Autoresponder Outlook: Abwesenheitsnotiz & automatische Antwort



Der Autoresponder in Outlook: Abwesenheitsnotiz und automatisches Antworten einrichten

Der Autoresponder in Outlook versendet bei eingehenden Emails automatisch eine individuelle Antwortmail mit einem zuvor festgelegten Standardtext. So können Sie beispielsweise eine automatische Bestätigung für den Empfang einer Anfrage oder Bestellung mit der Ankündigung der baldigen Beantwortung bzw. Bearbeitung versenden. Der in Outlook am häufigsten verwendete Autoresponder ist jedoch der Abwesenheits-Assistent für automatisch versandte Abwesenheitsnotizen, z.B. für den Zeitraum während Sie im Urlaub oder auf Geschäftsreisen sind. Für Outlooks automatischen Antwortassistenten können Sie allerdings auch ganz verschiedene Regeln mit jeweils unterschiedlichen Antworttexten einstellen. Wir zeigen Ihnen hier, wie das genau geht und was Sie beim Einrichten des Autoresponders in Outlook 2016 (Teil von Microsoft Office) beachten müssen.

Genial einfach zum Email-Assistenten! Der Outlook Autoresponder versendet nicht nur Abwesenheitsnotizen sondern auch individuelle Antwortmails. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es:

Autoresponder Outlook: Abwesenheitsnotiz und automatisches Antworten einrichten

  • Schritt 1:

    Klicken Sie links oben auf den Registerordner → Datei, dann im Menüband links auf → (Konto)Informationen und wählen Sie rechts die Schaltfläche → Automatische Antworten (abwesend).

    Autoresponder Outlook
    wählen Sie "Informationen" und dann "Automatische Antworten".
  • Schritt 2:

    Setzen Sie in dem sich nun öffnenden Dialogfenster zunächst ein Häkchen in die Checkbox → Automatische Antworten senden. Stellen Sie dann in der folgenden Zeile ein, für welchen Zeitraum und Dauer der Autoresponder in Outlook die automatische Antwort bzw. die Abwesenheitsnotiz versenden soll. Wenn Sie hier kein Anfangsdatum und kein Enddatum eintragen, gilt die Einstellung ab sofort und bis zum manuellen Deaktivieren.

  • Schritt 3:

    Tippen Sie jetzt in das Textfeld Ihre automatische Antwortnachricht, bzw. Ihre Abwesenheitsnotiz ein. Dabei haben Sie standardmäßig die Möglichkeit, einen etwas lockereren Text für Empfänger innerhalb Ihres Unternehmens einzugeben und einen förmlicheren für Empfänger außerhalb Ihrer Organisation. Dies wird mit den beiden Reitern direkt über dem Textfeld festgelegt.

  • Schritt 4:

    Über die Schaltfläche → Regeln links unten bietet der Autoresponders optional noch die Möglichkeit bestimmte Regeln für die automatische Antwortmail bzw. Abwesenheitsnotiz einrichten. Also z.B. ob Outlook diese Standardantwort nur an Ihre Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens oder nur an Kunden und Kontakte außerhalb versenden soll. Tipp: Wenn Sie eine standardisierte automatische Antwortmail beispielsweise als Eingangsbestätigung für alle eingehenden Anfragen oder Bestellungen einrichten wollen, sollten Sie Ihre Kollegen von der Auto-Antwort auf jeden Fall ausschließen.

  • Schritt 5:

    Bestätigen Sie nun mit → Ok und der Outlook-Autoresponder ist fertig eingerichtet. Tipp: Vergessen Sie nicht, in dem Abwesenheitstext auch die Kontaktdaten Ihrer Vertretung anzugeben, um Kunden oder Kollegen mit dringenden Anliegen an einen Ansprechpartner weiterzuleiten.

Extra Tipp:

Individuell unterschiedliche Autoresponder-Antwortmails einrichten
Der Autoresponder in Outlook bietet Ihnen auch die Möglichkeit, verschiedene Standardantwortvorlagen zu erstellen. Diese können dann über die Funktion „Regeln“ jeweils bestimmten Absendern oder auch nur speziellen „Bedingungen“ zugeordnet werden. Solche Bedingungen können beispielsweise bestimmte Wörter in der Emailadresse des Absenders sein, wie z.B. ein Unternehmensnamen, so dass die Regel automatisch alle Mitarbeiter von dort umfasst. Das Festlegen der Outlook-Regeln ist allerdings etwas komplizierter – bietet aber auch vielfältige Möglichkeiten – weshalb wir Ihnen dies in einem eigenen Artikel ausführlich erklären. Hier finden Sie nur die Kurzfassung, die Sie für individuelle Autoresponder-Antwortmails benötigen:

  • Schritt 1:

    Erstellen Sie zunächst alle verschiedenen Standardantwortmails, die Sie benötigen, und speichern Sie diese unter Verwendung des Dateityps „Outlook-Vorlage“ ab.

  • Schritt 2:

    Klicken Sie sich dann durch die Menüpunkte → Start → Regeln → Regeln und Benachrichtigungen verwalten und legen Sie eine neue Regel an. Da Sie ja eine eigene Regel definieren wollen, wählen Sie den Befehl → Regel ohne Vorlage erstellen.

  • Schritt 3:

    Unter dem Befehl → Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden können Sie nun die jeweiligen Bedingungen festlegen, wann und für wen die jeweilige Regel gelten soll. Anschließend wählen Sie die dafür jeweils gültige Autoresponder-Antwortmail aus Ihren im ersten Schritt erstellten Outlook-Vorlagen aus. Fertig.

Und Sie?

Wie viele lästige Routineaufgaben haben Sie schon an Outlook delegiert?
Outlook bietet viele verschiedene Autoresponder- und Automatisierungsfunktionen. Und das sind genau die Tools und Werkzeuge, die uns besonders viel Zeit im Arbeitsalltag ersparen! So kann Outlook automatisch zeitraubende Routineaufgaben für Sie erledigen, während Sie selbst Zeit für Wichtigeres gewinnen. Hier finden einige besonders nützliche Tipps und Tools:



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