Aufgabentool: die Rettung aus dem Termin-Wirrwarr



Viele Aufgaben, die nicht ordentlich organisiert und mit dem Terminkalender verknüpft werden, enden zwangsläufig im Chaos. Ein gutes Aufgabentool schafft hier Abhilfe und rettet Sie aus dem Termin-Wirrwarr. Und wenn Sie meine Tipps gleich lesen, können Sie das Chaos sogar ganz vermeiden. Also, los geht's!

Was ist das Problem

Bing! Ein Fenster im Terminkalender Ihres Outlooks ploppt auf und erinnert Sie an einen anstehenden Termin in 15 Minuten. Dabei sind Sie mit der aktuellen Aufgabe noch gar nicht fertig und wissen gerade auch gar nicht mehr so genau, worum es bei dem anstehenden Termin geht. So sieht der Alltag in deutschen Büros allzu oft aus. Auch bei Ihnen?

So funktioniert es

Eine To-do-Liste erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag enorm. Denn wenn Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben anstehen, ist dies ein äußerst zeitsparender Faktor. Wenn Sie jetzt noch alle relevanten Unterlagen zur jeweiligen Aufgabe zusätzlich ablegen können, wäre das ein echtes Plus an Arbeitseffizienz. Die gute Nachricht: Genau das geht! In Papierform beispielsweise mit Ordnungsboxen wie Mappei, aber auch direkt am PC. Setzen Sie hier auf ein digitales Aufgabentool, beispielsweise die umfassende Aufgabenverwaltung in Outlook und behalten Sie so alles jederzeit im Blick.

Schritt 1: Digitale Aufgabentools involvieren

Dass Outlook zum Empfangen und Senden von E-Mails genutzt wird, ist weitestgehend bekannt und das häufigste Einsatzgebiet des Programms. Dass es aber wesentlich mehr, auch zu Ihrem digitalen Aufgabentool werden kann, wissen die wenigsten meiner Kunden zu Beginn der Beratung. Oftmals ernte ich verwunderte Blicke, was diese Software ermöglicht, wenn man sie richtig einsetzt. Über die Tastenkombination STRG+4 oder die entsprechende Schaltfläche Ihrer Outlook-Version gelangen Sie direkt zur Aufgabenverwaltung und damit zu Ihrem digitalen Aufgabentool. Sie können hier Aufgaben erfassen und verwalten, ein Fälligkeitsdatum eingeben oder die Aufgabe mit einer bestimmten Priorität versehen. Auch den aktuellen Bearbeitungsstand können Sie hier auswählen.

Zeit sparen mit Aufgabentool
Sparen Sie Zeit mit einem Aufabentool.

Schritt 2: Aufgaben aus E-Mails generieren

Oft ist die Situation doch folgende: Sie erhalten eine E-Mail, die unmittelbar mit einem Auftrag verbunden ist. Generieren Sie Ihre Aufgaben doch künftig direkt aus den E-Mails heraus. Das funktioniert kinderleicht. Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Mail, halten die Taste gedrückt und ziehen sie auf das Symbol „Aufgaben”, dann lassen Sie die Maustaste los. Anschließend wählen Sie im sich nun öffnenden Fenster die Option "hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage" aus, ergänzen ein Fälligkeitsdatum und ggf. weitere Notizen. Fertig! Schon ist aus Ihrer Mail eine klar definierte Aufgabe geworden. Und der Posteingang ist auch schon wieder aufgeräumt.

Schritt 3: Aufgabentool und Kalender verknüpfen

Die meisten Nutzer tragen sowohl ihre Termine als auch ihre Aufgaben in den Kalender ein. Besser wäre es, wenn Sie hier klar trennen und im Kalender lediglich feste Termine, beispielsweise Sitzungen notieren und für Aufgaben ohne genau vorgegebenen Zeitpunkt Ihr digitales Aufgabentool in Outlook verwenden. Das ist wesentlich übersichtlicher und komfortabler. Verknüpfen können Sie relevante Datensätze dennoch. Wenn Sie für die nächste Sitzung am Montag noch drei Ihrer im Aufgabentool angelegten Aufgaben fertigstellen möchten, verbinden Sie diese einfach. Das funktioniert direkt über den Kalender. Klicken Sie den betreffenden Termin an und fügen Sie über "Einfügen>Outlook-Element>Aufgaben" die dazugehörigen Aufgaben ein. So behalten Sie alles im Blick und müssen nicht zwei Listen gleichzeitig im Kopf haben.

Aufgabentool und Kalender verknüpfen
Verknüpfen Sie Ihr Aufgabentool mit Ihrem Kalender.

Extra-Tipp: OneNote und Aufgabentool: ein unbekanntes Dream-Team

Sie haben nun einen übersichtlichen Terminkalender, eine klar definierte Aufgabenliste und bestimmte Verknüpfungen der beiden Elemente. Mein Extra-Tipp legt noch einen Bonus drauf, der sich im Alltag schnell bezahlt macht. Zu vielen Terminen und Aufgaben gibt es viele Informationen, die direkt im Aufgabentool zu speichern sehr unübersichtlich wäre. Verknüpfen Sie terminierte Aufgaben direkt mit den relevanten Notizen, beispielsweise mittels OneNote. Dafür erstellen Sie einen Termin und klicken vor dem Speichern auf die Schaltfläche „OneNote“, wählen den Speicherort für die Notizen aus, geben diese ein und platzieren den Cursor vor dem Abschnitt, der in eine Aufgabe umgewandelt werden soll. Nun können Sie im Menü von OneNote den Befehl „Outlook-Aufgaben” auswählen und erstellen damit Ihre verknüpfte Aufgabe. Abschließend können Sie ein Fälligkeitsdatum eingeben oder eine Erinnerung einrichten.

Mit einem digitalen Aufgabentool behalten Sie alles jederzeit im Blick – ganz ohne mehrfache Listenführung. Klick um zu Tweeten

Das bewirkt der Tipp

Sie haben ein digitales Aufgabentool, das mit Ihrem Terminkalender und, sofern für umfangreiche Termine nötig, OneNote verknüpft ist; das Ergebnis ist eine enorme Übersichtlichkeit all Ihrer Aufgaben. Keine lästige Suche nach den relevanten Dateien für die nächste Sitzung, kein Umherschieben von Aufgaben, kein Chaos durch mehrere verschiedene Listen – genau so sieht effizientes Arbeiten nach meinem Büro-Kaizen®-Prinzip aus.

Und Sie?

Kannten Sie das Aufgabentool von Outlook bereits oder haben Sie Fragen dazu? Falls Ihnen diese Tipps helfen konnten, leiten Sie sie doch gerne auch an Ihre Kollegen weiter.



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