Viel zu viel Aufwand? Dann sparen Sie ab sofort an der richtigen Stelle: durch Routine und Checklisten…



Erinnern Sie sich noch an Ihre erste Fahrstunde? Motor starten, Gang einlegen, Kupplung langsam kommen lassen. Ihr Fahrlehrer hat gezeigt, wie’s geht – und mit etwas Übung konnten Sie es wahrscheinlich ganz schnell alleine. Irgendwann ist es dann Routine geworden, und Sie merken gar nicht mehr, dass Sie dieses oder jenes tun. Alles läuft, die Abläufe sind klar und verinnerlicht.

Im Prinzip funktionieren viele Dinge in unserem Leben genauso – und das ist gut! Denn wenn wir jedes Mal über alles neu nachdenken müssen, uns die einzelnen Schritte klarmachen müssen, verlieren wir wertvolle Zeit, die wir für andere Projekte oder in Lebenszeit viel besser investieren können.

Doch wie geht Routine im Büro und am Arbeitsplatz? Wie schafft man es, immer wiederkehrenden Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren?

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Nutzen Sie die Zeit!

Routine schaffen, Hilfsmittel einsetzen – Aufwand minimieren

Eine Möglichkeit sind Checklisten. Sie helfen, den Kopf frei zu halten und trotzdem effektiv und in kürzester Zeit alles abzuhaken, was für das jeweilige Projekt oder einen bestimmten Ablauf notwendig ist. Ob das eine Checkliste zur eigenen Weiterbildung ist mit Organisations-Steps wie Hotelrechnung, Quittungen, Formularen, an die Sie dann denken müssen oder ob es um die Einführung neuer Mitarbeiter geht.

Denn mit einer Checkliste wird nicht nur der Aufwand minimiert, den Mitarbeiter gründlich und umfassend einzuarbeiten, sondern Sie können die Aufgabe auch optimal an einen Kollegen weitergeben, der dann mit der Checkliste in petto, den neuen Kollegen einweist – ohne massiven Eigenaufwand.

Zu viel Arbeit, zu wenig Zeit? Aufwand effektiv minimieren ist das Geheimnis – und so geht’s… Klick um zu Tweeten

Von Fehlern und Erfahrungen anderer profitieren: fertige Checklisten

Natürlich ist das Erstellen von Checklisten mit Aufwand verbunden, und das nicht zu knapp, denn sie enthalten wertvolle Erfahrung aus der Vergangenheit. Dazu, was alles benötigt wird, oder Wissen aus Fehlern oder Versäumnissen, die geschehen sind. Um Ihnen schon ein etwas Arbeit und Aufwand zu ersparen, stelle ich Ihnen die besten Checklisten aus unserem Haus gerne kostenlos zur Verfügung.

Zum Beispiel:

Checkliste Besucherbewirtung


Meetings oder Kundenbesuch – mit dieser Checkliste vergessen Sie nichts, was vorzubereiten ist, an Essen und Getränken und Materialien.

Besucherbewirtung mit Technik-Checkliste


Wenn bei Meetings Technik benötigt wird, greifen Sie zu dieser Liste. Neben allgemeinen Organisationspunkten berücksichtigt diese Liste Fragen wie „Welche Technik wird benötigt?“ oder „Braucht man ein Flipchart und Stifte?“

Checkliste Besprechungszimmer-Ausstattung


Besprechung mit Kunden oder Partnern, eine gute Vorbereitung ist eine optimale Gesprächsbasis: Wasser, Snacks, Materialien – damit alles Benötigte griffbereit ist.

Oder laden Sie sich gleich unsere Sammlung bester Checklisten als PDF herunter, die schenke ich Ihnen ebenfalls zur freien Verwendung.

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Vorbereitung ist alles.

Einmal-Aufwand, x-mal profitieren

Da in jedem Unternehmen natürlich individuelle Prozesse ablaufen, werden Sie nicht drumherum kommen, auch mal eine eigene Checkliste zu erstellen, um dann mit einem Einmal-Aufwand x-mal davon zu profitieren. Im Video erzählen wir Ihnen, wie das am besten geht, z. B. mit OneNote.

Video Thumbnail

Mit Checklisten lassen sich durchaus auch mal 20 % mehr Effizienz rausholen, je nachdem, für welche Projekte oder Prozesse Sie zuständig sind.

Wenn es jedoch um mehr geht als bestimmte Prozesse zu beschleunigen, sondern um grundsätzliche Organisation von Arbeitsplatz und Arbeitsprozessen, um viel Aufwand zu sparen, kann ich Ihnen noch meine Hilfe zur Selbsthilfe ans Herz legen: Damit minimieren Sie z. B den Aufwand, Ihren Arbeitsplatz immer wieder zum Wohlfühlarbeitsplatz zu machen: weil er nämlich – einmal aufgeräumt – auch aufgeräumt und strukturiert bleibt und so für einen effizienten Arbeitsstil sorgt. Oder: Wie Sie Computerprogramme, die Sie täglich nutzen, so routiniert und intelligent bedienen, dass Arbeitsprozesse sich um ein Vielfaches beschleunigen lassen. Lernen tun Sie das alles ganz bequem online.

Haben Sie eine Checkliste, die Sie nicht mehr missen möchten oder ein Prozedere, das Aufwand nachweislich deutlich reduziert? Dann lassen Sie uns unser Wissen hier einfach tauschen. Ich freue mich drauf!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

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