Huch, alles auf einmal so einfach! Drei Tipps, wie Sie Ihren Berufsalltag erheblich erleichtern können



Der Berufsalltag ist im besten Fall wie ein gut geöltes Getriebe: er läuft. Doch immer wieder gerät ein Sandkorn ins Getriebe, das es knirschen lässt und – wenn es nicht entfernt wird – auf Dauer große Schäden anrichten kann. Geraten mehrere Sandkörner ins Getriebe, bleibt es irgendwann einmal stehen. Nichts geht mehr. Und was macht man dann?

Was ist das Problem

Es gibt im Berufsalltag viele Hindernisse für die Angestellten, die ihnen die Arbeit erschweren. Und manchmal kommt die Arbeit ganz zum Stehen, weil sich irgendwo dieser sprichwörtliche Sand angehäuft hat.

Das sorgt nicht nur für Unzufriedenheit unter den Angestellten. Es macht das Unternehmen ineffizient und unzuverlässig. Und es beschädigt seinen guten Ruf.

So funktioniert es

Die gute Nachricht ist: mit ein paar kleinen Schritten können Sie dem entgegenwirken und Stillstand, Unzuverlässigkeit und einen schlechten Ruf vermeiden.

Die Grundregeln des Büro-Kaizen® sind eine unerlässliche Stütze im Berufsalltag. Dazu möchte ich Ihnen drei grundlegende Tipps geben, die schon viel bewirken können.

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Im Berufsalltag kann der Schreibtisch schnell so aussehen.

1. Tipp:

Der Schreibtisch ist oft ein Hort für Dinge, die überall hingehören, nur nicht auf den Schreibtisch. Beginnen Sie also in einem ersten Schritt an diesem Platz, an dem Sie die meiste Zeit in Ihrem Berufsalltag verbringen.

Räumen Sie den Schreibtisch einmal komplett leer, von der Oberfläche bis zu den Schubladen. Säubern Sie ihn und all die Geräte, die Sie nutzen (auch die Tastatur!).

Warum, fragen Sie sich, wenn es doch bislang auch ganz gut geklappt hat mit der Arbeit am Schreibtisch? Weil ein leerer Schreibtisch einen klaren Kopf macht. Probieren Sie es aus:

Denken Sie sich eine Aufgabenstellung, zu der Sie ein paar Ideen sammeln sollen. Dann setzen Sie sich an einen bis oben hin vollgepackten Schreibtisch und sammeln Ideen. Zählen Sie, wie viele Ideen Sie in fünf Minuten gesammelt haben. Setzen Sie sich dann mit einer ähnlichen Aufgabenstellung an einen sehr aufgeräumten, leeren Schreibtisch und sammeln Sie wieder Ideen. Wie viele haben Sie nun in fünf Minuten gesammelt? In der Regel sind es wesentlich mehr (siehe dazu auch mein Video „Leertischler sind effizienter“).

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Wenn auch die Schränke überquellen, ist es allerhöchste Zeit, mal auszumisten.

2. Tipp:

Schränke, also alles, was eine Tür hat, die Sie schließen können, sind ebenfalls Horte für Unnützes und Unübersichtlichkeit. Nach außen sieht alles tiptop aus, und innen herrscht das blanke Chaos.

Wenn alle Ihre Schränke ordentlich sind, dann wird es wahrscheinlich aber einen einzigen geben, in dem all das landet, das Sie nicht zuordnen können, das Sie vielleicht noch irgendwann brauchen könnten oder das Sie einfach (noch) nicht wegwerfen wollen.

Denken Sie nur an diese eine Küchenschublade, die Sie wahrscheinlich auch haben. Die Küche ist prima aufgeräumt, aber da gibt es immer diese eine Schublade, in der vom Schneebesen über den Flaschenöffner, Essstäbchen, Gummibänder, Ausgießer und den Schleifstein alles mögliche bunt versammelt ist, was wir sonst nirgendwo unterbringen konnten.

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Die meiste Zeit verschwenden wir in der Küche damit, in dieser Schublade herumzuwühlen und irgendetwas unter dreißig anderen Gegenständen hervorzukramen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann schauen Sie auch mal in all Ihre Büroschränke und Schubladen. Ordnen Sie alles sinnvoll durch. Entsorgen Sie, was Sie nicht mehr benötigen, behalten Sie nur das, was Sie wirklich brauchen. Um die Übersicht bei vielen kleinteiligen Gegenständen zu erleichtern, können Sie auch eine Regalbeschriftung anbringen.

Warum das Ganze? Um die Suchzeiten zu verkürzen, Ihre Nerven zu schonen und die derjenigen, die Sie im Urlaub oder bei Krankheit vertreten werden. Und um noch ein bisschen effizenter werden zu können.

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Auch in den kleinsten Büros kann der Informationsfluss aufrecht erhalten werden, anhand von Regeln für Tafeln, Aushänge, Memos u. v. m.

3. Tipp:

In jedem Unternehmen gibt es immer ein paar Mitarbeiter, die nichts mitbekommen. Oder die etwas falsch verstehen. Das geschieht gar nicht aus Widerstand oder mangelnder Aufmerksamkeit. Meist ist der Informationsfluss in den betreffenden Unternehmen fehlerhaft, unvollständig, unverständlich und somit ineffizient.

Bringen Sie deshalb, wenn Sie schon Ihren Berufsalltag aufräumen, auch Ihren Informationsfluss in Ordnung. Sorgen Sie für lückenfreie Kommunikationsketten, und klären Sie alle Mitarbeiter darüber auf, wie diese Ketten funktionieren. Legen Sie Regeln fest, nach denen Memos verteilt und Aushänge angebracht werden und wer über welche Neuigkeiten informiert werden muss.

Gehen Sie nie davon aus, dass alle im Team die Information schon irgendwie selbst herausfinden werden – genau das bringt nämlich wieder Sand ins Getriebe.

Achten Sie außerdem darauf, dass nicht alle Informationen wie mit der Gießkanne über alle Angestellten ausgeschüttet werden. Die wichtigen Nachrichten werden dann nämlich schnell übersehen, wenn es ständig unwichtige oder für diese Abteilung unpassende Nachrichten regnet.

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Verlassen Sie sich nicht allein auf den Flurfunk, sondern geben Sie einige Regeln für den Berufsalltag vor, damit kein Sand ins Getriebe kommt.

Darauf kommt es an

Sie müssen Ihr Büro jetzt nicht von einem Tag auf den anderen umkrempeln. Gehen Sie in kleinen Schritten vor, aber tun Sie es und bleiben Sie dran. Geben Sie nicht so schnell auf. Denn auch wenn es am Anfang ein bisschen Aufwand ist, sich eine sinnvolle Ordnung auszudenken, alles aufzuräumen, zu beschriften, Kommunikationswege zu überprüfen und abzusichern – es ist immer ein Gewinn, wenn der Sand raus ist und das Getriebe wieder läuft.

Was der Tipp bewirkt

Zum einen werden Sie, wenn Schreibtisch und Schränke wirklich aufgeräumt sind, den Kopf auf einmal frei haben und sich nicht mehr so überfordert und gestresst fühlen. Stattdessen wird Ihnen die Arbeit auch sehr viel leichter erscheinen.

Zum anderen werden Sie, wenn alle top informiert sind, merken, wie sich auch der Arbeitsfluss verändert und verbessert. Wer im Berufsalltag gut informiert ist, arbeitet viel besser mit, denkt mit und denkt auch selbstständiger als sich nur zurückzulehnen und zu sagen: „Keine Ahnung, ich bin hier ja nur angestellt.“

Dies hat jede Menge Vorteile für Ihr Unternehmen, denn Angestellte, die mitdenken, finden Stolperfallen, Hindernisse und Fehler und sind viel eher bereit, dabei zu helfen, diese zu verändern als jene, die sich zurücklehnen, weil sie „ja nur angestellt“ sind. Je weniger Fehler ein Unternehmen macht, je aktiver die Angestellten mitdenken und je besser der Informationsfluss, desto besser ist es für Ihre Effizienz, Ihre Verlässlichkeit und Ihren Ruf. Aber das muss ich Ihnen ja gar nicht erst sagen, nicht wahr?

Extra-Tipp

Einen Tipp habe ich aber noch für Sie. Was Sie bei all dem nie aus dem Blick verlieren sollten, ist, auch im Berufsalltag Lösungen zu finden, die Ihnen selbst gut tun. Gerade im Büro wollen wir natürlich unser Bestes bringen, funktionieren und bloß nicht nachlassen. Doch das hat oftmals seinen Preis, weil wir dabei nicht sehr gut auf uns selbst achten.

Wenn Sie aber immer auch ein bisschen achtsam mit sich selbst umgehen, dann werden Ihnen einerseits meine oben aufgelisteten Tipps ganz selbstverständlich vorkommen. Denn Sie sehen sofort deren positive Effekte. Andererseits merken Sie, dass es oftmals nur ganz kleine Schritte braucht, um einen großen Effekt für das eigene Wohlbefinden zu erzielen. Und bald wird beides, die Ordnung und die Achtsamkeit, zum ganz normalen (effizienten) Alltag für Sie werden.

Und Sie?

Diese Tipps sind nur vier von zahlreichen anderen, die Ihnen Ihren Berufsalltag erleichtern können. Und wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen möchten, schauen Sie sich meine Bücher an. Wir kommen auch sehr gerne für eine individuelle Beratung oder Intensivseminare zu Ihnen.



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