Aufgaben delegieren: Anfallende Arbeiten auf andere abwälzen?



Ein kluger Mann macht nicht alle Fehler selbst – er gibt auch anderen eine Chance“ ist ein Satz, der Winston Churchill zugeschrieben wird. Wie recht er damit hatte, zeigen nicht nur seine lange und erfolgreiche Karriere als britischer Marine- und Premierminister, sondern auch die Erfolge seiner Politik: Man kann nicht alles selbst schaffen und für manche Aufgaben braucht es Helfer, die das Notwendige zeitnah und zuverlässig erledigen, damit der eigene Blick für das große Ganze frei bleibt.

Aufgaben delegieren klingt auf den ersten Blick verführerisch, ist aber auf den zweiten Blick gar nicht so einfach und muss mit System angegangen werden. Denn sonst verbringen Sie mehr Zeit mit Erklären und Korrigieren als bei einer eigenen Bearbeitung der Aufgabe draufgegangen wäre. In diesem Artikel möchte ich Ihnen daher zeigen, wie Sie Aufgaben ohne solche Bumerangeffekte einfach und sicher delegieren können.

Aufgaben delegieren setzt Aufgaben verstehen und bewerten voraus

Bevor Sie eine Aufgabe an eine andere Person abgeben, sollten Sie sich erst darüber im Klaren sein, ob Sie diese nicht selbst erledigen können oder sogar müssen. Denn nicht alle Aufgaben eignen sich dafür, delegiert zu werden. Für die Einteilung Ihrer Aufgaben empfehle ich Ihnen ein Durcharbeiten Ihrer Aufgabenliste nach der Eisenhower-Methode:

Hier werden alle anfallenden Aufgaben in vier Kategorien unterteilt, unterschieden wird dabei nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabenstellung. Mehr dazu erfahren Sie auch in meinem Artikel Eisenhower-Prinzip: Wissen, wo der Anfang ist

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Schaffen Sie Ordnung in der Aufgabenliste – und dann delegieren Sie geeignete Aufgaben

Unterteilen Sie also zunächst die für Ihren Arbeitsplatz anfallenden Aufgaben in die folgenden Kategorien und verschaffen Sie sich so einen Überblick über die anstehenden Dinge:

  • Kategorie A: Wichtige und dringende Aufgaben, die Sie sofort und persönlich erledigen sollten
  • Kategorie B: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, deren Erledigung Sie planen sollten
  • Kategorie C: Unwichtige, aber dringende Aufgaben können Sie an Mitarbeiter delegieren
  • Kategorie D: Unwichtige und nicht dringende Aufgaben müssen nicht bearbeitet werden.

Delegieren sollten Sie nach diesem Prinzip also vor allem die Aufgaben, die nicht besonders wichtig sind, aber zeitkritisch bearbeitet werden müssen. Typische Aufgaben dieser Art sind Hotelreservationen, die Zusendung von Werbe- oder Auskunftsmaterial, Standardkundenanfragen und viele Dinge mehr. Wichtig ist auch, dass die zu delegierenden Aufgaben ohne großen Wissenstransfer zu erledigen sind – je weniger Sie zu Ihrer Erledigung erklären müssen, desto weniger Fehlerquellen tun sich auf.

Aufgaben delegieren heißt Aufgaben erklären

In fast jedem Unternehmen existiert auf jeder Hierarchieebene eine große Menge von Insiderwissen. Dies ist logisch und normal: So muss in einem Produktionsbetrieb der Buchhalter nicht wissen, wie die Rohrbiegemaschine funktioniert – der Betriebsschlosser hingegen muss keine Ahnung von Buchhaltung haben. Mitarbeiter aus diesen beiden Abteilungen können folglich nur schwer miteinander interagieren, sprechen eine andere Sprache und haben einen anderen Horizont bei der Ausübung ihrer täglichen Arbeit. Im Büro ist die Lage meist jedoch etwas anders: Hier kommen die verschiedenen Arbeitsbereiche miteinander in Kontakt und tauschen sich über die laufenden Vorgänge aus – abteilungsintern sollten Vorgesetzte ohnehin darauf achten, dass die verschiedenen Arbeitsgebiete nicht nur von einer Person erledigt werden können.

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Klare Ansagen erbeten: Erklären Sie Ihren Mitarbeitern genau, warum Sie eine Aufgabe delegieren

Um nun eine Aufgabe erfolgreich an einen Mitarbeiter zu delegieren, müssen Sie daher den Kenntnisstand des Mitarbeiters kennen und sich in seine Lage versetzen: Insbesondere, wenn der Mitarbeiter nicht regulär mit von Ihnen delegierten Aufgaben betraut wird ist es ratsam, nicht mit der Tür ins Haus zu fallen und sich eines schnoddrigen Kommandotons zu bedienen. Treten Sie freundlich an den jeweiligen Mitarbeiter heran und erklären Sie ihm genau, welche Aufgabe er für Sie in welchem Zeitrahmen erledigen soll. Dabei sollten Sie sich kritisch fragen, ob Sie dem Mitarbeiter auch wirklich alle zur sicheren und guten Erledigung seiner Aufgabe notwendigen Informationen zur Verfügung stellen – fragen Sie also selbstkritisch noch einmal bei sich nach, ob Sie die Aufgabe, so wie Sie sie stellen und erklären, erledigen könnten. Ein kleines Vorschusslob wie „Ich bin sicher, dass Sie das gut schaffen werden“ hilft der Motivation abschließend ebenso auf die Sprünge wie die Zusicherung, bei Fragen und Problemen jederzeit ansprechbar zu sein.

Aufgaben delegieren – macht das nicht mehr Arbeit als es selbst zu machen? Lernen Sie in meinem Artikel, wie Sie erfolgreich Aufgaben delegieren können und Zeit sparen! Klick um zu Tweeten

Aufgaben delegieren heißt auch Denken delegieren

Sie sind der Chef – aber nicht bis ins letzte Detail. Um nicht im Sumpf des Mikromanagements zu versinken sollten Sie Ihre Mitarbeiter konkret fragen, wie Sie die gestellte Aufgabe selbst umsetzen möchten und sie ermutigen, eigene Ideen in die Verwirklichung einzuarbeiten. Befehlsempfänger und Arbeitsbienen benötigt man nur bei wirklich simplen Aufgaben – diese fallen in der modernen Arbeitswelt aber kaum noch an.

Kann der Mitarbeiter eigene Ideen für die Verwirklichung der gestellten Aufgabe einbringen, erhöht dies sein Commitment – die Aufgabe wird von einer delegierten Aufgabe zu einer eigenständigen, kreativen Leistung. Dies erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit eines gut durchdachten Ergebnisses, es nimmt Ihnen auch die Arbeit ab, sich im Detail mit der gestellten Aufgabe auseinanderzusetzen. Macht der Mitarbeiter seine Sache gut, haben Sie in ihm künftig einen verlässlichen Partner für die Umsetzung ähnlicher Aufgaben und größerer Herausforderungen.

Aufgaben delegieren mit Outlook

„Mehr führen, weniger durchführen“ – auch dieses Bonmot Eisenhowers gibt einen klaren Fingerzeig: Mit Outlook können Sie dirigieren und Aufgaben zuweisen wie ein General am Kartentisch – die eingebaute Aufgabenverwaltung macht es möglich. Mit wenigen Klicks können Sie eine Aufgabe erstellen, ein Fälligkeitsdatum eintragen und die Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen.

Nimmt dieser die Aufgabe an, werden Sie per E-Mail benachrichtigt – klickt er auf „ja“, haben Sie bereits eine Aufgabe delegiert. Über die eingebauten Nachverfolgungsfunktionen ist es Ihnen außerdem problemlos möglich, über den Bearbeitungsstand der anstehenden Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben. Wie Sie die Aufgabenverteilung per Outlook Schritt für Schritt durchführen können, erkläre ich Ihnen gerne in meinem Artikel Kleine Outlook-Serie – Aufgaben delegieren mit Outlook

Etwas möchte ich nun auch an Sie delegieren…

…und zwar die Aufgabe, über Ihre Einstellung zur Kategorisierung und Verteilung in Ihrem Unternehmen nachzudenken. Meiner Meinung nach lohnt sich dies von der ersten Minute an: Sie verschaffen sich auf diese Weise nicht nur einen Überblick über die eigenen Aufgaben, sondern lernen auch anhand konkreter Beispiele die Prozesse des eigenen Unternehmens besser kennen.

Darüber hinaus bin ich natürlich wie immer daran interessiert, wie Ihre Erfahrungen mit dem Thema Aufgaben delegieren in Ihrem Arbeitsalltag sind. Gelingt es Ihnen immer, Ihre Anforderungen gegenüber Mitarbeitern verständlich zu machen oder haben Sie Schwierigkeiten? Wie gehen Sie mit Nachfragen um? Haben Sie bereits Outlook als Aufgabenverteilungstool entdeckt und falls ja: Wie sind Ihre Erfahrungen damit? Ich bin neugierig auf Ihre Kommentare, Mails und Anrufe!





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