So definieren Sie mit einem Aufgabenblock neue Stellen klar und sinnvoll



Wir bräuchten da unbedingt mal noch jemanden – diese Erkenntnis kommt oft früh. Aber was genau sollte die neu zu schaffende Stelle umfassen? Mit einem Aufgabenblock können Sie das exakt definieren und deutlich erfolgreicher neu einstellen. Worauf Sie achten sollten, erkläre ich Ihnen.

Was ist das Problem

Dass die Zeit hinten und vorne nicht reicht, bemerken viele Unternehmen schnell. Die logische Konsequenz ist die Suche nach neuen Mitarbeitern. Dabei überschlagen sich die Ereignisse oftmals so sehr, dass zwar neues Personal eingestellt, aber nicht effizient genug eingesetzt wird. Das ist am Ende Zeit- und Geldverschwendung und keine gute Basis für ein effizientes Arbeitsverhältnis.

Legen Sie einen Aufgabenblock an, bevor Sie etliche Bewerber einladen!
Legen Sie einen Aufgabenblock an, bevor Sie etliche Bewerber einladen!

So funktioniert es

Wenn Sie sich vor der Neueinstellung, die Zeit nehmen, mit einem Aufgabenblock genau zu definieren, welche Aufgaben ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen übernehmen kann, sparen Sie enorm viel Zeit und auch Nerven. Sie legen mit einem solchen Aufgabenblock die Basis für eine gute Zusammenarbeit, weil das Unternehmen die Unterstützung bekommt, die es braucht und der neue Mitarbeiter einen guten Start in wertschätzender Atmosphäre. Wie Sie nun zu einem Aufgabenblock kommen, zeige ich Ihnen in 3 Schritten.

Schritt 1: Status quo feststellen

Egal wo Sie eine Veränderung vorhaben, rate ich immer zuerst dazu, den Ist-Zustand festzuhalten. Im Falle einer Stellenausschreibung genügt es nicht zu sagen, dass Sie zu wenige Leute haben. Es muss schon etwas konkreter sein. Wo genau fehlen Leute? Um das zu ermitteln, sollten Sie zunächst mit einer Auflistung der bestehenden Aufgabenverteilung anfangen. Welche Zuständigkeiten gibt es im Haus? Gibt es ein Ungleichgewicht bei der Aufgabenverteilung – hat also ein Mitarbeiter deutlich mehr zu tun, als ein anderer? Dokumentieren Sie den Ist-Zustand mithilfe einer übersichtlichen Liste. Ein Beispiel für eine solche Aufgabenliste finden Sie hier im Download-Center.

Übrigens ist diese Vorstufe zum Erstellen Ihres Aufgabenblocks für neue Mitarbeiter auch die ideale Gelegenheit ineffiziente Abläufe aufzudecken und gegebenenfalls klüger zu verteilen. In meinem Video sehen Sie ein sehr amüsantes Beispiel eines solchen Falles:

Gibt es solche Abläufe auch in Ihrer Firma? Dann klären Sie diese jetzt, bevor überflüssige Dinge auf dem Aufgabenblock des neuen Mitarbeiters landen. Manches Mal erübrigt sich die Personalsuche nach solchen Erkenntnissen sogar komplett.

Schritt 2: Aufgaben definieren

Haben Sie Schritt 1 durchlaufen, wird sich eine Lücke auftun. Entweder Sie stellen fest, dass bestimmte Aufgaben niemandem zugewiesen sind, oder dass ein Mitarbeiter viel zu viele Zuständigkeiten hat. Fehlen hier jetzt personelle Ressourcen, um diese Dinge umzuverteilen, haben Sie die Basis für Ihren Aufgabenblock gefunden! Schreiben Sie auf, was derzeit unerledigt bleibt und nicht anders aufgeteilt werden kann. Dies ist Ihr Aufgabenblock für die neue Stelle. ich empfehle Ihnen hier eine sinnvolle Methode, mit der Sie Notizen übersichtlich gliedern und wichtige Punkte hervorheben können. Lesen Sie gerne in meinem separaten Blogartikel zur Cornell-Methode, was diese auszeichnet und wie Sie sie für Ihren nächsten Aufgabenblock nutzen können. Anschließend können Sie Ihre Stellenanzeige mit den zentralen Punkten des Aufgabenblocks veröffentlichen.

Der Aufgabenblock zeigt klar, was unerledigt bleibt. Verteilen Sie um, oder schreiben Sie eine Stelle aus.
Der Aufgabenblock zeigt klar, was unerledigt bleibt. Verteilen Sie um, oder schreiben Sie eine Stelle aus.

Schritt 3: Aufgabenblock im Bewerbungsgespräch

Dank des klar definierten Aufgabenblocks und der daraus generierten Stellenanzeige, haben sich nun im besten Fall nur geeignete Bewerber an Sie gewendet. Sie stehen nun kurz vor der ersehnten Entlastung durch einen neuen Mitarbeiter. Nutzen Sie den Aufgabenblock nun noch, um im Bewerbungsgespräch die Eignung des Interessenten abzuklopfen. Im Stellengesuch blieb nur Platz für die zentralen Tätigkeitsfelder, im persönlichen Gespräch können Sie nun alle weiteren Punkte miteinander besprechen. Hinterfragen Sie, ob die Aufgaben zu dem Bewerber passen, ob er hier Qualifikationen hat oder bereits Erfahrungen sammeln konnte. Passen Aufgabenblock und Expertise zusammen, haben Sie einen vielversprechenden Kandidaten gefunden. Wie Sie ans Gespräch herangehen und welche Fragen Sie stellen müssen, um die Potenziale des Bewerbers aufzudecken, habe ich hier für Sie aufgeschrieben.

Definieren Sie vor der Ausschreibung, welche #Aufgaben ein neuer Mitarbeiter übernehmen soll! Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Erst denken, dann aufschreiben, dann suchen – das ist die Quintessenz. Nutzen Sie einen Aufgabenblock dazu, brachliegende Tätigkeiten klug zu verteilen und Lücken in der Zuständigkeitendecke herauszufinden.

Was der Tipp bewirkt

Sie sparen sich sehr viel Mehrarbeit und Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung, wenn Sie vor der Neueinstellung definieren, was eigentlich zu tun ist und welche Aufgaben der Neue übernehmen könnte. Vor allem aber schaffen Sie auch eine solide Grundlage für eine gute Zusammenarbeit, wenn der neue Mitarbeiter gleich weiß, wo sein Aufgabengebiet ist und nicht plötzlich dasteht und keiner weiß so recht, was man dem Neuen nun geben kann und was nicht.

Ein Aufgabenblock erleichtert es, neue Mitarbeiter schnell ins Team zu integrieren.
Ein Aufgabenblock erleichtert es, neue Mitarbeiter schnell ins Team zu integrieren.

Und Sie?

Sie haben einen guten Kandidaten für Ihre offene Stelle gefunden? Wunderbar! Dann erleichtern Sie dem Neuen den Einstieg und verkürzen Sie damit automatisch auch die Einarbeitungszeit. Ich habe eine übersichtliche Checkliste zusammengestellt, die Sie gerne als Vorlage nutzen dürfen. Was ich bei der Einführung neuer Mitarbeiter empfehle, sehen Sie in diesem Dokument zur Einführung neuer Mitarbeiter.

Weiterführende Informationen:





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