Organisiert statt holterdiepolter, denn Kunden machen keine Brückentage



Stift fallen lassen und ab in das verlängerte Wochenende. Endlich abspannen vom stressigen Arbeitsalltag. Aber was passiert während der freien Tage mit Anfragen von Kunden? Ist die Vertretung nicht geregelt, kümmert sich keiner um die Telefonanrufe oder beantwortet E-Mails. Das ist der perfekte Weg, um Geschäftspartner zu vergraulen. Büro-Kaizen hilft Ihnen, die Brückentage perfekt vorzubereiten.

Gut organisiert, können Sie die Brückentage ohne Arbeit genießen.

Was ist das Problem

Ein verlängertes Wochenende dank der Brückentage ist zwar erholsam, aber in der Regel vergessen die Mitarbeiter die Vertretung zu organisieren. So kann es passieren, dass eine wichtige Anfrage unbeantwortet bleibt. Ich halte übrigens nicht viel davon, die Kunden mit einem Anrufbeantworter abzuspeisen. Im Sinne einer guten Kundenbindung lohnt es sich, immer eine Vertretung zu organisieren. Diese muss sich dann aber auch entsprechend auskennen. Sie wollen ja nicht ständig angerufen werden, weil Ihr Kollege wichtige Unterlagen nicht findet. Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihre Abwesenheit vernünftig planen. Haben Sie Spielregeln für den Urlaub und die Brückentage entwickelt, können Sie entspannt Ihre freie Zeit genießen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Klären Sie die Zuständigkeiten

Wissen Sie auf Anhieb, wer Sie in Ihrer Abwesenheit vertritt? Oft erlebe ich in der Praxis, dass Zuständigkeiten nicht konkret festgelegt sind. So fühlt sich dann letztendlich keiner verantwortlich und Anfragen bleiben unbeantwortet. Wenn Sie nach freien Tagen immer einen Berg Arbeit auf dem Schreibtisch liegen haben, dann sind die Zuständigkeiten garantiert nicht geklärt. Sorgen Sie dafür, dass für jede Abteilung und jede Position die Vertreterregelung in einer Tabelle übersichtlich aufgelistet wird. Tragen Sie die Namen der Mitarbeiter, deren Position, die Telefon-Durchwahl sowie die zuständige Vertretung ein. Unser Beispiel für Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen zeigt Ihnen, wie so eine Tabelle aussehen könnte:

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Wer ist für was zuständig? Hier einige Beispiele

Sie haben in Ihrem Unternehmen noch keine Vertretungsregelungen überlegt? Lesen Sie, wie Sie mit geklärten Zuständigkeiten effizienter arbeiten.

Tipp Nr. 2: Führen Sie ein Abteilungs-Handbuch

Eine Vertretung kann Ihren Arbeitsbereich nicht so perfekt kennen wie Sie. Hier helfen klare Standards und ein einheitliches Ablagesystem, den Überblick zu behalten. Hilfreich ist ein Handbuch für die Abteilung, in dem alle wichtigen Ansprechpartner mit Durchwahl, Abläufe, Checklisten und wichtige Adressen und Telefonnummern übersichtlich abgeheftet werden. Dafür eignet sich besonders gut ein Foliensichtbuch. In diesem Buch mit Klarsichtfolien sind alle wichtigen Daten gebündelt gesammelt.

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Dank dem Foliensichtbuch findet Ihre Vertretung schnell alle wichtigen Informationen.

Extra-Tipp:

Sie erleichtern allen Mitarbeitern das gemeinsame Arbeiten, wenn Sie ein einheitliches Ablagesystem einführen. Denn es sollte das Ziel sein, dass jedes Teammitglied gewünschte Informationen ohne langes Suchen wiederfindet. So könnte auch Ihr Ablagesystem aussehen.

Zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie genießen die Brückentage, Ihre Vertretung kümmert sich um die Geschäftspartner. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 3: Besprechen Sie mit Ihrer Vertretung Ihre Abwesenheit

Besprechen Sie mit Ihrer Vertretung, wann Sie die Übergabe machen wollen. Den Termin legen Sie ein bis zwei Wochen vorher, damit Sie genügend Zeit haben. Auf den letzten Drücker vergessen Sie garantiert etwas, dass Sie während der Brückentage beschäftigt und Ihnen Ihre wohlverdiente Erholung raubt. Falls noch offene Projekte anstehen, schreiben Sie am besten ein Übergabeprotokoll. Es enthält alle wichtigen Informationen, aber denken Sie daran, in der Kürze liegt die Würze. Ihr Kollege hat noch seine eigene Arbeit zu erledigen. Eine kurze Zusammenfassung weiß er zu schätzen.

Extra-Tipp:

Am besten stellen Sie Ihr Telefon auf Ihre Vertretung um. Jetzt höre ich schon einige Mitarbeiter stöhnen, weil sie sich mit der Technik nicht auskennen und keine Zeit haben, sich jedes Mal durch die komplizierte Bedienungsanleitung zu lesen. Diese Schwierigkeit umgehen Sie mit einem einfachen Trick. Erstellen Sie eine Kurz-Bedienungsanleitung. Diese One-Minute-Lessons erklärt jeden Schritt in verständlichen Worten und mit Fotos. Lesen Sie, wie Sie Ihre eigene Bedienungsanleitung schreiben.

Tipp Nr. 4: Regulieren Sie Ihre Erreichbarkeit während der Brückentag

Mist, Sie stecken mitten in einem wichtigen Projekt, haben aber schon vor Wochen einen Kurzurlaub gebucht. Laut unserer Newsletterumfrage nehmen 50 Prozent der Büromitarbeiter ihr Diensthandy mit in den Urlaub. Damit Sie sich trotzdem gut erholen, stellen Sie unbedingt klare Regeln auf. Denn sonst checken Sie ständig das Handy und sind nur noch gestresst. Vereinbaren Sie mit den Kollegen, jeden Tag einmal zu einer festgesetzten Zeit zu telefonieren. So können Sie Ihren Urlaub genießen, und die Kollegen wissen ganz genau, wann Sie zu erreichen sind.

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Schauen Sie während der Brückentage nicht ständig auf das Diensthandy sondern erholen Sie sich.

Tipp Nr. 5: Starten Sie mit einem Ritual in den Kurzurlaub

Gerade bei einer kurzen Abwesenheit wie den Brückentagen fällt es vielen Büro-Mitarbeitern schwer, von der Arbeit abzuschalten. Oft wird am letzten Arbeitstag noch so viel wie möglich erledigt. So gestresst, brauchen Sie mindestens einen Tag, um sich zu entspannen. Nehmen Sie sich bitte nicht so viel vor, sondern konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Arbeiten. Eine halbe Stunde vor Feierabend beginnen Sie Ihren Schreibtisch aufzuräumen und Akten abzuheften. So schließen Sie innerlich mit der Arbeit ab. Anschließend verabschieden Sie sich von Ihren Kollegen. Ein kleiner Smalltalk über Ihre Urlaubspläne stimmt Sie positiv auf Ihre freie Zeit ein.

Extra-Tipp:

Wohl jeder verzettelt sich gelegentlich mit unwichtigen Aufgaben. Ein schönes Instrument zum Zeitmanagement ist die ABC-Methode. Dafür ordnen Sie Ihre täglichen Arbeiten nach Prioritäten und teilen sie in drei Kategorien ein. Wenn Sie sich öfter verzetteln, lesen Sie meinen Blog-Beitrag zur ABC-Methode.

Darauf kommt es an

Zeitdruck ist immer ein schlechter Begleiter. Nehmen Sie sich deshalb immer genügend Zeit, um Ihren Urlaub aber auch die Brückentage rechtzeitig zu planen. Eine Checkliste hilft Ihnen, an alles zu denken. Lesen Sie, wie Sie personalisierte Checklisten entwerfen.

Was der Tipp bewirkt

Dank der richtigen Planung haben Sie den Kopf frei und denken nicht an die Arbeit. Denn wer viel arbeitet, braucht zwischendurch entspannende Freizeit. Vielleicht graut es Ihnen aber auch vor den E-Mails, die sich während Ihrer Abwesenheit ansammeln. In meinem Podcast auf YouTube erkläre ich Ihnen, wie Sie in 5 Schritten effizient Ihre E-Mails bearbeiten.

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Und Sie?

Haben Ihnen die Tipps geholfen, Ihre Brückentage zu genießen?



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