Haben Sie schon einmal versucht, nur mit Worten zu erklären, wie Sie Ihre Festplatte strukturieren oder wie sich in Outlook Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu einer Besprechung einladen lassen? Wahrscheinlich brauchen Sie viele Sätze, um etwas auszudrücken, was mit einem einzigen Foto schnell erklärt wäre. Lesen Sie, wie sich durch den Einsatz von Bildschirmfotos der Arbeitsalltag vereinfachen lässt.
Ein Bildschirmfoto sagt mehr als tausend Worte! Klick um zu Tweeten
Was ist das Problem
Worte sind oft umständlich. Worte sind oft fehleranfällig. Nicht selten bedarf es Rückfragen und Erklärungen. Oft sagt ein Bild viel mehr als viele Worte und nicht selten ersparen Sie sich unnötige Paste-and-Copy-Vorgänge, indem Sie Bildschirmfotos schießen. Im folgenden nenne ich Ihnen vier Bereiche, in denen sich Bildschirmfotos einsetzen lassen und erkläre, wie sie mit einem Mac oder einen Windowsrechner schnell Bildschirmfotos erstellen können.
Dafür brauchen Sie es
Anwendung Nr. 1: Anleitungen erstellen
Bildschirmfotos sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ohne viele Worte, Abläufe, Arbeitsschritte und Abläufe darstellen wollen. Machen Sie Bildschirmfotos von den einzelnen Arbeitsschritten und kopieren diese einfach z.B. in ein Word-Dokument. Nun braucht es häufig nur noch einen kurzen Satz der Erklärung und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können erfassen, wie eine Software funktioniert, oder welche Arbeitsschritte sie in einer Software gehen müssen, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen.
Wir haben mithilfe solcher Bildschirmfotos eine Vielzahl verschiedener Downloads und Anleitungen erstellten. Schauen Sie einmal in unseren Downloadbereich z.B. unter: Digitales Arbeiten
Unser Experte für digitales Aufräumen Marcel Miller nutzt Bildschirmfotos in seinen Powerpoints, um bei seinen Vorträgen schnell und einfach einzelne Schritte der Nutzung von OneNote oder Outlook zu visualisieren.
Anwendung Nr. 2: Vorgänge dokumentieren
Mit Bildschirmfotos lassen sich außerdem Vorgänge, wie z.B. der Verlauf einer Diskussion auf Facebook festhalten. Das kann für den Administrator der Seite hilfreich sein, um z.B. Störer Fake News und Bots zu Identifizieren.
Mit Bildschirmfotos von der Ordnerstruktur Ihrer Festplatte lässt sich schnell anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermitteln, wie sie Ihre digitalen Daten sortieren. Wenn Sie eine gemeinsame digitale Ablagestruktur anstreben, ist diese mithilfe der Bildschirmfotos auf einem Blick erkennbar. Hier sehen Sie eines unserer Bildschirmfotos mit der Ablagestruktur, auf die wir uns 2014 geeinigt haben.
Anwendung Nr. 3: Bilder schneller erstellen
Nehmen wir an, Sie erstellen in PowerPoint eine Grafik. Häufig ist es umständlich, die Folie erst in ein Bildformat wie z.B. JPEG zu exportieren und dann in einem anderen Programm wie Word wieder zu importieren. Dafür sind mehrere Arbeitsschritte notwendig, die Sie sich sparen können. Schneller geht es mit dem Erstellen eines Bildschirmfotos. Einfach „knipsen”, schon liegt das Bild in der Zwischenablage und kann auf Facebook, in Word oder an anderer Stelle eingesetzt werden.
Anwendung Nr. 4: Adressdaten festhalten
Ich nutze Bildschirmfotos auch, um Kontaktdaten festzuhalten, die ich auf einer Webseite gefunden habe. Das geht manchmal schnell, als alle Inhalte per Paste and Copy z.B. in die Kontakte nach Outlook zu übertragen. Wenn ich die Telefonnummer eh nur einmalig verwende, kopiere ich sie mir als Bildschirmfoto.
So funktioniert es beim Mac
Wenn Sie ein Bildschirmfoto des gesamten Bildschirmes erstellen wollen, drücken Sie einfach Shift + ctrl + cmd + 3
Das Foto landet dann in Ihrer Zwischenablage. Wollen Sie nur einen Ausschnitt des Bildschirmes fotografieren, drücken Sie shift + ctrl + cmd + 4.
Nun können Sie mit der Maus den Ausschnitt wählen, der fotografiert werden soll. Er landet ebenfalls wieder in der Zwischenablage.
So funktioniert es in Windows
In Windows lässt sich der gesamte Bild ganz einfach mit den Tasten strg + Druck in die Zwischenablage kopieren.
Um Bildschirmfotos von einem Ausschnitt Ihres Bildschirmes zu erstellen, verwenden Sie unter Windows 7 die Tastenkombination [Windows-Taste] + [S].
Unter Windows 8, 8.1 und 10 lautet die Tastenkombination für einen Bildschirmausschnitt: [Windows-Taste] + [SHIFT-Taste] + [S]
Die Windows-Taste ist die Taste mit dem Windows-Logo links neben der Leertaste.
Alternativ können Sie sich auch das Programm "Snipping-Tool" herunterladen und installieren. Sie finden es unter diesem Link.
Was der Tipp bewirkt
Die Arbeit mit Bildschirmfotos vereinfacht das Erklären von Abläufen und das Dokumentieren von Bildschirminhalten wie Facebookdiskussionen oder das Festhalten von Adressdaten. Häufig geht es schneller, Bildschirmfotos von den benötigten Inhalten zu erstellen, als alles mühsam zu kopieren. Das lohnt sich vor allem, wenn ich die Daten nur einmalig benötige.
Und Sie?
Haben Sie weitere Anwendungsbeispiele für Bildschirmfotos in Ihrem Alltag? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf unseren Austausch und auf Ihre Good-Practise-Beispiele!
