Bla-Bla oder Win-Win? Auf die Besprechungseinladung kommt es an!



Nehmen Sie einen großen Schluck Kaffee aus Ihrer Tasse wenn sie folgendes Szenario schon einmal selber erlebt haben: Es ist Montagmorgen, kurz nach neun. In den deutschen Büros beginnt die Woche mit vielen E-Mails, der Papierpost und der Arbeitsplanung für die Woche. Natürlich gehören hierzu auch einige Besprechungen und andere Termine, die in den täglichen Ablauf mit eingebunden sein wollen. So checken auch Sie Ihre Mails, Post und Terminplanung für die kommende Woche. Schon poppt die erste Besprechungseinladung auf dem Bildschirm auf; der Chef fasst sich wie immer kurz: „Herr Schmitz: Projekt ‚Heinz‘, 10 Uhr, Konferenzraum 1”.

Eine Stunde ‘rum - nichts geschafft: Mit einer Besprechungseinladung passiert Ihnen das nicht! Klick um zu Tweeten

Nun fragen Sie, in unserem Beispiel Herr Schmitz, sich mit gutem Recht mehrere Dinge: Wie lange wird die Besprechung dauern? Haben noch andere Mitarbeiter oder Kunden die Besprechungseinladung erhalten? Was wird besprochen, wer spricht und wer oder was ist bitte „Projekt ‚Heinz‘”? Was muss ich vorbereiten, was mitbringen? Sie sind ratlos, unvorbereitet und müssen sich schon bald auf den Weg in den Konferenzraum machen – schließlich beginnt die Besprechung schon in einer halbe Stunde. Und, hat Ihnen der Kaffee geschmeckt?

Ohne gute Besprechungseinladung keine gute Besprechung

Besprechungen sind stets nur so gut und sinnvoll wie ihre Vorbereitung. Hierzu gehört bereits eine perfekte Besprechungseinladung, die im Vorhinein nach Möglichkeit keine Fragen offen lässt. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie und Ihre Kollegen besser vorbereitet in Ihre Meetings starten können um diese so effektiv und kurz wie möglich zu gestalten. Denn viel zu viel Zeit wird in Besprechungen mit Fragen verschwendet, die eigentlich schon vorab hätten geklärt werden können. Hierzu gehören natürlich auch die Verfügbarkeit des Besprechungszimmers (ganz einfach dokumentierbar mit unserem Besprechungszimmer-Belegungsplan zum Download) und dessen Ausstattung, deren Vollständigkeit Sie mit unserer Checkliste Besprechungszimmer-Ausstattung überprüfen können.

Besprechungseinladung an Teilnehmer versenden
Versenden Sie eine Besprechungseinladung an die Teilnehmer. So ist jeder vorbereitet und die Besprechung effizient.

„Alles Wichtige vorab” – Die perfekte Besprechungseinladung

Nur wer gut vorbereitet ist, kann auch wirklich gute Arbeit leisten. Daher gehören zu jeder guten Besprechung eine (hier Link zum Beitrag zum vorherigen Keyword) Tagesordnung eine Liste der Teilnehmer und ein fester zeitlicher Rahmen, der allen Teilnehmern rechtzeitig kommuniziert wird. Rechtzeitig heißt dabei nicht eine halbe Stunde vor der Besprechung, sondern je nach Art und Umfang der Themen eine Woche bis minimal 24 Stunden vor dem Termin.

Eine gute und sinnvolle Besprechungseinladung informiert außerdem jeden Teilnehmer individuell darüber, wie er sich auf die Besprechung vorbereiten sollte. Hierzu gehört auch, dass bereits im Vorfeld der Besprechung ein Protokollführer und die Art des gewünschten Protokolls festgelegt werden. Tipps für effiziente und nachvollziehbare Besprechungsprotokolle habe ich Ihnen in unserem Artikel Protokollstress ade: So erstellen Sie das perfekte Besprechungsprotokoll zusammengestellt.

Extra-Tipp 1:

Stellen Sie interne Unternehmensregeln für Besprechungen auf. Diese sollten nicht nur den Führungskräften und in Besprechungsräumen vorliegen, sondern jedem Mitarbeiter zugängig gemacht werden. Auch können sich sich dann bei jeder Besprechungseinladung darauf berufen.

Extra-Tipp 2:

Machen Sie die Besprechungsregeln, vielleicht in Form einer kleinen Broschüre oder einer Postkarte, zu einem Teil des Willkommenspakets für neue Mitarbeiter.

Verhaltensregeln für Besprechungen
Ein Beispiel für Verhaltensregeln bei Besprechungen. Diese kann der Besprechungseinladung auch angehängt werden.

Pünktlich oder Geld ins Schwein!

Wichtigstes Element der Besprechungseinladung ist eine möglichst genaue Einschätzung des zeitlichen Rahmens. Besprechungen fügen sich bestenfalls reibungslos in den Tagesablauf ein; die in der Besprechungseinladung vorgesehene Zeit möchte also sinnvoll genutzt sein. Oberste Priorität hat daher Pünktlichkeit: Sollten in Ihrem Unternehmen wiederholt Probleme mit der Pünktlichkeit bei Besprechungen bestehen („Ist ja nur ein internes Meeting…”), können Sie über Sanktionen für die Zuspätkommenden nachdenken. Hierfür hat sich beispielsweise die Aufstellung eines Sparschweins bewährt, das pro Minute Verspätung mit einem bestimmten Betrag gefüttert werden „darf”. Zum Jahresende kann das Schwein dann feierlich entleert und für die Weihnachtsfeier verwendet werden.

Extra-Tipp 3:

Ein kleiner Hinweis auf das „Verspätungssparschwein“ in Form eines Cliparts oder eines Fotos des Sparschweins in der Besprechungseinladung kann nicht schaden und wird von den Teilnehmern weniger „oberlehrerhaft“ als ein „Bitte pünktlich erscheinen!“ aufgenommen.

Der Kampf gegen das „Blabla” beginnt mit der Besprechungseinladung

Nichts verlängert eine Besprechung unnötiger als die langatmigen Ausführungen von inhaltsleeren Phrasen. Daher sollte bereits die Besprechungseinladung deutlich machen, dass Änderungen zur Tagesordnung vorab und schriftlich eingereicht werden müssen. Hierdurch erzielen Sie zwei Effekte: Erstens wird die Hemmschwelle eher unwichtige Anliegen, die eine Besprechung unnötig in die Länge ziehen, anzubringen wirksam erhöht. Zum anderen liegen die Änderungswünsche ausformuliert und durchdachter als im mündlichen Vortrag vor, was die Vorbereitung und Einschätzung der Tagesordnungspunkte durch die Führungskräfte einfacher macht.

Besprechungseinladung mit Tagesordnung vorbereiten
Bereiten Sie eine Tagesordnung, sowie Protokollvorlagen vor, und versenden diese mit der Besprechungseinladung.

Unbedingt zur Planung einer Besprechung dazu gehört die Vorbereitung von Präsentationen und Medieneinsätzen: Muss ein Beamer angeschlossen oder mitgebracht werden? Ist möglichweise auch eine Audioanlage nötig? Ähnliches gilt für Anschauungsmaterial wie Produktproben, Entwürfe, Organigramme oder ähnliches: Was wird benötigt, wer bringt es mit? Schaffen Sie schon in der Besprechungseinladung Klarheit über die Zuständigkeiten.

Alle Informationen gesammelt? Dann kann es losgehen!

Wenn die Besprechungseinladung alle wichtigen Fragen vorab klärt – schnell abschicken! Dann haben die Teilnehmer noch Zeit, Fragen und Korrekturen anzubringen. Je früher eine Besprechungseinladung den Weg zu ihren Empfängern findet, desto weniger Klärungsbedarf bleibt für die Besprechung übrig. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und jederzeit umfassend informierte und vorbereitete Besprechungsteilnehmer.



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