Best Practise – Warum das Beste nicht gut genug für Sie ist


Best Practise ist ein Wirtschaftsmodell, dem viele Unternehmen folgen. Denn Best Practise steht für bewährtes, erfolgreiches, effizientes und effektives Handeln. Wirklich?

Ist Best Practise bei Besprechungen wirklich sinnvoll?

Best Practise – Nicht immer ist das Beste für Sie gut genug

Best Practise, die beste Vorgehensweise, die, die sich über Jahre auch bei anderen Unternehmen bewährt hat, wird oft nur deshalb in Unternehmen etabliert. Was bei anderen seit Jahren läuft, wird auch bei uns laufen – so denken viele. Doch hat sich das sehr häufig als Trugschluss herausgestellt.
Bevor Sie eine Best-Practise-Vorgehensweise übernehmen, sollten Sie prüfen, ob die wirklich für Ihr Unternehmen geeignet ist. Nehmen wir als Beispiel nur mal die Besprechungen, die jedes Unternehmen mindestens einmal pro Woche durchführt.

Die Best Practise – die bewährte Vorgehensweise

Die normale, weil bewährte Vorgehensweise bei Besprechungen in den meisten Unternehmen ist:

  • Termin festlegen,
  • das gesamte (Führungs-) Team einladen,
  • Kaffee kochen,
  • Treffen,
  • Alles, was anfällt, durchsprechen,
  • Aufgaben verteilen,
  • neuen Termin festlegen.

Soweit, so gut, nicht wahr? Nicht ganz.

Nur 22% wissen, wie und an wen Aufgaben in der Besprechung verteilt wurden.

Die Folgen dieser Best Practise

Besprechungen nehmen 15–25% der Arbeitszeit in Unternehmen in Anspruch. Das ist enorm viel Zeit, insbesondere in Anbetracht der Tatsache, dass sich nur 22% aller Teilnehmenden am Ende darüber im Klaren sind, wie und an wen Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Besprechung verteilt wurden. Und in satten 41 Prozent aller Besprechungen wird kein Protokoll geführt.
Anders gesagt: Fast 80 Prozent der Teilnehmenden gehen aus der Besprechung und haben keinen Durchblick, was da eigentlich alles besprochen wurde. Und in fast der Hälfte aller Fälle haben sie auch keine Chance, nachzuprüfen, was genau beschlossen wurde, weil niemand es so genau weiß; es gibt ja kein Protokoll.
Seien wir ehrlich: Die meisten Leute sind nur bei Besprechungen dabei, weil es Pflicht ist, weil sie hoffen, dass es etwas zu essen gibt, und weil sie mal vom Schreibtisch wegkommen. Effizienz und Effektivität – Fehlanzeige. Und das soll Best Practise sein?

Wenn Best Practise nicht sinnvoll ist, was dann?

Sie werden mir sicher zustimmen, dass, bloß, weil so viele Unternehmen trotzdem so weitermachen, es nicht automatisch der beste Weg sein muss. Die Best Practise ist also mitnichten immer das Beste für Ihr Unternehmen. Aber wenn Sie sich nicht danach richten können, wonach dann?
Aus meiner langjährigen Erfahrung würde ich Ihnen drei Dinge raten:

Wenn Sie also merken, dass Besprechungen für alle eine lästige Pflicht sind, dass sich mancher Jour Fixe bis ins Unendliche zieht, dass irgendjemand immer ins Schwätzen kommt und mindestens einer ein Nickerchen macht, dann sollten Sie nicht weitermachen wie bisher. Und tatsächlich kann Ihnen eine Beratung rund um Ihre Besprechungen sehr viel Zeit sparen und Ihre Meetings wesentlich effizienter und für alle Beteiligten angenehmer machen.

Führen Sie mal Besprechungen im Stehen durch!

Wie können Sie es besser machen?

Schaffen Sie sich eine neue, unternehmenseigene Best Practise. Vertrauen Sie nicht unbedingt auf das, was bei der Mehrheit (angeblich) funktioniert, sondern suchen Sie den effizientesten und sinnvollsten Weg, der zu Ihrem Unternehmen passt. Der könnte z. B. so aussehen:

  • Einen Besprechungstermin nur dann festlegen, wenn die Besprechung wirklich nötig ist.
  • Nur diejenigen einladen, die die Themen der Besprechung betreffen.
  • Mit der Einladung eine Tagesordnung mitschicken, damit alle sich darauf vorbereiten können.
  • Den Besprechungsraum gut vorbereiten (siehe dazu unsere Tipps inklusive Checkliste); statt Mettbrötchen auch mal etwas Gesundes anbieten.
  • Die Besprechung moderieren lassen, damit niemand ins Schwafeln gerät.
  • Die Besprechung auch mal im Stehen abhalten, damit sie nicht länger wird als nötig.
  • Die Tagesordnung einhalten. Zusätzliche Themen, wenn nötig, ans Ende setzen.
  • Ein Protokoll führen.
  • Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilen und sofort protokollieren.
  • Das Protokoll schnellstmöglich im Anschluss an die Teilnehmenden und all jene, die es betrifft, versenden.

 

Sie sehen, dass die Best Practise nicht automatisch das Beste für Ihr Unternehmen sein muss. Wenn Sie bemerken, dass irgendetwas, das „man halt so macht“ nicht rund läuft, dann ändern Sie es. Entwickeln Sie Ihre eigenen Best Practises, um wirklich das Bestmögliche und die höchstmögliche Effizienz aus Ihrem Unternehmen und Ihrem Team herauszuholen.

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