Besprechungsorganisation – Treten Sie jetzt voll aufs Gas bei Meetings!



Besprechungen sind in den meisten Betrieben eine chaotische Angelegenheit. Die Wenigsten freuen sich darauf, denn sie fressen häufig Zeit und sind dabei nicht einmal produktiv. Mitarbeiter spielen am Handy oder kritzeln gedankenlos auf dem Papier. Wirkliches Interesse ist selten vorhanden. Die Teilnehmer sind jedoch nicht unmotiviert weil die Themen uninteressant sind. Meist liegt es an suboptimaler Gesprächsplanung. Wenn es keinen festen Rahmen gibt, gibt es auch keine Ergebnisse. So einfach ist das.

Dabei sind Besprechungen ein essentieller Bestandteil eines funktionierenden Firmenumfelds. Nur wenn jeder weiß was die Kollegen gerade machen oder was relevant ist, kann ein reibungsloser Arbeitsablauf garantiert werden. Die Fehlerquote im Arbeitsprozess sinkt, denn die Möglichkeit zur Nachfrage ermöglicht ein besseres Verständnis. Doppelarbeiten und Demotivation werden verhindert. Es entsteht ein demokratischeres Büroklima, in dem alle Mitarbeiter ihre speziellen Wünsche aussprechen und umsetzen können.

Damit auch in Ihrem Betrieb Besprechungen und Meetings ab jetzt erfolgreich und zielführend werden, habe ich hier die größten Fehler und die passenden Lösungen aufgezählt.

Problem 1: Planung

Kurzfristige Meetings sind nur in Einzelfällen sinnvoll. Jeder Gesprächsteilnehmer benötigt ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Planung der anstehenden Themen.

Die Lösung: Besprechungsrhythmen

Führen Sie zum Beispiel jeden Montag eine Besprechung durch, die die restliche Woche bestimmt. Es entsteht ein fester Terminplan, in dem die Aufgabenverteilung besprochen wird. Alle Mitarbeiter haben die nötigen Informationen und können sich dann auf Krankheitsfälle oder Urlaubsvertretungen optimal einstellen. Regelmäßige Besprechungen sollten mindestens einmal pro Monat stattfinden. Sonst wird die Team-Dynamik nicht gefestigt. Beachten Sie, dass der richtige Besprechungsrhythmus im Team festgelegt werden muss. Es gibt keinen „Königsweg”.
Wichtig: Streichen Sie am besten keine regelmäßige Besprechungen, selbst wenn es keine Themen zu geben scheint. Nutzen Sie die Zeit vielleicht für eine gemeinsame Tasse Kaffee. Der informelle Meinungsaustausch ist für Teams jeder Größe von nicht zu unterschätzender Bedeutung.

Problem 2: Zeit

Diskussionen sind hilfreich, aber nicht immer zielführend. Wenn die Uhr nicht im Auge behalten wird, verliert man sich schnell in Kleinigkeiten.

Die Lösung: Feste Timeboxen

Eine Timebox hat einen festen Anfang und ein festes Ende. Ein Meeting sollte nie länger als zwei Stunden dauern. Legen Sie nach einer Stunde eine kurze Pause ein.

Besprechungsorganisation mit Sanduhren
Nehmen Sie Sanduhren, um Ihre Besprechungsorganisation zu verbessern. Die verbleibende Zeit lässt sich so gut visualisieren.

Das Ende der Timebox muss fest eingehalten werden. Auch dann, wenn Sie nicht alle Themen abgeschlossen haben. Legen Sie dann einen Anschlusstermin fest. Wenn Besprechungen immer länger als geplant werden, beschaffen Sie sich einige Stehtische. Sie werden sehen, dass es die Besprechung auf angenehme Weise beschleunigt.

Ein gutes Meeting benötigt einen festen Rahmen. Klick um zu Tweeten

Problem 3: Themen

Flexibilität ist allgemein lobenswert. Ein gutes Meeting benötigt aber einen festen Rahmen.

Die Lösung: Visualisierung

Nutzen Sie Tagesordnungspunkte und verdeutlichen Sie das Ziel der Sitzung. Stellen Sie beides unbedingt grafisch dar. Auch Fragen, Vorschläge etc. sollten Sie auf einem Flipchart festhalten. So ist das Ziel der Besprechung ständig vor Augen und wird eher eingehalten. Vielleicht schreibt am Anfang jeder Meeting-Teilnehmer seine wichtigen Themen an ein Flipchart. Je früher man kommt, desto weiter oben steht das Thema auf der Liste. Das hat Auswirkungen auf die Pünktlichkeit!

Agenda für Besprechungsorganisation
Wer zuerst kommt schreibt zuerst! – Nutzen Sie eine Agende, um Ihre Besprechungsorganisation zu optimieren.

Problem 4: Ergebnisse

Auch eine perfekte Besprechung kann ohne Ergebnis bleiben. Vieles wird vergessen, verdrängt oder geht unter. Dann hätten Sie sich die Zeit allerdings auch sparen können.

Die Lösung: Sofort-Protokolle

Ein Protokoll für Besprechungen ist natürlich an sich ein alter Hut. Ein GUTES Protokoll allerdings häufig Streitthema.
Daher mein Tipp: Nutzen Sie sogenannte Sofort-Protokolle. Das heißt, dass schon während der Besprechung der Protokollant mittels eines PCs und Beamers das Protokoll erstellt. Die Ergebnisse sind für alle direkt an der Wand einsehbar.

Sofort-Protokolle für Besprechungsorganisation
Nutzen Sie Beamer oder Fernseher für die Sofort-Protokolle und verbessern Sie so Ihre Besprechungsorganisation.

So können Fragen diesbezüglich direkt gestellt und beantwortet werden. Jeder weiß dann, was genau seine Verantwortung ist und wie es bis zum nächsten Meeting weiter geht. Mit der projizierten Formulierung an der Wand schaffen Sie direkte Verbindlichkeit. Das Sofort-Protokoll kann auch direkt versandt werden.

Weitere Tipps, wie Sie effiziente Besprechungen durchführen können, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Laaangweilig – 5 Tipps für bessere Besprechungen

Und Sie?

Wie funktionieren Meetings bei Ihnen? Was sind Ihre größten Probleme? Schreiben Sie mir einfach!



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