Allroundgenie fürs Geschäftsreisen – Packen Sie alles in Boxen



Handtaschen und Aktenordner führen ein merkwürdiges Eigenleben. Obwohl sorgfältig gepackt, fliegen nach kürzester Zeit Stifte, Unterlagen und kosmetische Artikel wild durcheinander. Nur das was Sie gerade suchen, taucht garantiert nicht auf. Besonders auf Geschäftsreisen beginnt vor dem Kunden ein hektisches Kramen. Aber oft tauchen Kleinteile wie ein USB-Stick auf mysteriöse Weise erst später wieder auf, weil sie in einer kleinen Seitentasche versteckt waren. Machen Sie Schluss mit diesem Durcheinander und ordnen Sie Ihre Büromaterialien ganz einfach mit Boxen. Sie werden staunen, wie zweckmäßig sich die Plastikbehälter im Büroalltag einsetzen lassen.

boxen-gute-vorbereitung-geschaeftstermine
Mit guter Vorbereitung bewältigen Sie entspannt und souverän Ihre Geschäftstermine.

Was ist das Problem

Zum Arbeitsalltag gehören bei vielen Menschen Geschäftsreisen zu Meetings, Kundengesprächen oder Seminaren. Wer jedes Mal die Unterlagen und das technische Equipment aus Regalen und Schubladen zusammensucht, vergeudet viel Energie und wichtige Arbeitszeit. Das ist besonders ärgerlich, weil der Kunde in der Regel nicht das Drumherum bezahlt. Mit einer effizienteren Reisevorbereitung sparen Sie Lebenszeit und Geld. Außerdem wirken Sie nicht sehr souverän, wenn Sie aufgelöst Ihren Taschen durchsuchen und letztendlich doch etwas Wichtiges vergessen haben.

So funktioniert es

Ich nutze schon sehr lange Plastikboxen für die Organisation meines Büros. Das System ist so prima, dass ich inzwischen auch auf Reisen darauf zurückgreife. Anfangs erntete ich ein Schmunzeln auf den Gesichtern von Teilnehmern und Kollegen, wenn ich statt mit einer Tasche mit Boxen bei einem Seminar auftauchte. Aber die Effizienz dieser Aufbewahrungsform ist unschlagbar: Schon beim Packen muss ich nicht lange nach den Unterlagen suchen, die ich für das Meeting brauche. Ich finde sofort alles, was ich suche und die Kleinteile fliegen nicht lose durch den Aktenkoffer.

Tipp Nr. 1: Finden Sie einen festen Platz für Ihre Meetingunterlagen

Früher habe ich vor jedem Seminar meine Unterlagen zusammengesucht, denn sie lagerten an verschiedenen Stellen im Büro. Inzwischen habe ich ein effizienteres System: Alles, was ich benötige, bewahre ich in einem Seminar-Schrank auf. Sie können aber auch ein Regal als Ablageort festlegen. Hier lagern Sie die verschiedenen Handouts, Broschüren und Materialien bis hin zur technischen Ausstattung. Kleinere Materialien wie Kopfschmerztabletten, Textmarker, Post-Ist, Pflaster oder Stifte packen Sie in kleine Boxen, die Sie entsprechend beschriften. Das Resultat ist ein übersichtlicher Materialschrank für Ihre Geschäftsreisen.
Wenn Sie viel im Außendienst arbeiten, empfehle ich Ihnen meine 16 bewährten Tipps als Gratis-Download.

boxen-tipps-gratis-download

Tipp Nr. 2: Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an!

Haben mehrere Personen Zugriff auf den Seminarschrank, bricht schnell Chaos aus. Damit alle Unterlagen an der richtigen Stelle liegen, beschriften Sie die einzelnen Plastikboxen. Ein Inhaltsverzeichnis des Seminarschrankes gehört außerdem an die Schranktür. So finden sich auch Praktikanten oder neue Kollegen schnell und ohne viele Umstände zurecht.
Auch innerhalb der einzelnen Boxen können Sie mit einem Inhaltsverzeichnis arbeiten. Dieses hilft Ihnen, die Unterlagen immer aktuell zu halten. Nach jedem Termin füllen Sie die entsprechenden Materialien entsprechend der Liste wieder auf. Das reduziert die Suchzeiten und vereinfacht das Einsortieren nach einer Reise.

checkliste-inhaltsverzeichnis-referenten-box
Mein Inhaltsverzeichnis für die Referenten-Box.

Extra-Tipp:

Organisieren Sie die Teilnehmerunterlagen mit dem Kanban-System. So lässt sich gewährleisten, dass immer ausreichend Unterlagen vorhanden sind und Sie nicht erst umständlich für Nachschub sorgen müssen. Wie das Kanban-System funktioniert erfahren Sie hier:

Er kann! Sie kann! Kanban! – Mit Kanban-Karten Bestände organisieren

Oder schauen Sie sich meinen kurzen Einspieler auf YouTube an. Hier erkläre ich Ihnen persönlich, wie Sie mit Kanban ganz einfach Ihre Materialbestände überwachen.

Tipp Nr. 3: Entwickeln Sie Einpack-Routinen!

In der Regel ist ein Aktenkoffer zu klein, um alle erforderlichen Unterlagen zu transportieren. Entdecken Sie die Vorteile von geräumigen Boxen. Sie haben viel Platz, Ihre Unterlagen verknicken nicht und alles ist übersichtlich. Packen Sie in eine große Box zunächst alles, was Sie standardmäßig bei jedem Seminar brauchen: Stifte für die Flipchart, eine Uhr für die Kontrolle der Redezeit, einen Präsenter bzw. eine Funkmaus, Visitenkarten, ein Foliensichtbuch mit den wichtigsten Vortragschecklisten und -informationen sowie eine Kabeltrommel. Kleinteile bewahren Sie in entsprechende kleine Boxen auf. Im nächsten Schritt wählen Sie die Unterlagen für die Geschäftskunden oder Teilnehmer von Seminaren aus, die Sie für den jeweiligen Termin benötigen. Das sind Prospekte, Broschüren, Handouts und Give-Aways, die ebenfalls im Seminarschrank liegen.
Zum Schluss übertragen Sie falls erforderlich Ihre digitalen Unterlagen auf Ihren Laptop und packen diesen ebenfalls in die Reisebox.

boxen-reisebox-ein-buch
In Ihre Reisebox gehören auch Informationen über Ihre Firma.

Extra-Tipp

Wenn Sie regelmäßig im Außendienst arbeiten oder Seminar halten, erleichtern Ihnen Checklisten das Packen Ihrer Box. So brauchen Sie nicht jedes Mal neu überlegen, was alles zu beachten ist. Sie haben den Kopf frei für wichtigere Aufgaben und vergessen garantiert nie wieder etwas. Lesen Sie, wie Sie Checklisten ganz leicht selbst erstellen.

checkliste-buero-kaizen-seminar
So sieht die Checkliste für mein Büro-Kaizen® Seminar aus.

Darauf kommt es an

Bei der Vorbereitung von Geschäftsterminen gibt es nur individuelle Lösungen. Was für mich passt, kann für Sie unpraktisch sein. Finden Sie Ihrem persönlichen Weg, um sich mit dem Seminarschrank oder –regal sowie mit Boxen das Reiseleben extrem zu vereinfachen. Wie Sie außerdem immer pünktlich zu Ihren Terminen erscheinen, verrate ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag: Ab jetzt immer pünktlich: Mit dem Wochenplaner ein Kinderspiel

Was der Tipp bewirkt

Routinen bewirken eine klare Zeitersparnis, denn Sie müssen sich nicht lange mit kleinteiligen Fragen aufhalten. Sie haben den Kopf frei für die wichtigen Dinge oder gehen gelassen etwas früher in den Feierabend!

Und Sie?

Welche Life-Hacks und Gadgets nutzen Sie, um Ihren Reisealltag zu organisieren? Schreiben Sie mir! Ich liebe solche kleinen Dinge, die oft eine RIESIGE Erleichterung darstellen! Gerne lasse ich mich von Ihnen inspirieren!

Das könnte Sie auch interessieren...

10 Tipps für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement im Außendienst
Arbeitsorganisation im Außendienst: Für alle Fälle gerüstet
Mobiles Büro für Außendienst & Co.: So geht das!
Zeige mir deine Aktentasche und ich sage dir, wie aufgeräumt du bist: 4 bewährte Tipps



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: