Schluss mit der Zettelwirtschaft! – Tipps für mehr Aufgaben-Effizienz (2 von 3)



Auf viele Menschen prasseln täglich neue, herausfordernde Aufgaben ein, und irgendwann wissen sie gar nicht mehr, wo ihnen der Kopf steht. Wo anfangen? Was hat oberste Priorität, und was kann notfalls noch warten? Bei der Fülle an Aufgaben den Überblick zu behalten, ist häufig nicht einfach, aber nicht unmöglich. In meinem neuen E-Book „Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz“, das Ihnen kostenlos zum Download bereit steht, verrate ich Ihnen 10 Tipps, wie Sie mithilfe der Outlook-Funktionen Ihre Aufgaben gelassen meistern. Innerhalb kürzester Zeit lernen Sie, an welchen Stellschrauben Sie drehen müssen, um Ihre TO DO-Liste kontrollierter und schneller abarbeiten zu können. Fangen Sie am besten sofort an! Hier kommen 3 meiner Tipps als kleiner Vorgeschmack auf mein E-Book:

Aufgaben Effizienz Schnelltest Zettelwirtschaft
Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz

Tipp 1: Verknüpfen Sie die elektronische Welt mit der Papierwelt!

Trotz zunehmender Digitalisierung gibt es noch immer erstaunlich viele Dokumente in Papierform. Was aber tun, wenn zu einer Aufgabe Unterlagen sowohl in der virtuellen als auch in der Papierwelt existieren? Wie lassen sich diese so verknüpfen, dass man nicht lange suchen muss, um alles beieinander zu haben? Mein Rat: Legen Sie sich für Papierunterlagen ein Wiedervorlagesystem mit nummerierten Mappen zu. Jede dieser Mappen beinhaltet die Dokumente einer Aufgabe. Hat eine Mappe die Zahl „2“, übernehmen Sie diese auch für die dazugehörige Aufgabe in Outlook. Am besten, Sie stellen die Zahl direkt an den Anfang der Betreffzeile. Das Mappen-System bewirkt, dass Ihr Schreibtisch frei bleibt von Unterlagen, und Sie wissen stets, wo sie die jeweiligen Papiere finden, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen.

Aufgaben-Effizienz durch feste Nummerierungen
Verknüpfen Sie die elektronische Welt mit der Papierwelt.

Tipp 2: Nutzen Sie das Notizfeld in Outlook!

Sie möchten sich zu einer bestimmten Aufgabe Notizen machen? Kein Problem: Outlook bietet hierzu vielfältige Möglichkeiten: Per Drag & Drop oder Copy & Paste können Sie Texte, aber auch Dokumente wie Excel-Tabellen, Bilder oder PDFs ganz einfach im Notizfeld einer Aufgabe ablegen. Damit haben Sie sämtliche Informationen parat, wann immer Sie sie benötigen.

Tipp 3: Mammut-Aufgabe? Setzen Sie sich Teilziele!

Viele Menschen schieben größere und umfangreichere Aufgaben immer wieder vor sich her. Mein Rat: Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine Teilziele, so kostet es Sie weniger Überwindung, einen Anfang zu machen. Legen Sie sich die Teilziele zum Beispiel in Form einer Tabelle im Notizfeld der betreffenden Aufgabe an und versehen Sie jedes mit einem Fälligkeitsdatum. Die Deadline der Gesamtaufgabe können Sie zusätzlich in der Betreffzeile vermerken. Ist ein Teilziel erreicht, streichen Sie dieses sofort durch – Sie werden sehen, wie Sie das motiviert, den nächsten Schritt anzugehen.

Mehr Tipps zum Umgang mit Aufgaben, E-Mails und Terminen finden Sie auch in meinem Blog auf www.buero-kaizen.de/blog



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