Hilfe, Sie versinken in Arbeit? – Tipps für mehr Aufgaben-Effizienz (3 von 3)



Mal ehrlich: Wie viele Punkte stehen heute auf Ihrer TO DO-Liste? Und wie viele davon wollten Sie eigentlich schon seit Tagen, Wochen oder sogar schon seit Monaten erledigen? Sind es 5? Oder 10? Oder sogar mehr? Aus meiner Erfahrung als Berater für Büro-Effizienz weiß ich, dass es den meisten Menschen nicht anders geht: Aufgaben, die nicht oberste Priorität haben, werden wieder und wieder geschoben. Schließlich  hat der Tag nur 24 Stunden, und es kommen ja täglich neue dringende Dinge dazu. Was unweigerlich passiert: Die Liste der TO DOs wird immer länger.

Das geht auch anders! In meinem neuen E-Book erkläre ich Ihnen, wie Sie die Fülle an Aufgaben ganz einfach bewältigen können. Wie? Ganz simpel: mit den wirklich genialen Funktionen von Outlook, die leider immer noch viel zu wenige Menschen für sich nutzen! Laden Sie sich gleich mein kostenloses E-Book „Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz“ herunter. Meine 10 knackigen, praxiserprobten Tipps lassen sich sofort in die Tat umsetzen! Fangen Sie am besten mit diesen 3 an:

Aufgaben-Effizienz gegen Versinken
Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz

Tipp 1: Trennen Sie Aufgaben und Ideen!

Lange Aufgabenlisten frustrieren nicht nur, sondern sie bergen auch die Gefahr, dass Sie Wichtiges übersehen. Dabei sollte genau das ja durch eine Aufgabenliste vermieden werden. Mein Rat deshalb: Trennen Sie Aufgaben, die zu einem bestimmten Fälligkeitsdatum erledigt sein müssen, von solchen, die Sie langfristig realisieren wollen. Legen Sie für letztere einen eigenen Ordner an, dem Sie zum Beispiel den Namen „Ideen“ geben. Weisen Sie jeder Aufgabe, die im Ideen-Ordner liegt, ein Fälligkeitsdatum weit in der Zukunft zu, so erscheint sie in der Vorgangsliste auch ganz unten. Nicht vergessen: Schauen Sie stets den Ideen-Ordner durch, wenn Sie Ihre Woche planen. Der Tipp bewirkt, dass Sie nun  einen Überblick über die Aufgaben haben, die dringend erledigt werden müssen, aber gleichzeitig geraten die Ideen nicht in Vergessenheit.

Aufgaben-Effizienz durch To-Do's
Trennen Sie Aufgaben und Ideen!

Tipp 2: 50 Aufgaben sind das Limit

Vielen Menschen hilft es, sich ihre Aufgabenliste zu Beginn der Arbeitswoche auszudrucken. Da hat man halt etwas in der Hand. Der Umstand, dass maximal 50 Aufgaben auf ein DINA4-Blatt passen, gibt eine natürliche Obergrenze vor, die Ihnen vorgibt, dass Ihre Liste niemals mehr als 50 Aufgaben umfassen sollte. Wichtig: Brechen Sie keine zweite Seite an! Übersteigt Ihre Liste 50 Aufgaben, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder delegieren oder verwerfen. Oft gibt es eine ganz einfache Erklärung, weshalb TO DO-Listen förmlich explodieren. Was in Ihrem persönlichen Fall dahinterstecken könnte, erkläre ich im E-Book.

Tipp 3: Delegieren Sie!

Viele Menschen würden bestimmte Aufgaben gerne an einen  Kollegen abgeben, weil dieser sie vielleicht besser oder lieber erledigt als sie selbst. Doch vielen ist es zu umständlich, jemand anderem erst erklären zu müssen, um was es geht. Das Resultat: Sie versuchen, alles selbst zu tun – und damit verzetteln sie sich häufig. Dabei wäre es so einfach, einem Kollegen alle notwendigen Informationen zu einer Aufgabe zur Verfügung zu stellen, denn mit Outlook lässt sich eine Aufgabe mit allen damit verknüpften Anlagen und Dokumenten einer anderen Person zuweisen. Outlook informiert Sie auch automatisch, sobald Ihr Kollege, der die Aufgabe übernommen hat, diese in seiner Liste als „erledigt“ markiert hat. Ihre Kollegen haben übrigens immer auch die Option, eine Aufgabe abzulehnen. Mein Rat deshalb: Sprechen Sie vorher mit den betreffenden Personen, bevor Sie sie mit Arbeit überschütten!

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