Ein Leben wie Bill Gates? So können Sie sich durch Verkürzen der Bearbeitungszeit dauerhaft mehr Freiraum verschaffen!



Was haben Sie und Microsoft-Gründer Bill Gates gemeinsam? Nichts, glauben Sie? Falsch! Sie beide haben nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung! Nur wird Gates möglicherweise seine Zeit effizienter nutzen als Sie (nichts für ungut!). Denn wer einen Weltkonzern leitet, wird wenig Zeit verschwenden können. Da muss alles perfekt durchgeplant sein, um all die vielen Aufgaben, Besprechungen usw. absolvieren zu können.
Aber wie macht er das? Oder all die anderen erfolgreichen Leute? Ich sag’s Ihnen, denn Sie können das ganz genauso schaffen!

Bearbeitungszeit von E-Mails reduzieren
Werden Sie effizienter: Verkürzen Sie auch die Bearbeitungszeit von E-Mails!

Der Trick ist Effizienz, z. B. die Verkürzung der Bearbeitungszeit

Natürlich ist das nicht der einzige Trick eines so erfolgreichen Geschäftsmannes, aber Sie werden sehen, wie unwahrscheinlich viel Zeit Sie sparen, wenn Sie die Bearbeitungszeit vieler Prozesse schlicht verkürzen. Aber nicht so, dass Sie sich nun furchtbar unter Druck setzen, sondern in dem Sie mit einem ganz klaren Mindset und Struktur an die Aufgabe drangehen.

Die 5-Minuten-Regel

Alles, was eine Bearbeitungszeit von bis zu 5 Minuten hat, erledigen Sie sofort. Punkt.
Ich habe z. B. in der Regel am Tag 2–3 Bearbeitungsphasen für E-Mails: Die erste früh morgens, wenn alles noch ruhig ist. Die zweite Bearbeitungsphase folgt nach der Mittagspause (da kann man das „Suppenkoma” gleich ganz effizient nutzen!). Die letzten E-Mails beantworte ich abends, wenn es um mich herum wieder etwas ruhiger wird. Mehr zu der 5-Minuten-Regel finden Sie hier.

5 Minuten Regel unterscheiden
Alles mit einer Bearbeitungszeit von fünf Minuten wird sofort erledigt.

Was nicht mehr bearbeitet wird, kommt weg

Mails, um die ich mich nicht mehr kümmern muss, lösche oder archiviere ich, z. B. Infomaterialien, Prospekte, CC-Mails. Denn wenn ich mich jedes Mal aufs Neue orientieren muss, welche E-Mails in meinem Posteingang nun relevant sind und welche nicht, erhöht das nur wieder die Bearbeitungszeit. Mehr dazu finden Sie hier.
Die gleiche Regel habe ich für den Papier-Posteingang: Anfassen, Entscheiden, Archivieren oder Wegwerfen.
Testen Sie es einfach mal eine Woche lang – Sie werden sehen, dass Sie mit diesem kleinen Automatismus schon viel Zeit sparen können.

3. Ein Termin, ein Klick

Bekomme ich per E-Mail einen Termin mitgeteilt, speichere ich den sofort in meinem Kalender. Falls die Mail relevante Informationen enthält, füge ich sie als Anhang dem Termin hinzu. Wenn nicht, lösche ich sie.
Hier bei Tempus arbeiten wir mittlerweile nur noch mit Terminhinweisen, die sich per Mausklick automatisch in Outlook oder iCal eintragen lassen. In der E-Mail erscheint der Termin als Anhang. Denn auf diese Weise muss ich ihn nur noch anklicken, nicht mehr von Hand eingeben.
Und schon sinkt die Bearbeitungszeit pro E-Mail auf unter eine Minute: Mail öffnen, Termin anklicken, bestätigen, Mail löschen – fertig!

Sprachassistent auch für Outlook Termine
Ein Termin, ein Klick - auch das verkürzt die Bearbeitungszeit erheblich!

Machen Sie längere Bearbeitungszeiten auch zur 5-Minuten-Regel

Es gibt ja E-Mails, Post und andere Erledigungen, die auch mal länger als fünf Minuten dauern oder die Sie nicht sofort erledigen können. Schieben Sie die nicht in den „Noch zu erledigen“-Ordner, denn der wird bald überlaufen, ohne dass Sie irgendetwas davon je erledigt haben werden.
Mein Rat stattdessen: Wenden Sie auch hier die 5-Minuten-Regel an! Fragen Sie sich, WAS bis WANN passieren muss und WER aktiv werden muss, damit die Aufgabe erledigt oder weiterbearbeitet werden kann. Daraus ergibt sich entweder ein Termin oder eine Aufgabe für Ihren Wochen- oder Tagesplan.
So haben Sie die Angelegenheit bearbeitet und zu einem nächsten Schritt geführt. Statt sich immer wieder darüber zu ärgern, dass Kollege Müller die Infos noch immer nicht geliefert hat und Sie nicht wissen, was zu tun ist, haben Sie in einer Bearbeitungszeit von ca. 5–10 Minuten den Kollegen angerufen und auf den Bedarf und einen konkreten Termin hingewiesen. So können Sie selbst nun vorwärtsgewandt und effizient weiterarbeiten.



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