So schaffen Sie die vielen Aufgabenzettel ab: 5 Tipps für mehr Übersicht



Fröhlich gelb, zart grün, rosa oder hemmelblau sind sie – und immer klein und klebrig: Die Post-its. Sie haften an Monitoren, kleben auf Schreibtischunterlagen und verstecken sich in Kalenderbüchern. Sie sind eine geniale Erfindung – und tragen gleichzeitig dazu bei, dass wir die Übersicht verlieren über unsere Aufgaben und Vorhaben.

Das geht auch anders: Mit meinen 5 Tipps für mehr Übersicht verwandeln Sie das Sammelsurium der Aufgabenzettel in eine Aufgabenliste, die Ihnen sogar beim Denken hilft.

INHATSVERZEICHNIS

1. Jetzt ist es vorbei: Weg mit dem Zettel-Allerlei

Kennen Sie das auch: Eine rasche Notiz auf ein Post-it gemacht und gut sichtbar am Monitor platziert – fertig ist die Gedächtnisstütze. Nur bleibt es leider nie bei diesem einen Aufgabenzettel. Stattdessen kommen täglich mehrere dazu.

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Schnell sammelt sich eine Vielzahl von Aufgabenzetteln an.

Ich weiß das aus eigener Erfahrung. Und aus eigener Erfahrung weiß ich auch, dass es bessere Lösungen gibt – solche, die uns wirklich beim Verwalten unserer Aufgaben helfen.

Zuerst nehmen wir alle Klebezettel ab. Adressen und Telefonnummern werden ins Adressbuch übernommen, Aufgaben mit Terminen in den Kalender.

Kurz-Tipp: Kontaktdaten, die Sie regelmäßig brauchen, können Sie in ein Foliensichtbuch übernehmen. In dieser Mappe mit Einlegefolien können Sie die wichtigsten Daten übersichtlich auflisten. Dazu ein Inhaltsverzeichnis und Seiten-Nummerierungen – Fertig ist das Nachschlagewerk für jede Gelegenheit. Wie Sie genau vorgehen, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: Mit dem Foliensichtbuch bändigen Sie das Chaos.

Aufgaben ohne Termin werden in den Ideen-Ordner übertragen. Sie haben noch keinen Ideen-Ordner? Macht nichts, hier kommt mein

Lese-Tipp für Kreative: Der Ideenordner ist eine Sammlung von allem, was Sie sich vornehmen, jedoch noch nicht terminieren. Wie Sie sich so ein „kreatives Gedächtnis“ anlegen und führen, lesen Sie in meinem Artikel Höchste Zeit für frische Ideen.

Nach dem Sichern der Ideen geht es ans Ordnen der Aufgabenzettel mit den Terminen.

2. Was man schwarz auf weiß besitzt

Wir befinden uns in der digitalen Revolution – und das merken wir daran, dass der Eine noch auf seine Papierlisten schwört, der Andere sich ohne Laptop, Tablet und Smartphone schon ganz unvollständig fühlt, weil er möglichst alles dort abspeichert. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Wichtig ist, dass die gewählte Methode zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt.

Kurz-Tipp: Nutzen Sie nur eine einzige Aufgabenliste und gewöhnen Sie sich ab jetzt die Notizen auf einzelnen Aufgabenzetteln ab. So wissen Sie auf einen Blick, was zu tun ist.

Wenn Sie sich für eine Aufgabenliste in Papierform entscheiden, probieren Sie doch einmal die folgenden Tipps:

  • 1. Für Ihre Aufgabenliste können Sie Programme wie Word oder Excel nutzen oder Sie legen sich eine Liste mit Stift und Lineal an.
    Kurz-Tipp für Papierliebhaber: Schauen Sie in den Tempus-Shop und lassen Sie sich von unseren Zeitplansystemen anregen, die auch Aufgabenlisten enthalten.
  • 2. Erstellen Sie eine Aufgabenliste für den Monat. Entwickeln Sie daraus die Aufgabenliste für die kommende Woche und daraus jene Aufgabenliste für den jeweiligen Tag.
    Planungs-Tipp für Praktische: Laden Sie sich aus unserem Download-Center die Anleitung zu einer überraschend einfachen Tages- und Wochenplanung herunter.
  • 3. Terminieren Sie Ihre Aufgaben.
  • 4. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach der Eisenhower-Methode. Falls Sie das noch nie ausprobiert haben, hier mein
    Lese-Tipp für Erfolgsbewusste: Endlich erfolgreich
  • 5. Nutzen Sie die 5-Minuten-Regel: Manche Aufgabe ist schnell erledigt und das Eintragen in die Aufgabenliste dauert länger als das Erledigen.
    Lesetipp für Zeitbewusste: In diesem Thema finden sie alle Tipps zum Thema 5-Minuten-Regel. Probieren Sie aus, wieviel Zeit Sie damit sparen.

Ich bin ja ein Fan der digitalen Aufgabenverwaltung. Keine Aufgabenzettel mit Streichungen oder hastig eingefügten Notizen und kein Suchen nach der wichtigsten Aufgabe.

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Nicht mit Aufgabenzetteln verzetteln – lieber eine einzige Aufgabenliste führen.

Wenn Sie sowieso Ihre einzelnen Aufgabenzettel abschaffen und stattdessen eine professionelle Aufgabenliste erstellen wollen, dann helfen Ihnen die Tipps im folgenden Kapitel:

3. Genial digital

Das elektronische Notizbuch OneNote ist für mich die beste Alternative zu einzelnen Aufgabenzetteln. Dieses kostenlose Zusatztool von Microsoft ist besonders ideal wenn ich für ein Projekt verschiedene Aufgaben zu erledigen habe. Und – für mich ganz wichtig – es ermöglicht mir, mich mit Kollegen direkt abzusprechen.

Die Verknüpfung von Papier und Elektronik ist leichter als gedacht. Alles eine Frage von gutem Know-how. Klick um zu Tweeten

Falls Sie OneNote noch nicht kennen, ist der folgende Tipp für Sie interessant:

Download-Tipp für Einsteiger: Das OneNote-Tutorial habe ich speziell für Einsteiger zusammengestellt. Sie erhalten hier eine leicht verständliche Anleitung zum Erstellen eines OneNote-Notizbuches. Probieren Sie es aus und freuen Sie sich auf eine Alternative zu Aufgabenzetteln, die Sie wirklich entlastet.

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Vom Aufgabenzettel zum OneNote Notizbuch: Ein Quantensprung

Eine weitere sehr gute Alternative ist das Programm Outlook. Es eignet sich vor allem dann für Ihre Aufgabenverwaltung, wenn Sie bereits Ihre E-Mails über Outlook verwalten.


Nur zwei Klicks entfernt
Mehrmals am Tag bekomme ich E-Mails, die eine Aufgabe beinhalten. Die Aufgabe kann ich direkt aus der Mail erstellen. Das funktioniert wirklich zuverlässig und schnell. Zwei Klicks reichen, um eine E-Mail in meine Aufgabenliste zu übernehmen:

  • Mac: Rechte Maustaste drücken, dann auf „Nachverfolgen“ gehen.
  • Windows: Rechte Maustaste drücken, das Symbol „Aufgaben“ anklicken.

Film-Tipp: Sie wollen die Ansicht Ihrer Aufgabenliste in Outlook anpassen? Dann ist der folgende Film für Sie genau richtig. Die hier beschriebene Idee führt die Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip noch einen Schritt weiter:

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Outlook: So priorisieren Sie Ihre Aufgabenliste und brauchen nie mehr einzelne Aufgabenzettel.

Falls Sie jetzt denken: Ist ja alles schön und gut, doch wie lassen sich Aufgaben und Unterlagen auf Papier miteinander verbinden? Dann lesen Sie hier weiter:

4. Perfekt verbunden

Neue Aufgaben erhalten Sie durch E-Mails und Briefe oder durch Notizen, die Sie sich während eines Meetings oder eines Telefonats machen. Haben Sie diese Aufgaben in Ihr OneNote oder Outlook eingepflegt, ist der erste Schritt weg vom Wirrwarr einzelner Aufgabenzettel getan. Doch wirklich effizient arbeiten Sie mit einer Verknüpfung aus Aufgaben und dazugehörigen Unterlagen auf Papier.

So geht’s:

  • 1. Besorgen Sie sich ein Wiedervorlagesystem, entweder einen Pultordner oder eine Hängeregistratur.
  • 2. Nummerieren Sie die einzelnen Mappen.
  • 3. Notieren Sie hinter einer Aufgabe die zugehörige Mappen-Nummer.
  • 4. Fertigen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, damit Sie jederzeit einen Überblick haben, was sich in jeder Mappe befindet.
  • 5. Notieren Sie hinter jeder Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste die Nummer der zugehörigen Mappe.
  • 6. Wenn der Vorgang erledigt ist, wandern die Unterlagen in die Ablage oder in den Papierkorb und die Mappe kann für eine neue Aufgabe oder für ein neues Projekt genutzt werden.

Top-Download: Laden Sie sich mein E-Book mit dem Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz herunter. Hier finden Sie nicht nur einen 10-Punkte-Test, sondern auch Tipps dafür, wie Sie Ihre Aufgaben-Effizienz deutlich verbessern können.

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Dieses E-Book hilft, nachhaltig die verschiedenen Aufgabenzettel zu verbannen.

Sie möchten Ihre E-Mails endlich zeitsparend bearbeiten und dabei nichts übersehen? Dann habe ich hier ein Special für Sie:

Download-Tipp gegen die E-Mail-Flut: In diesem beliebten und erfolgreichen E-Book finden Sie erprobte Tipps, mit denen Sie erfolgreich und entspannt auf der Welle Ihrer E-Mails surfen: E-Mail-Stress ade

5. Wenn ohne Post-its gar nichts geht: 8 Tipps

Sie haben Lust, meine Tipps umzusetzen oder können sogar schon Erfolge in Ihrer Aufgabenverwaltung verzeichnen – doch so ganz möchten Sie auf die kleinen klebrigen „Lieblinge“ namens Post-its nicht verzichten? Dann habe ich einen Tipp für Sie, der Sie von der Fülle der Aufgabenzettel entlastet und Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit für schnelle Aufgaben-Notizen gibt: Die digitalen Kurznotizen.

Die digitalen Kurznotizen sind farbige Flächen, die Sie beliebig vergrößern können. Jedem Blatt können Sie eine von sechs Farben geben. Die digitalen Notizzettel eignen sich für alle Arten von kurzfristigen Notizen, also auch als „schnelle Aufgabenzettel“.

Und so geht’s:

  • 1. Rufen Sie in Ihrem Betriebssystem unter dem Menüpunkt „Start“ den Befehl „Alle Programme“ und dann „Zubehör“ auf.
  • 2. Klicken Sie auf das Tool „Kurznotizen“.
  • 3. Wenn Sie das Tool an Ihre Taskleiste oder im Startmenü anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Begriff.
  • 4. Zum Öffnen der Kurznotiz öffnen Sie mit der linken Maustaste ein neues Blatt im Menü „Kurznotizen“.
  • 5. Farbe wählen: Wenn Sie eine andere Farbe als das standardmäßige Gelb wählen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die leere Fläche Ihres virtuellen Aufgabenzettels. Wählen Sie eine der angezeigten Farben aus.

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Kurz gefasster: Virtueller Aufgabenzettel ohne Chaos.

  • 6. Schriftart wählen: Diese Funktion ist auf dem virtuellen Post-it nicht vorgesehen. Sie können jedoch eine im Textprogramm erstellte Notiz in der entsprechenden Schrift in das Post-it einfügen.
  • 7. Wenn Sie außer dem virtuellem Aufgabenzettel ein weiteres Notizblatt öffnen möchten, drücken Sie links oben auf das „+“.
  • 8. Zum Löschen der Notiz drücken Sie rechts oben auf das Zeichen „x“. Das Blatt mit allen Notizen verschwindet.

Und Sie?

Arbeiten Sie schon mit einer einzigen Aufgabenliste – oder stöbern Sie täglich durch eine Sammlung mehrerer Aufgabenzettel? Mich interessieren Ihre Erfahrungen – und auch Ihre Fragen. Deshalb: Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Sie das Sammelsurium von Aufgabenzetteln gegen eine Aufgabenliste eintauschen können, die Ihnen einen klaren Überblick und sofortige Zeitersparnis bringt, stöbern Sie doch in meinen folgenden Tipps:

Mehr Tipps für eine übersichtliche Aufgabenverwaltung und alles zum Unterschied von Terminen und Aufgaben finden Sie in meinem Artikel Gut sortiert ist halb gelöst – Aufgabenverwaltung mit Köpfchen

OneNote ist ein Notizbuch, das sich für unterschiedliche Bedürfnisse anpassen lässt. Lesen Sie hier, wie Sie es für sich selbst anpassen können: Findet Memo.

Sie möchten OneNote und Outlook miteinander verbinden? Kein Problem. Lesen Sie in meinem Artikel, wie einfach das geht: Zwei wie füreinander gemacht: OneNote und Outlook.



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