Schon abgehakt? – Tipps für mehr Aufgaben-Effizienz (1 von 3)



Denken Sie auch oft, dass der Tag ein paar Stunden mehr haben müsste? Neben Besprechungen, Kundenterminen und der täglich hereinschwappenden Flut an E-Mails kommen viele Menschen gar nicht mehr hinterher, ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Die Folge: Sie machen Überstunden, um wenigstens ein oder zwei Häkchen auf ihrer TO DO-Liste setzen zu können. Mehr noch: Laut einer Umfrage unter Büro-Angestellten nehmen sich sage und schreibe 81 Prozent sogar Arbeit mit nach Hause!

Ich sage: Das darf nicht sein. Und das muss es auch nicht! Denn für viele Probleme rund um das Aufgaben-Management gibt es eine simple Lösung. Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Aufgaben schneller, effizienter und vor allem gelassener erledigen können? In meinem neuen E-Book „Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz“, dass Sie sich kostenlos auf herunterladen können, gebe ich Ihnen 10 Tipps an die Hand, die Ihnen helfen werden, ihre Aufgaben zu bewältigen – und das völlig entspannt! Beginnen Sie gleich damit. Kostprobe gefällig?

Aufgaben-Effizienz Schnelltest schon abgehakt
Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz

Tipp 1: Führen Sie nur eine Aufgabenliste!

Es gibt viele Möglichkeiten, sich Aufgaben zu notieren: auf einem Zettel, an einem Memo-Board, auf einem Post-It am Computer oder in der Smartphone-App. Doch genau das kann einem im Büro-Alltag zum Verhängnis werden, besonders, wenn man unter Zeitdruck steht: Denn schnell passiert es, dass man den Überblick verliert, wo man denn nun welche Information abgespeichert hat. Mein Tipp: Führen Sie nur eine einzige Aufgabenliste – und zwar in Outlook! Mit diesem intelligenten Tool behalten Sie stets den Überblick über Ihre TO DOs. Einfach eine neue Aufgabe öffnen, Betreffzeile eingeben, das Fälligkeitsdatum festlegen, fertig. Das Durchschauen verschiedener Listen und Notizbücher entfällt, alles ist immer an Ort und Stelle. Ach ja, wussten Sie eigentlich, dass Sie auch aus einer E-Mail mit nur einem einzigen Mausklick eine Aufgabe erstellen können, statt die Informationen jedes Mal mühsam herauszukopieren? Einfach die Mail mit gedrückter rechter Maustaste auf das Symbol „Aufgaben“ ziehen und sie als „Aufgabe mit Anlage“ in die Aufgabenliste kopieren. Schon haben Sie jede Menge Zeit gespart.

Tipp 2: Setzen Sie Prioritäten!

Sie haben den Überblick verloren, was wirklich dringend ist und als erstes erledigt werden muss? Die Outlook-Aufgabenliste hilft Ihnen dabei, Dringendes von Wichtigem zu unterscheiden. Und das geht ganz einfach: Bestimmen Sie bei Aufgaben immer nur das Fälligkeitsdatum – das Startdatum oder auch „Beginnt am“ lassen Sie weg. So sortiert Outlook die Aufgaben nach Tagen geordnet, und Sie wissen immer auf einen Blick, was am jeweiligen Tag ansteht. Weil Sie wissen, dass Sie die anderen Aufgaben vorerst ignorieren dürfen, können sie sich stärker auf diese überschaubare Zahl an Aufgaben fokussieren. In meinem E-Book zeige ich Ihnen auch, wie Sie die Aufgaben priorisieren, die an ein und demselben Tag erledigt werden müssen, und zwar, indem Sie ihnen Zahlen vergeben. Die wichtigste Aufgabe erhält die „1“. Diese tragen Sie am besten auch direkt am Abend für den nächsten Arbeitstag in Ihren Kalender ein. Mit dieser starten Sie den Tag – noch bevor Sie die erste E-Mail lesen!

Tipp 3: Arbeiten Sie mit Serientypen!

Manche Aufgaben wiederholen sich in bestimmten Abständen, sei es der wöchentliche Jour fixe, das Teambuilding-Frühstück einmal im Monat oder das Gießen der Topfpflanzen am Freitagnachmittag, bevor man ins Wochenende startet. Für wiederkehrende Aufgaben gibt es bei Outlook die Funktion „Serienaufgabe“. Der Vorteil: Sie müssen Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen, nicht mehr einzeln in Ihren Kalender eintragen. Elegant, nicht wahr? Hierfür erstellen Sie einfach eine Aufgabe, vergeben ein Datum, an welchem diese zum ersten Mal fällig wird, klicken auf den Button „Serientyp“ und legen fest, wann und wie oft sich die Aufgabe wiederholt.

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