Büro-Design: Die Schönheit der Ordnung



Ordnung ist praktisch, macht Arbeitsabläufe effizienter und spart Suchzeiten. Doch was hat sie mit Büro-Design und gar mit Schönheit zu tun? Ganz einfach: Von Natur aus finden wir schön, was harmonisch ist. Denken Sie an eine Rosenblüte, an ein klassisches Stadthaus, eine moderne Villa oder an Ihr heimisches Wohnzimmer. Unser Blick verweilt gern auf harmonischen Strukturen, die Orientierung geben und in sich ausgewogen sind. Gleiches trifft auf Ihren Schreibtisch zu: Wo Ihr Auge eine Orientierung findet, können Ihre Gedanken sich auf das Wesentliche konzentrieren. Und hier kommt Büro Kaizen ins Spiel.

Aufgeraeumter Schreibtisch Teil Buero-Design
Ein aufgeräumter Schreibtisch ist Teil eines guten Büro-Designs.

Kaizen und Büro-Design: Ordnung ist Harmonie

Nun ist es eine Sache des Geschmacks, ob Sie Holz- oder Metallmöbel bevorzugen und wie Möbel, Fußboden und Wände aufeinander abgestimmt sind. Raumgestalter machen sich beim Bürodesign viele Gedanken um Licht, Farben und ergonomische Formen. Allerdings erfüllt ein perfekt gestaltetes Büro seinen Zweck nicht, wenn sinnvolle Ordnungssysteme fehlen. Deshalb stelle ich Ihnen hier bewährte Methoden vor, mit denen Sie Ihr Büro-Design so aufwerten, dass es nicht nur dem Auge, sondern auch den Arbeitsabläufen dient. Der erste Schritt besteht im Entlasten Ihres Büros.

Das Auge liebt harmonische Formen. Deshalb gehören sinnvolle Ordnungssysteme zum Büro-Design dazu. Klick um zu Tweeten

Wie Wegwerfen Ihr Büro-Design verbessert

Wo sich Akten stapeln und drängen, Ablagekästen überquellen und eingegangene Post den halben Schreibtisch einnimmt, ist vom Büro-Design kaum noch etwas zu erkennen. Ganz zu schweigen von den Gedanken, die in solchem Umfeld nicht zur Ruhe kommen. Deshalb sind Aussortieren und Entsorgen von nicht benötigten Papieren die ersten Schritte zu einem harmonischen Büro-Design. Mit diesen Tipps klappt es:

1. Wegwerfen: Scheiden tut nicht weh.

Sammeln Sie alle Papiere wie zum Beispiel Prospekte und Notizzettel in einem Karton, der direkt im Papiercontainer entsorgt werden kann. Gehen Sie dabei schrittweise vor, beginnen Sie mit dem Schreibtisch, den Schreibtisch-Schubladen und dem Rollcontainer. Dann entlasten Sie die Flächen unter dem Schreibtisch, in Schränken und Regalen und zuletzt auf Fensterbänken und anderen Ablageflächen.
Tipp: Papiere, die aus Datenschutzgründen unkenntlich gemacht werden müssen, sammeln Sie in einem extra Behälter mit der Aufschrift: Schreddern.

2. Bürowerkzeuge: Doppelt braucht mehr Platz

Locher, Heftmaschinen und Radiergummis finden sich in fast jedem Schreibtisch mehrfach. Sortieren Sie nicht benötigte Geräte aus und stellen Sie sie bereit zum Weitergeben. Was keinen Abnehmer findet, kommt in den Fundus für Büromaterial, den alle Kollegen gemeinsam nutzen.
Tipp: Oft finden sich im Schreibtisch Stifte, die defekt sind oder deren Miene leer ist. Hier heißt es: Entsorgen oder nutzbar machen.

3. Archivieren: Gut aufbewahrt

Machen Sie sich mit den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Lieferscheine, Briefe und Kontoauszüge vertraut. Damit nichts verloren geht, habe ich Ihnen im Downloadcenter alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf einen Blick bereitgestellt.
Tipp: Ein kluges System ist die rollierende Archivierung. Wie sie funktioniert, lesen Sie in meinem Beitrag: Schluss mit dem Unterlagenfriedhof.

4. Wegwerfen für Unentschiedene

Falls Sie sich bei manchen Papieren unsicher sind, ob sie vielleicht noch einmal benötigt werden, praktizieren Sie Wegwerfen auf Probe: In einem Karton sammeln Sie alle Papiere, die Sie noch eine Zeit lang aufbewahren wollen. Sprechen Sie auf ein Diktaphon, was Sie in den Karton legen und fertigen Sie anschließend ein Inhaltsverzeichnis an. Das legen Sie obenauf. Dann verschließen Sie den Karton und beschriften ihn. Dafür können Sie meine Vorlage nutzen. Der Karton findet dann seinen Platz im Keller, Abstellraum oder Archiv.
Die Frist für die Aufbewahrung legen Sie hier selbst fest. Ist sie verstrichen, ohne dass Sie etwas aus dem Karton benötigt haben, werfen Sie den gesamten Inhalt weg.

5. Leere Schränke und Regale – Weitergeben

Nach dem Archivieren und Entsorgen werden Sie einen pro Büro einen Schrank, ein oder mehrere Regale und zahlreiche Ablagekästen geleert haben. Wenn Sie diese nun aus dem Büro entfernen, tut das Ihrem Bürodesign gut, es wird luftiger und freier.
Tipp: Stellen Sie aussortiere Möbel gegen einen günstigen Preis für die Kollegen zum Mitnehmen bereit.

Verbleibende Papiere und Materialien erhalten nun ihren Platz innerhalb des Bürodesigns. Dabei gilt: Alles, was Sie täglich benötigen, findet seinen Platz am Schreibtisch.

Warum ein aufgeräumter Schreibtisch das Büro-Design verbessert

Wenn das Auge Ruhe findet und Materialien und Geräte an ihrem festen Platz liegen, können die Gedanken sich konzentrieren. Deshalb gehört zu einem gelungenen Büro-Design ein Schreibtisch, der nicht nur schick und ergonomisch, sondern auch aufgeräumt ist. Mit meinen bewährten Tipps gelingt es Ihnen, die Schreibtisch-Ordnung herzustellen und zu erhalten.

1. Alles bekommt seinen Platz

Laptop oder Tastatur und Monitor, Locher, Heftgerät und Tischrechner und natürlich das Telefon finden ihren Platz auf dem Schreibtisch.

Alternativ können Sie Bürogeräte auch in einer Schublade unterbringen. Dann finden sie neben Klebeband, Stiften, Büroklammern und Scheren ihren Platz.

Gut sortierte Schubladen Buero-Design
Zum Büro-Design gehören auch gut sortierte Schubladen.

Tipp: Unterteilen Sie die Schublade, damit die Utensilien an ihrem Platz bleiben.

2. Die Ablagesysteme gehören zum Büro-Design

Auf vielen Schreibtischen stapeln sich Ablageschalen für kurze Vorgänge. Sie blockieren Schreibtischfläche, sind unübersichtlich und meist auch nicht sinnvoll beschriftet. Deshalb verwenden Sie für Vorgänge mit kurzen Fristen eine Ordnungsbox mit 31 Tagesmappen. Es gibt sie zum Beispiel. von Leitz oder MAPPEI. Diese Box ist eigentlich als Wiedervorlagesystem konzipiert, eignet sich jedoch sehr gut als effektives Ablagesystem für Vorgänge mit kurzer Verweildauer. Die Box passt in einen Rollcontainer, so beeinträchtigt sie nicht das Büro-Design.

Vorschaubild

Tipp: Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, dann sehen Sie auf einen Blick, in welcher Mappe sich welcher Vorgang befindet.
Zusatztipp: Für Terminsachen schaffen Sie einen Pultordner oder ein Wiedervorlage-System in einer Box an, zum Beispiel von MAPPEI.

Ordner als Teil Ihres Büro-Designs

Ordner sind oft ein leidiges Thema. Dabei ist es mit den richtigen Hilfsmitteln gar nicht schwer, sie ansehnlich und praktisch in Ihr Büro-Design einzubinden. Hier meine Tipps für Sie:

Bringen Sie Farbe ins Spiel

Das Auge erfasst Farben schneller als Schrift. Deshalb ist die Zuordnung von Farben für entsprechende Bereiche nicht nur optisch vorteilhaft, sondern auch praktisch.

  • Rot für Buchhaltung
  • Gelb für Planung
  • Grün für Personal

Tipp: Falls Sie die Ordner nicht thematisch ordnen wollen, vergeben Sie für die Vorgänge eines Jahres jeweils eine Farbe.

Farbige Ordner in Buero-Design
Farbig gekennzeichnete Ordner fügen sich in das Büro-Design ein.

Logos und Symbole – So finden Sie sofort den richtigen Ordner

Noch schneller als Buchstaben verarbeitet unser Gehirn Bilder und Symbole. Das können Sie sich bei der Gestaltung der Ordnerrücken zunutze machen: Bringen Sie auf den Ordner Logos und Symbole an, die auf einen Blick anzeigen, zu welchem Bereich der Inhalt gehört. Besonders gut bewährt hat sich dieses Vorgehen bei Kundenordnern.

Ordner mit Symbolen in Buero-Design

Ordner, die mit Symbolen beschriftet sind, lockern das Büro-Design auf und sind schnell zu finden.


Tipp:
Mehr zum Thema Ordnerrücken beschriften finden Sie in meinem Blogbeitrag „Vorlage Ordnerrücken”.

Und Sie? Mit welchen Tricks werten Sie Ihr Büro-Design auf?

Es sind oft die Kleinigkeiten, die das Büro-Design aufwerten und noch praktikabler gestalten. Was hilft Ihnen dabei, Büro-Design und Ordnung miteinander zu verbinden? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen.



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