Endlich abgehakt! Wie Sie Aufgeben effizient erledigen

27. Mai 2020

Auf viele Menschen prasseln täglich neue, herausfordernde Aufgaben ein, und irgendwann wissen sie gar nicht mehr, wo ihnen der Kopf steht. Wo anfangen? Was hat oberste Priorität, und was kann notfalls noch warten? Neben Besprechungen, Kundenterminen und der täglich hereinschwappenden Flut an E-Mails kommen sie gar nicht mehr hinterher, ihre eigentlichen Aufgaben effizient zu erledigen. Und weil der Tag nur 24 Stunden hat, häufen sich Überstunden an, damit wenigstens ein oder zwei Häkchen auf der To-Do-Liste gesetzt werden können. Mehr noch: Laut einer Umfrage unter Büro-Angestellten nehmen sich sage und schreibe 81 Prozent sogar Arbeit mit nach Hause!

Ich sage: Das darf nicht sein. Und das muss es auch nicht! Denn für viele Probleme rund um das Aufgaben-Management gibt es eine simple Lösung. Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Aufgaben schneller, effizienter und vor allem gelassener erledigen können? In meinem neuen E-Book „Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz“, dass Sie sich kostenlos herunterladen können, gebe ich Ihnen 10 Tipps an die Hand, die Ihnen helfen, ihre Aufgaben zu bewältigen – und das völlig entspannt! Fangen Sie am besten sofort an!

Wie Sie Aufgaben effizient erledigen, lesen Sie in meinem E-Book.

Als Vorgeschmack auf mein E-Book stelle ich Ihnen meine besten praxiserprobten Tipps zur Verfügung, damit Sie ab sofort Ihre Aufgaben effizient erledigen.

Machen Sie Schluss mit der Zettelwirtschaft und führen Sie nur eine Aufgabenliste.

1. Tipp: Führen Sie nur eine Aufgabenliste!

Es gibt viele Möglichkeiten, sich Aufgaben zu notieren: auf einem Zettel, an einem Memo-Board, auf einem Post-It am Computer oder in der Smartphone-App. Genau das kann im Büro-Alltag vor allem unter Zeitdruck leicht zum Verhängnis werden. Denn schnell passiert es, dass Sie den Überblick verlieren, wo Sie welche Informationen abgespeichert haben.

Mein Praxistipp: Führen Sie nur eine einzige Aufgabenliste – und zwar in Outlook! Mit diesem intelligenten Tool behalten Sie stets den Überblick über Ihre TO DOs. Einfach eine neue Aufgabe öffnen, Betreffzeile eingeben, das Fälligkeitsdatum festlegen, fertig. Das Durchschauen verschiedener Listen und Notizbücher entfällt, alles ist immer an Ort und Stelle. Übrigens können Sie auch aus einer E-Mail mit nur einem einzigen Mausklick eine Aufgabe erstellen, statt die Informationen jedes Mal mühsam herauszukopieren: Einfach die Mail mit gedrückter rechter Maustaste auf das Symbol „Aufgaben“ ziehen und sie als „Aufgabe mit Anlage“ in die Aufgabenliste kopieren. Schon haben Sie jede Menge Zeit gespart.

Schauen Sie sich passend zu dem Thema unseren YouTube-Beitrag an: 5 Tipps für die To-Do-Liste, die jeder kennen sollte! Hier sind die wichtigsten Informationen für Ihre Aufgabenliste anschaulich zusammengefasst.

2. Tipp: Setzen Sie Prioritäten!

Zu viele Aufgaben entmutigen und führen dazu, dass Sie den Überblick verlieren. So kann es passieren, dass Sie wirklich dringende Arbeiten übersehen. Nutzen Sie die Outlook-Aufgabenliste, um Dringendes von Wichtigem zu unterscheiden.

Mein Praxistipp: Bestimmen Sie bei Aufgaben immer nur das Fälligkeitsdatum – das Startdatum oder auch „Beginnt am“ lassen Sie weg. So sortiert Outlook die Aufgaben nach Tagen geordnet, und Sie wissen immer auf einen Blick, was am jeweiligen Tag ansteht. Weil Sie wissen, dass Sie die anderen Aufgaben vorerst ignorieren dürfen, können sie sich stärker auf diese überschaubare Zahl an Aufgaben fokussieren.

Wie Sie die richtigen Prioritäten mit Hilfe der Eisenhower Methode setzen können, erläutere ich Ihnen in diesem Blogbeitrag: Die Eisenhower Methode: Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig.

Setzen Sie Prioritäten und bestimmen Sie proaktiv Ihren Arbeitsablauf.

3. Tipp: Trennen Sie Aufgaben und Ideen!

Wenn Sie immer nur Aufgaben abarbeiten, verlieren Sie auf Dauer die Lust am Arbeiten. Genauso wichtig sind langfristige Projekte oder Ideen, die Sie irgendwann einmal umsetzen möchten. Hier hilft Ihnen eine proaktive Planung.

Mein Praxistipp: Trennen Sie Aufgaben, die zu einem bestimmten Fälligkeitsdatum erledigt sein müssen, von solchen, die Sie langfristig realisieren wollen. Legen Sie für letztere einen eigenen Ordner an, dem Sie zum Beispiel den Namen „Ideen“ geben. Weisen Sie jeder Aufgabe, die im Ideen-Ordner liegt, ein Fälligkeitsdatum weit in der Zukunft zu, so erscheint sie in der Vorgangsliste auch ganz unten. Nicht vergessen: Schauen Sie stets den Ideen-Ordner durch, wenn Sie Ihre Woche planen. Mit dieser proaktiven Planung haben Sie einen Überblick über die Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen, aber gleichzeitig geraten Ihre tollen Ideen nicht in Vergessenheit.

4. Tipp: Delegieren Sie!

Viele Menschen würden bestimmte Aufgaben gerne an einen Kollegen abgeben, weil dieser sie vielleicht besser oder lieber erledigt. Doch vielen ist es zu umständlich, jemand anderem erst erklären zu müssen, um was es geht. Das Resultat: Sie versuchen, alles selbst zu tun – und damit verzetteln sie sich häufig.

Mein Praxistipp: Mit Outlook können Sie einem Kollegen alle notwendigen Informationen zu einer Aufgabe zur Verfügung zu stellen, indem Sie diese mit allen damit verknüpften Anlagen und Dokumenten einer anderen Person zuweisen. Outlook informiert Sie auch automatisch, sobald Ihr Kollege diese in seiner Liste als „erledigt“ markiert hat. Ihre Kollegen haben übrigens immer auch die Option, eine Aufgabe abzulehnen. Mein Rat deshalb: Sprechen Sie vorher mit den betreffenden Personen, bevor Sie sie mit Arbeit überschütten!

Sprechen Sie vorher ab, welchen Aufgaben Sie delegieren!

5. Tipp: Arbeiten Sie mit Serientypen!

Manche Aufgaben wiederholen sich in bestimmten Abständen: Der wöchentliche Jour fixe, das Teambuilding-Frühstück einmal im Monat oder das Gießen der Topfpflanzen am Freitagnachmittag. Es wäre sehr umständlich, diese Aufgaben in die tägliche To-Do-Liste aufzunehmen.

Mein Praxistipp: Für wiederkehrende Aufgaben gibt es bei Outlook die Funktion „Serienaufgabe“. Der Vorteil: Sie müssen Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen, nicht mehr einzeln in Ihren Kalender eintragen. Elegant, nicht wahr? Hierfür erstellen Sie einfach eine Aufgabe, vergeben ein Datum, an welchem diese zum ersten Mal fällig wird, klicken auf den Button „Serientyp“ und legen fest, wann und wie oft sich die Aufgabe wiederholt.

6. Tipp: Verknüpfen Sie die elektronische Welt mit der Papierwelt!

Trotz zunehmender Digitalisierung gibt es noch immer erstaunlich viele Dokumente in Papierform. Was aber tun, wenn zu einer Aufgabe Unterlagen sowohl in der virtuellen als auch in der Papierwelt existieren? Wie lassen sich diese so verknüpfen, dass man nicht lange suchen muss, um alles beieinander zu haben?

Mein Praxistipp: Schaffen Sie sich für Papierunterlagen ein Wiedervorlagesystem mit nummerierten Mappen an. Jede dieser Mappen beinhaltet die Dokumente einer Aufgabe. Hat eine Mappe die Zahl „2“, übernehmen Sie diese auch für die dazugehörige Aufgabe in Outlook. Am besten, Sie stellen die Zahl direkt an den Anfang der Betreffzeile. Das Mappen-System bewirkt, dass Ihr Schreibtisch frei bleibt von Unterlagen, und Sie wissen stets, wo sie die jeweiligen Papiere finden, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen.

Verknüpfen Sie die elektronische Welt mit der Papierwelt und sammeln Sie die analogen Unterlagen in nummerierten Mappen.

7. Tipp: Nutzen Sie das Notizfeld in Outlook!

Sie möchten sich zu einer bestimmten Aufgabe Notizen machen? Das funktioniert auch bei Ihrer elektronischen Aufgabenliste.

Mein Praxistipp: Outlook bietet vielfältige Möglichkeiten für Notizen: Per Drag & Drop oder Copy & Paste können Sie Texte, aber auch Dokumente wie Excel-Tabellen, Bilder oder PDFs ganz einfach im Notizfeld einer Aufgabe ablegen. Damit haben Sie sämtliche Informationen parat, wann immer Sie sie benötigen.

8. Tipp: Setzen Sie sich Teilziele für eine Mammut-Aufgabe!

Viele Menschen schieben größere und umfangreichere Aufgaben immer wieder vor sich her. Sie warten auf den passenden Zeitpunkt, um dieses riesige Projekt anzugehen. Dabei vergessen sie, dass auch kleine Schritte zum Ziel führen.

Mein Praxistipp: Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine Teilziele, kostet es Sie weniger Überwindung, einen Anfang zu machen. Legen Sie sich die Teilziele zum Beispiel in Form einer Tabelle im Notizfeld der betreffenden Aufgabe an und versehen Sie jedes mit einem Fälligkeitsdatum. Die Deadline der Gesamtaufgabe können Sie zusätzlich in der Betreffzeile vermerken. Ist ein Teilziel erreicht, streichen Sie dieses sofort durch – Sie werden sehen, wie Sie das motiviert, den nächsten Schritt anzugehen.

Extra-Tipp: 

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