Wie Sie sich mit einer kürzeren Bearbeitungszeit wertvollen Freiraum verschaffen



Was haben Herr Meier aus der Stadtverwaltung und Microsoft-Gründer Bill Gates gemeinsam? Beide haben pro Tag 24 Stunden zur Verfügung, daran lässt sich nicht rütteln. Allerdings scheint einer von beiden seine Zeit effizienter einzusetzen. Ein Ergebnis vieler kleiner Automatismen, die in der Summe den entscheidenden Unterschied machen. Einer davon ist die Verkürzung der Bearbeitungszeiten von E-Mails. Heute verrate ich Ihnen, mit welchen einfachen Regeln Sie das auch für sich umsetzen. Damit Ihr Tag sich mehr in Richtung Gates entwickelt (nichts gegen Herrn Meier!)

Wichtig ist an erster Stelle, dass Sie E-Mails nicht ungeöffnet im Postfach liegen lassen sollten, weil Sie gerade keine Zeit oder Lust haben, darauf einzugehen. Schlucken Sie lieber die Kröte, öffnen Sie die Mail und entscheiden Sie sofort, was damit passieren muss. Der Überblick über die Bearbeitungszeiten nimmt Ihnen gleichzeitig Unsicherheit darüber, was am Ende des Tages noch zu erledigen ist. Ich arbeite in diesem Fall mit 3 Regeln:

Bearbeitungszeit von E-Mails reduzieren
Mit kleinen Tricks können Sie die Bearbeitungszeit von E-Mails reduzieren.

1. Die 5-Minuten-Regel

Alles, was eine Bearbeitungszeit von bis zu 5 Minuten hat, wird sofort erledigt, Punkt. Ich richte mir in der Regel am Tag 2-3 Bearbeitungsphasen ein: Die erste früh morgens, wenn alles noch ruhig ist. Die zweite Bearbeitungsphase folgt nach der Mittagspause – übrigens eine sehr gute Möglichkeit, die Zeit des „Suppenkomas” möglichst effizient zu nutzen. Die letzten Mails beantworte ich abends, wenn es um mich herum wieder etwas ruhiger wird.

2. Die „Was nicht mehr bearbeitet wird, kommt weg”-Regel

Mails, um die ich mich nicht mehr kümmern muss, werden gelöscht oder Archiviert. Infomaterialien, Literatur, CC-Mails lösche ich oder lege sie entsprechend ab. Alleine sich jedes Mal aufs Neue zu orientieren, welche Mails im Eingang nun relevant sind und welche nicht, erhöht die Bearbeitungszeit Ihrer Mails.
Deshalb: Anfassen, entscheiden, archivieren oder wegschmeißen. Testen Sie es einfach mal eine Woche aus – Sie werden sehen, so entstehen schnell Automatismen, durch die Sie viel Zeit sparen.

3. Die „Ein Termin, ein Wort”-Regel

Termine, die mir in Mails mitgeteilt werden, speichere ich sofort in meinen Kalender ein und füge die dazugehörige Mail als Anhang an, falls sie relevante Informationen enthält. Ansonsten lösche ich sie. Dadurch liegt die Bearbeitungszeit meist einmalig bei etwa 8 Minuten und die Mail ist aus der Welt.

Wer Verbesserung erzielen will, muss seine Routine durchbrechen. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Mein Team und ich arbeiten mit Terminhinweisen, die sich per Mausklick automatisch in Outlook oder iCal eintragen. Der Termin erscheint als Anhang in der Mail. Damit sinkt die Bearbeitungszeit pro Mail auf unter eine Minute: Mail öffnen, Termin anklicken, bestätigen, Mail löschen – fertig.

Fehlen noch die Mails, deren Bearbeitungszeit über 5 Minuten liegt oder die in dem Moment aus verschiedenen Gründen noch gar nicht bearbeitet werden können. Sie werden gerne mal in „Erledigen”-Ordner verschoben, welche nach einiger Zeit zu „Dringend erledigen!!”-Ordner umbenannt werden. Sie ahnen es – das ist kein effizienter Weg, Mails zu verwalten. Stattdessen rate ich Ihnen, sie in eine 5-Minuten-Mail umzuwandeln: Fragen Sie sich, WAS bis WANN passieren muss und WER aktiv werden muss, damit die Aufgabe erledigt oder weiterbearbeitet werden kann.

Daraus ergibt sich entweder ein Termin oder eine Aufgabe für Ihren Wochenplan. Fakt ist aber, dass die Mail bearbeitet wurde und zu einem nächsten Schritt geführt hat. Statt sich immer wieder darüber zu ärgern, dass Kollegin Müller die Infos noch immer nicht geliefert hat und Sie nicht wissen, was zu tun ist, haben Sie in einer Bearbeitungszeit von ca. 10 Minuten die Kollegin angerufen, auf den Bedarf und einen konkreten Termin hingewiesen. So können Sie nun vorwärtsgewandt weiterarbeiten anstatt sich über die schlummernde Mail in Ihrem Postfach zu ärgern.

Das bringen die Tipps

Jeder Arbeitstyp sollte seinen effizienten Weg zur Bearbeitung von E-Mails finden. Fakt ist aber: Um die Bearbeitungszeit Ihrer Mails zu senken, müssen Sie vermutlich von Ihrer Routine abweichen, damit eine Verbesserung spürbar wird. Meine Tipps sollten Ihnen dabei als Inspiration dienen.
Mir persönlich hilft vor allem der Denkansatz, dass ich alle Mails bearbeiten will – auch die, von denen ich denke, dass mir dazu noch Informationen oder Schritte fehlen. Durch die 3 W-Fragen finde ich auch in solchen Situationen schnell den nächsten Schritt.

Und Sie?

Was sind Ihre besten Tipps, um die Bearbeitungszeit Ihres Posteinganges kurz zu halten? Teilen Sie Ihre Tipps in den Kommentaren.



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