Eine in Outlook automatische Antwort/Autoresponder einrichten – Schritt → für → Schritt Anleitung & Vorlagen


Eine in Outlook automatische Anwort oder auch Autoresponder genannt, kann eine individuelle Antwortmail mit einem zuvor festgelegten Standardtext versendet werden. Der in Outlook am häufigsten verwendete Autoresponder ist der Abwesenheits-Assistent für automatisch versandte Abwesenheitsnotizen, z. B. für den Zeitraum während Sie im Urlaub oder auf Geschäftsreisen sind. Für Outlooks automatischen Antwortassistenten können Sie allerdings auch ganz verschiedene Regeln mit jeweils unterschiedlichen Antworttexten einstellen. Wir zeigen Ihnen hier, wie das genau geht.

Outlook automatische Antwort einrichten: Schritt → für → Schritt Anleitung

Wie Sie schnell und einfach eine automatische Antwort/Autoresponder in Outlook einrichten, finden Sie hier. Seit Outlook 2010 ist dies beinahe unverändert, sodass mit unserer Anleitung auch eine in Outlook automatische Antwort/Autoresponder für Outlook 2010, 2013 und 2016 erstellt werden kann.

  • Schritt 1: Klicken Sie links oben auf den Registerordner → Datei, dann im Menüband links auf → (Konto)Informationen und wählen Sie rechts die Schaltfläche → Automatische Antworten.
Wählen Sie „Informationen“ und dann „Automatische Antworten“.
  • Schritt 2: Setzen Sie in dem sich nun öffnenden Dialogfenster zunächst ein Häkchen in die Checkbox → Automatische Antworten senden. Stellen Sie dann in der folgenden Zeile ein, für welchen Zeitraum und Dauer der Autoresponder in Outlook die automatische Antwort bzw. die Abwesenheitsnotiz versenden soll. Wenn Sie hier kein Anfangsdatum und kein Enddatum eintragen, gilt die Einstellung ab sofort und bis zum manuellen Deaktivieren.
  • Schritt 3: Tippen Sie jetzt in das Textfeld Ihre automatische Antwortnachricht, bzw. Ihre Abwesenheitsnotiz ein. Dabei haben Sie standardmäßig die Möglichkeit, einen etwas lockereren Text für Empfänger innerhalb Ihres Unternehmens einzugeben und einen förmlicheren für Empfänger außerhalb Ihrer Organisation. Dies wird mit den beiden Reitern direkt über dem Textfeld festgelegt.
Dauer, Text und zwischen Empfänger innerhalb und außerhalb unterscheiden.
  • Schritt 4: Über die Schaltfläche → Regeln links unten bietet der Autoresponders optional noch die Möglichkeit bestimmte Regeln für die automatische Antwortmail bzw. Abwesenheitsnotiz einrichten. Also z. B. ob Outlook diese Standardantwort nur an Ihre Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens oder nur an Kunden und Kontakte außerhalb versenden soll. Tipp: Wenn Sie eine standardisierte automatische Antwortmail beispielsweise als Eingangsbestätigung für alle eingehenden Anfragen oder Bestellungen einrichten wollen, sollten Sie Ihre Kollegen von der Auto-Antwort auf jeden Fall ausschließen.
Optional haben Sie noch die Möglichkeit, bestimmte Regeln für die automatische Antwortmail einzurichten.
  • Schritt 5: Bestätigen Sie nun mit → Ok und die Outlook automatische Antwort/Autoresponder ist fertig eingerichtet. Tipp: Vergessen Sie nicht, in dem Abwesenheitstext auch die Kontaktdaten Ihrer Vertretung anzugeben, um Kunden oder Kollegen mit dringenden Anliegen an einen Ansprechpartner weiterzuleiten.

Outlook automatische Antwort über Regel-Funktion einrichten

Eine in Outlook automatische Antwort/Autoresponderer bietet Ihnen auch die Möglichkeit, verschiedene Standardantwortvorlagen zu erstellen. Diese können dann über die Funktion „Regeln“ jeweils bestimmten Absendern oder auch nur speziellen „Bedingungen“ zugeordnet werden. Solche Bedingungen können beispielsweise bestimmte Wörter in der E-Mail-Adresse des Absenders sein, wie z. B. ein Unternehmensnamen, so dass die Regel automatisch alle Mitarbeiter von dort umfasst. Das Festlegen der Outlook-Regeln ist allerdings etwas komplizierter – bietet aber auch vielfältige Möglichkeiten!

  • Schritt 1: Erstellen Sie zunächst alle verschiedenen Standardantwortmails, die Sie benötigen, und speichern Sie diese unter Verwendung des Dateityps „Outlook-Vorlage“ ab.
Speichern Sie Ihre Standard Antwort Mail als Outlook Vorlage ab.
  • Schritt 2: Klicken Sie sich dann durch die Menüpunkte → Start → Regeln → Regeln und Benachrichtigungen verwalten und legen Sie eine neue Regel an. Da Sie ja eine eigene Regel definieren wollen, wählen Sie den Befehl → Regel ohne Vorlage erstellen.
  • Schritt 3: Unter dem Befehl → Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden können Sie nun die jeweiligen Bedingungen festlegen, wann und für wen die jeweilige Regel gelten soll. Anschließend wählen Sie die dafür jeweils gültige Autoresponder-Antwortmail aus Ihren im ersten Schritt erstellten Outlook-Vorlagen aus. Fertig.

Eine ausführliche Anleitung zum einrichten der Abwesenheitsnotiz Regeln finden Sie in diesem Beitrag. 

Outlook automatische Antwort: Vorlagen

Wir haben Ihnen Vorlagen für eine in Outlook automatische Antwort/Autoresponder die sogenannte Abwesenheitsnotizen erstellt.

Vorlage 1: interne Meldung

Liebe Kollegen,

heute ist nicht alle Tage – ich komm wieder, keine Frage! Ab TT/MM/JJ bin ich wieder für euch da 😊. Meine nette Kollegin XY (hier die Kontaktdaten eingeben) vertritt mich in dieser Zeit.

Bleibt gesund und vielleicht bring ich euch eine Kleinigkeit aus dem Urlaub mit – lasst euch überraschen!

Bis bald,
Name


Liebe Kollegen,

vom TT/MM/JJ bis einschließlich TT/MM/JJ bin ich im Urlaub. Meine Vertretung übernimmt während dieser Zeit meine Kollegin Frau XY, die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: (Kontaktdaten einsetzen). Ab dem TT/MM/JJ bin ich wieder erreichbar. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet.

Viele Grüße
Name

Vorlage 2: externe Meldung 

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich befinde mich bis einschließlich TT/MM/JJ im Urlaub. E-Mails werden keine bearbeitet.

In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte per Mail meine Mitarbeiter*innen Sie helfen Ihnen gerne weiter.

Mit freundlichen Grüßen
Name


Sehr geehrte Damen und Herren,

in der Zeit vom TT/MM/JJ bis einschließlich TT/MM/JJ bin ich nicht im Büro. Ihre Mail wird an meine Kollegin Frau XY weitergeleitet, die sich mit Ihnen in Verbindung setzen wird. Falls Sie selbst Kontakt zu ihr aufnehmen möchten, erreichen Sie sie wie folgt: (hier die Kontaktdaten eingeben). Ab dem TT/MM/JJ bin ich wieder wie gewohnt erreichbar.

Mit freundlichen Grüßen
Name

Vorlage 3: allgemeine Meldung 

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich im Urlaub und bin ab TT/MM/JJ wieder für Sie da.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen können Sie sich an meine Kollegin Frau XY (Kontaktdaten einsetzen) wenden.

Mit freundlichen Grüßen
Name

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

Outlook automatische Antwort auf Mac einrichten

  • Schritt 1: klicken Sie auf „Extras“ in der Mac Toolbar und dann auf „automatische Antwort“.
  • Schritt 2:  Haken bei „automatische Antworten für Konto … senden“ setzen.
  • Schritt 3: „Text und Dauer“ eingeben. Sie können auch zwischen „meiner Organisation und außerhalb meiner Organisation“ auswählen.
  • Schritt 4: mit „OK“ bestätigen.
  • Schritt 5: den Haken bei „automatische Antworten für Konto … senden“ entfernen, wenn Sie das ganze wieder deaktivieren wollen.
Outlook automatische Antwort auf dem Mac einrichten.

Blogbeitrag zum Thema: Outlook auf dem Mac installieren und einrichten.

Die 5 goldenen Regeln

  1. Formulieren Sie Ihre Nachricht nach den üblichen Gesetzen der Höflichkeit. Dazu gehört eine korrekte Anredeeinen Dank für die Nachricht und eine vollständige Grußformel.
  2. Sagen Sie klar, von wann bis wann Sie nicht erreichbar sind. Ob Sie den Grund der Abwesenheit nennen möchten, ist Ihre persönliche Entscheidung.
  3. Sagen Sie, was mit der E-Mail passiert: Kümmert sich ein Vertreter darum? Bearbeiten Sie die E-Mails nach Ihrer Rückkehr?
  4. Nennen Sie Ihre Vertretung und unter welchen Kontaktdaten diese erreichbar ist. Wer vertritt Sie während der Urlaubszeit und wie ist Ihre Vertretung erreichbar?
  5. Wenn Sie international tätig sind, kann es Sinn machen, die Abwesenheitsmeldung in Deutsch und Englisch zu formulieren.

Vertretungsregelung oder externer E-Mail-Zugriff

Vielleicht ist eine Abwesenheitsfunktion nicht immer die ideale Lösung. Manchmal kann es notwendig sein, wenn Sie für längere Zeit außer Haus sind, dass Sie Ihre E-Mails zwischendurch bearbeiten müssen. Ähnliches gilt auch, wenn während Ihrer Abwesenheit vielleicht noch wichtige Dinge zu klären sind.

Option Nr. 1: Vertretungsregelung
Legen Sie einen Vertreter fest, der bei Ihrer Abwesenheit, die Verantwortung übernimmt. Stellen Sie sicher, dass dieser während Ihrer Abwesenheit Ihr E-Mail-Postfach

  • sichtet,
  • vorsortiert
  • und in dringenden Fällen gleich erledigt.
    Wenn all das nicht möglich ist, sollte sich Ihre Vertretung mit dem Absender in Verbindung setzen und das weitere Vorgehen besprechen.

Legen Sie einen temporären Ordner für Ihre Vertretung an, um Überblick zu schaffen. Zum Beispiel: „erledigt”, „To-dos” etc.

Option Nr. 2: Externes Abrufen von E-Mails
Auf Ihrem Handy oder Tablet ist das externe Abrufen von E-Mails kein Problem mehr. Setzen Sie auch hier klare Regeln:

  • Auf Geschäftsreisen kann es hilfreich sein, wenn Sie Ihre E-Mails zum Beispiel vor der Mittagspause und vor dem Feierabend bearbeiten.
  • Im Urlaub könnten Sie z. B. ein bis zweimal pro Woche für 30-45 Minuten am Vor- oder Nachmittag die E-Mails bearbeiten.

WICHTIG: Denken Sie auch daran, dass der Urlaub Ihrer persönlichen Erholung dienen soll!

Video: Die Top 7 Tipps und Tricks für Microsoft Outlook


(Laufzeit: 09:40 Minuten)

Outlook bietet viele verschiedene Autoresponder- und Automatisierungsfunktionen. Und das sind genau die Tools und Werkzeuge, die uns besonders viel Zeit im Arbeitsalltag ersparen! So kann Outlook automatisch zeitraubende Routineaufgaben für Sie erledigen, während Sie selbst Zeit für Wichtigeres gewinnen. Hier finden einige besonders nützliche Tipps und Tools:

  • Automatisieren Sie immer wiederkehrende Arbeitsschritte mit Outlook-QuickSteps
  • Legen Sie die Projektstruktur in Outlook so an, dass eingehende Mails automatisch in die entsprechende Projektbox geschoben werden
  • Sparen Sie sich Schreibarbeit mit sinnvollen Outlook-Textbausteinen
  • 10 Tipps für eine effiziente Aufgabenliste mit Outlook (als PDF-Download)
  • YouTube Videos zu unterschiedlichen Themen wie Outlook, OneNote, Teams, Sharepoint, OneDrive, ….

 



1 Kommentar
  • Sehr geehrte Damen und Herren,

    im Artikel „Outlook-App fürs Smartphone: Android, iOS und Windows 10“ schreiben Sie unter Extra-Tipps:
    „…von unterwegs noch schnell eine Abwesenheitsnotiz einrichten“
    Mit dem Link auf Abwesenheitsnotiz gelangt man auf https://www.buero-kaizen.de/autoresponder-outlook/, auf der es leider nur um die Einrichtung von „automatische Antworten“ in der Outlook Desktop Version geht.
    Wie geschieht das in der Outlook App?

    Freundliche Grüße
    Mirko Fechter

Schlagwörter: