Das große Aufräumen – Zusammenarbeit, die sich auszahlt



Weißt du, wer den Beamer hat? Wo ist denn schon wieder das Ladekabel für die Digitalkamera abgeblieben? Was ist aus dem Schlüssel für den Technikschrank geworden, den ich Dir gestern gegeben habe? In der Zusammenarbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gibt es viele Tücken. Starten Sie mit dem Aufräumen Ihrer gemeinsam genutzten Büroutensilien!

Was ist das Problem

Neben den Büros und Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in der Regel von ein und der selben Person genutzt werden, gibt es in den meisten Büros auch gemeinsam genutzte Räume, Schränke und Utensilien. Haben Sie für gemeinsam genutzte Geräte, Werkzeuge, Hilfsmittel aber auch Schlüssel oder die Digitalkamera keine festen Plätze, entsteht schnell Unordnung. Das Alles hat Suchzeiten und Störungen zur Folge und führt nicht selten zu Ärger und Frustration. Hier hilft nur aufräumen!

Sie räumen noch einmal auf und danach nie wieder! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für das Aufräumen: Den Standort markieren

Häufig stehen am Kopierer Geräte wie Allgemein-Locher und Allgemein-Tacker. Markieren Sie den Abstellplatz während des Aufräumens mit einem Klebeband.

Büroutensilien an Platz aufräumen
Markierte Stellen für Büroutensilien helfen beim Aufräumen.

Dabei geht es nicht um Pedanterie! Das Klebeband zeigt an, wo das Gerät hingehört und klare Ablageplätze erleichtern einfach das Leben. Wenn der Gegenstand bisher gelegentlich von Kollegen entfernt wurde, um ihn beispielsweise am eigenen Arbeitsplatz zu nutzen, ohne ihn zurückzustellen, ist nach dem Aufräumen die Hemmschwelle höher. Außerdem kann niemand mehr auf die Frage „Wo ist der Locher?” antworten: „Den habe ich Dir doch ins Büro gestellt!”

Tipp Nr. 2 für das Aufräumen: Nutzen Sie eine Schlüsselbox

Häufig gibt es für den Medienschrank, das Fensterschloss, den Technikraum für jeden einzelnen Sitzungsraum viele verschiedene Schlüssel. Legen Sie Schlüssel während des Aufräumens in einer eindeutig beschrifteten Schlüsselbox ab. Hierfür lassen sich perfekt Schraubenkästen aus dem Baumarkt nutzen.

Kleine Dinge in Boxen aufräumen
Verwenden Sie Boxen, um kleine Teile geschickt aufbewahren und aufräumen zu können.

Tipp Nr. 3 für das Aufräumen: Definieren Sie einen festen Ort für Ihre Technik

Nutzen Sie das „Prinzip Selbstbedienung” und richten Sie während des Aufräumens einen Computer- und Technikzubehör-Schrank ein. Hierfür eignen sich Schränke, wie sie in Reisebüros zur Aufbewahrung von Katalogen genutzt werden. Sie zeichnen sich durch eine Vielzahl von Fächern in der optimalen Größe aus. Wenn Sie in einer Suchmaschine nach „Prospektschrank” suchen, werden Sie gute Anregungen finden. Sie müssen noch einmal aufräumen und danach nie wieder!

Technik in beschrifteten Schrank aufräumen
Bei vielen Technik-Utensilien fällt das Aufräumen leichter, wenn Regale und Schränke beschriftet sind.

Wie Sie das Prinzip „Selbstbedienung” weiter perfektionieren können erfahren Sie in meinem Blogbeitrag: „Dies ist ein Selbstbedienungsladen! - Wie Sie Ihre IT-Abteilung mit dem „Prinzip Selbstbedienung” entlasten!”

Tipp Nr. 4 für das Aufräumen: Erstellen Sie eine Entnahmeliste

Wenn Sie einen gemeinsam genutzten Platz für Ihren Beamer, Ihre Digitalkamera oder Ihre Presenter definiert haben, denken Sie beim Aufräumen daran, auch eine Entnahmeliste daneben zu hängen.

Aufräumen mit Listen zur Kontrolle
Verwenden Sie Entnahmelisten, um nachzuvollziehen, wer das Gerät hat und ob es schon aufgeräumt wurde.

Nun weiß jede und jeder, wer wann welches Gerät nutzt.

Darauf kommt es an

Achten Sie bei Ihrem nächsten Besuch im Baumarkt oder im Supermarkt darauf, wie die Produkte gelagert und präsentiert werden. Hier können Sie manche Anregung für das Aufräumen gewinnen.

Was der Tipp bewirkt

Durch Aufräumen unter Berücksichtigung der genannten Tipps entsteht Ordnung nach dem Motto: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.”

Extra-Tipp

Manche Geräte benötigt man nicht nur einmal, sondern mehrfach. Da jeder Hersteller eine eigene Bediensystematik verwendet, muss sich der Benutzer jedes Mal neu hineindenken.

Gleiche Geräte sortieren und aufräumen
Bei gleichen Geräten fällt die Bedienung leichter. Bewahren Sie diese gemeinsam auf, dann fällt auch das Aufräumen leichter.

Verwenden Sie gleichartige Geräte eines Herstellers, etwa bei einem Neukauf das Nachfolgemodell der Ihnen bereits bekannten Kamera. Lernzeiten werden deutlich kürzer, und Bedienfehler reduzieren sich.

Und Sie?

Wie gelingt Ihnen das Aufräumen gemeinsam genutzter Utensilien und Geräte? An welchen Stellen harken Sie? Wo machen Sie gute Erfahrungen?



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