So geht’s, hier steht‘s: 4 Kurz-Tipps für die Beschilderung im Büro



Hinweisschilder, Straßenschilder, Notausgänge, Verbotsschilder – die letzteren mag ich am wenigsten, doch auch sie erfüllen einen wichtigen Zweck: Schilder geben uns im Alltag Orientierung und sind auch aus unseren Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Heute gebe ich Ihnen einige Anregungen, wo überall Sie mit Beschilderungen arbeiten können, um sich und Ihren Mitarbeitern das Büroleben zu erleichtern.

INHALTSVERZEICHNIS

1. Kurz und bündig: In einer Minute erklärt

Nur noch schnell die Kopien für das Meeting ziehen – aber wie war das noch mit der Einstellung? Welche Taste muss ich drücken? Ratlos hängt Ihr Blick am Display des Kopierers fest – bis Sie sich für eine Einstellung entscheiden, die dann doch nicht das gewünschte Ergebnis bringt. Wenn es Ihnen schon einmal so oder ähnlich ergangen ist, wissen Sie eine Beschilderung am Kopierer zu schätzen.
Ob Kopierer, Drucker, Telefone oder Kaffeemaschine – One-Minute-Lessons erleichtern den Umgang mit schwierigen oder selten genutzten Geräten. Außerdem sind Praktikanten, Auszubildende und neue Mitarbeiter dankbar dafür. Kurz und knapp formulierte Anleitungen, als gut sichtbare Beschilderung am Gerät platziert sparen Zeit und im Ernstfall auch Reparaturkosten. Und so geht’s:

  • Erklären Sie jeden Schritt in einem kurzen Satz.
  • Nutzen Sie, wenn möglich, Foto oder Grafiken.
  • Bringen Sie an passenden Stellen Aufkleber mit dem jeweiligen Bedienhinweis an.

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Beschilderungen bei Büromaschinen sparen Zeit und Material.

2.Kurz und freundlich: Bitte aufräumen

Kennen Sie das? Gebrauchtes Geschirr stapelt sich, Krümel liegen herum und der Kaffee ist immer dann aufgebraucht, wenn Sie kommen. Dazu die ewig verschmutzte Mikrowelle – wer kann in solcher Umgebung noch seine Pause genießen? Dabei sind die meisten Kollegen nur vergesslich und brauchen einen kleinen „Anstupser“. Abhilfe schafft eine freundliche Beschilderung.

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Beschilderung an Küchengeräten erinnert daran, sie sachgemäß zu benutzen.

Lese-Tipp für Küchenfans: Lesen Sie hier, wie Sie und Ihre Kollegen Nie mehr Ärger in der Teeküche erleben.

3. Kurz und praktisch: Kleine Beschilderung hier und da

Es ist manchmal wirklich spannend, im Besprechungszimmer den richtigen Lichtschalter zu finden. Oder im Archiv das richtige Regal. Oder im Aktenschrank das richtige Fach. In all diesen Fällen hilft eine aussagekräftige Beschilderung. Sie ist rasch erstellt und spart wirklich viel Zeit; denn wenn alles an seinem Platz zu finden ist und wieder an seinen Platz kommt, liegen die Suchzeiten bei höchstens einer Minute. Und das ist ja das erklärte – und erreichbare – Ziel von Büro Kaizen.

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Beschilderung auf Lichtschaltern erspart langes Herumprobieren.

Kurz-Tipp: Arbeiten Sie mit einer Grafik, wie sie auf dem oberen Bild zu sehen ist. Oder verwenden Sie ein Foto, zum Beispiel von einem optimal aufgeräumten Schrankfach. Unser Auge kann Bilder schneller erfassen als Worte und wir prägen uns bildliche Darstellungen rascher ein.

Übrigens: Eine einheitliche, sinnvolle Beschilderung sorgt bei Ihren Kunden für einen guten ersten Eindruck. Und der ist erfahrungsgemäß nicht selten „das Zünglein an der Waage“ für die weitere Zusammenarbeit.

Vorschaubild

4.Kurz und übersichtlich: Mit einem Griff gefunden

In den meisten Büros sind die Ordner beschriftet. Allerdings ist das Wie recht unterschiedlich: Da gibt es ungleiche Ordnerrücken, die Beschriftung ist mal hier, mal dort platziert, die Schrift ist oft viel zu klein und die Beschriftungen weisen nur unklar auf den Inhalt hin. Das alles kostet Zeit und hemmt den Arbeitsfluss.

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Eine einheitliche Ordnerbeschriftung spart Suchzeiten.

Suchzeiten sparen, Reparaturen vermeiden: Beschilderung im Büro hat viele Vorteile. Klick um zu Tweeten

Deshalb hier meine Tipps für die Beschilderung Ihrer Ordner:

  • Entwerfen Sie ein einheitliches System für die Beschilderung Ihrer Ordner. Nutzen Sie dafür ein Mind-Map.
  • Arbeiten Sie mit Farben, zum Beispiel Rot für Finanzen, Gelb für Buchhaltung, Weiß für Kommunikation.
  • Verwenden Sie für Kundenordner die Logos der Unternehmen.
  • Erstellen Sie eine Vorlage für die Ordner-Beschilderung, zum Beispiel mit Word.

Praxis-Tipp: Hier beschreibe ich Ihnen, wie Sie mit Word Ordnerrücken erstellen und ausdrucken: Auf nimmer Wiedersehen, Bürochaos

Die Zeit, die Sie für eine praktikable Beschilderung im Büro investieren, haben Sie schon in Kürze eingespart. Deshalb lohnt es sich, nach Möglichkeiten Ausschau zu halten, mit Schildern und Beschriftungen das Büroleben zu vereinfachen.

Und Sie?

Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen mit der Beschilderung? Wo hat sich die Methode am besten bewährt? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Wie Sie mit One-Minute-Lessons die langen Bedienungsanleitungen ersetzen, zeige ich ausführlich in diesem Beitrag: Bedienungsanleitungen ade

In meinem Artikel Ein Schild sagt mehr als tausend Worte gebe ich Ihnen mehr Tipps zum Beschriften Ihrer Ordner.

Wie Sie Suchzeiten effektiv und nachhaltig verbessern, zeige ich Ihnen in meinem Beitrag Finden lernen leicht gemacht.





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