FAQ

Antworten auf die meist gestellten Fragen

 

Wie ist Ihr Vorgehen bei der Beratung in Unternehmen?

Wie ist Ihr Vorgehen bei der Beratung in Unternehmen?

Wir beginnen bei den einzelnen Arbeitsplätzen. Hier wird sowohl in der Papierwelt als auch im digitalen Bereich die Basis für stabile und effiziente Prozesse und Abläufe geschaffen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern werden dann die Abteilungen und die übergeordneten Themen optimiert.

 

Wie viel Zeit müssen wir einplanen für die Beratung?

Wie viel Zeit müssen wir einplanen für die Beratung?

Die Umsetzungsbegleitung beinhaltet 5 Schulungen pro Mitarbeiter inklusive Umsetzung am Arbeitsplatz bzw. in der Abteilung. Die Zeitabstände zwischen den einzelnen Schulungen sollten immer ca. 4 Wochen betragen. Bedingt durch betriebliche Erfordernisse oder z. B. die Urlaubszeit können die Zeitabstände selbstverständlich angepasst werden.

 

Gibt es eine Geld-zurück-Garantie oder eine Rücktrittsmöglichkeit?

Gibt es eine Geld-zurück-Garantie oder eine Rücktrittsmöglichkeit?

Weil wir von dem hohen Nutzen unserer Schulungen überzeugt sind, geben wir für den ersten Schulungstermin eine Geld-zurück-Garantie. Wenn Sie denken, dass der Nutzen für Sie nicht hoch genug ist, dann können Sie jederzeit die folgenden Termine ohne Kosten absagen.

 

Wie viele Personen pro Gruppe sind sinnvoll?

Wie viele Personen pro Gruppe sind sinnvoll?

Eine Gruppengröße von 10-15 Personen hat sich bewährt. Dann bleibt genügend Zeit für das individuelle Coaching am Arbeitsplatz, das elementarer Bestandteil unseres Büro-Kaizen®-Ansatzes ist.

 

Können Sie garantieren, dass wir nach der Beratung effizienter werden? Wie hoch ist die Effizienzsteigerung durchschnittlich durch die Beratung?

Können Sie garantieren, dass wir nach der Beratung effizienter werden?
Wie hoch ist die Effizienzsteigerung durchschnittlich durch die Beratung?

Nein, das können wir natürlich nicht garantieren. Es ist bisher aber auch noch nie vorgekommen, dass es keine Effizienzsteigerung gab.

Der Durchschnitt lag bisher bei 10-15 % Effizienzsteigerung allein durch die Optimierung der Arbeitsplätze und der Abteilungsthemen.

 

Wie lange dauert es, bis sich die Beratung rechnet (ROI)?

Wie lange dauert es, bis sich die Beratung rechnet (ROI)?

Die Schulungstermine laufen in der Regel im monatlichen Rhythmus. Teil jedes Termins ist die Umsetzung. Deshalb amortisieren sich Büro-Kaizen®-Projekte für die Teilnehmer und das Unternehmen bereits innerhalb der Projektlaufzeit.

 

Wir sind schon sehr gut organisiert. Können Sie uns trotzdem noch helfen?

Wir sind schon sehr gut organisiert. Können Sie uns trotzdem noch helfen?

Ja klar.

Ich würde so weit gehen, dass 20 % Effizienzsteigerung pro Jahr (!) möglich sind. Die Arbeitsplatz- und Abteilungsorganisation ist nur der erste Schritt. Wenn man die Prozesse anschaut, ergibt sich regelmäßig noch größeres Potenzial. Fragen Sie sich beispielsweise, wie viele Angebote Ihr Unternehmen schreiben muss, um einen Auftrag zu bekommen? Solche Dinge zu hinterfragen und zu optimieren ist auch Teil des Büro-Kaizen®-Prozesses.

 

Was sind Büro-Kaizen®-Coaches und warum braucht man Coaches?

Was sind Büro-Kaizen®-Coaches und warum braucht man Coaches?

In jeder Abteilung/Gruppe wird ein Büro-Kaizen®-Coach ausgebildet. Das sind Mitarbeiter aus dem jeweiligen Bereich, die den Vorteil haben, die Abläufe und die handelnden Personen zu kennen. Dadurch wird internes Kaizen-Know-how aufgebaut. Nach Projektende schulen Büro-Kaizen®-Coaches neue Mitarbeiter, moderieren weitere Verbesserungsprojekte und sichern die Ergebnisse dauerhaft.

 

Beraten Sie auch zu digitalen Themen? E-Mails oder Dateiablage-Systemen?

Beraten Sie auch zu digitalen Themen? E-Mails oder Dateiablage-Systemen?

Die „Papierwelt“ und die „digitale Welt“ sind in den Büros nicht mehr zu trennen. Ganz wenige Menschen arbeiten reinrassig mit Papier oder reinrassig digital. Deshalb ist es immer Teil unserer Arbeit, die beiden Themen auch zu kombinieren.

Zusätzlich bieten wir ein Seminar zum Thema „Für immer aufgeräumt – auch digital“ mit den Schwerpunkten Outlook und OneNote an.

 

Wir haben schon oft aufgeräumt. Das hat nie lange gehalten. Wie schaffen Sie es, dass die Beratung nachhaltig ist?

Wir haben schon oft aufgeräumt. Das hat nie lange gehalten. Wie schaffen Sie es, dass die Beratung nachhaltig ist?

Bei Büro-Kaizen® gibt es keine vorgefertigten Lösungen. Es gibt auch nicht „die“ Lösung. Alle Ansätze werden mit den Mitarbeitern gemeinsam erarbeitet. In der Gruppe werden dann auch Spielregeln gemeinsam vereinbart unter Beachtung eines Vetorechts für jeden Teilnehmer. Zur Sicherstellung erfolgt eine umfassende Dokumentation durch Abteilungshandbücher, Checklisten, E-Mail-Spielregeln, Besprechungs-Spielregeln usw.

 

Kann man bei Ihnen die aufgeräumten Büros besichtigen?

Kann man bei Ihnen die aufgeräumten Büros besichtigen?

Fester Bestandteil des Intensivseminars „Für immer aufgeräumt – 20 % mehr Effizienz mit Büro-Kaizen®“ in Giengen ist der Betriebsrundgang bei tempus. Dort können Sie sich selbst von der Wirkungsweise und dem Nutzen von Büro-Kaizen® überzeugen, Schränke öffnen, mit Mitarbeitern ins Gespräch kommen, …

Wir haben im Laufe der Jahre hunderte Firmen begleitet, auf ihrem Weg zu 20 % mehr Effizienz. Sicherlich ist auch ein Unternehmen in Ihrer Nähe. Wenn Sie uns kontaktieren, können wir gerne Referenzen auch in Ihrer Umgebung nennen.

 

Passt Büro-Kaizen® auch in meiner Branche?

Passt Büro-Kaizen® auch in meiner Branche?

Im Laufe der Jahre haben wir Unternehmen aus allen Branchen und in allen Größenordnungen begleitet. Das Schöne an Büro-Kaizen® ist, dass die Herausforderungen immer sehr ähnlich sind. Die Menschen müssen in kurzer Zeit vielfältige, unterschiedliche Aufgaben erledigen. Das ist bei Organisationen aller Größen und Branchen ähnlich. Kontaktieren Sie uns. Wir nennen Ihnen gerne Referenzbeispiele.

 

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Büro-Kaizen®?

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Büro-Kaizen®?

Manchmal sagen Führungskräfte, dass sie erst noch die eine oder andere Aufgabe erledigen möchten. Dann hat man mehr Zeit.

Fakt ist, dass die Anzahl der E-Mails immer weiter zunimmt, die Antwortzeiten immer kürzer werden, Besprechungen nehmen zu usw. Wenn man als Führungskraft von Mitarbeitern die Übernahme weiterer Projekte möchte, dann muss man den Mitarbeitern erst Freiräume schaffen. Genau hier setzt Büro-Kaizen® an. Die eingesetzte Zeit amortisiert sich mindestens während der Laufzeit der Umsetzungsbegleitung und ermöglicht so Freiräume für weitere Verbesserungsprojekte, neue Kundenaufträge, Abbau von Überstunden, …

 

Sinnvolle Verknüpfung von Papierablage und digitaler Ablage

Sinnvolle Verknüpfung von Papierablage und digitaler Ablage

Das Motto lautet: Nicht „nichts zu tun“, sondern sich völlig frei auf das Aktuelle konzentrieren können.

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Guten Tag Herr Kurz, wir sind in unserem Büro 3 Personen, welche auch mit den verschiedenen Kunden Kontakt haben. Wir haben das Problem, dass wir bei Angeboten zu wenig organisiert sind – kein System. Wie können wir dies über EDV (SAP B1) und Papierversion gemeinsam lösen, da nicht jeder mit der EDV arbeitet. Mit freundlichen Grüßen Pascal M. Schneider
Hallo Herr Schneider, herzlichen Dank für Ihre Mail. Mit der Verbindung der Papierablage und der EDV-Ablage sprechen Sie ein ganz zentrales Problem an, das viele Firmen haben. Die wichtigste Aussage heißt: Es gibt hier kein falsch oder richtig. Wichtig ist, dass Sie mit den Kollegen gemeinsam entscheiden, wie Sie ablegen. Hier zwei Beispiele: 1. Bei uns im Hause tempus haben wir alle Kontaktdaten in unserer CRM-Software. Trotzdem legen wir Kontakte (Notizen, Ausdrucke des Deckblatts) in Schälchen ab. Es sind immer 5 Schälchen übereinander für die Wochentage Montag bis Freitag und vier dieser Türme nebeneinander für die nächsten 4 Wochen. Wenn ich jetzt ein Angebot mache, dann lege ich das beispielsweise Mitte nächster Woche ab, weil ich dann den Kunden anrufen möchte. So wird nichts vergessen. Die Besonderheit bei dem beschriebenen System ist, dass hier jeweils nur der Mitarbeiter mit dem Kunden spricht, der auch das Angebot bearbeitet hat. Insofern ist Ihre Situation etwas komplexer. Mir ging es nur einmal um die Beschreibung der Möglichkeiten. 2. Nachdem Sie ein EDV-basiertes System haben, würde ich vorschlagen, dass Sie sich mit den Kollegen verständigen, dass alle Dateien ausschließlich im Computer sind. Sofern das partout nicht möglich ist, müsste man die Kollegen dann aber zumindest dazu ermutigen, die Kundenaufträge an einer zentralen Stelle abzulegen. Dann kann ich entweder im Computer nachschauen oder eben in den Unterlagen. Zusätzlich würde ich anregen, eine Infotafel oder eine Excel-Datei zu führen, in die alle Angebote eingetragen werden müssen. Dann hat man die Chance, zu erkennen, ob dem Angebot nachgegangen wird oder wie hoch die Angebotserfolgsquote ist (wie viel Prozent Angebote werden zu Aufträgen) etc. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sehr wichtig ist, wenn man solche Dinge definiert, dass alle Beteiligten mit ins Boot genommen werden, das heißt es funktioniert nicht, wenn der Chef ein System vorgibt, sondern jeder beteiligte Mitarbeiter muss die Chance haben, seine Bedenken und Wünsche zu äußern. Nur so entstehen Systeme die dauerhaft gelebt werden. Ich hoffe, Sie konnten mit meinen Tipps etwas anfangen. Wenn Sie weitergehende Infos benötigen, bitte ich noch um detailliertere Angaben über Menge, Termine, ... Es grüßt Sie aus Giengen Jürgen Kurz
Und hier schließlich die Lösung, die der Kunde bei sich intern nach Absprache mit seinen Mitarbeitern gefunden hat:
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Hallo Herr Kurz, haben dies nun folgendermaßen umgesetzt: Wir haben zwei Türme mit Schalen: 1. Turm: Montag bis Freitag der aktuellen Woche; 2. Turm: nächste Woche, 2 Wochen, 3 Wochen, 4 Wochen und unten für leere Mappen. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Mappenfarbe. Wenn das Angebot in der EDV erfasst wird, gibt es eine Aufforderung, um das Nachfragedatum einzutragen und den zuständigen Mitarbeiter zu definieren. Beim internen Ausdruck wird das Datum und der Mitarbeiter groß aufgedruckt, ebenfalls wird dies als Aufgabe ins Outlook der entsprechenden Person zugewiesen. Am Montagmorgen werden die Angebotsmappen in die nötigen Wochentage abgelegt. Es ist so für jeden ersichtlich, bei wem durch wen (auch bei einer Absenz) nachgehackt werden muss. Die ersten Testläufe waren sehr vielversprechend. Mit freundlichen Grüßen Pascal M. Schneider

 

 

Wie hole ich meine Mitarbeiter mit ins Boot?

Wie hole ich meine Mitarbeiter mit ins Boot?

Wie kann es gelingen, Mitarbeiter zu motivieren, gemeinsam an einem Strang zu ziehen, um gemeinsam mit Hilfe einer gelungenen Büroorganisation die tägliche Arbeit zu vereinfachen?

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Hallo Jürgen Kurz, mein Schreibtisch ist top aufgeräumt. Mich würde aber interessieren wie ich Kollegen dazu auf die nette Art bewegen kann – ohne Sie wirklich ernsthaft darauf anzusprechen, ... Kleine Tipps & Tricks zu dieser Sache wären hilfreich. Schöne Grüße Uschi Morsdorf
Hallo Frau Morsdorf, ich bin begeistert, dass Ihr Schreibtisch aufgeräumt ist! Normalerweise kommen Kollegen zwei Mal auf einen zu, wenn man seinen Schreibtisch aufgeräumt hat. Beim ersten Mal machen sie sich noch lustig und fragen, ob man denn nichts zu tun hat. Beim zweiten Mal fragen sie dann, wie man es schafft, dass es so ordentlich bleibt, weil sie merken, dass es der Person mit dem aufgeräumten Schreibtisch einfach besser geht. Wenn Sie die Kollegen bei sich im Unternehmen überzeugen möchten, dann gibt es nur zwei Möglichkeiten: Die große Lösung ist, Sie holen sich einen Menschen wie Jürgen Kurz ins Haus, der dann mit den Mitarbeitern gemeinsam solche Umsetzungsprojekte macht.
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Die kleine Lösung ist, dass Sie sich 1-2 Kollegen ausschauen, die einen gewissen Hang zur Ordnung haben. Diese können Sie dann in das 7-Schritte-Programm einweihen und so nach und nach die Menschen für unser Thema gewinnen. Wenn es chronische Schlamper gibt, dann hilft es, wenn man Fotos macht und diese überschreibt mit der Überschrift: So sehen uns Kollegen, Kunden, Lieferanten, Besucher aller Art ... und diese dann z. B. an das schwarze Brett hängt. Gute Erfahrungen habe ich auch damit gemacht, wenn man die entsprechenden Personen dann anspricht und ihnen beschreibt wie Sie sich fühlen, wenn gemeinsam genutzte Plätze nicht aufgeräumt sind bzw. welche negativen Konsequenzen Unordnung für Ihr Unternehmen hat (z. B. wenn Reklamationen entstehen aufgrund verspäteter Lieferungen etc.). Mein Vorschlag wäre, dass Sie das mal testen. Wenn ich Sie weiter unterstützen kann, dann lassen Sie mich das bitte wissen. Mit aufgeräumten Grüßen aus Giengen Jürgen Kurz

 

 

Clean Desk Policy? Desksharing? Flexible Office? Büro-Kaizen® !

Clean Desk Policy? Desksharing? Flexible Office? Büro-Kaizen®!

Clean Desk Policy, Desksharing, Flexible Office, … alles Begriffe, die wir immer häufiger hören, doch was steht dahinter? Eigentlich versteckt sich hinter der Clean Desk Policy, also der Politik des leeren Schreibtisches, doch eine Erkenntnis, an der heute keiner mehr zweifelt. Denn wir wissen längst, dass wir an einem leeren und aufgeräumten Schreibtisch effizienter und stressfreier arbeiten. Aber warum sind dann nicht längst alle Schreibtische in den Unternehmen leergefegt?

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Das Zauberwort auf Englisch heißt Clean Desk Policy. Bei Büro-Kaizen® ist es einfach der „für immer aufgeräumte” Schreibtisch. Wir verraten Ihnen, warum es funktioniert, wie Sie als Unternehmer bares Geld sparen und Ihre Mitarbeiter dabei zufriedener und entspannter arbeiten können. Sogar Ihr Kunde wird davon profitieren, er bekommt seine Ware schneller, zuverlässiger und in einer besseren Qualität. Mit Clean Desk Policy Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen Multitasking-Untersuchungen zeigen schon seit Jahren, dass mit steigender Zahl der Ablenkungen, die Produktivität dramatisch sinkt. Hierbei ist es völlig egal, ob wir von optischen Reizen abgelenkt werden, wie den vielen Klebezetteln um den Bildschirm oder den vielen Akten, die sich auf dem Tisch verteilen, oder ob es die vielen Projekte sind, an denen wir gleichzeitig arbeiten. Bedenken Sie, dass Sie bei jeder Ablenkung wieder erneut ins Thema einsteigen müssen. Immer nur ein kurzer Moment, aber das läppert sich schnell zusammen! Mit einer sinnvollen Clean Desk Policy gelingt es Ihnen, bares Geld zu sparen, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und dabei Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Denn mit Büro-Kaizen® lernen Sie und Ihre Kollegen sich zu fokussieren: Der Schreibtisch ist leer und die Aufgaben werden konzentriert nacheinander und umso effektiver abgearbeitet.     Wie die Clean Desk Policy Ihnen und Ihren Mitarbeitern hilft, den Überblick zu behalten War da nicht noch was? Natürlich! Stapel auf Schreibtischen entstehen oft so, dass man sich die wichtigen Dinge direkt auf den Schreibtisch legt, als Erinnerung. Aber viel zu oft bleiben Dinge liegen und so wachsen die Stapel beständig. Es ist fraglich, ob Stapel den erhofften Überblick noch gewährleisten können. Büro-Kaizen® gibt Ihnen Instrumente an die Hand, wie Sie Ihre Clean Desk Policy dauerhaft erfolgreich leben können und Ihre Aufgaben sinnvoll im Blick haben. Das Beste daran, selbst Ihre Kollegen finden sich zurecht und können so im Vertretungsfall Ihre Aufgaben schnell erfassen und für Sie erledigen, sollte es einmal nötig sein.     Die Clean Desk Policy hilft allen, die auch unterwegs oder an mehreren Schreibtischen arbeiten Kein Grund zur Klage! Die Flexibilität hat auch viele angenehme Seiten: wir können die langen Fahrtzeiten zum Kunden nutzen, teilen uns Arbeitsplätze oder arbeiten von zu Hause aus, wenn das Kind krank ist. Desksharing, Flexible Office… sind die Schlagwörter der Zeit. Und wir passen uns immer mehr an: arbeiten im Auto, im Zug oder im Flugzeug, Wenn uns danach ist, arbeiten wir im Cafe, zu Hause oder bei McDonald's – jeder, wie er mag. Umso wichtiger ist es, ein einfaches und praxistaugliches System zu nutzen, um die Arbeitsunterlagen auch mobil zu organisieren. Mit Büro-Kaizen® bekommen Sie das optimale Handwerkszeug, um Ihre Unterlagen, auch egal an welchem Ort, immer optimal organisiert zu haben. Dank Clean Desk Policy Ihre Effizienz um bis zu 20 Prozent steigern Man könnte glauben, es ginge ums Aufräumen –– ja und nein. Denn natürlich geht es auch um Effizienzsteigerung. Bei Büro-Kaizen® räumen wir nicht nur die Schreibtische auf, sondern wir entrümpeln auch Ihre Prozesse. Die Clean Desk Policy ist nur der Anfang: Unnütze Suchzeiten entfallen, wir finden sinnvolle Regelungen für das Zusammenarbeiten und vereinfachen Ihre Prozesse. Am Ende profitieren alle davon: das Unternehmen, die Mitarbeiter und sogar Ihre Kunden, denn Ihre Mitarbeiter arbeiten 20 Prozent schneller, 20 Prozent besser und viel entspannter.
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Das haben wir bei unseren Umsetzungsbegleitungen schon tausendfach gezeigt. Und Ihre Investition hat sich auf diese Weise schnell bezahlt gemacht. Die Clean Desk Policy einfach und mit Unterstützung Ihrer Mitarbeiter umgesetzt Wer einmal begriffen hat, welche Potenziale in der Clean Desk Policy schlummern, kann den Anblick von überfüllten Schreibtischen und unordentlichen Büros eigentlich kaum noch ertragen. Es ist, als würde man das Geld zum Fenster rauswerfen. Noch dazu leidet unter einer schlechten Büroorganisation nicht nur der Erfolg Ihres Unternehmens, sondern vor allem Ihre Mitarbeiter. Selbst die größten Bürokraten-Muffel und die „„so war das schon immer“-Veränderungsverweigerer” gewinnen wir für unsere Sache bei den Umsetzungsbegleitungen. Wir kommen zu Ihnen ins Unternehmen und machen Ihre Mitarbeiter fit für Ihre Clean Desk Policy und steigern die Effizienz um bis zu 20 Prozent.

 

 

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Mit effizienten Grüße
Ihr Jürgen Kurz

tempus. GmbH
Haehnlestr. 24
89537 Giengen

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