Unbox your phone? Box your Reise-Office! Warum ich gern mit Plastikboxen arbeite!



"Unbox your phone!", so lautet der aktuelle Werbeslogan für das neue Samsung Galaxy S8. "Hol Dein Telefon aus der Box!" könnte die Übersetzung lauten. Was für das Display eines Telefons eine echte Innovation ist, gilt nicht für meine Organisation von Reisen und Seminaren. Hier würde ich sagen: "Pack Dein Büro in eine Box!" oder "Nutzt mehr Plastikboxen!". Was genau ich damit meine, beschreibe ich in diesem Artikel. 

 

Was ist das Problem 

In meinem Alltag bin ich oft aus Reisen. Durch Reise- und Vorbereitungszeiten geht mir regelmäßig viel Lebenszeit verloren. Außerdem bezahlt der Kunde mir nur den Vortrag und nicht das Drumherum. Wenn ich in meiner Reisevorbereitung effizienter bin, spare ich Lebenszeit und Geld. Zwei Dinge, die ich durchaus relevant finde! 

Boxen für Termine ideal einsetzbar
Entspannt aufbrechen durch eine gute Vorbereitung

Warum ich gerne Plastikboxen nutze! 

Ich nutze schon sehr lange Plastikboxen für die Organisation meines Büros. Auch für die Organisation meiner Utensilien und Unterlagen auf Reisen greife ich inzwischen darauf zurück. Ich erinnere mich noch gut, wie ich immer wieder ein Schmunzeln auf die Gesichter von Teilnehmerinnen und Kollegen zauberte, wenn ich statt mit einer Tasche mit einer oder mehreren Boxen zu einem Seminar auftauchte. Inzwischen ist das normal.  

 

Ich finde Plastikboxen einfach sehr praktisch. Das ist aus drei Gründen so: 

  • Statt lange alle Unterlagen zusammenzusuchen, habe ich mit einem Griff alles, was ich für einen Vortrag brauche. 
  • Kleinteile fliegen nicht lose durch den Koffer oder das Auto. Sie werden an einem Ort gesammelt. 
  • Im Koffer oder in der Reisetasche finde ich sofort, was ich suche. 

Boxen für Seminare optimal nutzbar
Leben aus der Box! Ich finde es super!

So funktioniert es  

Es gibt etliche Vortragsthemen, die ich in regelmäßigen Abständen an verschiedenen Orten halte. Die unterschiedlichen Vorträge mit unterschiedlicher Vortragsdauer und mit unterschiedlichen Schwerpunkten zu meinen Spezialthemen Büro-Kaizen®, Ziele und Unternehmensführung bestehen in der Regel aus unterschiedlich langen Powerpoints. Ich brauche dafür Handouts und verschiedene Materialien. Die Vorträge, aber auch die Handouts und die technische Ausstattung vom Präsenter, über einen Stick, eine Lautsprecherbox usw. sind für jeden Vortrag gleich.  

 

Tipp Nr. 1: Richten Sie einen Seminarschrank ein! 

Früher habe ich vor jedem Seminar recht umständlich meine Unterlagen zusammensuchen müssen. Sie lagerten an verschiedenen Stellen im Büro und es dauerte einiges an Vorbereitungszeit bis ich oder meine Assistentin die Unterlagen zusammengesucht hatten. Heute lagere ich all diese Dinge in einem Seminar-Schrank. Was der Seminarschrank enthält, sehen Sie auf diesem Bild. 

Boxen in Schrank systematisch sortieren
Der Inhalt meines Seminarschrankes

Im Seminarschrank lagere ich alles, was ich üblicherweise an Unterlagen, Materialien, technischen Geräten benötige. 

 

Tipp Nr. 2: Entwickeln Sie eine Einpack-Routine! 

Schritt 1: Die Referentenbox 

Vor einem Vortrag nehme ich mir meine Referentenbox aus dem Schrank. Sie enthält das, was ich standardmäßig bei jedem Seminar brauche, also Stifte für die Flipchart, eine Uhr für die Kontrolle der Redezeit, eine Kabeltrommel, einen Präsenter bzw. eine Funkmaus, Visitenkarten, ein Foliensichtbuch mit den wichtigsten Vortragschecklisten und -informationen sowie eine Kabeltrommel.  

Boxen systematisch sortieren
Das Regal mit der Referentenbox und den Vorträgen

Schritt 2: Das Skript und meine Unterlagen 

Als zweiten Schritt nehme ich mir aus der Plastikbox mit Vorträgen den richtigen Vortrag, z.B. "Büro-Kaizen® 2 Stunden". Der Ordner enthält die Powerpoint-Folien mit meinen Notizen. Dieser Ausdruck ist meine Redeskript. Diesen Ordner lege ich in meine Reisetasche.  

Unbox your phone? Meinetwegen! Aber vor allem gilt: Box your Office! Klick um zu Tweeten

Schritt 3: Die Unterlagen für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer 

Dann stelle ich mir die Teilnehmerunterlagen, also Handouts und Give-Aways zusammen. Auch sie werden in Griffweite gelagert. Dafür nutze ich für jedes Seminar eine eigene Checkliste. 

Boxen durch Checklisten bestücken ideal
Die Checkliste des Büro-Kaizen® Seminares

Schritt 4: Die Technikbox 

Schließlich nehme ich mir die Technikbox mit Beamer und Lautsprecher, greife mir meinen Laptop und bin abfahrtbereit. 

Boxen mit festem Inhalt bestücken
Die Technikboxen

Tipp Nr. 2: Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an! 

Das oben gezeigte Foto ist so etwas wie das Inhaltsverzeichnis meines Seminarschrankes. Es ist an der Schranktür angebracht, so dass ich, aber auch ein Praktikant, eine Assistentin oder jede andere Person selbstständig und ohne große Fragerei in der Lage ist, meine Seminarunterlagen zusammenzustellen und ins Auto zu tragen. 

Boxen bestücken anhand von Inhaltsverzeichnissen
Inhaltsverzeichnis für den Referenten

Außerdem arbeite ich mit Inhaltsverzeichnissen in der Box für Vorträge und bei den Unterlagen für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Das reduziert die Suchzeiten und vereinfacht das Einsortieren nach einer Reise. 

 

Tipp Nr. 3: Kleinteile in Plastikboxen sammeln! 

In meinem Schrank habe ich eine kleine transparente Kunststoffbox. Dort sammle ich all die Dinge, die ich auf Reisen regelmäßig brauche und die typischerweise den Koffer zumüllen wie z. B. Ladekabel für mein Handy, Kopfschmerztabletten, Textmarker, Post-Ist, Pflaster und, weil ich häufig in der Schweiz bin, eine  Geldbörse mit einigen Schweizer Franken … 

Boxen mit Kunststoffboxen für Kleinteile
Behälter für Kleinteile

All das landet gesammelt in der Kunststoffbox und nicht mehr einzeln in den Taschen meines Koffers. Der Vorteil: anstatt viele kleine Seitentaschen ein- und ausräumen zu müssen, kann ich die Dinge nun mit einem Griff rausnehmen und habe alles Wichtige beisammen. 

 

Darauf kommt es an  

Bei diesen Dingen gibt es nur individuelle Lösungen. Was für mich passt, muss für Sie nicht passen. Allerdings bin ich überzeugt, dass die Einrichtung eines Seminarschrankes oder -regales, sowie die Arbeit mit Boxen das Reiseleben extrem vereinfacht! 

 

Was der Tipp bewirkt 

Ich bin überzeugt, dass Routinen Zeitersparnis bewirken. Ich genieße es, mich nicht zu lange mit kleinteiligen Fragen aufhalten zu müssen. Ich habe den Kopf frei für die wichtigen Dinge oder kann gelassen etwas früher in den Feierabend gehen! 

 

Extra-Tipp Nr. 1 

Organisieren Sie die Teilnehmerunterlagen mit dem Kanban-System. So lässt sich gewährleisten, dass immer ausreichend Unterlagen vorhanden sind und Sie nicht erst umständlich für Nachschub sorgen müssen. Wie das Kanban-System funktioniert erfahren Sie hier: 

Er kann! Sie kann! Kanban! Mit Kanban-Karten Bestände organisieren 

 

Extra-Tipp Nr. 2: 

Viele der Fotos sind unserer Checklistensammlung entnommen, die Sie auf unserer Webseite finden. 

 

Boxen mit Checklisten ausstatten ideal
Checklisten - Darauf kommt es an

Und Sie? 

Welche Life-Hacks und Gadgets nutzen Sie, um Ihren Reisealltag zu organisieren? Schreiben Sie mir! Ich liebe solche kleinen Dinge, die oft eine RIESIGE Erleichterung darstellen! Gerne lasse ich mich von Ihnen inspirieren! 



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