Bedienungsanleitungen adé: One-Minute-Lessons erleichtern den Arbeitsalltag



Eine neue Kollegin klopft: „Ich komme mit dem Bindegerät nicht klar, könnten Sie vielleicht mal kurz schauen? Mit der Bedienungsanleitung kam ich leider auch nicht weiter.” Ein typischer Fall im Büroalltag, der uns alle unnötige Zeit kostet – neue Kollegen und langjährige Mitarbeiter.

Denn kommen Mitarbeiter mit Fax, Kopierer, Kaffeemaschine oder sonstigen Geräten nicht zurecht – weil sie es vielleicht noch nicht kennen –, müssen sie die Bedienungsanleitung raussuchen und die richtige Stelle finden. Das kostet Zeit und führt auch nicht immer zum Ziel. Als letzte Instanz hilft da nur der Weg ins nächste Büro ...

One-Minute-Lesson – eine Kurzanleitung mit Fotos

Abhilfe schafft hier eine eigens erstellte Kurzanleitung, eine so genannte One-Minute-Lesson, die in kürzester Zeit die wichtigsten Geräte-Funktionen für den Einsatz im Unternehmen erklärt – übersichtlich und leicht verständlich.

One-Minute-Lesson - eine Kurzanleitung mit Foto
One-Minute-Lesson: In kürzester Zeit die wichtigsten Geräte-Funktionen.

Ihre Vorteile mit der „eigenen” Bedienungsanleitung

  • alle Mitarbeiter können die Geräte ohne Probleme bedienen
  • effektiverer Gebrauch als die Benutzung der eigentlichen Bedienungsanleitung
  • andere Mitarbeiter werden nicht mit Fragen gestört

So gehen Sie für eine eigene Kurz-Bedienungsanleitung vor

Erstellen Sie von jedem Schritt der Bedienung ein Foto und beschreiben Sie ganz, ganz kurz, was zu tun ist, z. B. so – für das Auswechseln eines Etikettendrucker-Bandes:

    1. Wenn das Band im Etikettendrucker leer ist, gibt es im Schrank unter dem Akquisesystem (Büro 2) neue Bänder.
    2. [ein Foto zeigt das aufgeklappte Gerät] Die leere Rolle aus dem Gerät austauschen und die neue Rolle mit vollem Band einfügen. Bitte das Band soweit schieben, bis es vorne zu sehen ist.
    3. Wenn die Klappe geschlossen ist, einmal auf Taste 1 und dann auf Taste 2 drücken ...
    4. Etc.

Ganz einfach: Lästig lange Bedienungsanleitungen durch kurze One-Minute-Lessons ersetzten! Klick um zu Tweeten

Tipps zum Einsatz

    1.Testen Sie Ihre One-Minute-Lesson mit einem Kollegen, der das Gerät noch nie bedient hat. Dann merken Sie schnell, ob noch Verbesserungsbedarf besteht.
    2. Hängen Sie die One-Minute-Lesson an oder neben das Gerät – hier wird sie gebraucht!
    3. Nennen Sie in dieser kleinen Bedienungsanleitung einen internen Ansprechpartner.
    4. Geben Sie die Telefonnummer des Wartungsdienstes an.
    5. Vermerken Sie auch den Dateipfad bzw. Speicherort der Anleitung, falls Ihre Anleitung einmal aktualisiert werden muss.

Service-Tipp


Kostenlose Muster für Bedienungs- oder Wartungsanleitungen finden Sie auf meiner Webseite unter www.buero-kaizen.de/buch. Z. B. für Kopierer, Kaffeemaschine, Reinigung der Kaffeemaschine, Laminiergerät, Spiralbindegerät – einfach auf Ihr Gerät anpassen – fertig!

Und Sie?

Welche Pannen sind in Ihrem Büro schon mit Geräten passiert und wie oft haben Sie Bedienungsanleitungen selbst schon verflucht? Sehr freuen würde ich mich auch über Ihre Erfahrungen mit Ihrer One-Minute-Lesson für Mitarbeiter: an blog@büro-kaizen.de – vielen Dank!





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