Gut sortiert ist halb gelöst: Aufgabenverwaltung mit Köpfchen



Gehören sie zu den Büroarbeitern, die mehrere Listen mit Aufgaben führen? Eine für jedes der drei laufenden Projekte, eine für die Woche und eine für den Monat? Oder heften Sie Post-its mit Notizen an Ihren Monitor, die Ihre Aufgaben vor dem Vergessenwerden bewahren sollen?

Falls das so ist, haben Sie sicher schon gemerkt, dass damit der Überblick über Ihre Aufgaben zur Herausforderung wird. Nicht zu reden von der Zeit, die diese Art der Aufgabenverwaltung kostet.

Aufgabenverwaltung per Post-it suboptimal
Aufgabenverwaltung per Post-it kostet Zeit und Nerven.

Deshalb zeige ich Ihnen heute einige einfache Methoden, mit denen Sie Ihre Aufgaben an einem einzigen Platz verwalten können. Ich lade Sie ein, sich diese Möglichkeiten in Ruhe anzuschauen und auszuprobieren.

Inhalt

Eine Aufgabe ist kein Termin

Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe

Aus einer Notiz wird eine Aufgabe

Wissen, was wichtig ist: Die Prioritätenliste

E-Book zur Aufgabenverwaltung

Und Sie?

 

Eine Aufgabe ist kein Termin

Damit Ihre Aufgabenverwaltung funktioniert, ist es wichtig, dass Sie klar unterscheiden:

  • Aufgaben erkennen Sie daran, dass sie ein festes Fälligkeitsdatum haben. Beispiel: Bericht abgeben bis Montag, 3. Juli.
  • Termine bekommen ein Zeitfenster. Beispiel: Präsentation Freitag, 30. Juni, 13.00 Uhr. Sie stehen im Kalender.
  • Ideen sind „zeitlos“, sie haben weder eine Fälligkeit noch ein Zeitfenster.

In Ihre Aufgabenliste nehmen sie nur Aktivitäten mit Fälligkeitsdatum auf.

Tipp: Wie Sie Ideen so verwalten, dass sie nicht verloren gehen, habe ich Ihnen in meinem Artikel Nice to have beschrieben.

Aus einer E-Mail wird eine Aufgabe

Für die Erstellung Ihrer Liste zur Aufgabenverwaltung empfehle ich Ihnen Outlook; es ist ein  vielseitiges, ausgereiftes und praxiserprobtes Programm. Wahrscheinlich nutzen Sie es längst zur Verwaltung Ihrer E-Mails. Outlook ermöglicht es Ihnen, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu erstellen.

So gehen Sie vor

  1. Klicken Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste an, halten Sie die Taste gedrückt.
  2. Mit gedrückter Maustaste ziehen Sie die E-Mail in Outlook auf das Symbol „Aufgaben“.
  3. Lassen Sie die Maustaste los. In dem Kontextmenü, das sich nun öffnet, wählen Sie „Hierher kopieren als Aufgabe mit Anlage“.
  4. Outlook erstellt nun eine Aufgabe aus Ihrer E-Mail.

Aufgabenverwaltung in Outlook verschafft Überblick
Aufgabenverwaltung in Outlook

Tipp: Wichtig ist, dass die Mail nur als Anlage kopiert wird, damit sie zusätzlich als Mail abgelegt und wiedergefunden werden kann, auch wenn die Aufgabe nach Erledigung gelöscht wird.

Extra-Tipp: Wie Sie Aufgaben in Outlook automatisieren, habe ich Ihnen in meinem Artikel Mit QuickSteps Arbeitsschritte in Outlook automatisieren beschrieben.

Outlook bietet viele Funktionen, die den Büroalltag erleichtern. Klick um zu Tweeten

Aus einer Notiz wird eine Aufgabe

Oft kommt es vor, dass sich während eines Telefonats oder in einer Besprechung eine Aufgabe ergibt. Bisher kamen dann  Post-its zum Einsatz und dienen als Gedächtnisstütze. Auch der Notizzettel an der Pinwand oder die Kurznotizen im Smartphone sind beliebte – aber unpraktische -  Erinnerungshilfen. Sie werden staunen, wie zeitsparend Ihre Aufgabenverwaltung wird, wenn Sie für jede neue Aufgabe einen Eintrag in Ihre Outlook-Aufgabenliste vornehmen.

So gehen Sie vor

  1. Wählen Sie im Bereich „Aufgaben“ den Befehl „Neue Aufgabe“.
  2. Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie als „Betreff“ den Namen der Aufgabe eintragen.
  3. Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum ein.
  4. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um den Eintrag in die Aufgabenliste zu übernehmen.

 

Tipp: Synchronisieren Sie Ihren Computer mit Tablet und Smartphone. So haben Sie jederzeit Zugang zu Ihrer Aufgabenliste.

Aufgabenverwaltung in Meetings besprechen
Aufgaben, die sich während des Meetings ergeben, werden in die Aufgabenverwaltung per Outlook einbezogen.

Wissen, was wichtig ist: Die Prioritätenliste

Dringend oder wichtig? Für Ihre Aufgabenverwaltung ist diese Frage entscheidend. Denn nicht alles, was dringend ist, ist auch wichtig. Auch hier hilft Ihnen Outlook, denn es bietet drei Kategorien der Aufgaben-Priorisierung an:

  • Hoch
  • Mittel
  • niedrig

Allerdings hat diese Einteilung einen Haken: Outlook kann nicht wissen, welche der drei Aufgaben mit hoher Priorität Sie als erste bearbeiten.

Dafür gibt es eine bewährte Methode, die auch unter dem Namen 25.000 $-Methode bekannt geworden ist. Sie beruht auf der Frage: Wenn Sie heute nur eine einzige Aufgabe erledigen könnten, welche wäre das? Diese Aufgabe erhält die Priorität Nr. 1.

Danach stellen Sie die Frage noch einmal und lassen dabei als erste ausgewählte Aufgabe außer Acht. Die nun gewählte Aufgabe erhält die Priorität Nr. 2.

Dieses effektive Vorgehen lässt sich auch auf Outlook übertragen. In meinem Artikel Prioritäten setzen: Die 25.000-Dollar-Methode zeige ich Ihnen, wie das geht.

Die interessante Geschichte der 25.000-Dollar-Methode habe ich hier für Sie aufgeschrieben.

Extra-Tipp: Lesen Sie zur Tagesplanung auch meinen Artikel Sieben Tipps für Ihr perfekte Tagesplanung.

E-Book zur Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung ist für meine Kunden ein wichtiges Instrument, um effizienter und erfolgreicher zu arbeiten. Es gibt immer wieder Fragen dazu; oft sind die Möglichkeiten von Outlook gar nicht vollständig bekannt.

Deshalb habe ich ein E-Book geschrieben, das 10 sofort umsetzbare Tipps enthält. Dieses E-Book stelle ich Ihnen kostenlos zum Download zur Verfügung.

Das E-Book enthält einen Schnelltest, der Ihnen zeigt, wie gut Sie schon in der Aufgabenverwaltung sind. Und Sie finden hier 10 effektive und praxiserprobte Tipps, mit denen Sie Ihre Aufgabenverwaltung weiter optimieren können. Zum Beispiel, wie Sie Papier und Elektronik sinnvoll miteinander verknüpfen können oder was Sie tun, wenn Ihre Aufgabenliste mehr enthält, als Sie schaffen können. Ausdrucksstarke Grafiken runden die Informationen ab.

Aufgabenverwaltung Schnelltest für Aufgaben-Effizienz
Viele nützliche Tipps zur Aufgabenverwaltung enthält mein E-Book.

Und Sie?

Wie handhaben Sie Ihre Aufgabenverwaltung? Haben Sie mein E-Book gelesen und einige Tipps daraus umgesetzt? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihr Feedback per E-Mail oder als Kommentar unter diesem Artikel.



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