort können Sie sich selbst von der Wirkungsweise und dem Nutzen von Büro-Kaizen® überzeugen, Schränke öffnen, mit Mitarbeitern ins Gespräch kommen, …

Wir haben im Laufe der Jahre hunderte Firmen begleitet, auf ihrem Weg zu 20 % mehr Effizienz. Sicherlich ist auch ein Unternehmen in Ihrer Nähe. Wenn Sie uns kontaktieren, können wir gerne Referenzen auch in Ihrer Umgebung nennen.

 

Passt Büro-Kaizen® auch in meiner Branche?

Passt Büro-Kaizen® auch in meiner Branche?

Im Laufe der Jahre haben wir Unternehmen aus allen Branchen und in allen Größenordnungen begleitet. Das Schöne an Büro-Kaizen® ist, dass die Herausforderungen immer sehr ähnlich sind. Die Menschen müssen in kurzer Zeit vielfältige, unterschiedliche Aufgaben erledigen. Das ist bei Organisationen aller Größen und Branchen ähnlich. Kontaktieren Sie uns. Wir nennen Ihnen gerne Referenzbeispiele.

 

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Büro-Kaizen®?

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Büro-Kaizen®?

Manchmal sagen Führungskräfte, dass sie erst noch die eine oder andere Aufgabe erledigen möchten. Dann hat man mehr Zeit.

Fakt ist, dass die Anzahl der E-Mails immer weiter zunimmt, die Antwortzeiten immer kürzer werden, Besprechungen nehmen zu usw. Wenn man als Führungskraft von Mitarbeitern die Übernahme weiterer Projekte möchte, dann muss man den Mitarbeitern erst Freiräume schaffen. Genau hier setzt Büro-Kaizen® an. Die eingesetzte Zeit amortisiert sich mindestens während der Laufzeit der Umsetzungsbegleitung und ermöglicht so Freiräume für weitere Verbesserungsprojekte, neue Kundenaufträge, Abbau von Überstunden, …

 

Fundus – Ihr Ordner für alles

Fundus – Ihr Ordner für alles

Oft schon habe ich bei meinen Beratungen erlebt, dass Chaos gerade auch im Computer deswegen entsteht, weil die Menschen nicht wissen, wohin sie die Dinge speichern sollen, gerade bei Informationen, eBooks, interessanten Artikeln etc.

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Nicht selten entstehen dann tief verzweigte Archivsysteme, in denen sich selbst derjenige, der das Archiv angelegt hat, nicht mehr zurechtfindet und am Ende landet dann doch wieder alles auf dem Desktop, einfach, weil man nicht weiß wohin. Daher habe ich in einem meiner Newsletter dazu geraten, einen Archiv-Ordner für alles anzulegen. Eine aufmerksame Leserin hatte sich gewundert über den Tipp, was mir die Möglichkeit gegeben hat, noch mal tiefer einzusteigen, warum die „Ein-Ordner-für-alles”-Strategie so clever ist.
Newsletter-Tipp: Ein Ordner für alles Immer wieder erlebe ich, dass Menschen viel Zeit und Nerven darauf verwenden, ein System für ihren Ideenspeicher zu entwickeln. Hier gab's einen interessanten Artikel zu Thema X, dort etwas zu Thema Y und vielleicht könnte ich diese Info zu Thema Z doch noch irgendwann mal gebrauchen. Bevor Sie nun anfangen, eine kleinteilige Ordnerstruktur zu erstellen, rate ich Ihnen, mit einem einzigen Ordner zu arbeiten, den Sie Fundus nennen. Dank der ständig besser werdenden Suchfunktion finden Sie auch im noch so großen Archivordner Ihre Infos. Selbst wenn Sie dann mal 1 Minute suchen sollten, sparen Sie unendlich viel Zeit und Nerven bei der Ablage. Zu einem sich selbst begrenzenden System machen Sie Ihren Fundus-Ordner dadurch, dass Sie für sich ein Ablaufdatum (z. B. 1 Jahr) festlegen und in regelmäßigen Abständen (z. B. zu jedem Quartalsende) die alten Dokumente ungesehen löschen. Zusatz-Tipp: Das funktioniert übrigens auch bei E-Mails. Sammeln Sie E-Mails, die Sie irgendwann mal lesen wollen, in einem Leseordner. Mein Kollege arbeitet z. B. mit einem Ordner „Lesen am Freitag”. Dorthin verschiebt er alle Newsletter und Infos, die er eigentlich lesen möchte. Am Freitag reserviert er sich dann 2 Stunden dafür. Und danach löscht er alles, auch das, was er nicht geschafft hat, zu lesen. Das befreit versprochen.
Sehr geehrter Herr Kurz, wundere mich ein wenig über Ihren Tipp Ein Ordner für alles. Was ist das denn anderes als ein Ordner Allgemeines, von dem Sie doch so dringend abrieten? Gerade wegen hohem Such-Anteil. MfG Eine Newsletterleserin Anmerkung: Zum Schutz unseres Anwenders ist der Name gestrichen worden.
Sehr geehrte Newsletterleserin, herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Sie haben absolut recht, dass ich bei Projekten von Ordnern wie Allgemeines oder Sonstiges dringend abrate. Der Unterschied von Projekten zum Lesematerial ist, dass bei Projekten etwas getan werden muss. Ich muss also regelmäßig auf diese Dinge zugreifen. Beim Lesestoff ist es so, dass ich ja nur zu einer bestimmten Zeit überhaupt etwas lesen möchte. Da ist eine Sortierung nicht so wichtig, denn ich suche nur in den seltensten Fällen einen ganz bestimmten Artikel. Wenn das passiert, dass etwas gesucht wird, dann dauert es oftmals länger, verschiedene Verzeichnisse durchzuschauen, als mit der Suchfunktion in einem Verzeichnis die entsprechende Unterlage zu suchen. Man kennt in der Regel den Titel, den Autor oder ein sonstiges Schlagwort. Wenn man sich einen Fundus mit vielen Unterverzeichnissen anlegt hat man außerdem den Nachteil, dass man sich bei jeder Datei überlegen muss, was man wohl denken wird an dem Tag, wenn man die Unterlagen sucht. Das Prinzip ist vergleichbar dem Vorgehen von Google im Internet. Dort liegt ganz vieles auch unstrukturiert abgespeichert. Durch Google und die entsprechende Suchlogik findet man aber zu jedem Thema sehr schnell entsprechende Unterlagen. Ganz wichtig: Nicht jeder meiner Tipps passt für jeden. Wenn Sie sich wohler fühlen mit Ihrer bestehenden Struktur, dann bitte unbedingt beibehalten. Ich sehe meine Aufgabe primär darin, Ansatzpunkte zum Nachdenken zu liefern. Sie allein entscheiden. Mit aufgeräumten Grüßen Jürgen Kurz

 

 

Wie fange ich an, meinen Schreibtisch aufzuräumen, wenn ich eigentlich keine Zeit habe?

Wie fange ich an, meinen Schreibtisch aufzuräumen, wenn ich eigentlich keine Zeit habe?

Mit einem einfachen, aber höchst effektiven Trick können Sie sich und Ihre Ordnung selbst überlisten und von heute an an einem „für immer aufgeräumten“ Schreibtisch arbeiten.

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Dieses Mal geht es um einen Dauerbrenner. Einen aufgeräumten und für immer organisierten Arbeitsplatz, davon träumen wir alle, doch oft fehlt den Menschen die Zeit anzufangen. Mit einem einfachen, aber höchst effektiven Trick können Sie sich und Ihre Ordnung selbst überlisten und von heute an an einem „für immer aufgeräumten” Schreibtisch arbeiten.
Sehr geehrter Herr Kurz, ich habe gerade das 7-Schritte-Programm zum „für immer aufgeräumten” Schreibtisch gekauft. Ich bin alleinarbeitende Einzelanwältin und habe sehr viel zu tun. (...) Können Sie mir sagen, wie ich am besten anfange. Vielen Dank. ... Anmerkung: Zum Schutz unseres Anwenders ist der Name gestrichen worden.
Hallo ..., ich freue mich sehr, dass Sie sich für mein 7-Schritte-Programm entschieden haben. Gerne helfe ich Ihnen dabei, das für Sie Optimale aus dem Programm herauszuholen. Wie Sie schon ganz richtig vermutet haben, ist es nicht sinnvoll, die 220 Seiten erst mal durchzuarbeiten. Vielmehr sollen diese Ihnen ja dabei helfen, Ihren Schreibtisch effektiv dauerhaft aufzuräumen. Daher würde ich an Ihrer Stelle gleich zu Beginn ein bisschen schummeln. Um loslegen zu können, ist es wichtig, erst mal einen freien Schreibtisch zu haben. Generell würde ich Ihnen vorschlagen, zuerst nur mit dem Schreibtisch zu beginnen. Wenn Sie hier die 7 Schritte gegangen sind, können Sie nach und nach sich auch um das Umfeld kümmern, Ihre Schränke, Sideboards etc. 1. Schreibtisch leer räumen Nehmen Sie sich zunächst eine Kiste zur Hand, in die Sie einfach alle Unterlagen und Dinge, die sich auf dem Schreibtisch sammeln, legen. Die Kiste stellen Sie dann unter den Schreibtisch oder direkt daneben, so dass Sie jederzeit darauf Zugriff haben. So haben Sie Platz, um erst mal loslegen zu können. Gleichzeitig wissen Sie immer, wenn Sie etwas suchen, das sich vorher auf dem Schreibtisch irgendwo befand, wo Sie suchen sollen. Entweder Sie werden dann in den nächsten Tagen Zeit finden, die Kiste komplett auszuräumen oder die Kiste wird sich im Laufe der Zeit ganz von allein ausräumen einfach, weil Sie immer wieder etwas daraus benötigen und nun auch wissen, wo Sie es anschließend hin räumen können. Im Bild sehen Sie, wie ein anderer stressgeplagter Schreibtischtäter das Problem für sich gelöst hat. Nicht lange nach dieser Aufnahme war die Kiste übrigens verschwunden und alles verräumt.
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Stellen Sie dann auf Ihrem Schreibtisch ein Posteingangsschälchen auf (wie's geht, wird im 6. Schritt auf den Seiten 82 bis 96 ausführlich erklärt. Anmerkung: Seitenzahlen beziehen sich auf das 7-Schritte-Programm. Vorlagen für das Posteingangsschild finden Sie auch unter Download-Center). Nehmen Sie sich dazu eine Ablageschale und beschriften Sie diese als Posteingang mit Ihrem Namen. Hier kommen alle Dinge rein, die neu auf den Schreibtisch kommen. Bitten Sie auch, falls vorhanden, Ihre Kollegen, die Sekretärin oder die Aushilfe, dort alle Unterlagen für Sie hineinzulegen, so dass der Schreibtisch dauerhaft frei bleibt. 2. Schreibtisch dauerhaft frei halten Jetzt können Sie die 7 Schritte, wie in den Unterlagen erklärt, durchmachen. Wenn Sie möchten, ist das an einem Samstag zu schaffen. Sie müssen dann ja nicht Ihre komplette Ablage aussortieren, sondern können dies auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen. Denken Sie immer daran, erst mit dem Schreibtisch zu beginnen. Dann breitet sich die Ordnung mit der Zeit automatisch aus. Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen auf Ihrem Weg zum „für immer aufgeräumten” Schreibtisch. Gerne können Sie mich jederzeit wieder kontaktieren. Mit aufgeräumten Grüßen Jürgen Kurz

 

 

Der psychologische Effekt von leeren E-Mail-Posteingängen

Der psychologische Effekt von leeren E-Mail-Posteingängen

Das Motto lautet: Nicht „nichts zu tun“, sondern sich völlig frei auf das Aktuelle konzentrieren können.

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Im letzten Newsletter haben wir uns dem effizienten Umgang mit E-Mails gewidmet. Ich habe Ihnen ein System gezeigt, wie es gelingt, den digitalen Posteingang dauerhaft leer zu halten. Der Newsletter hat eine rege Diskussion ausgelöst und Leser haben mit mir ihre Erfahrungen ausgetauscht. Eine Leserin schrieb mir, wie komisch für Sie das Gefühl ist, plötzlich mit einem komplett leeren Posteingang zu arbeiten. „Ich war es bislang gewohnt, dass immer ein paar Mails (nicht viele, so 5 oder 6 Stück) in meinem Postfach geblieben sind. Solche, die ich gerne noch abarbeiten möchte, die ich nicht vergessen will etc. Nun ist mein Postfach leer, ganz leer. Und irgendwie fühlt sich das im ersten Moment sehr eigenartig an. Ja, man muss sich regelrecht erst daran gewöhnen!!! Das heißt, man braucht richtig Mut, um zu seinem leeren Postfach zu stehen. Ich kann mir vorstellen, dass das auch manchen anderen Leuten so geht. Das sind bestimmt auch die, die beim Anblick eines leeren, also aufgeräumten Schreibtisches denken, dass man faul ist und nichts zu tun hat.” Immer wieder habe ich bei meinen Beratungen Menschen getroffen, die sich erst mal an das befreiende Gefühl des leeren E-Mail-Posteingangs oder des Schreibtisches gewöhnen mussten.
Hallo liebe Leserin, oft fühlen sich Änderungen zunächst einmal komisch und ungewohnt an. Meine Bitte: Bleiben Sie dran, wenn Sie der Überzeugung sind, dass etwas richtig ist. Nach kurzer Zeit wird es zur Normalität werden. Aufgeräumte Schreibtische und klare Strukturen geben innerliche Ruhe. Erhalten Sie sich die Entspannung und lassen Sie sich nicht von dem Gefühl des Ungewohnten abschrecken. Gleiches gilt für den Schreibtisch. Dort höre ich sehr oft, dass Mitarbeiter, die mein 7-Schritte-Programm durchlaufen haben, von Kollegen angesprochen werden, ob sie denn nichts zu tun hätten, ob sie in den Urlaub gingen etc. Den Tisch bzw. den Posteingang leer zu halten, braucht also erst einmal Überwindung. Meine Empfehlung an dieser Stelle: Bleiben Sie dran. Nach kurzer Zeit werden die Kollegen wiederkommen und Sie fragen, wie Sie denn das schaffen, dass Sie Ihre E-Mails zeitnah verarbeiten oder dass der Schreibtisch immer frei bleibt, denn jeder wird spüren, wie Ihnen diese innere Ruhe hilft, die ein aufgeräumter Schreibtisch bzw. das aufgeräumte E-Mail-Postfach bieten. Noch ein Tipp zu den E-Mails: Wenn Sie erst einmal angefangen haben, den Posteingang systematisch frei zu halten, dann kann das dazu führen, dass man wie durch einen inneren Zwang den Posteingang ständig überprüfen muss. Passen Sie auf, dass Ihnen das nicht passiert, denn dann lassen Sie sich viel zu oft im konzentrierten Arbeiten stören. Dem entgehen Sie zum Beispiel dadurch, dass Sie sich feste Zeiten für die Bearbeitung des Posteingangs vornehmen. Vereinbaren Sie mit sich, oder noch besser gemeinsam mit Ihren Kollegen, feste Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten, z. B. 9:30, 13:30 und 16:00 Uhr. Versuchen Sie, nicht länger als je 45 Minuten dafür zu verwenden. Vielen herzlichen Dank für Ihr Feedback Jürgen Kurz
Ich möchte mich bei der Newsletter-Leserin für den wichtigen Hinweis bedanken. Wenn auch Sie Tipps haben oder an sich selbst solche oder ähnliche Effekte festgestellt haben, können Sie mir davon gerne berichten. Hier der Tipp zum „für immer aufgeräumten” E-Mail-Postfach (aus dem Newsletter So bleibt Ihr E-Mail-Posteingang leer) So bleibt Ihr E-Mail-Posteingang leer Das Hauptproblem der E-Mail-Bearbeitung liegt darin, dass Menschen E-Mails sichten aber nicht verarbeiten. Der Posteingang wird oft zur To-Do-Liste umfunktioniert und irgendwann, wenn sich nur genügend unbearbeitete E-Mails angesammelt haben, hat man den Überblick verloren. Daher lautet mein erster Rat an Sie: Verarbeiten Sie Mails sofort, aber nicht ständig, sondern setzen Sie feste Zeiten, an denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. (Ausführlichen Tipp nachlesen) Das sind die 5 Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mails am Stück verarbeiten können.
  1. löschen
  2. weiterleiten oder delegieren
  3. bearbeiten (wenn die Antwort weniger als 5 Minuten dauert)
  4. archivieren
  5. terminieren (auf die To-do-Liste schieben oder Termin in Kalender eintragen)

der-psychologische-effekt Mit Hilfe dieser Vorgehensweise können Sie relativ schnell eine große Anzahl Mails bearbeiten. Dann können im Posteingang keine Bomben mehr schlummern z. B. in Form von Terminen, die verpasst werden etc.

 

 

Ablage von Betriebsanleitungen

Ablage von Betriebsanleitungen

Lesen Sie hier am Beispiel von Herrn Riedl-Strasser, wie eine solche Lösung aussehen kann.

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Guten Morgen Herr Riedl-Strasser, wie versprochen, sende ich Ihnen nun einige Gedanken zum Thema Ablage von Betriebsanleitungen. Ich habe dazu einige Fotos für Sie gemacht, die ich in diese Mail einfüge und erläutere. Wichtig ist hier wieder das Prinzip Alles hat EINEN Platz, alles hat SEINEN Platz. Sie müssen für Ihre Situation schauen, wie Sie dieses Prinzip umsetzen können. Hier sind einige Anregungen: Bei manchen Geräten ist es sinnvoll, die Anleitung direkt am Gerät zu haben. Hier das Beispiel Verstärker. Die Anleitung habe ich auf das Regal gelegt. Wenn ich was nachschauen möchte, habe ich sie sofort zur Hand. Wichtig: Es dürfen keine Lüftungsschlitze des Gerätes verdeckt werden.
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Den Großteil der Bedienungsanleitungen bewahre ich jedoch zentral auf; zunächst versuchte ich das mit Aktenordnern. Das hat sich aber nicht bewährt, da ich die Unterlagen entweder lochen oder in Klarsichthüllen stecken musste, was nicht immer möglich war. Daher entschied ich mich für die Aufbewahrung in einem Hängeregister. Es gibt Hängemappen, die 5 cm Volumen aufnehmen. Die nehme ich und beschrifte sie mit der Kategorie, z. B. Telefongeräte. In diese Hängemappen kommen dann die im Bild sichtbaren Pappmappen mit den Tabs. In eine solche schmale Pappmappe kommen dann die Unterlagen des betroffenen Gerätes, z. B. Siemens Gigaset Micro 4000. Ob die Anleitung nun DIN-A5- oder DIN-A4-Format hat, ist dabei unerheblich.
Die Ablage lässt sich statt mit Hängemappen auch mit Boxen von Classei oder MAPPEI lösen:
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Wenn es sehr viele Bedienungsanleitungen sind, können diese auf mehrere Boxen verteilt werden:
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Zusatztipp: Bei manchen Geräten bringe ich eine Hülle an. Dort steckt dann ein Zettel mit Infos drin, die ich immer mal brauche. Beispiel: Drucker. Wenn der Toner alle ist, sehe ich auf dem Zettel, wann ich das letzte Mal den Toner ausgetauscht habe und wo sowie zu welchen Konditionen ich den neuen Toner bestellt habe und wie die genaue Produktbezeichnung des Toners lautet. Da habe ich dann also alles sofort im Blick und muss nicht die Bedienungsanleitung heraussuchen. Das finde ich nützlich.
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Ich hoffe, es waren einige Anregungen für Sie dabei! Viel Erfolg beim Umsetzen!

 

 

Reklamationen mit Wiedervorlage organisieren

Reklamationen mit Wiedervorlage organisieren

„Ich suche eine pfiffige Idee, wie wir einen Reklamationsordner mit Wiedervorlage anlegen können. Quasi einen Terminordner, in dem die Reklamationen abgelegt und verwaltet werden können ...“

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Jörg Baumhauer fragt: Ich suche eine pfiffige Idee, wie wir einen Reklamationsordner mit Wiedervorlage anlegen können. Quasi einen Terminordner, in dem die Reklamationen abgelegt und verwaltet werden können. Aber so, dass man jeden Tag Zugriff hat und an die Klärung erinnert wird bzw. etwas dazu beitragen kann. Wie macht Ihr das denn? So richtig hab ich dazu in unseren Ordnern nichts gefunden.
Lösungsvorschlag: Hallo Herr Baumhauer, natürlich kenne ich Ihre Ausgangssituation nicht gut genug, um final etwas sagen zu können, möchte Ihnen aber doch ein paar allgemeine Tipps geben. Sie kennen bei uns im Haus die Ablageschalen. Dort sind 5 Schalen für jede Woche. In diesen Schalen wird gemeinsam sichergestellt, dass Kunden rechtzeitig angerufen werden, wenn ein Rückruf auf einen bestimmten Termin vereinbart wurde. Durch den Füllgrad der Schalen kann man immer erkennen, wie viel derzeit in der Pipeline ist. So etwas könnte man im Prinzip auch für Reklamationen verwenden.
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Persönlich würde ich Ihnen aber vorschlagen, das Thema Reklamationen anders aufzuhängen. Eine gemeinsame Ablage wie z. B. in den Schalen könnte dazu verleiten, dass ein Mitarbeiter denkt, dass jemand anders sich darum kümmern würde. Bei Reklamationen würde ich immer vorschlagen, dass dies einzelnen Personen übergeben wird, die sich dann um den jeweiligen Vorgang kümmern. Diese Personen müssen dann entweder die Unterlagen bei sich am Arbeitsplatz haben, oder wenn es schon das gemeinsame System sein soll, dann könnten das z. B. rote Foliensichtbücher sein. In Abhängigkeit vom Volumen könnte das z. B. auch ein roter Kontierungsordner sein, wenn er an einer zentralen Stelle liegt. Die Spielregel im Unternehmen würde dann heißen, dass der Letzte nach Hause geht, wenn die Reklamationsmappe für den jeweiligen Tag geleert ist. Persönlich würde ich aber wie gesagt, wenig auf den Ablageort Wert legen, als vielmehr auf die Zeit. Es muss unbedingt sichergestellt sein, dass irgendeine Person Termine in ihren Kalender eingetragen hat. Im Übrigen weiß ich nicht, wie groß das Problem der Reklamationen bei Ihnen im Haus ist. Wenn Sie den Eindruck haben, dass das zunimmt oder zu viel ist, dann sollten Sie möglicherweise über eine Reklamationsliste nachdenken, wo dann die ganzen Reklamationen eingetragen werden. Diese könnte an zentraler Stelle ausgehängt werden. Sie hätten dann die Chance, bei Gelegenheit regelmäßig über das Thema Reklamationen zu sprechen, Gründe zu analysieren und Fehlerquellen hoffentlich abzustellen. Wenn Sie weitere Tipps benötigen, würde ich vorschlagen, wir telefonieren einfach mal miteinander. Es grüßt Sie herzlich aus Giengen Jürgen Kurz

 

 

Sinnvolle Verknüpfung von Papierablage und digitaler Ablage

Sinnvolle Verknüpfung von Papierablage und digitaler Ablage

Das Motto lautet: Nicht „nichts zu tun“, sondern sich völlig frei auf das Aktuelle konzentrieren können.

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Guten Tag Herr Kurz, wir sind in unserem Büro 3 Personen, welche auch mit den verschiedenen Kunden Kontakt haben. Wir haben das Problem, dass wir bei Angeboten zu wenig organisiert sind – kein System. Wie können wir dies über EDV (SAP B1) und Papierversion gemeinsam lösen, da nicht jeder mit der EDV arbeitet. Mit freundlichen Grüßen Pascal M. Schneider
Hallo Herr Schneider, herzlichen Dank für Ihre Mail. Mit der Verbindung der Papierablage und der EDV-Ablage sprechen Sie ein ganz zentrales Problem an, das viele Firmen haben. Die wichtigste Aussage heißt: Es gibt hier kein falsch oder richtig. Wichtig ist, dass Sie mit den Kollegen gemeinsam entscheiden, wie Sie ablegen. Hier zwei Beispiele: 1. Bei uns im Hause tempus haben wir alle Kontaktdaten in unserer CRM-Software. Trotzdem legen wir Kontakte (Notizen, Ausdrucke des Deckblatts) in Schälchen ab. Es sind immer 5 Schälchen übereinander für die Wochentage Montag bis Freitag und vier dieser Türme nebeneinander für die nächsten 4 Wochen. Wenn ich jetzt ein Angebot mache, dann lege ich das beispielsweise Mitte nächster Woche ab, weil ich dann den Kunden anrufen möchte. So wird nichts vergessen. Die Besonderheit bei dem beschriebenen System ist, dass hier jeweils nur der Mitarbeiter mit dem Kunden spricht, der auch das Angebot bearbeitet hat. Insofern ist Ihre Situation etwas komplexer. Mir ging es nur einmal um die Beschreibung der Möglichkeiten. 2. Nachdem Sie ein EDV-basiertes System haben, würde ich vorschlagen, dass Sie sich mit den Kollegen verständigen, dass alle Dateien ausschließlich im Computer sind. Sofern das partout nicht möglich ist, müsste man die Kollegen dann aber zumindest dazu ermutigen, die Kundenaufträge an einer zentralen Stelle abzulegen. Dann kann ich entweder im Computer nachschauen oder eben in den Unterlagen. Zusätzlich würde ich anregen, eine Infotafel oder eine Excel-Datei zu führen, in die alle Angebote eingetragen werden müssen. Dann hat man die Chance, zu erkennen, ob dem Angebot nachgegangen wird oder wie hoch die Angebotserfolgsquote ist (wie viel Prozent Angebote werden zu Aufträgen) etc. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sehr wichtig ist, wenn man solche Dinge definiert, dass alle Beteiligten mit ins Boot genommen werden, das heißt es funktioniert nicht, wenn der Chef ein System vorgibt, sondern jeder beteiligte Mitarbeiter muss die Chance haben, seine Bedenken und Wünsche zu äußern. Nur so entstehen Systeme die dauerhaft gelebt werden. Ich hoffe, Sie konnten mit meinen Tipps etwas anfangen. Wenn Sie weitergehende Infos benötigen, bitte ich noch um detailliertere Angaben über Menge, Termine, ... Es grüßt Sie aus Giengen Jürgen Kurz
Und hier schließlich die Lösung, die der Kunde bei sich intern nach Absprache mit seinen Mitarbeitern gefunden hat:
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Hallo Herr Kurz, haben dies nun folgendermaßen umgesetzt: Wir haben zwei Türme mit Schalen: 1. Turm: Montag bis Freitag der aktuellen Woche; 2. Turm: nächste Woche, 2 Wochen, 3 Wochen, 4 Wochen und unten für leere Mappen. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Mappenfarbe. Wenn das Angebot in der EDV erfasst wird, gibt es eine Aufforderung, um das Nachfragedatum einzutragen und den zuständigen Mitarbeiter zu definieren. Beim internen Ausdruck wird das Datum und der Mitarbeiter groß aufgedruckt, ebenfalls wird dies als Aufgabe ins Outlook der entsprechenden Person zugewiesen. Am Montagmorgen werden die Angebotsmappen in die nötigen Wochentage abgelegt. Es ist so für jeden ersichtlich, bei wem durch wen (auch bei einer Absenz) nachgehackt werden muss. Die ersten Testläufe waren sehr vielversprechend. Mit freundlichen Grüßen Pascal M. Schneider

 

 

Aufräumen – 1. Schritt

Aufräumen – 1. Schritt

Sie haben Probleme mit dem Loslegen? Sie merken, dass es Sie lähmt, zu starten, da Sie es einfach nicht schaffen, erst einmal den Schreibtisch frei zu räumen?

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Herr Rode gelang es bisher nicht, den Schreibtisch frei zu halten: Sehr geehrter Herr Kurz, vielen Dank für Ihre Nachfrage. () Vor lauter anfallenden Arbeiten habe ich es nicht EINMAL geschafft, den Schreibtisch freizubekommen ... Immer, wenn ich es versuche, bin ich ein bis zwei Tage später wieder zugeschüttet. Mit dem Ergebnis, dass ich leider kapituliert habe ... :-( Freundliche Grüße Gerald Rode
Sehr geehrter Herr Rode, danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mir von Ihren Problemen zu berichten. Ich bitte Sie um die Chance, dass wir gemeinsam das Thema noch einmal angehen. Mein Versprechen, dass das mit dem Aufräumen auch bei Ihnen klappt, würde ich gerne einlösen. Es gibt immer wieder Fälle, wo ich auf Menschen wie Sie treffe, die so extrem beschäftigt sind, dass innerhalb von kurzer Zeit das System droht zusammenzubrechen. Da müssen wir dann Schritt für Schritt vorgehen. Bitte fangen Sie mal mit folgenden 2 Schritten an: 1. Posteingangsschale Was Sie brauchen ist eine Posteingangsschale, damit Sie alle Dinge, die reinkommen, nicht auf dem Schreibtisch lagern, sondern erst einmal in dieser Schale. Dort kann zwar ein Stapel entstehen, aber der Schreibtisch bleibt zunächst einmal frei.
Posteingange

2. Kontierungsordner Vielleicht haben Sie bei sich im Büro einen Kontierungsordner mit den Zahlen 1-31 (ein Hängemappen-System oder Ähnliches würde auch funktionieren aber ich beschreibe mal das Vorgehen anhand des Kontierungsordners). Wenn Sie den nächsten Vorgang in den Händen halten, dann legen Sie den Vorgang, wenn es sich um ein laufendes, temporäres Projekt handelt, bitte in das Register Nr. 1 ab. Wichtig ist, dass Sie ein Blatt, gerne auch handschriftlich, als Inhaltsverzeichnis führen, wo Sie dann draufschreiben, dass bei der Nummer 1 der Vorgang XY drin ist. Der nächste Vorgang kommt dann in das Register Nummer 2 etc.
temporare_Ablage_FIA

Nach und nach werden dann die Vorgänge alle in die Mappe kommen. Wenn Sie mehr als 30 Vorgänge haben, dann können Sie kurzfristig einen 2. Kontierungsordner anlegen. Längerfristig müssen wir versuchen, das auf einen zu reduzieren, weil Sie sonst nicht die Zeit haben, sich den einzelnen Vorgängen zu widmen. Das können wir aber später bearbeiten. Wichtig ist jetzt zu Beginn einmal, dass wir alle unsere Vorgänge wirklich zuordnen, das heißt allen Projekten eine Heimat geben. Das Inhaltsverzeichnis zu schreiben ist ein kleiner Aufwand. Hier bitte ich Sie, mir aber zu vertrauen. Die Suchzeiten werden um so viel kürzer, dass wir da immer noch Zeit sparen. Die Bitte wäre, dass Sie das jetzt mal versuchen. Ich bin die nächsten drei Wochen im Urlaub. Hinterher würde ich gerne hören, wie es Ihnen ergangen ist. Wir können gerne auch mal telefonieren, um die Dinge weiter voranzutreiben. Mit aufgeräumten Grüßen aus Giengen Jürgen Kurz
Guten Tag Herr Kurz, ich finde es wirklich sehr nett von Ihnen, dass Sie sich um meinen Erfolg kümmern. Ich habe heute den ganzen Samstag darauf verwendet, Ihre Vorschläge umzusetzen. Der Posteingangskorb steht und ich habe drei prallgefüllte Kontierungsordner mit Inhaltsbeschriftung. Dabei habe ich gemerkt, dass ich einige der Vorgänge delegieren kann. Ich werde ernsthaft versuchen, Ihre Vorschläge umzusetzen und habe heute die Grundlage dafür geschaffen. Ich fühle mich auch schon ein bisschen so, als hätte ich die Dinge im Griff ... :-) Bin jetzt auf die nächsten Wochen gespannt, wie ich es umsetzen kann. Freundliche Grüße aus Bensheim Gerald Rode
Hallo Herr Rode, ich bin begeistert, dass Sie die Themen angehen. Wichtig ist jetzt, dass Sie nach Ihrem Urlaub dranbleiben und alle Projekte ständig in die Kontierungsordner einpflegen. Durch die Verknüpfung mit dem Kalender (welcher Punkt muss wann erledigt werden) bringen wir das dann auch in eine zeitliche Abfolge. Mein Vorschlag ist, dass Sie jetzt einmal Erfahrungen sammeln und sich dann wieder melden. Dann gehen wir den nächsten Schritt gemeinsam an. Ich freue mich auf die gemeinsame Reise. Herzlichen Gruß aus Giengen Jürgen Kurz
Hallo Herr Kurz, () Ich will und werde den Kampf gegen die Unordnung ein für alle mal gewinnen und freue mich, dass Sie mich begleiten. Herzliche Grüße Gerald Rode

 

 

Delegieren und dennoch den Überblick behalten

Delegieren und dennoch den Überblick behalten

Langfristig muss ganz klar das Ziel sein, die Kollegen so zu „erziehen“, dass Aufgaben ohne doppelte Kontrolle erledigt werden.

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Sehr geehrter Herr Kurz, ich werde die nächsten Wochen üben, den Prozess zu „So bleibt Ihr E-Mail-Posteingang leer” zu erlernen. Eine kurze Frage habe ich dabei: Was mache ich denn am besten mit E-Mails, die ich delegiert habe, aber im Auge behalten muss, ob das auch erledigt wird? Ist ja im Prinzip keine Aufgabe, um die ich mich kümmern muss, aber dennoch im Auge behalten muss. Was funktioniert am besten? Viele Grüße und herzlichen Dank bereits jetzt Mandy K. aus Berlin
Umfrageergebnis    
Hallo Frau K., herzlichen Dank für Ihre E-Mail. Ich möchte Ihnen einen Tipp geben, wie man so etwas kurzfristig und längerfristig angeht. Kurzfristig können Sie E-Mails, die Sie weitergeleitet haben auf Termin legen, so dass Sie zu gegebener Zeit erinnert werden. Wenn die Aufgabe schon erledigt ist, geht es ja relativ schnell, die E-Mail dann zu löschen. Längerfristig und das ist eigentlich mein Ziel darf es nicht sein, dass Sie eine Kultur haben, dass weitergeleitete E-Mails nicht erledigt werden. Kontrolle ist zwar in manchen Fällen notwendig, darf aber nicht sein, denn das kostet extra Geld. In vielen Firmen, die wir begleiten, gibt es ähnliche Situationen, wie Sie sie beschreiben. Dort ist es so, dass wir dann auf Nachfrage oft hören, dass es manche Kollegen gibt, bei denen man die Erledigung überwachen muss. Es gibt aber auch andere Kollegen, bei denen alles reibungslos läuft. Langfristig muss ganz klar das Ziel sein, die Kollegen so zu erziehen, dass Aufgaben ohne doppelte Kontrolle erledigt werden. Am besten funktioniert die Erziehung, indem man den Kollegen klar macht, was es für negative Konsequenzen für das Unternehmen aber auch für Sie persönlich hat, kontrollieren zu müssen. Mein Vorschlag ist, dass Sie das mal testen. Es wird sicherlich nicht von heute auf morgen perfekt werden, aber es ist trotzdem wichtig, dass wir dran bleiben und auch hier einen Kaizen-Prozess der schrittweisen Verbesserung gehen. Es grüßt Sie aus Giengen Jürgen Kurz

 

 

Wie hole ich meine Kollegen mit ins Boot?

Wie hole ich meine Kollegen mit ins Boot?

Wie kann es gelingen, Mitarbeiter zu motivieren, gemeinsam an einem Strang zu ziehen, um gemeinsam mit Hilfe einer gelungenen Büroorganisation die tägliche Arbeit zu vereinfachen?

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Hallo Jürgen Kurz, mein Schreibtisch ist top aufgeräumt. Mich würde aber interessieren wie ich Kollegen dazu auf die nette Art bewegen kann – ohne Sie wirklich ernsthaft darauf anzusprechen, ... Kleine Tipps & Tricks zu dieser Sache wären hilfreich. Schöne Grüße Uschi Morsdorf
Hallo Frau Morsdorf, ich bin begeistert, dass Ihr Schreibtisch aufgeräumt ist! Normalerweise kommen Kollegen zwei Mal auf einen zu, wenn man seinen Schreibtisch aufgeräumt hat. Beim ersten Mal machen sie sich noch lustig und fragen, ob man denn nichts zu tun hat. Beim zweiten Mal fragen sie dann, wie man es schafft, dass es so ordentlich bleibt, weil sie merken, dass es der Person mit dem aufgeräumten Schreibtisch einfach besser geht. Wenn Sie die Kollegen bei sich im Unternehmen überzeugen möchten, dann gibt es nur zwei Möglichkeiten: Die große Lösung ist, Sie holen sich einen Menschen wie Jürgen Kurz ins Haus, der dann mit den Mitarbeitern gemeinsam solche Umsetzungsprojekte macht.
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Die kleine Lösung ist, dass Sie sich 1-2 Kollegen ausschauen, die einen gewissen Hang zur Ordnung haben. Diese können Sie dann in das 7-Schritte-Programm einweihen und so nach und nach die Menschen für unser Thema gewinnen. Wenn es chronische Schlamper gibt, dann hilft es, wenn man Fotos macht und diese überschreibt mit der Überschrift: So sehen uns Kollegen, Kunden, Lieferanten, Besucher aller Art ... und diese dann z. B. an das schwarze Brett hängt. Gute Erfahrungen habe ich auch damit gemacht, wenn man die entsprechenden Personen dann anspricht und ihnen beschreibt wie Sie sich fühlen, wenn gemeinsam genutzte Plätze nicht aufgeräumt sind bzw. welche negativen Konsequenzen Unordnung für Ihr Unternehmen hat (z. B. wenn Reklamationen entstehen aufgrund verspäteter Lieferungen etc.). Mein Vorschlag wäre, dass Sie das mal testen. Wenn ich Sie weiter unterstützen kann, dann lassen Sie mich das bitte wissen. Mit aufgeräumten Grüßen aus Giengen Jürgen Kurz

 

 

Pragmatische Lösungen für Unterlagen, die Sie selten brauchen

Pragmatische Lösungen für Unterlagen, die Sie selten brauchen

Büroorganisation soll nicht unnötig Arbeit machen, suchen Sie daher nach unkonventionellen, praktischen Lösungen, die Sie sofort umsetzen können.

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Hallo Herr Kurz, vielen Dank für die Erinnerung an „Lassen Sie sich helfen” ... Ich habe meinen Schreibtisch in der Firma am Vatertag aufgeräumt, die Schubladen sortiert, mir aber noch ein paar Stapel beiseite gelegt, die sich bislang nur schwer sortieren lassen, da die firmenseitige Ablagestruktur von mir noch nicht konsequent eingeführt worden ist. Da bin ich aber zuversichtlich. Fazit bislang: SUUUPER. Ein tolles Gefühl, abends mit leerem Schreibtisch und leerem Posteingang nach Hause zu fahren. Es hat sich gelohnt. Zu einer ganz akuten Problemlage könnte ich allerdings einen kleinen Tipp gebrauchen: Ich erhalte eine ganze Reihe unterschiedlicher Einladungen zu verschiedensten Veranstaltungen, die ich entweder selbst besuchen möchte, die ich weitergeben oder auch so wegheften möchte, dass ich noch weiß, dass zu diesem oder jenem Thema mal etwas gelaufen ist (Wer hat eingeladen? Referenten etc.). Derzeit lege ich diese in meiner Hängemappe ab, habe in Meine Ziele einen Verweis dazu und organisiere das weitere Vorgehen. Aber nun gibt es derzeit so viele Veranstaltungen und es sind schon viele Hängemappen damit belegt. Außerdem ist mir noch nicht klar, wohin die Unterlagen anschließend wandern. Ein Ordner mit 12 Fächern, nach Monaten ablegen, dann später abheften, chronologisch? oder thematisch? Mit Inhaltsverzeichnis? Verfallsdatum? Mit Farbcodes belegen, um zu sehen, was ich damit machen will (rot = nicht teilnehmen, grün = selbst teilnehmen, gelb = weiterleiten)? Wie gesagt: Haben Sie einen Tipp? Viele Grüße aus Bremen Holger B.
Hallo Herr B., es freut mich, dass Ihnen meine Tipps helfen konnten. Es ist sinnvoll, nach einer gewissen Zeit die Tipps mal wieder zu lesen. Sie werden sehen, es werden dann neue, zusätzliche Erkenntnisse entstehen, die Ihnen helfen, noch besser zu werden (vielleicht kommt ja dann beim Wort suuuper noch ein weiteres u dazu :-)). Zu Ihrem aktuellen Problem: Persönlich mache ich es bei Terminreservierungen so, dass ich mir in meinen Papier-Kalender einen Punkt setze. Auf einer Liste stehen dann alle Reservierungen. Wenn ich eine Anfrage bekomme, sehe ich dann anhand des Punktes, dass da schon etwas ist. Dann kann ich abwägen, ob ich den Termin schon einem anderen Kunden versprochen habe, ob da nur eine interessante Veranstaltung stattfindet etc. Was die Ablage anbetrifft, da ist die wichtigste Frage immer, ob es denn wirklich wichtig ist, etwas abzulegen. Nachdem ganz viele Veranstaltungen laufen, habe ich mir beim Lesen Ihres Schreibens als erstes die Frage gestellt, ob es denn wirklich wichtig ist, diese ganzen Veranstaltungen zu katalogisieren. Alle Themen laufen doch ständig an unterschiedlichsten Stellen wieder neu, so dass ich mir wirklich überlegen würde, ob ich Dinge auch dann ablegen würde, wenn sie nur thematisch interessant sind.
pragmatische_Losungen_Sammelbox Wenn das für Sie aber der Fall ist, dann könnte eine unkonventionelle Lösung sein, dass Sie nur eine kleine Box nehmen und dort die Einladungen reinlegen. Wenn Sie dann mal etwas suchen, dann ist mit geringer Suchzeit dort die gewünschte Einladung zu finden. Sie sparen sich dadurch die Zeit, dass Sie schon zu Beginn überlegen müssen, zu welchem Thema die Veranstaltung thematisch passt. Ganz oft ist das ja nicht eindeutig zuordenbar. Die Veranstaltungen, die ich mit großer Wahrscheinlichkeit besuchen werde, lege ich in meinem Wiedervorlagesystem für temporäre Projekte, das heißt in meinem Fall, in der Mappei-Box, ab. Bei der Durchsicht des Inhaltsverzeichnisses (das ich ja mehrfach am Tag sowieso in der Hand habe) werde ich dann immer wieder an die Veranstaltung erinnert. Noch eine Idee, wenn es Ihnen wichtig ist, sofort den Zugriff zu haben auf Ihre Veranstaltungsunterlagen: Für die Presseartikel, die über mich und das Thema „Für immer aufgeräumt” erscheinen, habe ich einen Ordner angelegt mit einem Register. Vorne im Ordner ist ein Inhaltsverzeichnis, so dass man genau sieht, welcher Artikel wann und in welcher Zeitung/Zeitschrift erschienen ist. Da hat man dann schnell den Überblick. Das könnte man jetzt noch z. B. jährlich neu machen, dann hat man sofort den Überblick. Mein Kollege Prof. Knoblauch, hat ein ähnliches System mit Foliensichtbüchern organisiert. Die gibt es mit 20 oder 40 Hüllen. Sie könnten dann die Veranstaltungsflyer etc. in die Hüllen einsortieren. Vorne im Deckel kann man das Inhaltsverzeichnis reinlegen und hätte dann auch den Sofortzugriff. Dieser Sofortzugriff kostet aber Zeit in der Anlage. Wenn Sie also nur selten auf diese Dinge zugreifen, würde ich dazu tendieren, den Vorschlag mit der Box mal zu testen. Mit aufgeräumten Grüßen aus Giengen Jürgen Kurz

 

 

Den Kontierungsordner optimal nutzen

Den Kontierungsordner optimal nutzen

So erledigen Sie die Dinge zur richtigen Zeit und wissen zudem immer, wo Sie die dazu benötigten Unterlagen sofort finden.

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Sehr geehrter Herr Kurz, mein Arbeitsplatz sieht sehr aufgeräumt aus, und ich habe Ordnung und Übersicht im Büro. Ihre Anleitung (7-Schritte-Programm) hat mir sehr geholfen. Eine Frage habe ich zum Pultordner (Anmerkung: auch Kontierungsordner genannt), den ich mir angeschafft habe. Gibt es ein gutes System, um die Aufträge darin nach Fristen zu ordnen, ohne alles immer wieder herumschichten zu müssen? Freundliche Grüsse Christian Manser Kanton St.Gallen Volkswirtschaftsdepartement
Sehr geehrter Herr Manser, es freut mich, dass Ihnen meine Anleitung geholfen hat. Gerne helfe ich Ihnen bei Ihrer Frage zum Pultordner. Die Antwort ist allerdings etwas ausführlicher, da ich generell vorschlage, Ablage und Termine/Fristen zu trennen. Das heißt Folgendes: Wenn Sie Ihre Ablage nach Fristen machen und sich Termine ändern, dann müssen Sie die Ablage ständig umsortieren. Ich mache das aus diesem Grund so, dass ich in den Pultordner die Dinge einfach einsortiere und die Fristen dazu im Kalender vermerke. Wenn sich dann eine Frist ändert, muss ich nur den Termin im Kalender übertragen und der Ablageort bleibt erhalten.
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Um die Unterlagen zu gegebener Zeit wieder zu finden, mache ich eine Verknüpfung in meinen Kalender zum Ablageort. Persönlich würde ich das am Beispiel des Pultordners bei Ihnen so machen, dass ich mir hinter den Termin/die Frist ein Quadrat zeichne und dort die Nummer des Registers vermerke, wo die Unterlagen sind. Wenn also beispielsweise die Unterlagen zu einer Frist im Register Nummer 5 sind, dann steht im Quadrat die Zahl 5. Bei Terminverschiebungen wandert dieses Kästchen mit, so dass der Ablageort nicht geändert werden muss. Viele meiner Kunden bei Seminaren haben von ähnlichen Problemen berichtet wie Sie und sind mit diesem neuen Konzept der Trennung von Ort und Frist gut gefahren. Mein Vorschlag ist, dass Sie das mal testen und sich dann melden mit Ihren Erfahrungen. Dann können wir den nächsten Schritt besprechen. Es grüßt Sie herzlich aus Giengen Jürgen Kurz
Sehr geehrter Herr Kurz, ich danke Ihnen für den guten Tipp. Ich werde diesen noch heute so umsetzen, denn das macht für mich absolut Sinn. Mein aufgeräumter Arbeitsplatz macht mir jeden Tag Freude, und ich bin überzeugt, dass ich bald einige Nachahmer in unserem Haus haben werde. Ich lass die Bürotür bewusst häufig offen, dass die aufgeräumte Stimmung ansteckt. Freundliche Grüsse Christian Manser

 

 

Bei den unerledigten Vorgängen den Überblick behalten

Bei den unerledigten Vorgängen den Überblick behalten

So räumen Sie Ihre Unterlagen auf, ohne die Aufgaben dazu zu vergessen.

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Hallo Herr Kurz, (...) Obwohl ich das Prinzip verstanden habe und in Teilbereichen meines Alltags auch einsetze, sieht mein Schreibtisch immer noch chaotisch aus. Ich habe die Angewohnheit, unerledigte Vorgänge auf meinem Schreibtisch liegen zu lassen, damit die offenen Unterlagen mich daran erinnern, diese Vorgänge zu bearbeiten und abzuschließen. Es kommt jedoch immer mehr dazu. Ich brauche ein System zum Ablegen dieser Vorgänge, ohne dass sie in Vergessenheit geraten. Ich glaube eine sichtbare Kiste mit Hängeordner mit all den offenen Vorgängen könnte mir helfen. Oder was könnten Sie mir empfehlen? Mit freundlichen Grüßen Wolfgang Hess
Sehr geehrter Herr Hess, das Problem, das Sie beschreiben, ist das zentrale Problem für ganz viele Menschen. Was ich empfehle, ist, dass Sie sich ein System mit Direktzugriff anlegen. Besorgen Sie sich z. B. eine Mappei-Box oder einen Kontierungsordner mit 31 Mappen und verstauen Sie Ihre Vorgänge einzeln in diesen Mappen. Ganz wichtig ist, dass Sie sich ein Inhaltsverzeichnis anlegen, wo was drin ist. Es empfiehlt sich, dieses Verzeichnis mit dem Bleistift anzulegen, damit Sie erledigte Dinge ausradieren können. Auf den ersten Blick sieht das zwar aus, wie wenn das viel Arbeit ist. Tatsache ist aber, dass das Aktualisieren und Pflegen der Liste immer nur wenige Sekunden kostet. Die Suchzeiten sind aber ab sofort nahezu komplett weg, weil man durch einen Blick auf das Inhaltsverzeichnis sofort sieht, wo was ist.
Inhaltsverzeichnis

Ich selbst habe das noch mit meinem Kalender verknüpft. Wenn ich also beispielsweise in der Mappe Nr. 16 etwas drin habe, dann trage ich mir beim Termin und der Aufgabe in einem Quadrat oder im Computer in Klammern die dazugehörige Nummer ein. Dann weiß ich, was ich zu erledigen habe und gleichzeitig, wo ich die Unterlagen dazu finde.
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Auch wenn es sich nach etwas mehr Aufwand anhört, schlage ich Ihnen doch vor, die Mappei-Box mal zu testen. Sie werden überrascht sein, wie einfach das funktioniert. Zusätzlich macht es auch Vertretungsregelungen sehr viel einfacher, denn auch Ihr Vertreter kann sich anhand Ihrer Liste sehr schnell zurechtfinden. Ich drücke die Daumen und bin gespannt darauf, die Ergebnisse von Ihnen zu hören. Herzlichen Gruß aus Giengen Jürgen Kurz
Vielen Dank für den Tipp. Habe gerade einen solchen Ordner in unserer Ablage gefunden. Probiere es sofort aus! Viele Grüße aus dem Sauerland! Wolfgang Hess

 

 

Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen

Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen

Ganz ohne Aufwand geht es nicht, aber mit „für immer aufgeräumt” machen Sie nur noch das allernötigste. So macht Büroorganisation auch wieder Spaß, spätestens dann, wenn Sie immer alles sofort finden, was Sie gerade benötigen – ohne langes Suchen.

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Hallo Herr Kurz, vielen Dank für die Nachfrage. Seit Monaten probiere ich, meinen Schreibtisch und mein Büro aufzuräumen, und ich scheitere immer wieder. Ich arbeite freiberuflich als Grafiker und habe von daher immer sehr viel mit Papieren, Unterlagen, Datenträgern zu tun. Für meine laufenden Aufträge habe ich mir seit meiner Selbstständigkeit vor 19 Jahren ein Ablagesystem mit Hängeordnern (ohne Heftung, nur mit einem seitlichen „Frosch“) zugelegt, was auch vernünftig klappt. Trotzdem passiert es mir immer wieder, dass ich in Stoßzeiten (und das kommt in meinem Metier oft vor) keine neuen Mappen für neue Jobs anlege oder auch einfach alle Unterlagen von den Aufträgen, die fast alle gleichzeitig erledigt werden müssen (z. B. Korrekturen für den Flyer Kunde A, Korrekturen Anzeige Kunde B und der Anruf von Kunde C, der ein Angebot braucht) nicht mehr in die dafür vorgesehenen Mappen lege. (...) Mein Rechner ist vorbildlich aufgeräumt, alles hat seinen Platz, jeden Abend gibt es ein Daten-Backup und ich finde noch Kundendaten, die mehr als 10 Jahre alt sind. Das einzige, was ich umgesetzt habe, ist dass mein Locher, Taschenrechner, Tesa, Büroklammern mittlerweile einen festen Platz auf einem Bürocontainer gefunden haben, und ich die auch immer dort wieder zurücklege und tatsächlich immer dort finde. Ihr Vorschlag, den dafür vorgesehenen Platz zu markieren, fand ich anfangs gegen meine Designer-Ehre, hat aber tatsächlich gefunkt. Sie sehen, ich bin kaum weitergekommen und fühle mich in meinem Büro auch nicht immer wohl, obwohl ich mir für mich keinen anderen Beruf wünschen kann. Mit freundlichen Grüßen Konrad Erbelding
Hallo Herr Erbelding, es freut mich, dass selbst ein kreativer Mensch meinen Tipp mit Locher und Tacker brauchen kann :-) Als ich Ihre Mail gelesen habe, ist mir ein Spruch in den Sinn gekommen, den ich oft zitiere „keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen. Ich kenne die Gefahr, dass man, wenn man viel zu tun hat, die Akte nur mal kurz ablegt, um schnell mit der anderen Akte weiterzukommen.
vorher-nachher

Tatsache ist, dass das Ablegen in Ihrem Mappensystem, –und das ist ja sehr schön angelegt, nur kurze Zeit beanspruchen würde. Wenn man das nicht tut, das heißt die Zeit nicht investiert, dann sucht man hinterher umso länger. Per Saldo ist es auf jeden Fall schneller, sofort aufzuräumen, –auch wenn es schmerzt. Vielleicht versuchen Sie das ja mal als nächsten Schritt. Mit aufgeräumten Grüßen aus Giengen Jürgen Kurz

 

 

Zu viel angesammelt und viel zu viel zu tun

Zu viel angesammelt und viel zu viel zu tun

Wir alle kämpfen dagegen an, zu viel zu tun zu haben und zu viel Unterlagen zu besitzen. Daher müssen wir uns selbst vor Überbelastung und Überarbeitung schützen.

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Hallo Herr Kurz, so ganz zufrieden bin ich mit meiner Schreibtischorganisation noch nicht, denn es liegt an meiner Ablage: E-Mail-Flut, Papierflut. … Es ist ein Problem von mir, dass ich immer wieder denke, das könnte ich noch brauchen. Dadurch, dass ich die Mails nicht gleich mit unserem CRM verknüpfe, habe ich mir einen ordentlichen Berg aufgebaut. (...) Daheim ist es genauso. Da ich viele vertrauliche Mails habe, wurde jetzt eine Möglichkeit geschaffen, diese auch vertraulich zu speichern und das ist jetzt meine Hoffnung, die Flut in den Griff zu bekommen. Ebenso auch zu entscheiden, was Tageswert hat und welche Infos Prüfwert haben. Dadurch, dass wichtige Dinge wie Buchhaltung abgeben, Personalangelegenheiten regeln, dringend geworden sind und ich immer parat bin für meine Mitarbeiter, hinke ich einfach hinterher. Ich schreibe morgens meinen Zettel, was zu tun ist, und manchmal ist einfach noch zu viel übrig am Ende des Tages. Jedoch gebe ich die Hoffnung nicht auf und werde jeden Tag besser. Gibt es dennoch einen heißen Tipp von Ihnen, gegen „Trödeln“ und Papierflut? Viele Grüße Petra Hönle aus Schwäbisch Gmünd
Hallo Frau Hönle, herzlichen Dank, dass Sie sich Zeit für solch eine ausführliche Beschreibung Ihrer Situation genommen haben. Ich freue mich darauf, gemeinsam mit Ihnen die Dinge anzugehen:
Lesestapel

Dass man denkt, man könnte Dinge brauchen, ist ganz normal. Was in dem Zusammenhang bei mir geholfen hat ist der Lesestapel. Manchmal bekomme ich Unterlagen, von denen ich nicht sicher bin, ob ich sie brauche. Da lege ich dann einfach einen Zettel vorne rein mit einem dicken Eddingstift beschrieben „Wegwerfen z. B. 31.12. ...“ Wenn ich dann meinen Lesestapel durchschaue und sehe die Unterlagen, dann ist es ein gutes Gefühl, wenn man das Ganze dann sofort wegwerfen kann. Wenn,– was gelegentlich vorkommt, –man die Dinge doch noch braucht, dann kann man mit ganz geringen Suchzeiten den Vorgang wieder aus dem Stapel heraussuchen. Wenn ich Sie richtig verstanden habe, gibt es bei Ihnen E-Mails die Sie stapeln, ohne sie zu bearbeiten. Das halte ich für sehr schwierig. Man darf keine Berge entstehen lassen. Sonst kommt man sofort wieder in den Teufelskreis. Versuchen Sie, E-Mails sofort zu verarbeiten und nicht nur auszudrucken. Verarbeiten heißt entweder erledigen, löschen, weiterleiten oder archivieren. Das sind alles Dinge, die innerhalb weniger Minuten passieren. Wenn es länger dauert, dann bitte die E-Mail terminieren. Man kann das ja bei Outlook direkt in einen Termin umwandeln. Auch dass Sie morgens einen Zettel schreiben und abends bleibt noch etwas übrig, ist völlig normal. Tüchtige Menschen wie Sie, nehmen sich einfach viel vor. Da darf man sich nicht grämen. Was man dagegen tun kann ist, dass man beim Schreiben des Zettels noch einmal alle Punkte durchschaut und dann z. B. mit einem Bleistift markiert, welche 3-4 Dinge unbedingt an diesem Tag passieren müssen. Wenn man die dann erledigt hat, ist schon der Großteil des Erfolgs gewährleistet. Ich weiß, man denkt immer, dass man ja alles tun muss. Tatsache ist aber, dass auch Sie nicht alles tun können, was Sie tun könnten. Deshalb Mut zur Lücke. Tipps gegen Trödeln Was mir hilft, ist Zeiten zu setzen. Wenn ich beispielsweise E-Mails bearbeite, dann überlege ich mir vorher, dass ich z. B. in 30 Minuten fertig sein müsste. In der Regel schafft man das dann nicht ganz, aber im Großen und Ganzen passt das dann schon. Außerdem ist man weniger anfällig durch Ansprache von anderen, weil man sagen kann: Lass mich das noch fertigmachen“. Das Thema Papierflut wird weiter zunehmen. Da gilt aber auch das oben Gesagte. Auch Papiere gilt es, sofort zu verarbeiten und nicht nur durchzuschauen. Zum Verarbeiten gelten auch hier die oben genannten Punkte entsprechend. (…) Ich würde gerne mein Versprechen einlösen, dass Sie noch ein Mal aufräumen und dann nie wieder. Mit aufgeräumten Grüßen aus Giengen Jürgen Kurz
Hallo Herr Kurz, Danke, der Tipp hat mir wirklich geholfen. Wichtig ist, dass man sich wirklich ein Datum setzt. Und als Ergänzung noch der Gedanke, ob dieses Schriftstück in 2 Jahren noch wichtig ist. So kann man den letzten Zweifel beim Wegwerfen ausräumen. Viele Grüße aus Schwäbisch Gmünd Petra Hönle

 

 

Sinnvoll organisiert „trotz“ schwierigem Chef

Sinnvoll organisiert „trotz“ schwierigem Chef

Menschen lassen sich nicht ändern, aber wir können unsere Situation dennoch verbessern – eine gute, durchdachte Büroorganisation kann dabei gute Dienste leisten.

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Sehr geehrter Herr Kurz, (...) Mein Arbeitsbereich liegt in der Organisation/IT. Chef ohne Zeitmanagement: Aufgaben werden verteilt und angeordnet ohne Rücksicht auf bestehende Aufgaben. Chef sehr sprunghaft: vor allem bei Aufgabenzuordnung und eben fehlender Kontinuität. Chef erwartet Lösungen bei SOS: Problem, wenn man ihn zu Entscheidungen zwingen will/muss, diese werden einfach nicht getroffen, es sei denn man legt eigene Präferenzen vor, dann folgen Entscheidungen genauso mit dem Nachsatz, aber das verschobene nicht liegen zu lassen … oder wenn „von oben“ eine Mahnung/Problem dazu kommt, dann wird „irgendeiner“ ad hoc mit der kurzfristigen Lösung betraut. Chef vom Chef kennt keine Probleme: Es ist sehr schwer, hier zu sagen, weitere Aufgaben gehen nicht. Er sieht das dann als Führungsschwäche meines Chefs an ... Mein Hauptproblem ist, dass man ständig „Vollast fährt“, man selbst nicht mehr zum ordentlichen Zeitmanagement findet und letztendlich alles minimal ohne wirkliche Dokumentation „nach außen“ erledigt. Es ist eben keine Spitze, sondern irgendwie ein Plateau, von dem man eben keinen Ausweg mehr findet (erhebliche ständige Arbeitsverdichtung). Übrigens, E-Mails nur mehrmals am Tag lesen ist nicht möglich. Es gibt eine Anweisung, dass man auf Anfragen und Fehler-E-Mails sofort zu reagieren hat. Na ja, jedenfalls ist es mir noch nicht gelungen, aus der „Mühle“ irgendwie sinnvoll rauszukommen, denn ordentliches Arbeiten kostet eben auch etwas mehr Zeit. Mit freundlichen Grüßen Ihr Buch- und Newsletter-Leser Zum Schutz unseres Anwenders ist der Name getilgt worden.
Sehr geehrter ..., herzlichen Dank für Ihre Mail. Ich kann mich sehr gut in Ihre Lage versetzen. Interessanterweise ist es bei vielen EDV-Abteilungen genau, wie Sie das Ganze beschreiben. Grundsätzlich ist es zunächst einmal so, dass es völlig normal ist, dass man mehr zu tun hat als Zeit vorhanden ist. Selbst wenn man einen verständnisvolleren Chef hat, so ist das doch ein Phänomen, mit dem wir alle umgehen müssen. Problematisch ist, dass die Aufgabenlast oftmals nicht visualisiert wird. Was halten Sie denn von folgendem Vorschlag, dass Sie einmal eine Art Wochenplan an die Wand pinnen. Mit Post-its werden dann die Aufgaben auf die entsprechenden Tage verteilt. So sieht man, dass die Tage schon voll sind und wenn dann jemand mit einer weiteren Aufgabe kommt, hat man die Chance zu diskutieren, welche andere Aufgabe man nach hinten verschiebt.
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Ich weiß, dass dies keine perfekte Lösung ist, aber die Visualisierung hilft einem selbst und auch den anderen zu sehen, wie groß die Überlastung ist. Wenn man diese Wochentafel dann noch um die Spalte „weitere Projekte“ ergänzt, dann kann man dort alles sammeln, was an neuen Dingen dazu kommt und in der nächsten Woche geplant werden kann. Man nennt dieses System „Personal Kanban“ und ich kenne Menschen, die sehr gute Erfahrungen damit gemacht haben. Ich würde Ihnen dann noch raten, dass Sie für jedes größte Projekt des Tages eine Art Tagespriorität vergeben, dann bekommen Sie zumindest ein großes Projekt vom Tisch. Wenn es vorkommt, dass Sie auf Entscheidungen von anderen Menschen warten, dann könnten Sie eine weitere Spalte ergänzen „„waiting for”“. Dort kommen dann alle Post-its hin, die auf Antwort warten. Das signalisiert Ihnen, dass die Dinge jetzt erst einmal im Verantwortungsbereich eines anderen Menschen sind. Damit haben Sie sie vom Tisch und können sich auf andere Dinge konzentrieren. Ansonsten kann ich Ihnen nur raten, das Gespräch mit Ihrem Chef zu suchen. Wenn er bei Aufgaben sehr sprunghaft ist, liegt das möglicherweise an einer mangelnden Dokumentation. Vielleicht müsste man Spielregeln besser dokumentieren. Bei meinen Umsetzungsberatungen mache ich das. Das Ergebnis sind immer gemeinsam verabschiedete Spielregeln von Führung und Mitarbeitern. Die Ergebnisse sind extrem positiv. Ich hoffe, dass Ihnen meine Tipps etwas helfen konnten. Wenn Sie möchten, können Sie dem Chef ja auch gerne vorschlagen, dass wir ein kleines Umsetzungsprojekt bei Ihnen im Haus machen. Dann können wir gemeinsam die Dinge auf eine gute Art und Weise nach vorne bringen. Es grüßt Sie herzlich aus Giengen Jürgen Kurz

 

 

Betriebliches Gesundheitsmanagement – ROI-Berechnung leicht gemacht

Betriebliches Gesundheitsmanagement – ROI-Berechnung leicht gemacht

Mit Büro-Kaizen® steigern Sie die Arbeitseffizienz Ihrer Mitarbeiter und betreiben zudem eine erfolgreiche Burn-out-Prävention. Eine gelungene Win-Win-Situation: Gesunde und zielführend arbeitende Mitarbeiter steigern den Gewinn Ihres Unternehmens und machen die Menschen in Ihrem Unternehmen zufriedener. Ihre Investition zahlt sich aus, denn der ROI von Betrieblichem Gesundheitsmanagement wird dadurch noch schneller erreicht.

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5 gute Gründe, wie Sie mit Büro-Kaizen® Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement bezahlt machen. In regelmäßigen Abständen erscheinen Sondermagazine mit Titeln wie „Ausgebrannt. Das überforderte Ich“ (Der Spiegel, Nr. 4, 24.1.2011). Büro-Kaizen® setzt genau hier an und zeigt, dass ein sozial verantwortliches Handeln auch als wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen möglich ist. Büro-Kaizen® zeigt Strategien, wie auch in einem Arbeitsumfeld, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht, effizient gearbeitet und zugleich erfolgreich gewirtschaftet werden kann. Hier einige Gründe, wie Büro-Kaizen® auch Ihnen bei Ihrem Betrieblichen Gesundheitsmanagement helfen kann und dabei noch die Betriebskosten schont.
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1. Büro-Kaizen® als Frühwarnsystem für Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement Eine bis hin zur Krankheit führende Überbelastung der Mitarbeiter kündigt sich oft schon im Vorfeld an. Der Schreibtisch quillt über und die Dokumente stapeln sich im Postfach des Mitarbeiters. Dank des intelligenten Posteingangs können wir,– egal ob Mitarbeiter oder Chef, schnell genug reagieren. Mit diesem einfachen Instrument können Sie längere Abwesenheiten von Mitarbeitern aufgrund von Überbelastung vermeiden, denn Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement bekommt so ein für alle sichtbares Frühwarnsystem: einfach, simpel und für alle verständlich. Neben den Kosten, die Sie sparen, kann aus einem überforderten Mitarbeiter wieder ein erfolgreicher und produktiver Mitstreiter fürs Unternehmen werden. 2. Stress reduzieren für ein erfolgreiches Betriebliches Gesundheitsmanagement Wo gehobelt wird, da fallen Späne, das wissen wir längst. Daher ist für ein erfolgreiches Betriebliches Gesundheitsmanagement auch der zwischenmenschliche Umgang enorm wichtig. Zentral ist hier z. B. eine proaktive Fehlerkultur, denn Fehler passieren nun einmal, aber sind wirklich alle nötig? Büro-Kaizen® hilft Ihnen, den Stress, der durch Fehler und die Mehrarbeit, die dadurch entsteht, zu vermeiden, indem wir bei der Wurzel ansetzen und Lösungen finden, wie Fehler von vornherein vermieden werden können. Denn hier gilt das Prinzip der ständigen Verbesserung. So sorgen z. B. Verbesserungsvorschlagswesen oder Kanban-Karten dafür, dass Arbeitsabläufe fortlaufend optimiert und Flüchtigkeitsfehler vermieden werden können. 3. Für Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement: Büro-Kaizen® hilft, die Projekte im Überblick zu behalten Verantwortung für viele Projekte zu haben, birgt auch Gefahren in sich, z. B. das aufkommende Gefühl, den Überblick zu verlieren und nichts mehr im Griff zu haben – häufig eine Vorstufe des Burn-out-Syndroms! Gehen Sie Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement unkonventionell an und nutzen Sie eine gut durchdachte Büroorganisation. Büro-Kaizen® hilft, durch „sich selbst begrenzende“ Systeme und übersichtliche Ablagestrukturen, die vielen unterschiedlichen Projekte unter Kontrolle zu behalten. Nichts rutscht mehr runter oder geht verloren. Das Ergebnis: Die Aufgaben werden erledigt und der Kopf bleibt dennoch frei. 4. Büro-Kaizen® kämpft gegen Zeitverschwendung und fördert so Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement Suchzeiten, Wartezeiten, Doppelarbeiten, langatmige und unsinnige Besprechungen,– alles Dinge, die einem Zeit und Nerven rauben und krank machen können! Büro-Kaizen® als Betriebliches Gesundheitsmanagement hat der Zeitverschwendung den Kampf angesagt. Systematisch und nachhaltig werden Verschwendungen gemeinsam reduziert. Ein Ziel ist es: Nie mehr in einem Meeting zu sitzen, das für einen selbst reine Zeitverschwendung ist. 5. Ein erfolgreiches Betriebliches Gesundheitsmanagement auch in Zeiten der Arbeitsüberbelastung Es ist ein Kennzeichen unserer Zeit, dass sich die Anzahl der E-Mails und Projekte alle 1 bis 2 Jahre verdoppelt. Bekommen wir heute pro Tag 20 Mails, sind es in einem Jahr 40 Mails! Woher die zusätzliche Zeit nehmen, um diese Mehrarbeit zu bewältigen? Büro-Kaizen® hilft, die zunehmende Aufgabenlast zu meistern. Sorgen Sie vor mit einem durchdachten Betrieblichen Gesundheitsmanagement, denn mit Büro-Kaizen® werden Sie 10-20 Prozent pro Jahr effizienter und haben mehr Luft, um die neu aufkommenden Aufgaben zu meistern.
  • Lernen Sie die Grundprinzipien von Büro-Kaizen® im eintägigen Intensivseminar mit Jürgen Kurz persönlich kennen. Nehmen Sie viele hilfreiche und praxiserprobte Tipps und Hinweise mit, wie Sie Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement optimieren und damit auch das Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter angenehmer und stressfreier gestalten können.
Oder
  • Holen Sie sich gleich die Experten ins Haus. Bei der Umsetzungsbegleitung nehmen wir Sie an die Hand und dank der Win-Win-Situation sind Ihre Mitarbeiter entspannter und gesünder und der ROI für die Beratung schnell wieder erreicht.
 

 

 

Büroorganisation – 7 Tipps für Ordnung am Arbeitsplatz

Büroorganisation – 7 Tipps für Ordnung am Arbeitsplatz

Mit Büro-Kaizen® zur perfekten Büroorganisation. 7 einfache und praxiserprobte Tipps zeigen, wie es Ihnen gelingen kann, Ihre Büroorganisation so zu optimieren, dass Sie in Zukunft an Ihrem „für immer aufgeräumten” Schreibtisch täglich produktiver arbeiten können.

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Im Prinzip gibt es sieben Bereiche auf Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie für diese Bereiche oder Arbeitsschritte eine Lösung gefunden haben, dann ist alles „für immer aufgeräumt“. Ist Ihr Büro einmal so organisiert, was soll dann überhaupt noch rumliegen? 1. Schritt: Intelligenter Posteingang für eine clevere Büroorganisation Arbeiten Sie mit einem intelligenten Posteingang. Stellen Sie sich hierzu ein Posteingangsschälchen auf den Schreibtisch und bitten Sie alle, hier Ihre Post reinzulegen. So bleibt der Schreibtisch frei und Sie sehen sofort, was neu dazugekommen ist. Ziel ist, dass das Fach abends leer ist und wenn nicht erledigt, so doch die Aufgaben aussortiert, delegiert oder terminiert sind.     2. Schritt: „Wichtige Infos”-Zentrale für eine clevere Büroorganisation Organisieren Sie Ihre wichtigen Unterlagen. Unser Ziel ist es: Keine 100 Zettel mehr an der Wand und rund um den Bildschirm mit Telefonnummern oder Log-In-Daten. Sammeln Sie stattdessen alles in einem Foliensichtbuch. Dank Inhaltsverzeichnis haben Sie jede Info sofort zur Hand. 3. Schritt : Die Wiederfind-Ablage für eine clevere Büroorganisation Bei dauerhaften Projekten gilt: Befreien Sie sich von Aktenbergen auf dem Tisch. Die drücken unnötig aufs Gemüt. Wichtig ist, die eindeutige Beschriftung und Einheitlichkeit. Dann finden Sie alles wieder. Für die allgemeine Ablage vereinbaren Sie mit den Kollegen Ablagespielregeln: wo, wie, was, wie lange? Meine Empfehlung zusätzlich: Misten Sie mindestens 1 Mal im Jahr aus.     4. Schritt: Temporäre Projekte im Überblick für eine clevere Büroorganisation Auch die vielen kleinen, temporären Projekte gilt es sinnvoll zu organisieren. Hier hat sich z. B. ein umgenutzter Kontierungsordner bewährt. In ihm können Sie all die Projekte verstauen, an denen Sie gerade arbeiten. Hier haben auch Telefonnotizen Platz. So haben Sie immer nur genau das auf dem Tisch, an dem Sie gerade arbeiten. Achtung: Inhaltsverzeichnis nicht vergessen. Clever geht’´s mit Haftnotizen. Oder schreiben Sie mit Bleistift. Dann kann nach Erledigung das Feld ausradiert werden. 5. Schritt: Das Handwerkszeug am richtigen Platz für eine clevere Büroorganisation Lästig und doch oft unterschätzt ist der Umgang mit den Büroutensilien. Meine Bitte an Sie: Verschaffen Sie sich Freifläche zum Denken und Arbeiten! Locher, Tacker etc. sind auf dem Rollcontainer oder in der Schublade immer schnell zur Hand, ohne lästiges unter den Papieren kramen. Lernen Sie im eintägigen Intensivseminar die Grundprinzipien von Büro-Kaizen® und intelligenter Büroorganisation kennen und finden Sie heraus, warum gerade die kleinen Dinge, wie Büromaterialien ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Mehr Infos zum Intensivseminar „Für immer aufgeräumt. 20 Prozent mehr Effizienz mit Büro-Kaizen®. 6. Schritt: Der Informationsflut-Blocker für eine clevere Büroorganisation Der Lesestapel ist eines der Erfolgsgeheimnisse von Büro-Kaizen®. Mit diesem „sich selbst begrenzenden“ System halten Sie den Informationsfluss in Schach. Richten Sie sich ein Fach im Regal ein. Wichtig ist die Begrenzung nach oben! Dort sammeln Sie alle Informationen, die Sie irgendwann lesen möchten. Wenn das Fach voll ist, werfen Sie die untersten Unterlagen fort und schützen sich dadurch vor erdrückenden Lesetürmen. 7. Schritt: Ihr bester Assistent für eine clevere Büroorganisation Ihr Kalender ist Ihr bester Assistent. Lassen Sie sich bei Ihrer Arbeit nicht fremd-bestimmen. Machen Sie sich deshalb die Wochenplanung zur Gewohnheit. Im Kalender, egal ob digital oder in Papier können Sie hinter die Aufgabe auch den Aufbewahrungsort der Unterlagen notieren. Hilfreich sind hierfür Kürzel wie K 21 für Kontierungsordner Fach 21 oder HM p für Hängemappe Personal. Jeder Schreibtisch ist hoch individuell und daher gibt es natürlich nicht die Standard-Lösung. Aus diesem Grund haben wir für jeden der 7 Schritte eine Auswahl an Möglichkeiten, wie die Umsetzung dauerhaft funktionieren kann. Dass es gelingt, haben wir schon an über 10.000 Schreibtischen bewiesen, davon sind auch Funk und Fernsehen überzeugt, die wiederholt von uns berichtet haben. Sie möchten die „7 Schritte zum „für immer aufgeräumten”“ Schreibtisch bei sich zu Hause auf Ihre ganz persönlichen Bedürfnisse angepasst umsetzen? Dann haben Sie die Wahl zwischen: Oder Doch diese 7 Schritte zum „für immer aufgeräumten” Schreibtisch sind erst der Anfang. Sie sind Teil der 1. Stufe der Büro-Kaizen® Pyramide, mit deren Hilfe Sie Ihre Büroorganisation beständig weiter optimieren und vereinfachen können. Wenn auch Sie vom befreienden Gefühl eines perfekt organisierten Arbeitsplatzes und optimal gestalteten Prozessen profitieren möchten, die sich beständig – fast wie von allein – weiter optimieren, dann sprechen Sie mich auf unsere Umsetzungsbegleitung an. Gern ermitteln wir für Sie Ihr Effizienz-Potenzial.

 

 

Clean Desk Policy? Desksharing? Flexible Office? Büro-Kaizen® !

Clean Desk Policy? Desksharing? Flexible Office? Büro-Kaizen®!

Clean Desk Policy, Desksharing, Flexible Office, … alles Begriffe, die wir immer häufiger hören, doch was steht dahinter? Eigentlich versteckt sich hinter der Clean Desk Policy, also der Politik des leeren Schreibtisches, doch eine Erkenntnis, an der heute keiner mehr zweifelt. Denn wir wissen längst, dass wir an einem leeren und aufgeräumten Schreibtisch effizienter und stressfreier arbeiten. Aber warum sind dann nicht längst alle Schreibtische in den Unternehmen leergefegt?

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Das Zauberwort auf Englisch heißt Clean Desk Policy. Bei Büro-Kaizen® ist es einfach der „für immer aufgeräumte” Schreibtisch. Wir verraten Ihnen, warum es funktioniert, wie Sie als Unternehmer bares Geld sparen und Ihre Mitarbeiter dabei zufriedener und entspannter arbeiten können. Sogar Ihr Kunde wird davon profitieren, er bekommt seine Ware schneller, zuverlässiger und in einer besseren Qualität. Mit Clean Desk Policy Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen Multitasking-Untersuchungen zeigen schon seit Jahren, dass mit steigender Zahl der Ablenkungen, die Produktivität dramatisch sinkt. Hierbei ist es völlig egal, ob wir von optischen Reizen abgelenkt werden, wie den vielen Klebezetteln um den Bildschirm oder den vielen Akten, die sich auf dem Tisch verteilen, oder ob es die vielen Projekte sind, an denen wir gleichzeitig arbeiten. Bedenken Sie, dass Sie bei jeder Ablenkung wieder erneut ins Thema einsteigen müssen. Immer nur ein kurzer Moment, aber das läppert sich schnell zusammen! Mit einer sinnvollen Clean Desk Policy gelingt es Ihnen, bares Geld zu sparen, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und dabei Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Denn mit Büro-Kaizen® lernen Sie und Ihre Kollegen sich zu fokussieren: Der Schreibtisch ist leer und die Aufgaben werden konzentriert nacheinander und umso effektiver abgearbeitet.     Wie die Clean Desk Policy Ihnen und Ihren Mitarbeitern hilft, den Überblick zu behalten War da nicht noch was? Natürlich! Stapel auf Schreibtischen entstehen oft so, dass man sich die wichtigen Dinge direkt auf den Schreibtisch legt, als Erinnerung. Aber viel zu oft bleiben Dinge liegen und so wachsen die Stapel beständig. Es ist fraglich, ob Stapel den erhofften Überblick noch gewährleisten können. Büro-Kaizen® gibt Ihnen Instrumente an die Hand, wie Sie Ihre Clean Desk Policy dauerhaft erfolgreich leben können und Ihre Aufgaben sinnvoll im Blick haben. Das Beste daran, selbst Ihre Kollegen finden sich zurecht und können so im Vertretungsfall Ihre Aufgaben schnell erfassen und für Sie erledigen, sollte es einmal nötig sein.     Die Clean Desk Policy hilft allen, die auch unterwegs oder an mehreren Schreibtischen arbeiten Kein Grund zur Klage! Die Flexibilität hat auch viele angenehme Seiten: wir können die langen Fahrtzeiten zum Kunden nutzen, teilen uns Arbeitsplätze oder arbeiten von zu Hause aus, wenn das Kind krank ist. Desksharing, Flexible Office… sind die Schlagwörter der Zeit. Und wir passen uns immer mehr an: arbeiten im Auto, im Zug oder im Flugzeug, Wenn uns danach ist, arbeiten wir im Cafe, zu Hause oder bei McDonald's – jeder, wie er mag. Umso wichtiger ist es, ein einfaches und praxistaugliches System zu nutzen, um die Arbeitsunterlagen auch mobil zu organisieren. Mit Büro-Kaizen® bekommen Sie das optimale Handwerkszeug, um Ihre Unterlagen, auch egal an welchem Ort, immer optimal organisiert zu haben. Dank Clean Desk Policy Ihre Effizienz um bis zu 20 Prozent steigern Man könnte glauben, es ginge ums Aufräumen –– ja und nein. Denn natürlich geht es auch um Effizienzsteigerung. Bei Büro-Kaizen® räumen wir nicht nur die Schreibtische auf, sondern wir entrümpeln auch Ihre Prozesse. Die Clean Desk Policy ist nur der Anfang: Unnütze Suchzeiten entfallen, wir finden sinnvolle Regelungen für das Zusammenarbeiten und vereinfachen Ihre Prozesse. Am Ende profitieren alle davon: das Unternehmen, die Mitarbeiter und sogar Ihre Kunden, denn Ihre Mitarbeiter arbeiten 20 Prozent schneller, 20 Prozent besser und viel entspannter.
Clean-Desk_Effizienzsteigerung_

Das haben wir bei unseren Umsetzungsbegleitungen schon tausendfach gezeigt. Und Ihre Investition hat sich auf diese Weise schnell bezahlt gemacht. Die Clean Desk Policy einfach und mit Unterstützung Ihrer Mitarbeiter umgesetzt Wer einmal begriffen hat, welche Potenziale in der Clean Desk Policy schlummern, kann den Anblick von überfüllten Schreibtischen und unordentlichen Büros eigentlich kaum noch ertragen. Es ist, als würde man das Geld zum Fenster rauswerfen. Noch dazu leidet unter einer schlechten Büroorganisation nicht nur der Erfolg Ihres Unternehmens, sondern vor allem Ihre Mitarbeiter. Selbst die größten Bürokraten-Muffel und die „„so war das schon immer“-Veränderungsverweigerer” gewinnen wir für unsere Sache bei den Umsetzungsbegleitungen. Wir kommen zu Ihnen ins Unternehmen und machen Ihre Mitarbeiter fit für Ihre Clean Desk Policy und steigern die Effizienz um bis zu 20 Prozent.

 

 

Stress? Anti-Stress-Programm fürs Büro!

Stress? Anti-Stress-Programm fürs Büro!

Reduzieren Sie Ihr Stress-Level und steigern Sie Ihre Karrierechancen mit einer überzeugenden Ordnung.

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7 einfache Schritte helfen dauerhaft gegen Stress im Büro Mit den sieben einfachen, praxiserprobten und flexibel umsetzbaren Schritten zum „für immer aufgeräumten” Schreibtisch von Jürgen Kurz gelingt es, die Stress-Belastung zu senken, die eigene Produktivität dauerhaft um 20 Prozent zu steigern und deutlich mehr Zeit für Beruf, Familie und Hobbys zur Verfügung zu haben. Eignen Sie sich die 7 Schritte zum „für immer aufgeräumten” Schreibtisch selbstständig an. Das 7-Schritte-Programm zeigt Ihnen wie's geht, den Stress, nicht nur im Büro merklich zu reduzieren. Die Basis eines erfolgreichen Anti-Stress-Programms und einer erfolgreichen Arbeitsorganisation ist die gut organisierte Schaltzentrale, der eigene Schreibtisch. Um diesen dauerhaft, pragmatisch und praxistauglich zu organisieren, habe ich die in den letzten 15 Jahren gesammelte Erfahrung in sieben einfachen Schritten zusammengefasst. Mein Versprechen, dass wir mit meiner Büro-Kaizen®-Methode den Schreibtisch noch genau einmal aufräumen und dann nie wieder, habe ich dabei noch immer einhalten können.   Einfaches Stress-Blocker-Programm hilft gegen die steigenden Burn-out-Zahlen des Informationsflut-Zeitalters Nachrichten ständig steigender Zahlen von Menschen, die an der aktuellen Überbelastung erkranken, erschrecken mich immer wieder. Auch in Zukunft müssen wir mit einer stetig weiter wachsenden Flut an Informationen, E-Mails, Aufgaben und Projekten rechnen. Umso wichtiger ist es, sich nicht stressen zu lassen und einen klaren Kopf zu behalten. Für einen souveränen Überblick und die gedankliche Klarheit ist jedoch eine überzeugende, pragmatische und vor allem dauerhaft funktionierende Arbeitsorganisation unerlässlich. Das wusste auch Alfred Hitchcock, der betonte, dass ein aufgeräumter Schreibtisch ihm Seelenfrieden verschaffe. Das sehe ich täglich bei meinen Beratungen aber auch meine über 25.000 Newsletter-Leser bestätigen meine Erfahrung. 94 Prozent der Befragten sind davon überzeugt, dass eine gute Organisation, die jederzeit den Überblick über die eigenen Projekte verschafft, Stress vermeidet und so das Risiko von Burn-out verringert. Knapp die Hälfte der Befragten sind davon überzeugt, dass sich allein mit einem aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz die Effizienz um über 30 Prozent steigern lässt und über Zweidrittel der Befragten erwarten Effizienzsteigerungen von 21 Prozent und mehr.   Warum lernen wir das Anti-Stress-Programm eigentlich nicht schon in der Schule? Wenn also ein aufgeräumter und gut organisierter Arbeitsplatz das Potenzial hat, dass wir alle die Stress-Belastung, an der unsere Gesellschaft krankt, deutlich reduzieren und gleichzeitig dabei noch mehr Zeit gewinnen, um neue Projekte in Angriff nehmen zu können oder einfach wieder mehr Freizeit mit Familie, Freunde und Hobbys zu verbringen, dann frage ich mich, warum dieses Wissen nicht schon in der Grundschule auf dem Stundenplan steht. Umso mehr bemühe ich mich in Beratungen, Seminaren, Schulungen und nicht zuletzt auch in Online-Lernprogrammen mein Wissen weiterzugeben und den Menschen dabei zu helfen, die täglich wachsende Stress-Belastung erfolgreich zu meistern. Wie Sie sich dauerhaft vor Stress bewahren können, erfahren Sie in meinem 1-tägigen Intensivseminar.  

 

 

To-do-Liste – Aufgaben perfekt organisieren mit Büro-Kaizen®

To-do-Liste – Aufgaben perfekt organisieren mit Büro-Kaizen®

Reduzieren Sie Ihr Stress-Level und steigern Sie Ihre Karrierechancen mit einer überzeugenden Ordnung. Die einfache To-do-Liste waren gestern! 5 clevere Tipps, wie es Ihnen mit Büro-Kaizen® gelingt, Ihrer To-do-Liste den Effizienz-Kick zu verpassen.

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Intelligente To-do-Liste mit Personal Kanban Wer kennt das nicht, Sie haben tausende von Zetteln, jeder eine neue To-do-Liste. Die Zettel sind vollgeschrieben, durchgestrichen, zerknittert. Wer behält da noch den Überblick? Ist es Ihnen vielleicht auch schon einmal passiert, dass Sie eine To-do-Liste verlegt haben? Das ist kein gutes Gefühl oder? Mit Ihrer Personal Kanban-Wand haben Sie alles im Blick.
Personal_Kanban Die Kurzanleitung fürs selbst Ausprobieren: Man benötigt ein Brett, es geht auch pragmatisch mit einem Stück Pappe,– und unterteilt es in 3 Spalten. 1. Spalte (breit): hier werden die To-Dos gesammelt 2. Spalte (schmal): hier befestigen Sie die Tagesaufgaben 3. Spalte (breit): hier sammeln Sie die erledigten Aufgaben Beim Wochenrückblick, sehen Sie das Erledigte auf einen Blick. Leeren Sie die 3. Spalte und füllen Sie die 1. Spalte mit den To-Dos der nächsten Woche. Um eine Balance zwischen den verschiedenen Aufgaben- und Lebensbereichen zu halten, bieten sich verschiedenfarbige Klebezettel an.   Ihre To-do-Liste mit Unterlagen kombinieren Schön und gut, die To-do-Liste sammelt die Aufgaben. Aber wohin mit den dazugehörigen Unterlagen? Wie praktisch wäre es, wenn die To-do-Liste gleich mit die Unterlagen organisiert. Mit der temporären Ablage der 7 Schritte zum „für immer aufgeräumten” Schreibtisch gelingt dieser Clou. Das Inhaltsverzeichnis Ihrer temporären Ablage wird zur To-do-Liste umfunktioniert. Die Unterlagen finden sich dann in der Mappei-Box oder dem Kontierungsordner direkt in dem Fach mit der entsprechenden Nummer.   Die To-do-Liste wie von allein geführt Eigentlich haben Sie keine Lust, ständig eine To-do-Liste zu schreiben? Und auch das lästige Übertragen von noch nicht erledigten To Dos auf die neue To-do-Liste macht Ihnen keinen Spaß? Auch hier kann die temporäre Ablage der 7 Schritte weiterhelfen, denn Sie führen die Liste automatisch. Sobald Sie die Unterlagen zur Aufgabe verstauen, beschriften Sie Ihr Inhaltsverzeichnis und haben so Ihre To-do-Liste nebenbei auch noch geführt.
temporare_Ablage_FIA Keine veralteten To-do-Listen mehr Sie ahnen es bereits. Auch hier hilft die temporäre Ablage weiter. Da Sie täglich mit Ihrer Ablage arbeiten und hier zudem Ihre Unterlagen mit verstaut sind, veraltet sie einfach nicht. Natürlich sind Sie clever und schreiben Ihr Inhaltsverzeichnis mit Bleistift oder – für die Bastler unter uns – nehmen Sie einfach Klebezettel dafür. Ist eine Aufgabe erledigt, radieren Sie sie einfach aus oder entfernen den Klebezettel. Das macht noch mehr Spaß, als erledigte Dinge auf der To-do-Liste zu streichen. So ist wieder Platz für Neues und Sie haben auf Ihrer Liste nur das stehen, was wirklich zu tun ist. Ihre To-do-Liste auf ein machbares Maß begrenzen Wirklich genial und vielleicht das beste Mittel gegen Überarbeitung: Ihre temporäre Ablage und somit Ihre neue To-do-Liste ist begrenzt. Mehr als 31 Fächer gibt es nicht. Sie denken jetzt vielleicht, dass das zu wenig wäre. Aber seien Sie mal ehrlich mit sich. Schaffen Sie es, mehr als 31 Projekte gleichzeitig erfolgreich zu händeln? Mit Ihrer neuen temporären Ablage begrenzen Sie sich automatisch auf ein machbares Maß. Wenn die Liste voll ist, müssen Sie sich entscheiden. Nehmen Sie etwas Neues mit auf, dürfen Sie sich von einer Altlast befreien. Büro-Kaizen® kann noch weit mehr. Lernen Sie, sich optimal zu organisieren. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigene Arbeit und die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen entspannen und in Ihrem Büro den Effizienz-Turbo zünden können.

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